Halo business owner, HR practitioner, dan professional leader. Ketemu lagi dengan saya Wisnu Ardi. Saya ingin sedikit bercerita, di luar sana, saya melihat banyak perusahaan yang berlomba-lomba berinvestasi pada sistem mereka. Mereka ingin membangun sistem yang rapi, tertata dan terstruktur.
Para business owner dan professional leader mulai merancang struktur organisasi, membangun KPI, membuat job desc yang detail, hingga menggunakan berbagai tools untuk mengelola produktivitas karyawan. Energi dan effort sudah dicurahkan habis-habisan. Namun hasilnya justru jauh dari harapan.
Turnover tetap tinggi, engagement tidak stabil, tapi tiba-tiba banyak karyawan yang resign. Sistem yang sudah dibangun dengan susah payah pun terbengkalai, hanya menjadi tumpukan dokumen tertulis yang tidak pernah benar-benar berjalan. Yang lebih memprihatinkan, kondisi ini justru makin membuat leader dan business owner burnout. Mereka sudah membangun sistemnya, tapi kenapa tidak ada yang berubah Kenapa malah makin pusing?
Nah, di sini sebenarnya ada satu pertanyaan yang terlintas di kepala saya.
“Apakah jika sudah terbentuk, maka otomatis akan memberikan dampak ke perusahaan itu sendiri?”
Atau kita juga perlu melihat siapa yang menjalankannya dan siapa yang mengawalnya supaya benar-benar memberi dampak nyata.
Di Sinergia, kami memiliki framework pengelolaan SDM yang kami sebut Tiga Kunci Sukses Pengelolaan SDM: Mindset, Sistem, dan Leadership. Ketiganya harus berjalan beriringan, tidak bisa berdiri sendiri-sendiri.
1. Mindset.
Saat membangun sistem, modal pertama yang dibutuhkan bukan tools atau dokumen melainkan mindset. Kita perlu meyakini bahwa sistem yang dibangun adalah investasi, bukan beban.
Masalahnya, suara-suara seperti ini sering terdengar di lapangan
“Aduh, ini bikin repot aja.”
“Dulu nggak ada job desc yang rapi juga tetap jalan.”
“Ada KPI malah makin pusing, nambah administrasi doang.”
Kalau dari awal sudah ada resistensi seperti ini, energi yang terbentuk bukan energi perubahan melainkan energi yang perlahan-lahan akan membuat sistem itu terbengkalai sebelum sempat berdampak.
2. Sistem
Sistem adalah tools, dokumen dan hal yang kita rancang dan sepakati bersama. Sebagus apapun sistem yang kita bangun baik dari sisi struktur, KPI, kamus kompetensi, career track, dan lain sebagainya semua itu hanya akan menjadi dokumen tertulis apabila leadership tidak berjalan secara maksimal.
Kenapa? Karena ini tidak berjalan secara otomatis. Sistem perlu ada orang yang mengontrol, mengawasi, mendorong, dan memberikan contoh nyata.
3. Leadership
Nah, disitulah peran leader dalam menjalankan sistem itu sendiri. Ini juga sempat saya temui saat menjalankan KPI di salah satu klien saya. KPI-nya sudah bagus, dokumennya sudah bagus, indikatornya sudah oke, bobotnya sudah oke, tetapi KPI itu nggak bisa jalan.
Karena leader tersebut tidak punya energi maupun semangat untuk menjalankan sistem, bahkan tidak mengawasi timnya. Akhirnya sistem yang dibuat bagus tidak berjalan maksimal di perusahaan itu. Maka tiga kunci sukses dalam pengelolaan SDM itu sangat penting. Ada mindset-nya, ada sistem yang kita buat, kemudian ada orang yang mengawal. Nah, itu adalah hal yang perlu Anda perhatikan dalam membangun sebuah sistem di perusahaan.
Apabila tiga itu tidak memiliki sinkronisasi yang baik, maka organisasi itu tidak akan berjalan dengan baik. Di sinilah saya menyampaikan bahwa perlu ada orang yang menghidupkannya. Karena bukan sebuah program yang bisa berjalan secara mandiri. Saat sudah bisa berjalan secara mandiri dan itu dibentuk oleh leader-nya, maka itu akan menjadi sebuah budaya. Tetapi harapannya dapat memberikan dampak secara maksimal saat dari awal kita sudah punya energi positif, punya sistem yang baik, kemudian ada orang yang mengawal.
Hal ini juga didukung dari salah satu artikel dari McKinsey & Company yang menyebutkan bahwa perusahaan yang berhasil melakukan transformasi bukan hanya memiliki sistem yang baik. Tetapi juga memastikan bahwa perilaku leadership itu konsisten di seluruh level.
Artinya perubahan tidak terjadi hanya karena kita mendesain sebuah sistem. Tetapi karena perilaku yang dijalankan secara konsisten dalam keseharian. Itulah yang dapat membentuk budaya dari tindakan nyata, bukan sekadar tulisan yang tertulis rapi. Dan itu juga diperkuat oleh temuan dari Gallup yang menunjukkan bahwa leader memiliki pengaruh besar terhadap tingkat engagement karyawan. Karena satu leader bisa memberikan dampak dan menjadi pembeda bagaimana tim engage di perusahaan Anda.
Dari dua artikel itu jelas bahwa sistem bukan sesuatu yang otomatis. Tetapi perlu ada orang yang menghidupkan sistem itu. Menghidupkan berarti mengawasi, menjalankan, dan menerapkannya dalam pekerjaan sehari-hari.
Di sini juga ada satu hal yang menarik, bahwa perubahan itu memang tidak instan. Kita semua berharap bahwa setelah ada sistem, satu hari kemudian, tiga hari kemudian, bahkan seminggu kemudian semua harus berubah. Tetapi yang perlu kita pahami adalah sistem yang Anda buat itu hanyalah tools.
Sistem tidak bisa merubah secara instan. Perubahan itu harus dijalankan terus menerus. Dari hari ke hari, minggu ke minggu, bulan ke bulan, sampai tahun ke tahun. Karena perubahan budaya tidak terjadi dalam waktu singkat. Tetapi dibentuk dari waktu ke waktu. Dan hal ini juga disampaikan oleh salah satu artikel dari Harvard Business Review yang menyampaikan bahwa sebuah perubahan harus dibantu oleh leader-nya.
Bukan hanya fokus pada HR-nya atau apa yang dibuat oleh HR. Tetapi juga siapa yang menjalankan dan bagaimana cara leader itu menjalankan. Sehingga peran perubahan itu tidak hanya melekat kepada HR, tetapi juga kepada leader-leader yang ada di perusahaan.
Leader adalah perpanjangan tangan untuk penerapan nilai dan budaya perusahaan. Karena HR sendiri tidak akan berhasil merubah perusahaan secara keseluruhan tanpa dibantu oleh para leader yang ada di setiap departemen atau divisi. Ini bukan lagi hanya tentang training atau HR membuat sistem.
Tetapi ini tentang sebuah peran yang membantu perusahaan menciptakan perubahan. Bisa melalui coaching, feedback, ruang refleksi, pengawasan, maupun contoh-contoh yang diberikan leader kepada timnya. Karena ketika leader mulai berubah dari budaya lama ke budaya baru, maka tanpa disadari itu juga akan menghasilkan dampak yang positif. Dan menghasilkan hal yang berbeda. Tetapi kalau leader masih stuck di dalam sistem yang lama, maka hal itu juga tidak akan berjalan di perusahaan. Nah, yang perlu saya highlight adalah energi mana yang lebih banyak Anda habiskan dalam membangun sebuah sistem?
Apakah lebih banyak energi untuk memperbaiki dan membuat? Atau justru energi terbesar yang Anda keluarkan adalah saat menjalankan peran sebagai seorang leader? Karena saat kita membangun, ini bukan tentang siapa yang membuat, tetapi tentang siapa yang menjalankan dan bagaimana itu dijalankan.
Maka disitulah budaya terbangun dan sistem itu berjalan. Jadi kita akan melihat bahwa sistem bukan dibangun oleh HR saja. Tetapi sistem juga harus dibangun oleh seluruh leader di perusahaan itu. Jadi, kalau sistem di perusahaanmu belum membaik, pertanyaannya bukan
“Sistemnya sudah benar atau belum” tapi
“Siapa yang menghidupkannya”
Begitulah pembelajaran kita hari ini. Sampai jumpa di pembelajaran-pembelajaran berikutnya!
