Gak Punya HR? Ini Cara Owner Menilai Kandidat dengan Tepat

Faktanya hingga saat ini, masih ada business owner yang melakukan proses rekrutmen tanpa bantuan dari seorang HR atau profesional leader yang cakap dalam hal tersebut. Untuk skala perusahaan/bisnis yang masih kecil, mungkin Anda sebagai business owner masih bisa handle sekaligus dengan operasional dan pengembangan bisnis, termasuk menilai kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tapi bagaimana jika karyawan Anda sudah di atas 50 orang, atau tingkat kompleksitas bisnis Anda sudah beranjak ke kasta berikutnya? Kompetitor semakin majemuk, supplier perang harga, marketing funnel semakin kompleks, teknologi menjadi salah satu tonggak pengembangan, fungsi administratif semakin detail dan luas, dan berikutnya. Jawabannya mungkin sudah jelas, chaotic.  Namun katakanlah untuk saat ini masih ideal untuk Anda sebagai business owner melakukan proses rekrutmen secara mandiri, tantangannya di era sekarang adalah:

Kandidat yang melamar melimpah, namun kandidat yang ideal susah.

Betul begitu? Meresahkan, iya. Bahkan sudah sejak tahun-tahun lalu fenomena ini muncul di dunia industri Indonesia. Namun mari kita coba ulik bersama kondisi ini agar Anda sebagai business owner, HC practitioner, dan professional leader mampu menemukan titik terang.  

Fakta di Nusantara Saat Ini…

Saya pernah mendapati cerita menarik dari teman Saya (sebut saja WW) yang merupakan salah satu leader production di perusahaan TV ternama Indonesia. Waktu itu WW baru saja merekrut karyawan baru (sebut saja QQ) di bagian produksi untuk menjadi seorang staf. WW bercerita bahwa QQ memberikan good impressions ketika interview, kemampuan komunikasi yang bagus, story-telling yang sempurna terkait pengalamannya. Singkat cerita QQ diterima dan diberikan penugasan oleh WW untuk membuat modul kayu untuk kebutuhan dekorasi event off-air. Muncul pertanyaan yang akhirnya meruntuhkan persepsi WW terhadap QQ,

Ukuran kayu berapa meter ya pak? Apakah perlu memotong bahan? 

Kandidat seringkali terasa sangat menyakinkan pada saat interview, percaya diri dalam memberikan jawaban, sehingga merasa cocok dengan user ataupun HR. Namun ketika sudah mulai bekerja mulai bermunculan dinamika yang tidak sesuai ekspektasi di awal. Sama halnya dengan yang dialami oleh WW, bahwa sebenarnya hal yang ditanyakan oleh QQ merupakan hal dasar pada dunia produksi yang tidak perlu dijawab oleh WW.  Selain teman Saya, banyak perusahaan di Indonesia yang merasakan hal yang serupa. Survei di tahun 2024 dari Goodstats menyatakan bahwa 46% perusahaan kesulitan mendapatkan kandidat yang ideal untuk posisi yang dibutuhkan. Terlebih lagi di era digital seperti ini, kandidat mampu mengakses beragam konten dan cara untuk tampil mempesona pada saat proses rekrutmen.  Kembali ke awal statement, Anda sebagai business owner yang masih melakukan proses rekrutmen di perusahaan Anda pasti merasakan hal yang sama bukan? Apalagi masih disibukkan oleh operasional di lapangan yang kondisinya tidak tentu, memikirkan pengembangan bisnis, memutuskan strategi pemasaran yang up-to-date, dan hal penting lainnya di perusahaan. Akhirnya ketika proses rekrutmen, Anda seringkali menggunakan intuisi yang kadang benar, kadang juga benar-benar salah. Siapa yang repot kemudian? Tim internal Anda yang bersinggungan langsung dengan karyawan seperti QQ di atas. Efektivitas operasional bisa jadi terhambat, area support perlu bekerja ekstra, bisnis bisa jadi tidak berkembang, performa individu bahkan tim mampu menurun.  Ujung dari roda ini adalah pembenahan berkala pada area operasional yang ternyata awalnya adalah dari “intuisi”. Maka hal penting yang perlu dicermati kemudian adalah,  — Persiapan rekrutmen yang matang akan sangat bermanfaat daripada berserah pada intuisi, kebiasaan dan personal value. 

 Value dan Skill dalam Menilai Kandidat, Mana yang Penting?

Dua kata di atas selalu menjadi debat kusir yang tidak kunjung usai hingga sekarang. Skill menjawab pertanyaan,

“Apakah kandidat ini mampu melakukan pekerjaan yang kita butuhkan?”.

Sedangkan value menjawab pertanyaan,

“Prinsip apa yang mendasari kandidat dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam situasi kerja tertentu?”.

Karena kondisi Anda sebagai business owner yang sedang mendesak, akan terbiasa untuk memilih salah satu dari kedua hal tersebut yang lebih menonjol. Tanpa melihat pertimbangan yang sedang dibutuhkan perusahaan di kondisi saat ini. Bahkan ketika sudah melihat skill yang dimiliki kandidat sudah sangat baik, value kemudian dilupakan. Begitupula sebaliknya, tergantung dari kebiasaan Anda dalam melihat SDM dan bisnis Anda.  Maka mari kita coba atur mindset untuk terus melihat kedua hal tersebut. Skill akan menentukan apakah seseorang mampu mengerjakan pekerjaannya, value membantu menentukan bagaimana seseorang akan menjalankan pekerjaan tersebut. Ketika keduanya bertemu, maka muncul peluang besar bagi Anda untuk mendapatkan kandidat yang bukan hanya capable namun juga compatible dengan bisnis/perusahaan Anda. Tapi ada satu hal lagi yang perlu kita sadari dalam menentukan kandidat yang tepat yaitu context. — Kandidat dengan skill yang berpotensi tinggi untuk berkembang, dengan value yang sesuai dengan kondisi perusahaan yang sedang berkembang di era digital ini. Saya ingin mengajak Anda untuk melakukan thought experiment. Bayangkan jika Anda mendapatkan kandidat yang sempurna pada skill dan value, namun kandidat tersebut belum cocok pada context bisnis yang saat ini sedang berjalan. Atau sederhananya Anda mendapatkan kandidat dengan skill di area digital yang sangat bagus serta value yang cocok yang mendukung, namun ternyata kandidat tersebut tidak siap ketika bekerja di perusahaan Anda yang secara context masih akan berkembang di dunia digital. Saya cukup yakin dia bisa bekerja aman dan lancar di tahun pertama, namun tidak di tahun berikutnya. Terlebih jika perkembangan digital perusahaan Anda lambat, akan semakin mempercepat kemungkinan dia resign. Ini adalah contoh, masih banyak kasus serupa lainnya yang berbicara terkait context. Bagaimana versi Anda? Pada akhirnya, memahami skill dan value bukan hanya penting dalam proses rekrutmen, tetapi juga dalam membantu seseorang mengenali dirinya dan menentukan arah karier. Hal ini dapat dieksplorasi melalui My Career Compass dari Sinergia, yang menggunakan Skill Card dan Value Card untuk membantu individu memahami minat, keterampilan, dan nilai yang dimiliki serta kaitannya dengan pilihan karier.

Let’s See the Whole Cake

McKinsey menjelaskan bahwa selain menggunakan skills-based hiring, budaya organisasi juga perlu diperhatikan (values, mindsets, behavior, organizational norms). Norma, lingkungan pekerjaan, kebiasaan, kondisi perusahaan menjadi bagian dari budaya organisasi yang harus dilihat sebagai salah satu pertimbangan dalam memilih talent yang tepat. Maka, ada rumus yang bisa diambil dari kondisi ini: — Skill x Value x Context = Potential Fit  Sebagai business owner, selain memperhatikan hal yang mendasar dan detail, Anda juga perlu memperbesar kacamata makro yang lebih luas. Membahas skill dan value akan sangat rinci dan mendasar sesuai sesuai dengan organisasi Anda. Namun context adalah sesuatu yang dinamis dan akan terus berubah setiap waktunya. Hal ini yang sering terlupakan ketika memproses kandidat terbaik Anda.  Ada satu pengalaman lainnya yang bisa Saya bagikan. Selama 3 tahun, bisnis A yang bergerak di bidang jasa mampu berkembang pesat dengan SDM yang skillnya pas-pasan namun ber-value tinggi pada “ingin terus belajar”. Untuk skala bisnis dalam kota sudah sangat bagus sehingga banyak prospek yang tertarik. Tetapi di kondisi sekarang dimana kompetitor bukan lagi dalam kota namun antar kota, perlu adanya riset dan pengembangan produk serta bisnis. Jika bergantung pada SDM lama, mereka belum siap apabila owner ingin segera naik ke level atasnya. Bisa jadi akan keluar energi untuk waktu dan juga biaya untuk pengembangan SDMnya. Namun, ada pilihan lain untuk merekrut kandidat yang memiliki skill, value dan context yang sesuai dengan kondisi bisnis A ini.  — Context will answer the question of “will the way they work fit the reality of this organization?” Context tidak hanya membantu Anda dalam hal rekrutmen saja, namun dari berbagai macam aspek kunci dalam bisnis Anda. Jangan sampai terjebak pada rutinitas Anda yang kerap turun tangan pada hal teknis dan detail pada organisasi Anda. Anda perlu menjaga jarak untuk melihat situasi bisnis lebih jauh agar mendapatkan context yang sedang terjadi saat ini. Setelah semua uraian di atas, apa saja langkah konkrit bagi business owner untuk mewujudkan “right person, right role?”.

Three Steps, One Goals

Pada artikel ini, Saya akan membagikan 3 langkah untuk mendapatkan kandidat yang ideal di tengah-tengah ramainya kandidat yang sudah melamar. Kita akan menggunakan prinsip piramida terbalik, artinya kita akan memulai dari area yang luas hingga spesifik.

• Context

Temukan terlebih dahulu context rekrutmen Anda. Apa tujuan rekrutmen saat ini? Bagaimana kondisi bisnis saat ini baik secara internal dan eksternal? Posisi apa yang dibutuhkan? Apa yang berbeda dari posisi ini jika dibandingkan dengan periode sebelumnya? Bagaimana karakteristik tim yang akan diisi oleh posisi tersebut? Dst. Anda perlu benar-benar paham akan posisi yang akan Anda cari nantinya, sertakan juga key person dalam perusahaan Anda untuk membantu menemukan context. 

• Values

Setelah mendapatkan konteksnya, susun nilai-nilai apa yang akan menjadi dasar bagi Anda memilih kandidat nantinya. Nilai seharusnya berasal dari dasar organisasi yang sudah ada. Namun tentukan pada saat ini, menggunakan konteks yang sudah ada, kira-kira value mana yang menjadi urutan pertama. Sebagai contoh apabila value di perusahaan Anda adalah integritas, peduli, dan bertumbuh. Sedangkan konteks saat ini membutuhkan seorang supervisor yang mampu merangkul dengan baik timnya. Maka pencarian utamanya adalah kandidat dengan value peduli yang tinggi diikuti dua value lainnya. 

• Skills

Ketika sudah mendapatkan context dan values, maka skills akan menjadi perihal lebih mudah. Keterampilan ini akan sangat spesifik dan juga umum. Spesifik artinya kecenderungan hardskill yang dibutuhkan pada posisi tersebut, umum artinya kecenderungan softskill yang dibutuhkan pada posisi tersebut. Tetap gunakan context untuk penyesuaian di area skills ini.  Pastikan untuk mencatat 3 langkah tersebut dan persiapkan dokumen pendukung agar semakin tepat dalam mencari. Anda dapat menyimak dan mempelajari lebih dalam teknis ketiga langkah di artikel edisi bulan April lalu, sehingga Anda sebagai owner juga semakin dekat untuk mendapatkan talent yang tepat.  Nah business owner, rekrutmen yang baik sebenarnya bukan soal perusahaan sudah besar atau belum memiliki HR lengkap. Tetapi soal bagaimana perusahaan mulai membangun proses penilaian kandidat yang lebih jelas dan objektif. Karena keputusan hiring yang tepat akan membantu perusahaan mendapatkan tim yang lebih stabil, lebih produktif, dan lebih sesuai dengan budaya kerja yang ingin dibangun. Jadi kalau hari ini Anda masih melakukan rekrutmen sendiri, itu bukan masalah. Yang penting, proses penilaiannya mulai dibangun dengan lebih terarah. Karena ketika rekrutmen dilakukan dengan lebih tepat, Anda juga bisa lebih tenang untuk fokus mengembangkan bisnis Anda. Let's Connect!