Cara Merancang SOP (Standard Operating Procedure) yang Tepat

Standard operating procedure adalah jantung dari tiap kegiatan di perusahaan. Hampir semua yang dilakukan oleh karyawan selalu berdasarkan SOP. 

Pernahkah anda membayangkan bagaimana perusahaan kelas dunia semacam McDonald, Subway atau Pizza Hut menyamakan cita rasa di berbagai outlet mereka? 

Bagaimana bisa rasa Big Mac di Surabaya sama rasanya dengan Big Mac di California? Yes asumsi anda benar standarisasi produk mereka yang ketat untuk memastikan kepuasan pelanggan. 

Dinamika dalam menjalankan pekerjaan memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda, terutama dalam satu pekerjaan tertentu yang dilakukan oleh banyak karyawan karena memiliki skala besar diperlukan standarisasi sehingga hasilnya akan sama. 

Kali ini kami akan menjelaskan segala hal terkait SOP yang mungkin diperlukan pada perusahaan. Manfaat signifikan akibat penerapan sop, pola penerapan sop dan hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan sop.

Apa Makna SOP Sebenarnya? 

Menurut Moekijat (2008), Standar Operating Procedure (SOP) merupakan sebuah uraian mengenai tahapan pelaksanaan suatu pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dikerjakan, bagaimana mengerjakanya, bilamana mengerjakannya, dan siapa yang mengerjakannya.

Jadi SOP merupakan singkatan dari Standard Operating Procedure atau prosedur operasi terstandar adalah sistem yang dirancang untuk menertibkan, merapikan dan memudahkan suatu pekerjaan. SOP dapat berupa dokumen atau tanda-tanda tertentu yang berisi urutan pelaksanaan suatu pekerjaan.

Penerapan SOP dalam perusahaan selain menyelesaikan permasalahan standarisasi proses juga dapat memberikan keuntungan lainnya, seperti:

1. Meningkatkan efisiensi waktu pelatihan untuk karyawan baru.

Seiring dengan berjalannya waktu perusahaan bertumbuh dan menambah jumlah pekerja, dengannya diperlukan training induction agar memiliki tone yang sama dengan budaya perusahaan, SOP dianggap ampuh untuk mempersingkat proses belajar tersebut.

Hal ini juga berlaku ketika membuka cabang usaha baru, dimana SOP yang menjurus dan tepat sasaran juga berpengaruh untuk mereduksi kesalahan atau perbedaan dengan cabang usaha sebelumnya, proses ini juga memungkin untuk mengubah sop tersebut apabila diperlukan penyesuaian-penyesuaian akibat perbedaan tipikal. 

2. Menjamin keberlangsungan bisnis.

Penerapan SOP juga dimaksudkan untuk mengantisipasi ada karyawan kunci yang cuti atau meninggalkan pekerjaanya, jika ada SOP yang berlaku maka proses kerja yang dilakukan akan sama meskipun yang menjalankan beda, asumsinya dengan demikian maka proses bisnis akan stabil.

3. Standarisasi proses kerja

Menyamakan proses merupakan keuntungan terbesar dari penerapan SOP.

4. Memudahkan dalam pendelegasian tugas

SOP yang baik berisi segala proses dengan detail dan mudah dipahami, jika mengalihkan pekerjaan maka perlu mempertimbangkan siapa saja yang terlibat atau siapa yang akan bertanggung jawab atas pekerjaan itu, dengan adanya sop maka akan meningkatkan efisiensi pengorganisasian tugas kepada setiap karyawan.

5. Meningkatkan kepuasan klien/customer

Dari penerapan prosedur yang terstandar dan dilaksanakan dengan baik, dalam menanggapi permintaan klien, berinteraksi dll maka dapat dipastikan setiap klien memiliki perlakuan yang adil, hal ini memungkinkan pembuatan SOP yang sebaik mungkin agar performa perusahaan tetap terdepan.

SOP yang berkualitas dan eksplisit merupakan aspek yang penting dalam pembuatannya, tidak hanya dibuat, SOP juga perlu diuji sebelum diterapkan, berikut merupakan beberapa hal yang juga perlu diperhatikan dalam pembuatan sop:

1. Menentukan tujuan dan target dalam pembuatan Standard Operating Procedure. Penentuan tujuan ini merupakan hal dasar yang harus ditentukan sebelum menginjak hal yang teknis, selain menyamakan prosedur penentuan tujuan juga dapat meningkatkan ketaatan karyawan dalam menjalankan SOP, lebih luas untuk mewujudkan Visi, Misi, serta value Perusahaan. Jika Anda masih belum memiliki Visi, Misi dan Value perusahaan yang sempurna bagi perusahaan Anda, silakan akses video pembelajaran kami DISINI.
2. Berisi pesan yang efektif dan efisien. Karyawan cenderung memerlukan usaha yang lebih untuk mentaati SOP yang terlampau panjang, dengan menggunakan kalimat yang mudah dimengerti tidak berlebihan akan mampu mereduksi hal itu. Kami menyediakan contoh SOP yang mudah dipahami DISINI.
3. Menentukan pihak yang tepat dalam pembuatan SOP. Dengan mertimbangkan pihak yang akan menyusun isi dari SOP akan menentukan juga seberapa baik prosedur yang akan dibuat, jangan sampai orang dengan pengetahuan yang kurang baik membuat langkah yang tidak sesuai dengan keadaan realitasnya. Dalam pembuatannya diperlukan pihak yang memiliki kapabilitas dan kualitas yang baik, salah satunya anda dapat bekerja sama dengan kami untuk pembuatan SOP untuk perusahaan anda, DISINI 
4. Uji Coba SOP Pengujian SOP dapat menggunakan metode penerapan langsung ataupun simulasi, tergantung bagaimana tujuan SOP-nya. Uji coba ini juga dapat dipandang sebagai sarana melihat secara riil yang terjadi di lapangan, perbaikan kalimat apabila sulit dimengerti dan melihat efektivitas prosedur operational.
5. Review Sop yang telah di uji coba. Mereview SOP dilakukan dengan melibatkan manajemen, pembuat SOP dan pelaku SOP itu sendiri, semua pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan SOP idealnya dilibatkan dalam proses ini. Banyak alasan dibalik pelibatan itu, yang muaranya adalah agar SOP berjalan dengan baik. Semua pihak diharapkan berkontribusi dalam proses review ini sehingga dapat mengurangi kesalahpahaman ketika menjalankan SOP-nya. Review ini dapat dilakukan dengan metode meeting yang efektif agar tepat sasaran.

What’s Next?

Penerapan Standard operating procedure pada perusahaan dengan segala dinamikanya memang diperlukan, senada dengan penjelasan yang dimuat di atas. 

Jadi bagaimana proses pembuatan SOP di perusahaan anda? kami menyediakan pendampingan untuk pembuatan SOP anda hingga bagaimana cara controlling sop agar berjalan dengan semestinya, apabila Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang SOP, mari berdiskusi bersama kami di sinergiaconsultant.com/kontakkami

Let’s Grow!