Halo business owner, HC practitioner, dan profesional leader. Kembali lagi dengan saya, Wisnu Ardhi, salah satu Human Capital Coach di Sinergia Consultant. Di sini saya akan mengajak Bapak-Ibu membayangkan satu situasi di mana sebuah perusahaan stuck, tidak berkembang dan tidak bergerak, tetapi masih bisa beroperasi setiap hari. Aktivitas tetap berjalan, turnover masih ada, jumlah karyawan juga masih cukup baik. Perusahaan masih mampu beroperasi dari bulan ke bulan, tetapi posisinya tidak bisa naik atau berkembang.
Entah itu dari jumlah kapasitas produksi yang dijual ataupun jumlah karyawan, pergerakannya naik turun di area yang sama. Tidak berkembang sebagaimana yang diharapkan. Kadang-kadang ada yang bertanya kepada saya, “
Pak, ini kenapa ya? Perusahaan saya sudah berdiri cukup lama, tetapi belakangan ini atau beberapa tahun terakhir saya merasa kok stuck. Perusahaan saya berjalan di situ-situ saja.”
Bukannya tidak ada omzet, omzet tetap ada, tetapi pertumbuhannya berhenti di titik tertentu. Tidak berjalan atau tidak berkembang sebagaimana mestinya sebuah perusahaan berkembang. Misalnya omzet bertumbuh 20% setiap tahun dan ada peningkatan yang jelas dari waktu ke waktu. Namun yang terjadi justru perusahaan hanya berputar di area yang sama. Dan ini adalah pertanyaan yang cukup sering muncul saat saya melakukan pendampingan kepada klien. Mereka merasa bisnisnya hidup, tetapi tidak benar-benar bertumbuh.
Pertanyaannya di sini adalah, apakah saat ini Bapak-Ibu memiliki leader yang membantu mengembangkan perusahaan? Terkadang ada yang menyampaikan,
“Oh ada Pak. Saya punya beberapa leader yang sudah saya tunjuk untuk mengembangkan perusahaan saya.”
Tetapi ketika ditanya lebih jauh, hasilnya masih sama. Perusahaan tetap stuck di area yang sama. Tidak ada perubahan yang signifikan.
Ada juga yang menjawab,
“Oh saya tidak ada Pak. Belum ada leader yang membantu saya. Semua masih saya tangani sendiri dan semuanya masih berada di bawah kontrol saya.”
Atau kalaupun ada orang yang membantu mengelola tim di beberapa departemen, belum ada peran yang benar-benar menjalankan fungsi leadership. Mereka hanya menjalankan operasional sehari-hari. Kondisi seperti ini cukup sering saya temui di lapangan.
Sebenarnya persoalannya bukan hanya soal ada atau tidaknya formasi leader. Yang lebih penting adalah apakah mindset untuk mengembangkan organisasi sudah ada pada orang-orang kunci di perusahaan. Jika sudah ada leader, apakah mereka memiliki mindset untuk menghadirkan inovasi baru? Apakah mereka berpikir tentang continuous performance di departemennya? Atau justru mereka hanya menjaga agar pekerjaan tetap berjalan seperti biasa?
Pada perusahaan yang belum memiliki leader yang kuat, biasanya tidak ada orang yang secara aktif memunculkan ide baru. Tidak ada yang berpikir bagaimana mempercepat proses kerja, meningkatkan kualitas layanan, atau mendatangkan omzet yang lebih besar. Akhirnya ide-ide pengembangan organisasi hanya keluar dari business owner. Semua perubahan harus menunggu instruksi dari satu orang. Ketika tidak ada instruksi, maka semua orang hanya mengerjakan pekerjaan rutinnya masing-masing.
Kalau istilah saya, mereka hanya menjalankan daily activity. Apakah daily activity itu salah? Tidak. Bahkan sering kali target harian mereka tercapai dengan baik dan pekerjaan berjalan rapi. Namun yang tidak ada adalah perubahan dan inovasi yang lahir dari proses kerja tersebut. Dan inilah salah satu penyebab yang sering membuat perusahaan menjadi stuck.
1. Feedback dan Coaching yang Konsisten
Terkadang yang sederhana saja bisa menjadi awal perubahan. Misalnya Bapak atau Ibu business owner meluangkan waktu untuk memberikan feedback kepada tim. Ajak mereka berdiskusi, duduk berdua, dan berikan masukan tentang proses kerja mereka, cara mereka menangani tim, maupun cara mereka berkomunikasi. Hal kecil seperti ini sebenarnya merupakan bentuk improvement yang dapat membantu perusahaan berkembang. Sayangnya, tidak semua perusahaan melakukannya secara konsisten.
Ketika saya bertanya,
“Sering ada komunikasi ke tim?”
banyak yang menjawab,
“Sering Pak, kalau ada masalah saja.”
Saat ada masalah mereka mengadakan meeting, duduk bersama, lalu mencari solusi. Itu sebenarnya baik karena memang ada persoalan yang perlu diselesaikan. Namun kalau kita berbicara tentang continuous improvement atau continuous performance, pendekatan seperti itu hanya menjadi solusi sementara. Setelah masalah selesai, biasanya semua orang kembali bekerja dengan cara yang sama seperti sebelumnya.
Berbeda dengan proses feedback atau one on one session. Dalam sesi seperti ini kita tidak hanya membahas masalah yang sedang terjadi. Kita juga mengajak mereka berpikir tentang inovasi baru yang bisa dilakukan di departemennya. Kita berdiskusi tentang percepatan proses kerja, peningkatan kualitas kerja, atau peluang pengembangan yang bisa dilakukan. Di sinilah perubahan mulai muncul.
Saat seseorang mulai mengimplementasikan sistem baru, cara kerja baru, atau pendekatan baru, Anda akan melihat hasil yang berbeda. Saya saat ini sedang membantu salah satu klien yang perusahaannya tetap hidup dan tetap beroperasi. Namun proses internalnya tidak berjalan dengan baik karena leader di dalamnya tidak pernah berkomunikasi dengan tim. Tidak ada feedback, tidak ada coaching, dan semua dikerjakan sendiri. Seiring waktu, perusahaan tersebut akhirnya mengalami stagnasi.
Salah satu hal yang saya dampingi saat itu adalah membangun komunikasi antara leader dan timnya. Kami mulai dari hal yang sederhana, yaitu meeting yang dilakukan secara rutin. Setelah itu ditambahkan sesi one on one dengan anggota tim. Proses komunikasi seperti ini menjadi sarana untuk memberikan suntikan continuous improvement maupun continuous performance. Karena pada akhirnya performa tim sangat dipengaruhi oleh performa leader yang memimpinnya.
2. Sistem Evaluasi yang Dinamis
Ada satu studi yang dirangkum oleh Harvard Business Review. Di dalamnya dijelaskan bahwa banyak perusahaan global mulai meninggalkan pendekatan evaluasi yang terlalu kaku dan beralih pada model yang lebih dinamis. Pendekatan yang terlalu kaku biasanya hanya mengukur hal-hal yang sama dari tahun ke tahun tanpa mempertimbangkan perubahan kebutuhan bisnis. Padahal organisasi terus berkembang dan menghadapi tantangan yang berbeda. Karena itu sistem evaluasi juga perlu berkembang.
Saya pernah melihat proses evaluasi karyawan yang tidak dibangun di atas fondasi yang tepat. Yang dinilai hanya sikap kerja atau leadership secara umum. Padahal leadership itu sangat luas. Kita perlu menentukan aspek apa yang ingin dilihat dan aspek apa yang benar-benar penting bagi organisasi. Tanpa indikator yang jelas, evaluasi akan sulit memberikan arah pengembangan yang tepat.
Karena itu perusahaan membutuhkan fondasi evaluasi yang kuat. Salah satunya adalah core value. Selain itu ada juga generic competency atau soft skill yang dibutuhkan organisasi. Kemudian ada kompetensi teknis yang dibutuhkan oleh masing-masing jabatan. Dari ketiga area inilah perusahaan bisa melihat kebutuhan pengembangan karyawan secara lebih akurat.
Yang menarik, ketiga area tersebut sebenarnya dapat berubah mengikuti kebutuhan organisasi. Contohnya saat pandemi COVID-19. Pada saat itu kebutuhan terkait teknologi berkembang sangat cepat. Banyak perusahaan kemudian mulai memasukkan kemampuan teknologi ke dalam kompetensi yang mereka nilai. Tujuannya agar tim memiliki kesiapan menghadapi perubahan yang sedang terjadi.
Inilah yang dimaksud dengan evaluasi yang dinamis. Kita tidak bisa terus menilai hal yang sama dari tahun ke tahun ketika kebutuhan bisnis sudah berubah. Selain memberikan feedback secara rutin, perusahaan juga perlu memiliki sistem evaluasi yang mampu mengikuti perkembangan organisasi. Dengan begitu setiap orang memahami area mana yang sudah baik dan area mana yang perlu diperbaiki.
Masih ada 2 solusi lagi yang tidak kalah penting. Lanjut ke Artikel 2 untuk membahas Framework Continuous Improvement dan cara menghidupkan Budaya Belajar di perusahaan Anda.
