Job Grading memainkan peran penting dalam pengembangan perusahaan yang mau besar dan berorientasi pada pertumbuhan. Dengan menggunakan sistem job grading yang baik, perusahaan dapat mengidentifikasi keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk setiap posisi, serta membangun jalur karir yang jelas. Ini akan sangat membantu dalam merekrut dan mempertahankan talenta/SDM terbaik, serta memberikan landasan yang kokoh untuk pertumbuhan jangka panjang perusahaan. Mari amati obrolan seorang business owner tentang rencana membuat job grading untuk perusahaannya.
“Pak.. ada waktu untuk ngobrol sebentar?” Begitulah bunyi pesan yang masuk pada handphone saya, dari seorang Business Owner. “Sebentar” adalah kata yang cukup sering muncul darinya, meski prakteknya jauh panggang dari api. Karena cukup familiar dengannya, saya jawab:
“Satu jam lagi boleh pak, saya selesaikan dulu pekerjaan saya” Begitulah. Ngobrol dengan beliau adalah diskusi, bukan sekedar bicara tentang nikmatnya kopi pagi ini atau hebohnya berita selebritis di televisi.
“Pak, saya punya rencana untuk bikin job grading di perusahaan saya. Bagaimana menurut bapak?” begitulah kalimat pembuka diskusi kami. Panjang, berbobot bahkan terkadang cukup berat.
“Sudah begitu urgent kah hal ini?
Lalu, beliau bercerita banyak mengenai pangkat dan jabatan. Analogi yang diambil adalah di kepolisian, tentang pangkat AKBP (Ajun Komisaris Besar Polisi) dengan jabatan Kapolres (Kepala Kepolisian Resort), lalu ada pula pangkat AKBP namun tidak menjabat sebagai Kapolres. Dilanjutkan dengan ilustrasi seorang guru golongan 3C yang menjadi kepala sekolah, yang baru satu tahun menjabat kemudian dikembalikan tugas menjadi seorang guru. Dan banyak lagi cerita maupun analisa-analisa menarik nan masuk akal yang kami diskusikan. Kami pun mengakhiri diskusi melalui telepon ini. 50 menit waktu yang ditunjukkan di layar handphone. Begitulah definisi sebentar beliau, saya pun sudah cukup mafhum.
Job Grading Sebagai Pengelompokan Berjenjang
Business Owner, HC Practitioner, dan Professional Leader, banyak sekali pengertian job grading. Setiap ahli mempunyai definisi tersendiri berdasarkan sudut pandangnya. Pun di artikel sebelumnya jika anda menyimak, dituliskan bahwa job grading adalah sebuah bentuk pengklasifikasian atau pengkategorisasian dari pekerjan-pekerjaan (Untuk lengkapnya, Silakan anda baca artikel “Cara Membedakan Struktur Organisasi dan Job Grading”). Pada prinsipnya, semua sepakat bahwa job grading adalah upaya pengelompokan, berjenjang dan menunjukkan diferensiasi baik kompleksitas pekerjaan, output maupun benefit yang diterima.
“Ini sih pekerjaan sehari-hari para HC Practitioner!” Sepakat dengan pernyataan tersebut, ini memang tugasnya HC Practitioner, luar kepala bahkan seperti sudah otomatis mereka melakukannya. Sayangnya tidak semua Business Owner dan HC Practitioner seprofesional itu. Mereka melakukan penggolongan dan penentuan gaji tanpa dasar yang jelas.
Misal: Susi dan Susan masuk ke sebuah perusahaan, Susi diberi level dan gaji lebih tinggi dari Susan. Ketika ditanya mengapa bisa demikian, kemudian tidak mampu menjelaskan atau menjelaskan hanya berdasarkan kira-kira. Ironis bukan?
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, saya yakin anda cukup familiar dengan pengertian job grading dan banyak manfaatnya. Cukup banyak artikel yang membahas ini. Anda bisa menemukan di banyak literatur maupun di portal-portal yang fokus membahas tentang pengembangan SDM (atau Anda juga dapat berkonsultasi dengan kami terkait penerapan job grading di perusahaan Anda melalui HCA Online Mentoring Program). Dalam artikel kali ini saya akan membahas job grading dari sudut pandang business owner.
Sejujurnya, di awal pembicaraan saya cukup apriori dengan permintaan beliau ini. Benarkah sudah memahami esensi dari job grading, atau sekedar latah ikut-ikutan trend tanpa dasar alasan yang kuat?. Ilustrasi yang dipaparkan adalah institusi kepolisian dan dinas pendidikan memiliki kesamaan ciri yang jelas, yaitu jumlah anggotanya sudah ribuan. Serius ini 70 karyawan mau di-grading?
Obrolan “sebentar” nan menarik dengan seorang sahabat, pemilik bisnis di bidang retail ini menuntun saya menemukan beberapa insight. Saya menarik beberapa benang merah dari meramu keyword yang beliau sampaikan, menyusunnya dan kemudian mengkonfirmasikan ulang ke beliau. Menarik untuk disimak, bagaimana seorang pemilik bisnis retail dengan karyawan yang “baru” 50-70 karyawan, sudah mempunyai pandangan dan menekankan pentingnya job grading pada perusahaannya (evaluasi juga SDM di perusahaan Anda dengan HCA Checklist and Evaluation Tools). Berulang saya sampaikan pertanyaan: “Mengapa ini penting untuk anda?”
“It’s Not Now, But Later.”
Ini jawaban yang berulang disampaikan.
Mengapa Job Grading penting untuk perusahaan
Secara singkat ada 5 alasan pentingnya Job Grading untuk perusahaan, antara lain:
1. Standarisasi.
Pangkat dan jabatan adalah dua hal yang berbeda. Grade dan job function tidak bisa diterjemahkan sama. Contohnya sebagai berikut:
Dari contoh di atas maka cukup nampak terlihat perbedaannya. Standarisasi penting agar tidak tumpang tindih antara grade dan jabatan. Pengembangan variasi tingkatan pun masih dimungkinankan sesuai kebutuhan organisasi, namun meminimalkan penamaan grade atau level yang tidak familiar di perusahaan.
2. Fleksibilitas Organisasi.
Situasi bisnis sangat dinamis, demikian idealnya sebuah perusahaan luwes mengikuti pasar. Tidak ketinggalan struktur organisasinya pun luwes menyikapinya. Ada kalanya membuat departemen atau divisi baru, ada kalanya membubarkannya. Ada kalanya ekspansi dengan membuat banyak departemen yang ad interim, ada kalanya merampingkan di sana-sini.
Contoh: membuat tim untuk pembukaan outlet. Setelah outlet buka dan beroperasi, tim dibubarkan. Semua anggota tim kembali kepada pekerjaan utamanya.
Dengan demikian, maka jabatan yang diemban bisa turun, meski grade tidak hilang. Persis seperti yang disampaikan di awal dengan contoh seorang guru golongan 3C yang menjadi kepala sekolah, kemudian selang beberapa saat dikembalikan lagi menjadi seorang guru. Grade tetap 3C, jabatan tidak lagi kepala sekolah.
3. Gaji berorientasi pada Kinerja.
Pernahkan anda kesulitan mencari solusi ketika seorang manager, misal Logistic Manager, menunjukkan performa yang menurun. Demosi; upah yang dikeluarkan tidak signifikan turun. Terminasi; material cost maupun immaterialnya bisa jadi cukup tinggi. Ditunggu pensiunnya masih cukup lama. Dilematis.
Pada ilustrasi ini, manager diidentikkan dengan kepala Departemen Logistik. Dengan demikian jabatan dan fungsinya melekat. Idealnya yang dibayar tinggi adalah fungsi jabatannya sebagai Head of Logistic, bukan grade manager-nya.
4. Membangun postur karyawan
Banyak karyawan potensial, karyawan-karyawan muda dengan ide-ide brilian yang terkadang kurang mendapat ruang karena terkunci dengan existing grade yang ada. Terkadang job title-nya mentok di staff atau officer. Bagus jika performanya tetap brilian, namun tak jarang resistensi yang dikedepankan. Performa yang diharapkan tidak kesampaian, lalu kinerja seadanya yang jadi pilihan.
“Job title saya staff, maka saya akan bekerja layaknya seorang staff. Nanti kalau sudah menjadi manager, saya akan bekerja layaknya seorang manajer”.
Staff tidak cukup menarik bagi karyawan muda yang potensial. Jika menjadi manajer masih jauh dari jangkauan, mereka akan memilih tempat lain sebagai pelabuhan. Ilustrasi yang cukup melekat dari sahabat saya demikian: “jika anda memakai kaos maka gaya komunikasi anda akan casual, jika anda memakai kemeja batik lengan panjang saya yakin tutur kata anda lebih terjaga, kontrol diri anda lebih elegan”. Make sense!
Untuk menjaga konsistensi kerja dan mengembangkan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan-karyawan potensial Anda, silakan baca buku Competencies 4.0 karya Amelia Hirawan dan Lily Johan. Anda akan belajar merancang kamus kompetensi dan akan dipandu dalam penerapannya di perusahaan. Buku ini juga akan membantu Anda dalam melihat potensi-potensi terselubung yang dimiliki oleh karyawan Anda.
5. Persiapan Menjadi Besar
“Saya membangun bisnis ini bukan hanya untuk tahun ini dan tahun depan, namun untuk tahun-tahun mendatang. Oleh karenanya perlu disiapkan matang”.
Banyak business owner lebih memfokuskan diri pada strategi marketing agar target tercapai, namun pengembangan organisasinya abai. Saat bisnis sudah menjadi besar, baru menyadari bahwa pilar organisasinya kusut. Job title-nya beraneka ragam, struktur skala upahnya tak menentu, grading-nya tidak menunjukkan diferensiasi dan masih banyak lagi permasalah organization development yang ditemukan (Segera rancang perkembangan organisasi Anda dengan tools dan materi pembelajaran mengenai organization development DISINI).
Kusut; mau memulai dari mana susah, mencari simpul untuk mengurainya butuh tenaga ekstra. Jalan pilihan dengan tambal sulam lah yang ada. Job grading adalah salah satu pilar dalam pengembangan organisasi, karena sangat terkait dengan struktur yang akan dibangun. Merapikan saat masih sederhana adalah pilihan bijak.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, terkadang kita terjebak pada pemikiran bahwa job grading hanya berlaku untuk perusahaan-perusahaan besar dengan ratusan bahkan ribuan karyawan, bukan untuk bisnis skala menengah ke bawah. Berdasarkan diskusi hari itu, saya mendapatkan pencerahan bahwa penting job grading disusun sejak dini. Bisnis tidak dibangun hanya untuk satu dua tahun ke depan, namun disiapkan sampai besarnya tak terbayangkan (Segera rancang persiapan perusahaan Anda di masa mendatang dengan mengakses 33 Kompetensi Penting di Era New Normal)
Di akhir pembicaraan saya menyampaikan terima kasih dan kekaguman atas ide dan pemikirannya yang brilian. Namun sahabat saya yang rendah hati tersebut tetap menyampaikan: “Saya hanya spontan menyodorkan cerita-cerita yang entah kemana muaranya, andalah yang merumuskan dan menyusun menjadi 5 gagasan. Tanpa anda fasilitasi, ini hanya akan jadi gosip teman ngopi”.
Apabila Anda memiliki pertanyaan yang ingin disampaikan terkait job grading, silakan diskusikan bersama kami melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami.
Let’s Connect!
