Pada dua artikel sebelumnya, kita sudah membahas mengenai mengapa bisnis wajib mempunyai standard operating procedure (SOP) dan bagaimana cara merancangnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai cara mencegah agar tidak terjadi pelanggaran standar operasional perusahaan.
Business owner, HR/HC practitioner dan professional leader, sering kali kita pusing dengan kondisi di perusahaan. SOP sudah ada, namun nasibnya hanya sebagai dokumen penghangat lemari file. Abai. Banyak pelanggaran terjadi.
Baca Juga: Cara Merancang SOP (Standard Operating Procedure) yang Tepat
Bayangkan proses penyusunannya yang begitu menguras tenaga dan pikiran. Diskusi, verifikasi dan validasi yang berulang. Uji coba bertahap, sampai finalisasi. Sangat menyita waktu dan perhatian.
Namun apa daya, seiring berjalannya waktu standar operasional perusahaan mulai diabaikan. Pelanggaran demi pelanggaran bermunculan. Kebiasaan-kebiasaan lama menjamur kembali. Lelah.
“I feel you, bro…” begitu kalimat yang saya sampaikan saat mendengar keluhan seorang sahabat beberapa waktu lalu terkait SOP yang tak berdaya.
Para Pelanggar SOP.
Karyawan dalam sebuah perusahaan biasanya nampak terpetakan dalam kelompok-kelompok. Ibarat kuadran, maka ada yang di kiri, tengah dan kanan. Kiri dan kanan adalah populasi yang minoritas. Kuadran tengah adalah populasi terbanyak. Karyawan pada umumnya, begitu bisa disebut.
Kuadran tengah sebagai populasi terbanyak adalah karyawan pada umumnya. Tidak menunjukkan hal yang spesial. Sedangkan yang ekstrim kanan dan ekstrim kiri inilah yang membutuhkan perhatian khusus.
Berdasarkan pengalaman kami, secara umum biasanya pelanggar SOP bisa dipetakan sebagai berikut:
- Ekstrem Kiri.
Ini adalah karyawan yang tidak tahu SOP. Benar tidak tahu, atau memilih tidak tahu. Bisa merupakan karyawan-karyawan baru yang belum tahu atau belum tersosialisasikan dengan baik SOP yang berlaku. Bisa pula merupakan karyawan yang memilih tidak mau tahu. Kelompok ini masuk istilahnya “ndableg” atau keras kepala. Mereka sulit konsisten pada standar yang sudah diberlakukan oleh perusahaan.
- Ekstrem Kanan.
Ini adalah kelompok karyawan yang secara umum ber-power. Power yang terlegitimasi ataupun yang tidak. Populasi ini merasa lebih powerful dari SOP, sehingga dengan sengaja melakukan pelanggaran. Power-nya digunakan untuk potong jalur atau terang-terangan melanggar, karena meyakini tidak ada yang berani untuk menegurnya.
Business owner, HR/HC practitioner dan professional leader, kedua populasi ini sebenarnya tidak terlalu banyak. Sayangnya jika tidak mendapat perhatian serius, cukup mampu mempengaruhi populasi yang mayoritas. Bagaimanapun juga pembiarannya seakan mengamini bahwa perilaku mereka adalah sebuah kebenaran. Pada akhirnya bisa diikuti oleh karyawan yang lain. Maka dari itu, Anda perlu seorang leader yang mampu mengakomodir dan mengatur dua kuadran ini. Simak lebih banyak tentang leadership di CHARISMATIC LEADERSHIP.
Upaya Mencegah Pelanggaran SOP.
Setelah memetakan populasi pelanggarnya, maka kita bisa memilih upaya untuk mencegahnya. Tidak mungkin akan dibiarkan saja pelanggaran-pelanggaran itu.
Berikut beberapa cara yang bisa dicoba untuk mencegahnya:
Komitmen Management.
Ini merupakan bagian paling penting. Management perusahaan bersama-sama dengan HR dan semua kepala departemen wajib satu suara. Bersama-sama membangun komitmen yang kuat dan mengawal pelaksanaan SOP.
Adalah hal yang aneh jika masing-masing mempunyai persepsi sendiri. Tidak sejalan dengan yang ditulis. Lebih aneh lagi jika mereka adalah bagian dari para pelanggar itu sendiri.
Sosialisasi yang Masif.
Sebagai upaya untuk mencegah ketidaktahuan, maka standar operasional perusahaan wajib disosialisasikan. Kepada karyawan baru agar tahu, kepada karyawan lama agar semakin paham. Setiap kepala departemen mengagendakan jadwal untuk melakukan sosialisasi SOP terus menerus, pun demikian pula dengan evaluasinya.
Proses sosialisasi akan lebih maksimal jika dengan berbagai sarana visual: Vidio, pamflet, poster, banner yang dipasang di tempat-tempat strategis untuk memudahkan karyawan melihat. Kami bisa membantu Anda untuk melakukan sosialisasi yang masif dengan KONTAK KAMI
Review SOP Secara Periodik.
Banyak SOP tidak dilaksanakan karena ketinggalan jaman. Sudah tidak up to date dan relevan dengan kondisi saat ini. Maka yang tertulis dalam dokumen sudah jauh berbeda dengan kondisi aktual.
Oleh karenanya perlu review SOP secara periodik. Proses review dengan melibatkan karyawan akan membuat karyawan merasa lebih memiliki, sehingga segan untuk melanggarnya.
Bentuk Internal Audit.
Banyak perusahaan masih memandang sebelah mata posisi ini. Merasa belum saatnya menggunakan dan kebingungan apa peran pentingnya.
Internal audit adalah upaya peningkatan kualitas kerja. Mereka akan melakukan review pelaksanaan pekerjaan apakah sudah sesuai SOP, menyajikan data yang dapat dipertanggungjawabkan dan menggarisbawahi pada upaya perbaikan.
Baca juga: 5 Alasan Kenapa Bisnis Anda WAJIB Punya Standar Operasional Prosedur
Bekali Leader dengan Leadership.
Para leader, baik itu kepala departemen atau kepala sub seksi sering dihadapkan pada situasi yang dilematis. Antara menjadi menjadi populis atau idealis menjalankan ketentuan yang tertulis.
Oleh karenanya membangun keyakinan pada para leader bahwa menunjukkan keteladanan dan tetap populis bisa dilakukan bersamaan. Bekali para leader anda dengan keyakinan yang kuat, leader state-nya terbangun dengan elegan. Niscaya dia akan menjadi teladan bagi karyawan. Pelajari lebih banyak tentang menjadi leader yang berkharisma di kelas CHARISMATIC LEADERSHIP.
What’s Next?
HC Practitioner, Business Owner dan Professional Leader pada prinsipnya standard operating procedure (SOP) dibuat agar tercipta pedoman kerja yang standar. Namun faktanya untuk mencapai hal itu tidak sederhana. Tantangannya banyak dan tingkat kesulitannya pun berjenjang.
Dengan mampu mengenali kuadran pelanggarnya, anda bisa memilih cara-cara penanganannya. Langkah-langkah di atas bisa dicoba sebagai upaya pencegahan pelanggaran SOP.
Bagaimanapun upaya pencegahan bukanlah sebuah tongkat ajaib yang langsung merubah situasi dalam sekejap menjadi seperti yang kita inginkan. Butuh proses dan kematangan untuk bertindak.
Namun selalu perlu diingat bahwa pencegahan tetap lebih baik daripada pengobatan. Sehingga keluhan berulang terkait pelanggaran SOP tidak akan menjadi menu wajib dalam setiap meeting tahunan.
Jika anda kesulitan menerjemahkan langkah-langkah upaya pencegahan di atas, atau ingin berdiskusi lebih lanjut terkait isu-isu pelanggaran SOP, kami siap mendampingi anda berproses. Silakan hubungi kami di https://www.sinergiagroup.id/admin
Let’s Grow!
