Haii business owner, HC practitioner, dan professional leader! Pernahkah Anda menemukan karyawan yang secara umum kompeten, tapi tetap kesulitan menjalankan tugasnya dengan optimal? Bisa jadi masalahnya bukan pada kemampuan umum mereka, tapi pada specific competency yang belum tepat.
Apa Itu Specific Competency?
Specific competency adalah kompetensi yang berkaitan langsung dengan kebutuhan teknis atau fungsional dari suatu posisi atau pekerjaan tertentu. Sederhananya, ini adalah kemampuan khusus yang dibutuhkan agar seseorang bisa berhasil dalam peran tertentu.
Contohnya? Seorang admin purchasing perlu memiliki specific competency dalam hal procurement system, vendor negotiation, hingga ketelitian dalam pengelolaan dokumen. Sementara seorang sales executive butuh kemampuan spesifik seperti negotiation skill, closing technique, dan CRM tools.
Mengapa Specific Competency Itu Penting?
1. Meningkatkan Kinerja Individu dan Tim
Ketika karyawan memiliki kompetensi yang spesifik terhadap pekerjaannya, mereka bisa bekerja lebih cepat, akurat, dan efisien.
2. Membantu dalam Proses Rekrutmen dan Promosi
Dengan memahami specific competency, HR bisa lebih tepat dalam memilih kandidat yang benar-benar siap menjalani tugas yang diberikan.
3. Mendorong Pencapaian Tujuan Bisnis
Karyawan yang tepat di posisi yang tepat akan mempercepat pencapaian target perusahaan. Ini yang kita sebut: “right people in the right seat”
Bayangkan jika Anda memiliki perusahaan manufaktur, lalu mengalami penurunan kualitas produksi selama dua bulan berturut-turut. Ketika ditelusuri, ternyata ada perekrutan baru untuk posisi supervisor produksi. Secara umum, kandidat tersebut sangat berpengalaman—lebih dari lima tahun di dunia manufaktur.
Namun, ternyata ia tidak familiar dengan sistem produksi semi-otomatis yang menjadi andalan di perusahaan Anda. Ditambah lagi, metode lean manufacturing yang sudah lama diimplementasikan juga belum ia kuasai.
Apa yang kemudian terjadi? Koordinasi tim menjadi tidak sinkron, efisiensi menurun karena banyaknya pekerjaan manual yang dilakukan tanpa panduan yang jelas, dan akhirnya pengiriman barang ke pelanggan mengalami keterlambatan. Padahal, Anda tahu orang ini sebenarnya punya potensi.
Masalah utamanya? Ia belum memiliki specific competency yang sesuai dengan kebutuhan sistem kerja perusahaan Anda. Tanpa pemahaman teknis dan pengetahuan fungsional yang relevan, perannya tidak bisa dijalankan dengan maksimal. Solusinya? Anda perlu menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk pelatihan dan pendampingan tambahan agar performanya bisa kembali sesuai harapan.
Bagaimana Cara Menyusun Specific Competency?
Membuat specific competency bukan hal yang rumit, tapi perlu ketelitian dan kolaborasi antar divisi. Berikut langkah-langkah praktisnya:
1. Analisis Pekerjaan
Telusuri apa saja tugas dan tanggung jawab dalam suatu posisi. Apa output-nya? Apa indikator keberhasilannya?
2. Identifikasi Kompetensi Teknis
Catat keterampilan, pengetahuan, dan perilaku spesifik yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
3. Validasi dengan Kinerja Nyata
Amati karyawan yang selama ini unggul di posisi tersebut. Apa saja pola atau keunggulan spesifik mereka yang mendukung performa?
4. Integrasikan ke Sistem HR
Gunakan hasil analisis specific competency sebagai referensi dalam:
- Proses rekrutmen (misalnya membuat pertanyaan wawancara berbasis kompetensi),
- Pelatihan (fokus pada skill teknis sesuai kebutuhan jabatan),
- Penilaian kinerja (bobotkan pada hasil kerja fungsional),
Promosi jabatan (pastikan kandidat siap secara kompetensi teknis).
Saat ini, penting untuk memiliki gambaran kompetensi spesifik yang dibutuhkan di setiap posisi dalam perusahaan. Pastikan juga bahwa orang-orang di posisi strategis benar-benar memiliki kemampuan khusus yang sesuai dengan tugasnya. Mengembangkan kompetensi ini melalui pelatihan dan coaching secara rutin bisa meningkatkan performa tim secara signifikan. Selain itu, evaluasi berkala terhadap proses rekrutmen perlu dilakukan agar kandidat yang dipilih memang sesuai dengan kebutuhan teknis perusahaan. Jika hal-hal ini belum dilakukan, mungkin ini saatnya untuk meninjau ulang dan memperkuat peta kompetensi di organisasi Anda.
So, What’s Next?
Specific competency bukan hanya istilah teknis dalam HR. Ini adalah alat strategis untuk memastikan setiap individu di perusahaan bisa mencapai performa maksimal sesuai dengan perannya. Kompeten secara umum itu penting, tapi kompeten secara spesifik adalah kunci utama keberhasilan kerja.
Jangan biarkan posisi strategis diisi oleh orang yang hanya “keliatan cocok”. Bangun sistem penilaian dan pengembangan yang berangkat dari specific competency agar organisasi Anda lebih siap dalam menghadapi tantangan bisnis ke depan.
Jika Anda tertarik untuk menggali lebih dalam terkait kamus kompetensi. Feel free untuk terkoneksi degan kami, karena pengelolaan SDM bukan hanya soal siapa yang pintar, tapi siapa yang tepat!
