Sebagai seorang Human Capital Coach, saya sering mendengar kebingungan dari pemilik usaha terhadap pengelolaan SDM-nya. Mulai dari disiplin kerja, produktivitas rendah, tuntutan atas kompensasi, atau justru kebingungan memberikan kompensasi yang tepat pada SDM yang berprestasi.
Nah pertanyaan yang sering timbul adalah apakah SDM Anda itu beban biaya yang patut dikurangi atau sebuah aset bagi kemajuan perusahaan?
Untuk menjawab pertanyaan itu, saya akan menceritakannya dengan sebuah ilustrasi.
Pernahkah Anda bayangkan, perusahaan atau organisasi seperti sekumpulan orang yang bersama-sama mendorong sebuah mobil dalam sebuah perjalanan. Mobil ini tadinya lancar, namun entah mengapa mobil ini tiba-tiba mogok. Mau tidak mau, mobil ini harus didorong.
Nah, apakah seluruh orang memiliki semangat yang sama ketika mendorong?
Ada beberapa orang malah masuk kembali ke dalam mobil, karena kepanasan; sementara beberapa yang lain masih berusaha mendorong.
Ada yang mengomel dan menyalahkan orang lain mengapa memilih rute perjalanan ini.
Ada pula yang tadinya bersemangat, kini sudah kelelahan membantu mendorong.
“Yang semangat yuk, dorongnya!” kata orang yang duduk di dalam mobil,
“Ayo keluarkan seluruh tenagamu! Dorong yang cepat” kata seorang lagi yang duduk di depan dan memegang setir.
“Aduh, capek nih”
“Bagaimana lagi nih? Udah mentok, gak ada tenaga lagi”
“Nyerah deh, kalau begini ceritanya”
Keluhan orang-orang yang mendorong sekuat mereka.
Apa yang Anda lakukan jika Anda dalam situasi tersebut?
[pullquote align=’right’ cite=’Howard Schultz, CEO Starbucks ‘]In life, you can blame a lot of people and you can wallow in self-pity, or you can pick yourself up and say, ‘Listen, I have to be responsible for myself.'[/pullquote]
Demikian pula jika Anda melihat perusahaan-perusahaan kelas dunia seperti Starbucks, Coca Cola, Apple, Microsoft, dan sebagainya. Mereka pun mengalami grafik naik dan turun. Hebatnya dari mereka adalah, bagaimana mereka mampu menanjak lagi setelah mobil mereka mogok?
Menjalankan sebuah perusahaan agar terus maju dan meraih kesuksesan adalah tanggung jawab dari seluruh individu yang berada di dalamnya. Apapun posisi yang sedang dijalankan, baik direktur, manajer, supervisor, staff, office boy, supir, atau satpam. Masing-masing memiliki porsi pekerjaan dan tanggung jawab yang harus dijalani dengan optimal. Apabila ada individu yang santai-santai dan tidak mengerjakan tanggung jawabnya, tentu akan menjadi beban bagi yang lain.
Nah, pertanyaannya sekarang, adalah:
Menurut Anda, berapa banyak SDM yang masih menjadi beban dalam perusahaan Anda? Dan berapa banyak yang sudah menjadi aset? Jangan-jangan porsi SDM yang menjadi beban jauh lebih banyak daripada mereka yang menjadi aset?
Bahasan saya dibawah ini adalah salah satu cara untuk merubah SDM yang saat ini sebagai beban, menjadi aset.
Mengukur Performansi Kerja
Salah satu cara untuk mengatakan seseorang itu Beban atau Aset adalah menilainya dari Key Performance indicator (KPI). KPI inilah yang menjadi alat penilaian kompetensi kerja. Prien, Goodstein, Goodstein, dan Gable (2009) meyatakan bahwa kompetensi kerja dibagi menjadi 3 aspek penting :
1. Knowledge / Pengetahuan
Didefinisikan sebagai seberapa banyak informasi-informasi yang anda ketahui secara faktual atau prosedural. Hal ini bisa dilihat dari pendidikan yang sudah Anda tempuh, baik secara formal maupun informal. Pengetahuan biasanya tidak nampak sebagai perilaku secara langsung, tapi berperan dibalik layar, mendasari perilaku Anda. Pengetahuan menjadi dasar dari keputusan-keputusan yang Anda pilih untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.
2. Skill / Ketrampilan
Didefinisikan sebagai keahlian tertentu yang Anda miliki. Aspek ini juga tidak dapat dilihat secara langsung tapi akan termanifestasi melalui penyelesaian-penyelesaian yang Anda lakukan. Contohnya: ketrampilan dalam menggunakan bahasa, guna menyampaikan pendapat atau meyakinkan orang lain untuk membeli produk atau jasa Anda; maupun seberapa mampu Anda menyampaikan ide-ide untuk menjalankan tanggung jawab pekerjaan.
3. Kompetensi / Kemampuan atau Kecakapan
Didefinisikan sebagai, kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan Anda. Lebih singkatnya bagaimana menggunakan pengetahuan yang Anda miliki dan ketrampilan secara simultan. Berbeda dengan dua aspek sebelumnya, kemampuan atau kecakapan kerja dapat dievaluasi secara langsung.
Nah, kini cara pengukurannya. Apakah Anda atau perusahaan Anda sudah memiliki Chart Analisa Pekerjaan? Jika belum Anda dapat mendownload contohnya disini. Jika Anda amati chart tersebut, Anda dapat menemukan 4 kolom dalam Job Description:
JOB DESCRIPTION | |||
|---|---|---|---|
Aktivitas Utama | Uraian Aktivitas | Frekuensi | Key Performance Indicator |
Melakukan pengelolaan SDM berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan kebutuhan perusahaan |
| Kuartal Sesuai Kebutuhan | Ketersediaan SDM tercapai 100% dalam waktu tidak lebih dari 3 bulan sejak keluarnya form permintahaan penambahan SDM |
Melakukan pengelolaan terhadap program remunerasi SDM |
| Controlling Bulanan – Evaluasi besar tahunan | Kepuasan kerja karyawan min. 90% - yang diukur dalam survey di akhir tahun fiskal. |
Apa yang Anda pikirkan saat melihat kolom keempat? Beberapa diantara Anda pastinya sudah memiliki Key Performance Indicator sebagai skala pengukuran sebuah pekerjaan. KPI adalah kuncinya. Jika seseorang berhasil memenuhi KPI yang tertulis dalam bidang pekerjaannya, maka ia dinilai sudah menjadi ASET perusahaan. KPI disusun mengacu pada hasil yang diharapkan
Penyusunan KPI memang bukan pekerjaan yang mudah, karena jika KPI memiliki standar lebih rendah dari performansi yang diharapkan, justru dapat menggiring SDM pada kebiasaan kerja yang kurang optimal. Namun jika KPI memiliki standar jauh lebih tinggi dari kompetensi SDM, dapat berisiko kelelahan kerja. Maka ibarat resep masakan, KPI ini adalah ukuran bahan-bahannya. Harus pas! Coba Anda diskusikan dengan tim Anda, 5 manfaat utama KPI ini, sudahkah terjadi dalam perusahaan Anda?
- KPI membantu SDM dan Manager melihat keseluruhan target pencapaian perusahaan.
Setiap SDM di perusahaan kita pastilah memiliki tujuan hidup masing-masing. Ibaratnya mobil tadi, perusahaan adalah kendaraan bagi setiap SDM yang ada di dalamnya untuk dapat mencapai tujuan. Peran KPI disini adalah sebagai jembatan atas target pribadi agar dapat selaras dengan tujuan perusahaan – sehingga SDM dapat termotivasi dalam bekerja. - Menciptakan tanggung jawab SDM atas tugas dan tanggung jawabnya.
Dalam organisasi yang melibatkan makin banyak orang, pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kompetensi masing-masing pribadi adalah penting. Dengan proses kerja yang sistematis dan tepat bagi setiap SDM, akan mempercepat tercapainya tujuan. - Pimpinan dapat dengan mudah memantau perkembangan setiap SDM karena sudah ada panduannya. Hal ini juga dapat digunakan sebagai materi coaching untuk menjaga performansi kerja. KPI yang sifatnya detail dan mengandung parameter waktu akan memudahkan setiap SDM untuk dapat menilai pencapaian kerja SDM yang lain.
- Menciptakan keterbukaan dan komunikasi yang berorientasi pada pencapaian hasil.
Dengan adanya KPI, setiap SDM di dalam perusahaan itu sebenarnya bisa saling mengetahui pekerjaan divisi lain. Keterbukaan ini dapat menjadi fungsi kontrol bagi semua departemen. Tidak ada lagi divisi yang bisa beralasan macam-macam karena target tugas dan tanggung jawabnya sudah diberikan. - KPI dapat menjadi acuan dalam menentukan kenaikan jabatan, kompensasi tunjangan, maupun konsekuensi jika KPI-nya tidak terpenuhi.
Kini dapatkah Anda bayangkan, apa yang terjadi saat kita menerapkan KPI di setiap divisi secara tepat? Ya, dengan mudah kita dapat langsung menilai apakah seseorang menjadi beban atau aset. Tentunya yang tidak memenuhi KPI, dia bisa dipastikan sedang menjadi beban bagi divisi atau SDM lainnya. Namun dengan pemenuhan KPI ini, dapat dipastikan bahwa setiap SDM memiliki kontribusi terhadap perusahaan maupun dirinya sendiri.
Setelah membaca uraian di atas, apa yang Anda refleksikan terhadap kondisi SDM Anda?
Semua SDM sudah dapat Anda pastikan sebagai Aset?
Selamat, Anda memiliki SDM yang siap bekerja sama dengan Anda, karena mereka bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, Keep It Up!
Masih banyak SDM Anda jadi Beban?
Anda harus khawatir, Anda perlu mengaji ulang peran mereka saat ini. Apakah mereka masih dapat dikembangkan kompetensinya, atau memang ia sungguh hanya menjadi beban saja? Atau malah mungkin Anda belum secara optimal melakukan pengembangan SDM di perusahaan Anda?
Dapatkan All-in-One Job Analysis ini untuk membantu Anda menyusun KPI di perusahaan Anda, GRATIS!!
Kami biasa berbagi cara pembuatan All-in-One job Analysis ini dalam kelas Strategic Assessment and Development Management di sini!
Saya mengibaratkan perusahaan atau organisasi seperti sekumpulan orang yang bersama-sama mendorong sebuah mobil dalam sebuah perjalanan. Mobil ini tadinya lancar, namun entah mengapa mobil ini tiba-tiba mogok. Mau tidak mau, mobil ini harus didorong.