Halo Business Owner, HC Practitioner dan Profesional Leader! Berjumpa lagi dengan saya Wisnu Ardhi, Human Capital Coach di Sinergia Consultant. Menjelang akhir tahun, banyak perusahaan mulai disibukkan dengan evaluasi pencapaian sekaligus persiapan target untuk tahun berikutnya melalui Raker (Rapat Kerja).
Rapat kerja tahunan sering terasa seperti agenda yang bisa ditunda ketika operasional sedang padat. Tetapi masih harus menyelesaikan masalah yang sama sepanjang tahun? Bagi seorang business owner, pertanyaan ini bisa terasa lebih berat daripada melihat target yang belum tercapai. Anda sudah menambah orang, memberikan arahan, bahkan turun langsung ke lapangan. Namun, bisnis masih bergantung pada kehadiran Anda untuk mengambil hampir setiap keputusan.
Bayangkan kisah ilustratif berikut. Arman, pemilik perusahaan distribusi, menatap laporan penjualan ketika kantor mulai sepi. Omzet bertambah, tetapi keuntungan tidak mengikuti harapannya. Keluhan pelanggan meningkat, biaya lembur membengkak, dan beberapa supervisor kembali meminta keputusan untuk persoalan yang pernah dibahas. Di rumah, keluarganya sudah menunggu. Ia menutup laptop, tetapi pikirannya masih tertinggal di kantor.
Selama dua tahun terakhir, Arman meniadakan rapat kerja tahunan aRaker. Menurut Arman, kegiatan itu akan mengurangi waktu berjualan. Timnya sudah lama bekerja bersama dan dianggap memahami keinginannya. Ketika tahun berganti, ia cukup meminta para kepala divisi meningkatkan hasil. Persoalannya, setiap divisi menerjemahkan permintaan itu dengan caranya sendiri.
Harga dari Arah yang Tidak Disepakati
Di perusahaan Arman, tim sales mengejar volume penjualan dengan menawarkan potongan harga dan pengiriman lebih cepat. Tim gudang berusaha menekan biaya sehingga membatasi lembur. Bagian keuangan memperketat kredit pelanggan untuk menjaga kas. Setiap kepala divisi merasa sedang melakukan hal yang benar. Ketika pesanan terlambat terkirim, mereka justru saling menyalahkan.
Bagi Anda sebagai business owner, situasi seperti ini menyita energi. Anda ingin memikirkan pertumbuhan bisnis, tetapi waktu habis untuk menengahi konflik. Karyawan juga kelelahan karena prioritas terasa berubah setiap kali menerima instruksi dari pihak yang berbeda. Mereka sibuk, tetapi belum tentu mengerjakan hal yang paling dibutuhkan perusahaan.
Suatu pagi Rina, seorang manajer HC membawa catatan keluhan supervisor ke ruang Arman. Percakapan mereka membuka persoalan yang selama ini tertutup oleh kesibukan operasional.
Arman : “Saya sudah berkali – kali meminta semua divisi mengejar target. Mengapa hasilnya masih seperti ini?”
Rina : “Boleh saya memastikan satu hal? Ketika Bapak mengatakan mengejar target, apakah semua kepala divisi memahami prioritas yang sama?”
Arman : “Tentu saja. Penjualan naik, biaya turun, pelanggan puas.”
Rina : “Kalau sales menjanjikan pengiriman besok, tetapi gudang sedang membatasi lembur, keputusan mana yang harus mereka dahulukan? Apakah kita sudah membahas kasus itu?.”
Arman terdiam. Ia teringat percakapan singkat di grup kerja yang selama ini ia menganggap cukup sebagai arahan.
Arman : “Jadi, mereka belum memahami yang saya inginkan?”
Rina : “Sebagian sudah, tetapi PEMAHAMANNYA BELUM SAMA. Kita perlu membahas data bersama, MENENTUKAN PRIORITAS, lalu menjelaskan PERAN SETIAP TIM.”
Percakapan itu mengusik pikiran Arman. Ia merasa selama ini sudah menjelaskan banyak hal. Sekarang mulai melihat bahwa pesan yang disampaikan belum tentu menjadi pemahaman bersama. Kekecewaannya terhadap tim perlahan berubah menjadi pertanyaan tentang cara ia memimpin.
Risiko Melewatkan Rapat Kerja Tahunan
Tidak mengadakan Raker bukan berarti perusahaan pasti gagal. Sebagian perusahaan memiliki proses perencanaan lain yang berjalan baik. Namun, ketika tidak ada forum pengganti untuk meninjau kinerja, menyelaraskan keputusan, dan membagi tanggung jawab, risiko salah arah menjadi lebih besar. Nama kegiatannya dapat berbeda; kebutuhan menyepakati arah tetap harus dipenuhi.
Rapat kerja tahunan memberi Anda kesempatan untuk meninjau performa bisnis, mengoordinasikan target tahun berikutnya, dan membangun keterlibatan tim. Ketiga fungsi ini juga disoroti dalam video Raker dari Sinergia Consultant. Susun proses rapat kerja tahunan terdiri dalam tiga tahap yang saling terhubung: Pra Raker, Raker, dan Kick Off.
Pra Raker
Menjalankan Pra Raker menjadi kesempatan untuk meninjau pencapaian omzet, hasil KPI setiap divisi, serta memperkirakan pencapaian hingga akhir tahun. Bagi seorang business owner, proses ini mungkin menghadirkan rasa bangga sekaligus kecewa. Namun, melalui evaluasi tersebut, Anda dapat memahami bagian yang sudah berkembang dan persoalan yang masih membutuhkan perhatian.
Setelah kondisi bisnis dipahami, Pra Raker menjadi ruang bagi Anda untuk memperkenalkan arah dan sasaran tahun berikutnya. Materi Pra Raker menekankan penyelarasan tujuan, omzet, KPI, dan Balanced Scorecard agar setiap divisi memahami kontribusinya terhadap perusahaan. Misalnya, ketika Anda ingin meningkatkan pendapatan dari pelanggan lama, tim sales perlu menyiapkan pendekatan penjualan, operasional perlu menjaga kualitas layanan, dan HC perlu memetakan kemampuan yang harus diperkuat. Dengan begitu, setiap divisi datang ke Raker dengan usulan yang saling mendukung.
Raker
Berangkat dari kesadaran Arman bahwa setiap divisi perlu memahami arah yang sama, Raker menjadi ruang untuk merefleksikan pencapaian dan menyepakati prioritas perusahaan. Pada hari pertama, peserta diajak melihat kembali keberhasilan tahun berjalan, memahami arahan perusahaan, serta mempresentasikan KPI setiap departemen. Contoh tema yang pernah ada di Sinergia Consultant adalah “SMASH! Your Energy”, pembahasan berfokus untuk menyatukan energi agar dapat bertumbuh bersama pada tahun selanjutnya. Dengan semangat yang sama harapannya dapat membawa semangat yang sama untuk mencapai target tahun selanjutnya. Selain presentasi dari setiap divisi, banyak rangkaian kegiatan lain yang dapat dimasukkan dalam rangkaian kegiatan Raker.
Kick Off
Melalui Kick Off business owner mendapatkan untuk menyampaikan ke tim bahwa KPI yang sudah mereka buat sudah bisa dijalankan untuk pencapaian target ditahun selanjutnya. Selain itu dalam kegiatan Kick Off bisa juga menjadi ruang business owner dalam memberikan bonus tahunan kepada Anda & ruang selebrasi dengan tim Anda karena sudah melewati proses sepanjangan tahun yang up & down tetapi tetap berproses bersama.
Menyongsong selanjutnya, jadikan rapat kerja tahunan sebagai kesempatan untuk menyatukan arah bersama tim. Pra Raker membantu Anda memahami kondisi bisnis. Raker mengubah temuan menjadi keputusan. Kick Off menjadi tempat untuk meresmikan KPI & bounding bersama tim.
Jika Anda ingin menerjemahkan target Raker menjadi KPI yang jelas dan terukur, diskusikan kebutuhan perusahaan Anda bersama Sinergia Consultant melalui KPI Intensive Program. Untuk Anda yang membutuhkan pendampingan dalam menyusun rencana bersama owner atau leader, HCA Private Mentoring dapat menjadi pilihan. Mulailah dari tantangan bisnis Anda agar pembahasan berfokus pada kebutuhan yang paling mendesak. Let’s Connect!
