Sistem Informasi HRIS telah menjadi kunci utama untuk berkembang pesatnya sebuah organisasi atau perusahaan di era digital seperti sekarang.
Siapa diantara Business Owner disini yang bisnisnya sedang berkembang pesat? Melihat bisnis yang sudah Anda bangun sedemikian rupa dari awal hingga sekarang terus berkembang pesat adalah hal yang semua Business Owner dambakan. Bagaimana tidak? Semua usaha, jerih payah, dan investasi sudah Anda keluarkan untuk membangun dan mengembangkan perusahaan Anda. Kumpulan karyawan-karyawan “super” pun sudah Anda rekrut, tidak lupa juga Anda merekrut HC Practitioner kepercayaan Anda untuk bisa mengelola dan membantu karyawan-karyawan dan perusahaan Anda untuk mencapai potensi tertingginya. Business Owner yang baik akan selalu memacu para karyawannya untuk terus berkembang dan berinovasi dengan kemajuan teknologi. Tugas HC Practitioner adalah membantu Business Owner untuk bisa mewujudkan perkembangan tersebut.
Pernahkah Anda terbayang betapa mudah dan cepatnya pekerjaan Anda apabila dibantu dengan teknologi?. Seperti yang kita ketahui, perusahaan Anda saat ini memiliki aset berharga yang apabila dikelola dengan efisien akan bisa memberikan dampak yang signifikan terhadap kegiatan operasional perusahaan. Dalam bentuk apakah aset itu? Benar, aset tersebut berbentuk SDM. Karyawan-karyawan yang Anda miliki saat ini adalah aset berharga yang perlu Anda jaga. Semua Business Owner pasti menginginkan perusahaanya menjadi besar dan mendominasi pasar. Dengan ratusan outlet dan ribuan karyawan tersebar di seluruh penjuru Indonesia, Anda pasti akan kesulitan untuk mengelola data – data tersebut. Maka dari itu, untuk membantu Business Owner dalam mewujudkan impiannya, HC Practitioner kepercayaan harus mulai mempersiapkan banyak hal (kami dapat membantu persiapan Anda melalui HCA Online Mentoring Program)
Salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh HC Practitioner untuk mulai mempersiapkan kemajuan perusahaan Anda adalah: bagaimana cara yang paling efisien untuk bisa mengatur dan mengelola kegiatan karyawan-karyawan Anda? Sedikit mustahil untuk dapat melakukan pengelolaan secara efisien apabila Anda sebagai HC Practitioner masih menggunakan cara lama/manual dalam mengelola kegiatan karyawan Anda. Dengan kemajuan teknologi saat ini, sudah bukan saatnya lagi bagi kita untuk menggunakan metode manual. Tentunya kita tidak ingin menemukan hal-hal seperti data hilang, data ganda, atau data yang tidak konsisten terjadi karena perusahaan Anda masih menyimpan data tersebut secara manual. Sebagai HC Practitioner, kita harus peka terhadap perkembangan teknologi dan mampu menggunakannya dengan optimal.
Tidak perlu menunggu sampai perusahaan Anda dipenuhi ribuan karyawan untuk memulai mempelajari sistem ini. Karena, semakin cepat Anda memulai untuk menggunakannya, maka semakin mudahlah penggunaanya nanti saat perusahaan Anda sudah dipenuhi oleh karyawan-karyawan hebat. Sehingga Anda sudah terbiasa dan hanya perlu menambah sedikit waktu untuk beradaptasi dengan sistemnya nanti. Jadi, tidak ada alasan bagi para HC Practitioner untuk tidak mempelajari sistem pengelolaan SDM ini.
Berbicara tentang sistem, pastinya HC Practitioner sudah familiar dengan istilah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS). Secara singkat, HRIS adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengelola berbagai macam data yang dimiliki oleh karyawan Anda. Dengan menerapkan HRIS di perusahaan, Anda tidak perlu lagi menyimpan data administrasi karyawan Anda secara manual sekaligus menghindari terjadinya kelalaian yang dapat menyebabkan terhambatnya proses operasional HC (evaluasi pengelolaan SDM Anda dengan HCA Checklist and Evaluation Tools).
HRIS membantu Anda dalam mengelola absensi, penggajian, penghitungan prestasi, dan evaluasi kinerja karyawan. HRIS juga dapat memudahkan Anda dalam mengelola data rekrutmen. Sehingga, Anda tidak perlu lagi menginput data kandidat Anda saat sudah diterima menjadi karyawan. Tidak hanya itu, HRIS juga turut andil dalam proses pengambilan keputusan HC. Karena, pada dasarnya HRIS hanyalah sebuah perangkat lunak yang tujuannya membantu HC dalam melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan SDM. Seperti pengembangan karyawan, kebutuhan pelatihan, strategi rekrutmen, dan juga memudahkan HC saat penggajian. Oleh karena itu terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan agar sistem HRIS ini dapat berjalan secara optimal di perusahaan Anda.
Mari kita bahas!
Rencanakan dan Tentukan Tujuan
Persiapan yang harus Anda rencanakan saat ingin mulai menggunakan HRIS di perusahaan pertama kali adalah menetapkan tujuan. Benar, untuk apa Anda membayar mahal untuk membuat sebuah sistem dimana Anda sendiri tidak mengetahui dari tujuan dibuatnya sistem itu sendiri?. Anda perlu bertanya dan berdiskusi dengan rekan-rekan HC di perusahaan Anda untuk menentukan alasan mengapa HRIS ini diperlukan di perusahaan (anda juga dapat berkonsultasi dengan kami dengan klik link disini).
Masalah apa yang bisa diselesaikan dengan menerapkan HRIS ini? Apa saja kelebihan dan kekurangan sistem HRIS? Siapa yang akan bertanggung jawab atas jalannya sistem ini? Pertanyaan – pertanyaan ini perlu Anda jawab sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan HRIS. Walaupun sekilas penggunaan HRIS sudah saya jelaskan diatas, perlu diketahui bahwa tiap perusahaan memiliki kebutuhannya masing-masing. Sehingga, Anda perlu benar-benar memahami apa yang menjadi tujuan dari penerapan HRIS di perusahaan Anda. Maka, HC Practitioner perlu mempelajari dan mendalami HRIS terlebih dahulu agar penggunaanya bisa optimal. Pastikan bahwa HRIS dapat mengakomodasi bagaimana perusahaan Anda beroperasi.
Konfigurasi Sistem Informasi HRIS untuk proses dan kebijakan perusahaan
HC Practitioner perlu menyiapkan data-data apa saja yang akan digunakan dan dimasukkan ke dalam HRIS. Tentunya, Anda ingin mengaitkan kebutuhan data yang akan Anda gunakan dengan perencanaan dan tujuan awal Anda dalam penggunaan HRIS. Anda bisa memulai dengan menguraikan kebijakan dan alur kerja HC yang terjadi di perusahaan Anda. HC Practitioner bisa mulai memikirkan hal-hal khusus yang terkait dengan penggajian, kenaikan gaji, tunjangan dan pelatihan. Pikirkan juga tentang bagaimana Anda membutuhkan sistem ini untuk membantu kegiatan HC.
Secara umum, pastikan Anda memiliki informasi ini untuk semua karyawan:
- Informasi pribadi karyawan, termasuk informasi kontak, data demografi, asuransi, data keluarga dan kontak darurat. Hal ini sangat berguna saat Anda butuh untuk menghubungi kerabat dekat karyawan saat terjadi suatu hal. Bayangkan apabila terjadi suatu hal yang tidak diinginkan dan HC perlu membongkar dokumen-dokumen untuk menemukan kontak dan memberikan kabar ke keluarga nya. Dengan data keluarga dan kontak darurat, HC bisa dengan cepat mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan masalah pun bisa diselesaikan dengan cepat. Lalu, Anda juga bisa menggunakan data demografi sebagai pertimbangan dalam membuat cabang. HC Practitioner bisa mendapatkan informasi tambahan mengenai lokasi demografi tersebut dari karyawan yang tinggal di dekat lokasi tersebut. Beberapa perusahaan juga membutuhkan data keluarga sebagai bahan pertimbangan saat memberikan tunjangan, seperti tunjangan beasiswa untuk anak.
- Job description, spesifikasi jabatan, atasan, dan bawahan. Dengan adanya data ini, HC bisa dengan mudah melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja karyawan dengan mudah. HC juga bisa dengan mudah mengetahui siapa yang menjadi atasan dan bawahan dari karyawan tersebut, sehingga memudahkan alur komunikasi. Silahkan cek template all in one job analysis yang sudah kami buat untuk memudahkan pengelolaan data Anda.
- Informasi mengenai gaji, tunjangan, absen dan jatah cuti. Dengan informasi ini, HC dapat dengan mudah mengetahui berapa besar gaji dan tunjangan yang dimiliki oleh karyawan. Hal ini memudahkan HC dalam penghitungan kenaikan gaji dan tunjangan karyawan. Beberapa perusahaan juga menerapkan job grading untuk memudahkan hal ini
- Sertifikasi, kompetensi, dan keahlian khusus yang dimiliki karyawan. Dengan informasi ini, HC dapat dengan efektif menentukan metode pengembangan karyawan, meliputi kursus dan kelas pelatihan yang sesuai kebutuhan.
- Informasi khusus untuk perusahaan Anda. Perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan membutuhkan data yang sama, sehingga Anda perlu memikirkan data khusus apa yang harus dimasukkan ke dalam HRIS. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan data tentang hobi karyawan untuk bisa menentukan program rekreasi yang tepat untuk karyawan.
Persiapkan anggaran untuk membangun Sistem Informasi HRIS
Anda perlu memperhatikan waktu, tenaga, dan dana yang akan Anda investasikan untuk menerapkan HRIS. Dengan begitu, neraca keuangan di perusahaan Anda akan lebih mudah terkontrol dengan mempertimbangkan analisa biaya dan manfaat. Perlu diperhatikan juga bahwa sangat disarankan untuk melakukan pemeliharaan sistem tiap 6 bulan atau setahun sekali, sehingga pastikan Anda memperhatikan hal ini saat merancang rencana keuangan tahunan Anda.
Setelah harap artikel ini dapat membantu Anda untuk mampu mempersiapkan HRIS di perusahaan dan mampu mengoptimalkan penggunaanya. Apabila masih terdapat pertanyaan seputar HRIS, mari kita berdiskusi lebih lanjut dengan menghubungi kami melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami.
Let’s Connect!
