May 18

5 Kriteria Agar Rapat Anda Efektif dan Produktif

0  comments

By Victor Chandrawira

PRODUKTIFKAH RAPAT DI KANTORMU?

Pertanyaan di atas menggelitik, kadang kita perlu bertanya apakah rapat-rapat yang sudah kita jalankan efektif? Atau bahkan, apa memang sudah ada rapat di kantor kita? Jangan-jangan hanya sekedar briefing atau arahan dari atasan? Bahkan, hanya presentasi dari vendor?

Lalu apa itu sebenarnya rapat? Apakah memang ada beragam rapat? Rapat yang seperti apa yang sebenarnya efektif itu?

Beberapa minggu lalu, saya berbincang dengan seorang Business Owner, ia sudah membesarkan perusahaannya sejak 30 tahun dan memiliki 500 orang lebih karyawan. Ia sedang mengeluh bagaimana di usia senjanya saat ini, dia tidak tahu harus dilanjutkan oleh siapa. Saya menanyakan apakah anak-anaknya tertarik untuk melanjutkan, jawabannya:

“Tidak tertarik.”

“Lalu bagaimana dengan para direksi?.”

“Wah saya kan Direktur Utama, di kantor saya tidak ada direksi, ya hanya saya saja.”

”Apakah bapak sering mengadakan rapat, mendiskusikan, dan memutuskan langkah-langkah perusahaan?”

“Oh, saya selalu rapat tiap minggu dengan tim manajemen saya, rasanya cukup.”

”Apakah mereka memberikan masukan-masukan atau sanggahan atas usulan-usulan atau instruksi Bapak?.”

 “Mereka itu benar-benar loyal, sudah kerja sama saya sejak 20-25 tahun lalu. Mereka melakukan apa yang saya minta. Ya selama ini saya yang memikirkan semua, mulai dari finance, sales, sampai human resources.”

 Saya mulai tertarik, seperti apa rapat mingguan mereka ini. Jadi saya bertanya apakah saya diperkenankan hadir di rapat mereka dan melihat apa yang terjadi. Beliau memperkenannya.

Seminggu kemudian saya hadir dan seperti perkiraan, rapat yang terjadi benar-benar hanya satu arah saja. Ada 14 orang dalam rapat, dan rapat yang kabarnya hanya satu jam, ternyata berkembang sampai tiga jam. Sang Owner benar-benar hanya memberi instruksi, para manajer membuat catatan, semua mengangguk-angguk setuju dan mengiyakan. Lalu Owner bercerita mengenai rencana perjalanannya yang gagal karena COVID, menyambung pada cerita mengenai obrolannya dengan sesama pengusaha yang terpaksa tutup karena pandemi. Bahkan dia mulai memberikan komentar-komentar mengenai apa yang dilakukan oleh perusahaan saingan dengan segala “kekacauannya”. Selama obrolan panjang ini, keempat-belas manajer mengangguk-angguk setuju, tertawa saat butuh tertawa. Saat makan siang sesudah rapat, saya duduk di depan salah satu manajer dan bertanya apakah rapat mingguan biasanya seperti ini.  Ibu manajer mengatakan:

“Biasanya bisa lanjut sampai habis makan siang, Pak Victor.”

 “Saya perhatikan tadi Ibu sedikit resah.”

 “Saya masih banyak kerjaan Pak, ini harus menyelesaikan laporan pajak karena sudah deadline. Kalau rapat panjang seperti ini, akhirnya saya terpaksa pulang agak malam, padahal rumah saya jauh dan sekarang dengan musim hujan ini dingin kalau naik motor pak.”

 “Kalau Ibu punya pendapat, mengapa tidak mengungkapkannya langsung?.”

 “Wah nggak berani Pak. Pak Owner kan yang punya kantor, ya tidak mungkin lah kami menentang. Pernah ada yang beda pendapat, wah kami betul-betul dikeramasi Pak. Tidak berani saya.”


“Apa ada calon manajer muda yang pernah ikut rapat sama owner?”

 “Pernah, tapi pada tidak betah Pak. Lha anaknya sendiri tidak mau kerja sama bapaknya, semua pada punya bisnis sendiri.”

 

Apakah Anda pernah merasakan rapat seperti ini?

  • Hanya satu arah – peserta rapat hanya mengangguk dan mengiyakan saja, Anda tidak dilibatkan dalam diskusi atau pemecahan masalah;
  • Kalau ada perdebatan paling hanya 2-3 orang terlibat, yang lain menonton atau mengerjakan hal-hal lain selagi badannya saja ada di ruang rapat (kalau online, malah mic dan camera di-mute);
  • Anda diminta datang ke rapat, dan Anda sendiri tidak tahu rapat akan membicarakan apa, atau bahkan, untuk apa Anda hadir di rapat tadi;
  • Pembicaraan di rapat berlarut-larut atau berkembang kemana-mana sehingga waktu rapat menjadi panjang dan molor.

Lalu apa yang salah? Apakah ada alternatif lain?

Artikel ini akan memberikan Anda jawaban bagaimana sebuah rapat bisa produktif dan pada gilirannya nanti, justru akan membentuk pola dan budaya perusahaan yang sangat berorientasi pada perkembangan jangka panjang.

Bila kita mengukur waktu yang dipakai dan hasil dari rapat dengan tingkat efisiensi perusahaan, maka rapat yang tidak produktif dan molor justru sangat tidak efisien. Waktu kerja Anda bisa digunakan untuk mengerjakan hal lain yang jauh lebih produktif daripada duduk di rapat yang ujung-ujungnya Anda pun tidak memberi kontribusi yang berarti. McKinsey, sebuah perusahaan konsultasi terkemuka, dalam survei mereka yang dipublikasikan di bulan Mei 2019 mengatakan bahwa 61 eksekutif global beranggapan bahwa rapat yang mereka hadiri sangat tidak efektif. Bahkan hanya 37% dari para eksekutif global yang merasa bahwa rapat mereka menghasilkan keputusan-keputusan yang produktif dan berkualitas. Harvard Business School bahkan menyatakan bahwa 62% eksekutif menilai rapat yang mereka hadiri tidak berhasil meningkatkan kekompakan tim karena dijalankan dengan buruk. Dengan tidak efisiennya rapat, maka kerugian yang diderita oleh perusahaan Anda adalah:

  • Diskonektivitas:
    • Antara pimpinan dan anak buah sebenarnya “tidak nyambung”, akibatnya apa yang diputuskan di rapat kemudian tidak dilanjutkan di lapangan, atau berbeda sama sekali dengan yang disepakati di awal;
    • Akan sulit menemukan masalahnya bila tidak ada seorangpun memperhatikan kalau ada problem. Diskonektivitas sering membuat orang acuh-tak-acuh akan keadaan kantornya;
    • Rentang diskusi yang besar tapi tidak ada keputusan, sehingga keputusan dibuat terburu-buru atau asal-asalan, yang, akibatnya adalah keputusan yang salah;
  • Buang-buang waktu (time waster) yang merugikan dari segi produktivitas jam kerja, pola kerja, dan koordinasi kerja di business process yang seharusnya efisien. Seringkali para eksekutif menyalahkan buruknya “time management”
  • Tidak ada sense of belonging terhadap hasil rapat, yang ujung-ujungnya tidak ada sense of belonging pada perusahaan. Rapat merupakan refleksi bagaimana perusahaan dikelola.

Lalu, bagaimana membuat rapat menjadi produktif?

Pengalaman saya memfasilitasi beragam rapat dan menjadikan rapat-rapat ini efektif dan produktif ternyata memiliki beberapa kualifikasi:

  1. Indikasi rapat yang produktif adalah bahwa di akhir rapat atau setelah orang-orang selesai rapat, mereka mengatakan “Wah bagus rapatnya, produktif banget.”
  2. UBK: Undangan-Bahasan-Keputusannya tepat, artinya peserta yang diundang ke rapat adalah orang yang tepat karena ia dapat memberi kontribusi yang sangat berarti dalam diskusi dan pengambilan keputusan.
  3. Melibatkan peserta penuh. Peserta diberi kesempatan untuk terlibat dalam diskusi, penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Ada beberapa metode yang memungkinkan seluruh peserta rapat terlibat aktif bahkan sejak awal, sehingga mereka merasa bahwa waktu satu jam rapat sangat tidak terasa, namun ternyata ada keputusan dan mereka puas akan hasilnya;
  4. Waktu yang digunakan sangat optimal; karena dikelola dengan baik, maka pembahasan topik per topik dapat dilakukan dengan ringkas, melibatkan peserta dan jelas keputusan yang diambil.
  5. Metode rapat yang tepat. Metode ini menyangkut:
    1. pola menata meja dan perangkat-perangkat rapat.
    2. pola diskusi yang dilakukan.
    3. pemetaan proses rapat sehingga membantu;
    4. proses pengambilan keputusan yang tepat.

Anda juga dapat melihat video penjelasan dari Amelia Hirawan, bagaimana Anda dapat membuat rapat yang efektif dan produktif di www.sinergiaconsultant.com/membership.

Dari mana Anda bisa memulai kalau begitu?

Saya sarankan Anda memulai dari mempersiapkan rapat dengan benar. Ada beberapa tips:

  • Jawab pertanyaan: “Apakah memang issue ini perlu rapat? Atau hanya melalui pendelegasian tugas saja?”
  • Tetapkan jenis rapat yang akan dilakukan untuk issue yang akan dibahas dan diputuskan:
    • Briefing
    • Huddle
    • Presentasi
    • Rapat koordinasi
    • Rapat periodik (mingguan, bulanan)
    • Rapat pengambilan ide (ideation)
    • Rapat penyelesaian masalah (problem solving)
    • Rapat pengambilan keputusan (decision making)
  • Tetapkan topik – waktu – obyektif rapat
  • Rancang awal metode apa kira-kira yang akan Anda gunakan untuk rapat ini;
  • Undang peserta rapat yang tepat, sehingga mereka dapat memberi kontribusi dalam diskusi dan keputusan yang diambil, serta akan melakukan follow up rapat dengan tepat.

Untuk mencari tips-tips mengenai bagaimana menjadikan rapat Anda produktif, silakan baca MASTERING FACILITATION; 7 Principles & 1 Law.  Anda juga bisa berdiskusi dengan kami melalui www.sinergiaconsultant.com/kontakkami

Let’s Connect!

Sinergia Consultant



Tags

Business Owner, Professional, Victor Chandrawira


You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>