5 Alasan Kenapa Bisnis Anda WAJIB Punya Standar Operasional Prosedur

Banyak sekali Business Owner yang kurang mengutamakan pentingnya keberadaan standar operasional prosedur di perusahaan. Kalaupun sudah ada, terkadang implementasinya sangat jauh dari harapan. 

SOP yang Sekedar Ada

Standar operasional procedure (SOP) yang hanya sekedar dimiliki oleh perusahaan tidak akan memberikan manfaat yang signifikan terhadap proses dan alur bisnis Anda. Bukan semakin teratur dan praktis, tapi malah memberikan beban tersendiri bagi para pelaksananya. 

Atau bahkan keberadaannya bisa jadi malah makin menyulitkan mereka? Yang mana, berpotensi membuat alur proses Anda semakin rumit dan memakan waktu lama untuk bisa menerapkan tiap prosesnya. 

Bayangkan efek domino yang ditimbulkan dari tidak tepatnya proses pembuatan standar operasional tersebut, 

Sudah ada saja masih bisa berpotensi membuat rumit, bagaimana dengan yang tidak punya? 

Uniknya, ternyata banyak bisnis-bisnis yang saat ini sudah berjalan dengan baik dan aman, bahkan tanpa adanya SOP sekalipun. Mengapa bisa demikian? 

Jawaban dari misteri ini bisa Anda temukan saat bisnis Anda sudah menjadi sangat besar. Baik dari segi SDM, profit, dan ukuran perusahaan secara umum. 

Apakah SOP masih belum terlalu penting bagi Bisnis kecil-menengah?

Beberapa Business Owner yang belum terlalu mementingkan Standar Operasional Prosedur umumnya masih bisa melakukan pengawasan terhadap tim-tim yang ia pimpin. Ia masih dapat mengecek pekerjaan timnya secara berkala, sehingga prosesnya masih dapat terpantau dengan cukup baik. 

Walaupun sebenarnya, masih terdapat beberapa dampak negatif dari tidak menerapkan SOP dari awal. Tim Anda nantinya akan kesulitan untuk bekerja secara independen, dan ini akan menjadi pekerjaan yang cukup menyita waktu bagi Anda para Business Owner yang sedang mengembangkan bisnis Anda. 

Masalah sebenarnya baru akan muncul saat bisnis Anda semakin besar dan Anda semakin kesulitan untuk bisa mengontrol tim Anda satu persatu. Lalu, bagaimana cara Anda mengawal alur proses kerja mereka? 

Kenapa bisnis (sebesar apapun) wajib punya SOP? 

Menetapkan SOP adalah salah satu langkah awal yang dapat Anda ambil untuk bisa memastikan bahwa proses kerja yang ada di seluruh unit bisnis Anda berjalan secara seksama dan teratur. 

1. Menghadirkan Keteraturan  

Beberapa karyawan pasti merasa bingung saat awal baru masuk bekerja. Hal ini adalah hal yang wajar, namun bagaimana kalau ada karyawan Anda yang sudah bekerja cukup lama masih mengandalkan kehadiran Anda untuk mengecek apakah apa yang ia lakukan sudah benar atau masih salah?  

Dengan adanya SOP. Karyawan akan paham tentang bagaimana cara ia harus bertindak terkait suatu hal. Ini juga akan membantu mereka untuk bisa memprediksi cara, mempertimbangkan waktu, dan menguasai keterampilan yang dibutuhkan baginya untuk bisa berkontribusi secara optimal di perusahaan. 

SOP diharapkan menjadi awal untuk menciptakan keteraturan tim Anda dalam bekerja.

2. Hasil kerja yang lebih terprediksi

Adanya SOP akan mendekatkan Anda pada hasil akhir yang lebih tepat sasaran. dengan SOP, semua orang mengikuti prosedur standar untuk menghasilkan hasil. Ini menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan dan dirancang untuk menghasilkan hasil yang konsisten.

Jika tidak ada prosedur, mudah bagi karyawan untuk melupakan langkah-langkah penting, membuat kesalahan, dan lama kelamaan berpotensi untuk menurunkan kualitas kerjanya, karena tidak ada hasil konkrit dari apa yang ingin dicapai.

Ketika Anda memiliki SOP, Anda sudah menetapkan tentang target akhir yang hendak dicapai dari proses tersebut. Hal akan mengurangi ruang bagi tim untuk bertindak keliru.

3. Memudahkan Manajemen Karyawan

Karyawan baru dapat menggunakan SOP yang sudah dibuat untuk mempelajari hal-hal penting apa yang perlu diketahui tentang alur bisnis Anda. Mereka akan dapat memahami seberapa sering proses perlu dilakukan, apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proses kerja dari awal hingga akhir, dan bagaimana semua orang di departemen berperan dalam proses tersebut.

Intinya, SOP diperlukan sebagai panduan yang dapat membantu semua orang di perusahaan memastikan bahwa semuanya berjalan dengan benar. 

4. Menemukan kesalahan dan serta potensi pengembangan dalam prosedur

Membuat standar operasional prosedur akan memberikan Anda peluang untuk menemukan celah-celah dalam prosedur yang saat ini sedang berlaku. 

Dengan menuliskan tahapan-tahapan kerja, Anda akan lebih mudah melihat di mana Anda memiliki celah dalam melakukan sesuatu. Yang mana hal ini dapat memberikan Anda gambaran tentang bagaimana proses kerja yang efektif.

Anda akan menemukan celah-celah yang mungkin saat ini tidak Anda sadari dan mungkin menyadari bahwa Anda melupakan langkah penting dalam proses kerja tertentu.

Ada kemungkinan bahwa menuliskan langkah-langkah untuk proses orientasi karyawan (induction) Anda dapat menunjukkan bahwa Anda mengabaikan informasi penting tentang prosedur pelaksanaanya. Pelajari lebih banyak tentang ini di Modul 5: Employment Management

Maka dari itu, penting untuk melakukan review SOP secara berkala agar tetap bisa mengoptimalkan sumber daya dan teknologi yang terus berkembang.

5. Efisiensi kerja

Bayangkan bila tim Anda bingung saat ingin meminta persetujuan akan suatu hal. Sebuah proses bisa memakan waktu yang sangat lama hanya karena tim Anda bingung harus melapor ke siapa, harus melakukan follow up ke siapa, dan apa yang perlu dilakukan setelahnya.

Dalam konteks kegiatan dalam Human Capital, Anda mungkin bisa kehilangan kandidat yang potensial karena menunggu terlalu lama dalam proses konfirmasi dan persetujuan dari pihak-pihak terkait. 

Adanya SOP dapat menghilangkan banyak pertanyaan-pertanyaan dari tim yang dapat memperlambat keputusan bisnis yang penting. Ketika Anda memiliki SOP untuk tugas terpenting dalam perusahaan, maka karyawan Anda akan dengan mudah mengetahui apa-apa saja yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.

What’s Next?

Setelah mengetahui betapa pentingnya sebuah SOP dapat berdampak dalam proses bisnis perusahaan, sekarang adalah saat yang tepat bagi Anda para Business Owner dan HC Practitioner untuk membuatnya. 

Bagi Anda yang sudah memiliki SOP, tidak ada salahnya juga untuk melakukan evaluasi berkala demi meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja tim Anda.

Segera rancang SOP yang ideal dengan mengakses MODUL 1: Organizational Development Model .

Bagi Anda yang ingin berdiskusi lebih lanjut tentang pentingnya SOP, segera hubungi kami di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami 

Let’s Grow!