Halo business owner, HC practitioner, dan profesional leader. Kembali lagi dengan saya, Wisnu Ardhi, salah satu Human Capital Coach di Sinergia Consultant. Di artikel sebelumnya kita sudah membahas mengapa perusahaan bisa stuck meski tetap beroperasi, dan dua solusi awal yang bisa mulai diterapkan. Sekarang kita lanjut ke dua solusi berikutnya yang tidak kalah penting.
3. Menggunakan Framework Continuous Improvement
Dalam membangun continuous improvement atau continuous performance, ada berbagai framework yang bisa digunakan. Salah satunya adalah PDCA atau Plan, Do, Check, Action. Framework ini cukup sederhana tetapi sangat efektif untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Yang terpenting bukan framework apa yang digunakan, tetapi bagaimana perusahaan menjalankannya secara konsisten. Karena improvement tidak terjadi hanya dalam satu kali proses.
Dimulai dari tahap Plan, yaitu menentukan apa yang ingin diperbaiki atau dikembangkan. Setelah itu masuk ke tahap Do, yaitu menjalankan rencana yang sudah dibuat. Berikutnya adalah Check untuk melihat apakah hasilnya sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Kemudian masuk ke tahap Action untuk memastikan perubahan yang berhasil dapat diterapkan secara konsisten. Jika perlu, perubahan tersebut bisa dituangkan ke dalam SOP agar menjadi standar kerja.
Setelah itu prosesnya tidak berhenti. Kita kembali lagi ke tahap Plan untuk melihat apa yang masih bisa ditingkatkan. Siklus ini akan terus berputar. Dengan cara inilah continuous improvement dapat berjalan secara berkelanjutan. Karena organisasi selalu memiliki ruang untuk menjadi lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Tujuan akhirnya adalah membantu setiap tim memahami kebutuhan organisasi. Ketika perusahaan ingin berkembang, setiap departemen juga perlu ikut berkembang. Misalnya perusahaan memiliki target membuka lima outlet baru tahun depan. Maka pertanyaannya adalah apakah cara kerja saat ini mampu mendukung target tersebut. Jika belum, berarti ada proses improvement yang perlu dilakukan.
4. Menghidupkan Budaya Belajar
Selain feedback dan sistem evaluasi, ada satu hal lagi yang sangat penting yaitu budaya belajar. Kalau kita berbicara tentang continuous improvement dan continuous performance, maka keduanya tidak akan berjalan tanpa proses pembelajaran yang berkelanjutan. Performa akan meningkat ketika tim terus belajar. Improvement akan muncul ketika wawasan dan kemampuan mereka berkembang. Karena itu pembelajaran tidak bisa dipisahkan dari pengembangan organisasi.
Bayangkan jika seseorang memiliki pengetahuan yang sama seperti lima tahun lalu. Tidak ada pelatihan baru, tidak ada pengalaman belajar baru, dan tidak ada wawasan tambahan yang masuk. Ketika ditanya tentang ide baru atau solusi baru, kemungkinan besar jawabannya akan sama seperti tahun-tahun sebelumnya. Bukan karena orang tersebut tidak mau berkembang, tetapi karena tidak ada asupan baru yang memperkaya cara berpikirnya. Akibatnya inovasi menjadi sulit muncul.
Karena itu budaya belajar perlu dihidupkan di perusahaan. Namun pembelajaran juga harus sesuai dengan kebutuhan. Saya sering mendengar keluhan seperti, “Pak, saya sudah training tim saya terus, tetapi kok dampaknya belum ada.” Dalam kondisi seperti ini kita perlu melihat apakah materi yang dipelajari benar-benar sesuai dengan kebutuhan posisi tersebut. Jangan sampai yang dibutuhkan kemampuan negosiasi, tetapi yang dipelajari justru hal lain yang tidak relevan.
Ketika pembelajaran diberikan sesuai kebutuhan, pengetahuan dan keterampilan tim akan meningkat. Mereka akan lebih memahami tantangan pekerjaannya. Mereka juga akan memiliki lebih banyak ide untuk melakukan perbaikan. Dari sinilah continuous improvement mulai tumbuh di masing-masing departemen. Dan pada akhirnya memberikan dampak bagi perusahaan secara keseluruhan.
Jadi kalau saya bilang, continuous improvement atau continuous performance sebenarnya bukan hanya tentang sistem. Tetapi bagaimana kita melakukan pendekatan kepada tim, membangun sistem evaluasi yang tepat, dan menghidupkan budaya belajar di perusahaan. Karena ketika kita berbicara tentang continuous improvement, yang dibutuhkan bukan hanya proses kerja yang berjalan, tetapi juga proses pengembangan yang terus berlangsung.
Seberapa sering Anda memberikan feedback kepada tim? Seberapa sering Anda berdiskusi, melakukan brainstorming ide-ide baru, dan membantu mereka melihat peluang perbaikan? Seberapa sering Anda melakukan evaluasi yang relevan dan memberikan pembelajaran yang mendukung pertumbuhan mereka? Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk dijawab jika perusahaan ingin terus berkembang. Karena pertumbuhan perusahaan selalu berawal dari pertumbuhan orang-orang di dalamnya.
Itu dari saya tentang pembelajaran hari ini. Semoga memberikan benefit untuk Bapak-Ibu semua. Dan semoga apa yang saya sharingkan bisa bermanfaat untuk perusahaan Anda. Terima kasih. Sampai jumpa di pembelajaran selanjutnya.
