Struktur organisasi yang efektif adalah kunci utama bagi seorang karyawan atau SDM untuk menavigasi jenjang karir yang menantang di dunia kerja. Seringkali kita sebagai Pemilik Bisnis, HC Practitioner atau User saat melakukan wawancara kerja, kandidat mengajukan pertanyaan andalan yang sudah ia pikirkan matang-matang dan sudah dipersiapkan sedemikian rupa. Bisakah Anda menebak pertanyaan apa yang seringkali terlontar di akhir sesi wawancara kerja Anda? Ya betul, kurang lebih pertanyaanya seperti ini:
”Saya ingin bertanya mengenai sistem jenjang karir di perusahaan ini bu”
“Jenjang karir di perusahaan ini bagaimana ya pak?”
“Bagaimana jenjang karir yang akan saya lalui nantinya dalam posisi ini ya bu?”
Kira-kira begitulah sikap dan rasa penasaran dari para kandidat yang ingin mengetahui lebih dalam tentang bagaimana HC di perusahaan dalam memberikan fasilitas terkait dengan jenjang kerja.
Saya yakin Anda sebagai Business Owner dan HC Practitioner beberapa kali mendapatkan pertanyaan seperti itu saat sedang melakukan wawancara kerja. Memang tidak ada salahnya bagi kandidat untuk mengetahui kira-kira bagaimana ia akan berkarir dalam 5 tahun ke depan di posisi ini. Pertanyaan tersebut juga dapat membantu kandidat untuk membayangkan kontribusi apa yang dapat ia berikan untuk perusahaan. Karena tentunya, mereka ingin dapat berkembang, mengasah kemampuan mereka, dan menghindari situasi yang membuat mereka terjebak atau stuck dalam perjalanan karirnya. Pertanyaan yang mereka lontarkan juga memiliki arti bahwa mereka ingin mencoba untuk berkomitmen dengan pekerjaannya, sehingga pertanyaan mengenai jenjang karir tersebut muncul untuk memberikan gambaran mengenai seberapa lama ia dapat bertahan di perusahaan tersebut. Hal ini juga berkaitan dengan berapa peningkatan gaji yang akan kandidat tersebut dapatkan selama masa kerjanya di perusahaan.
“Di perusahaan ini Anda akan mulai dari staf, lalu naik ke supervisor, dan nantinya akan menjadi manajer” jawab seorang HC kepada kandidat yang bertanya.
Sebenarnya, jawaban tersebut bukanlah jawaban yang salah. Karena, pada akhirnya kita semua juga mengetahui bahwa pada umumnya jenjang karir memang seperti itu. Bahkan, beberapa HC sudah menjelaskan hal ini terlebih dahulu sebelum kandidat sempat bertanya (cek juga competency based interview).
Terkadang, saat melakukan interview, HC kurang mampu memberikan jawaban yang rinci kepada kandidat. Bagaimana kalau sebenarnya kandidat tersebut ingin mengetahui apa saja tingkatan pekerjaan dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki di setiap level tersebut? Bagaimana kalau sebenarnya kandidat tersebut bertanya tentang job grading dan bukan struktur organisasi yang akan ia naiki tangganya satu per satu?
Ketika kita berbicara mengenai jenjang kerja, kita tidak akan pernah bisa lepas dari istilah job grading dan struktur organisasi. Kedua hal ini menjadi landasan dan pegangan satu sama lain. Lalu, Pertanyaan yang kemudian muncul adalah bagaimana HC dapat memberikan gambaran yang tepat kepada kandidat mengenai jenjang karir tersebut? Sudah pahamkah HC dengan istilah job grading? Lalu apa bedanya dengan struktur organisasi? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Anda perlu tahu arti dan kaitan dari job grading dan struktur organisasi.
Mari kita pahami dulu pengertian dari keduanya!
Job Grading
Job grading adalah sebuah bentuk pengklasifikasian atau pengkategorisasian dari pekerjaan-pekerjaan yang ada yang disesuaikan dengan sistem job grading yang sudah ada. Hal ini dilakukan oleh banyak perusahaan dalam upaya untuk mengukur sebuah pekerjaan berdasarkan hal-hal yang dilakukan dalam pekerjaan tersebut, yang pada akhirnya bisa dipergunakan untuk melakukan perbandingan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain. Dalam tiap tingkatan pekerjaan, terdapat tingkat kompleksitas tugas, pengambilan keputusan, dan kompetensi khusus yang berbeda-beda dimana tiap kualifikasi tersebut harus harus dimiliki oleh pekerja yang ada di level tersebut.
Sebelum dapat mengimplementasikan job grading, HC Practitioner perlu memperhatikan job analysis dan job evaluation (silahkan cek all in one job analysis). Karena tanpa kedua hal tersebut, bagaimana kita bisa memutuskan dan memetakan kategori dari pekerjaan yang sudah ada?
Utamanya, penerapan job grading di perusahaan digunakan untuk mempermudah HC dalam membuat struktur skala upah dan juga untuk menyediakan jenjang karir bagi para karyawan. Tapi, ada beberapa manfaat lain yang bisa didapatkan dengan mengimplementasikan job grading, yaitu:
1) Job Grading membantu memberikan sebuah jenjang karir yang jelas.
Dengan adanya job grading, para karyawan akan merasa bahwa ia memiliki jenjang karir yang jelas. Karyawan pun akan memiliki kejelasan karir saat bekerja di perusahaan tersebut. Tentunya ini akan menghilangkan perasaan “terjebak di satu pekerjaan” yang seringkali dialami oleh karyawan yang sudah bekerja cukup lama.
2) Job Grading juga membantu perusahaan dalam melakukan kontrol gaji dan tunjangan serta memberikan transparansi kepada para karyawan mengenai jumlah gaji mereka.
Dari sudut pandang keuangan, job grading dapat memudahkan tim keuangan Anda saat mengelola gaji karyawan. Lalu, job grading juga dapat memudahkan dalam merancang anggaran keuangan dan memberikan gambaran yang lebih akurat terhadap kebutuhan keuangan tahunan yang akan digunakan oleh HC nantinya. Lalu, salah satu kegunaan utama dari job grading adalah untuk memastikan bahwa karyawan merasa seolah-olah mereka menerima remunerasi yang adil sesuai dengan peran dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Dengan begitu, karyawan akan merasa bahwa pekerjaan mereka dihargai.
3) Job grading dapat digunakan sebagai salah satu “tanda pengenal”
Tanda pengenal yang dimaksud disini tentang mengenai senioritas karyawan dan akan mencegah terjadinya kesalahpahaman dalam kewenangan saat mengambil keputusan dan berbagai tanggung jawab lainnya.
4) Terakhir, Job Grading menjadi pertimbangan dalam menetapkan man power planning.
Job grading dapat membantu HC dalam menentukan berapa jumlah karyawan yang sesuai untuk menempati suatu level jabatan tertentu. Pastinya dengan merujuk dari hasil analisa beban kerja dan evaluasi kerja.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu sistem yang menguraikan bagaimana kegiatan-kegiatan tertentu diarahkan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan. Kegiatan ini dapat mencakup aturan, peran, dan tanggung jawab yang dimiliki tiap-tiap jabatan. Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur terdesentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkat yang ada pada perusahaan tersebut. Pada umumnya, struktur organisasi memiliki 4 departemen (menyamping) yaitu finance, sales marketing, produksi, dan HC. Lalu, terdapat golongan (atas ke bawah) direksi, manajer, supervisor, dan staf yang akan mengisi tiap departemen.
Baik besar atau kecil, perusahaan harus memiliki struktur organisasi dalam beroperasi. Untuk Anda para Business Owner dan HC Practitioner yang masih kesulitan dalam membuat ataupun mengimplementasikan struktur organisasi, silahkan diskusikan kendala yang Anda di HCA Online Mentoring Program. Karena, struktur organisasi yang tertata adalah pondasi dari berkembangnya perusahaan.
Memiliki struktur organisasi memungkinkan perusahaan untuk tetap efisien dan fokus terhadap tujuan utama perusahaan.
Karena tanpa adanya struktur organisasi, para pekerja akan kebingungan dalam mengolah informasi serta alur instruksi yang diberikan. Mereka juga akan kesulitan dalam mengidentifikasi fungsi dan tanggung jawab dari tiap-tiap jabatan yang mana dapat mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, para karyawan akan lebih mudah mengetahui alur pendistribusian tugas dan tanggung jawab serta mempermudah komunikasi dan kolaborasi antar divisi.
Lalu, apa yang membedakan antara job grading dan struktur organisasi?
Letak perbedaan terdapat di bagian tingkatan di tiap jabatan. Di struktur organisasi, kita akan menemukan jabatan seperti staf, supervisor, manajer, dan direksi. Semakin tinggi suatu jabatan, maka akan semakin tinggi pula gajinya. Dan, semakin rendah suatu jabatan (staf dan operator) seringkali akan semakin banyak populasinya. Mengingat jenjang karir karyawan biasanya dilakukan satu atau dua tahun sekali, maka yang akan terjadi adalah penumpukan di salah satu jabatan.
Untuk menghindari hal itu, maka HC Practitioner disarankan membuat job grading, dimana dalam satu jabatan terdapat beberapa tingkatan-tingkatan tertentu. Contohnya, untuk jabatan supervisor akan dibagi menjadi: supervisor junior, medior, dan senior. Dengan begitu, tidak akan ada jabatan yang menumpuk. Karyawan pun akan mendapat peningkatan gaji dan tunjangan seiring dengan tingkat jabatanya.
Apabila Anda tertarik untuk mengetahui strategi dalam penerapan struktur organisasi dan job grading, Silakan hadir pada live online training yang akan kami adakan pada 12 Agustus 2021 dengan menjadi member HCA Online Mentoring Program. Apabila Anda terlewat tanggalnya, rekaman video live online training masih bisa Anda lihat kembali.
Anda juga bisa klik disini untuk dapat berkonsultasi dengan kami terkait dengan implementasi job grading di perusahaan. Kami sangat terbuka untuk diskusi. Apabila Anda ingin menyelami lebih jauh dan hendak mendiskusikan hal-hal lain yang berkaitan dengan HC, silahkan hubungi kami melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami.
Let’s Connect!
