[pullquote align=”normal”]“Berurusan dengan dept HC (Human Capital), pasti ujung-ujungnya duit, hanya jadi biaya saja, tidak nambahi malah mengurangi profit”, celetukan seorang bos di sebuah perusahaan. [/pullquote]
Celetukan semacam itu mungkin terkesan “agak kasar” bagi Human Capital Practitioner yang mendengarnya, padahal sebetulnya banyak cara yang bisa dilakukan untuk menunjukkan bahwa uang yang telah dikeluarkan oleh perusahaan sebenarnya dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan itu sendiri.
Dalam meningkatkan profit, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, salah satunya adalah mengurangi cost atau beban biaya yang ada, meskipun dalam pelaksanaannya tetap harus berpegangan pada berbagai peraturan yang ada.
Dan sebenarnya ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh Human Capital Practitioner untuk mengurangi Cost di dept. HC, mari coba kita telusuri.
#1 Rekrutmen
Human Capital Practitioner, pernahkah tiba-tiba dimintai untuk memenuhi kebutuhan karyawan di sebuah Dept dalam perusahaan Anda dalam waktu singkat?
Umumnya yang dilakukan adalah segera memasang iklan di media massa, portal-portal lowongan pekerjaan dan lain sebagainya. Apakah ini salah? Tentu tidak. Tapi biasanya membutuhkan biaya (besar) untuk melakukannya. Belum lagi efektivitasnya masih patut dipertanyakan, berapa banyak kandidat qualified yang akan mengirim lamaran?
Setelah mendapatkan kandidat karyawan pun, masih ada proses seleksi yang dilakukan dalam waktu yang terbatas dengan berbagai tes yang ada, yang dapat menyita waktu dan tenaga Human Capital practitioner, dan terkadang malah menghasilkan kandidat yang tidak sesuai permintaan. Akhirnya segala biaya yang telah keluar menjadi sia-sia.
Anda dapat mencoba untuk mengembangkan bank data kandidat karyawan. Hal ini dapat dilakukan oleh setiap Human Capital Practitioner yang bertugas di bagian rekrutmen, dengan mengikuti berbagai kegiatan job fair baik yang gratis, atau yang berbiaya murah, sebelum permintaan itu muncul. Lalu lakukan proses seleksi secara berkala sehingga proses dapat dilakukan secara baik dan menghasilkan kandidat yang baik pula.
#2 Mengukur Beban Kerja Karyawan
ketika organisasi semakin berkembang, umumnya ada permintaan tambahan orang untuk melakukan pekerjaan yang juga semakin berkembang. Dalam titik ini, peran Human Capital Practitioner sangatlah krusial untuk menganalisa kebutuhan riil yang ada. Apakah memang sudah waktunya menambah personil baru, ataukah hanya cukup melakukan kebijakan overtime bagi SDM tertentu. Meskipun overtime mengandung biaya juga, tapi mungkin saja biaya yang harus dikeluarkan akan lebih kecil dibandingkan dengan menambah personil baru.
Lalu pertanyaannya siapa yang harus menjalankan overtime tersebut?
sebelum menunjuk SDM yang ada baiknya kita melakukan work load analysis terlebih dahulu, sehingga SDM yang sudah ada saat ini, benar-benar memberikan kontribusi optimal bagi peningkatan profit perusahaan
#3 Job Desc dalam Struktur Organisasi
Sudah punya analisa jabatan untuk semua posisi SDM dalam struktur organisasi?
Analisa Jabatan, salah satunya akan menghasilkan Job Description bagi setiap SDM yang ada, dimana kita dapat mengatur siapa yang mengerjakan apa, uraiannya seperti apa, target kerja dan hasil yang diharapkan seperti apa.
Pertanyaannya berlanjut, yakin bahwa tidak ada tumpang tindih pekerjaan di antara para SDM yang ada? Bila suatu saat kita menjumpai 2 orang mengerjakan hal yang sama, atau bahkan tidak ada yang mengerjakan hal tersebut sama sekali, maka patut diduga bahwa Job Description yang berjalan di perusahaan Anda merupakan sumber berkurangnya profit perusahaan. Lho kok bisa? Karena artinya kita memberi upah kepada 2 orang yang berbeda posisinya, tapi tumpang tindih mengerjakan 1 hal yang sama.
Langkah yang dapat Anda lakukan sebagai Human Capital Practitioner, coba cek ulang semua job desc yang ada, pastikan bahwa semua posisi SDM memang tidak ada yang tumpang tindih pekerjaannya. Dengan job description yang tersusun rapi mampu meningkatkan perkembangan profit yang lebih bagi perusahaan Anda.
#4 Upah
Perusahan dalam melakukan aktivitas sehari-hari, tentu ada pengeluaran perusahaan yang bersifat operasional. Karena memang pada akhirnya, SDM yang bekerja di perusahaan digerakkan oleh kebutuhan mendapatkan uang untuk memenuhi segala kebutuhan hidupnya. Umumnya SDM akan mendapatkan upah yang utuh pada waktu pembayarannya, meskipun ada beberapa hal yang bisa memotong pendapatannya tersebut, seperti denda keterlambatan, lupa absen, kondisi sakit tanpa surat dokter, dan masih banyak lainnya.
Umumya, hal seperti ini sudah diatur dalam Compensation & Benefit Management dalam perusahaan. Dalam hal ini pengelolaan pembayaran SDM dilakukan oleh Human Capital Practitioner. Langkah yang dapat dilakukan oleh Human Capital Practitoner yaitu, memastikan bahwa upah setiap SDM diberikan sesuai kondisi data presensi masing-masing. Ketika SDM tidak bekerja, artinya mereka tidak berkontribusi optimal kepada perusahaan sehingga Upah SDM bisa dipotong, sesuai dengan peraturan yang ada tentunya. Atau perlunya kebijakan lain soal upah ini seperti menghentikan pemberian hadiah yang kurang produktif, dll.
#5 Validasi Data
Human Capital Practitioner pasti sudah mengetahui, bahwa pekerjaan di dept HC sangatlah membutuhkan ketelitian yang akurat atas data yang ada dan akan dikelola. Misalnya, Human Capital Practitioner umumnya berperan besar dalam pengurusan proses pendaftaran ataupun saat terjadi klaim jaminan sosial, penggajian, dan absensi kayawan terkadang terjadi miss-data. Dalam hal ini ada beberapa kemungkinan juga data yang diberikan tidak tepat atau hanya salah tulis/ ketik sehingga tidak sesuai dengan dokumen resmi yang ada, meskipun tak jarang kesalahan juga terjadi dari pihak provider. Nah apakah hal tersebut itu sering terjadi di perusahaan Anda?
Menghasilkan data yang valid Human Capital Practitioner memerlukan kompetensi dan membutuhan waktu untuk menyelesaikannya. Misalnya saja, dalam menyelesaikan klaim jaminan sosial (BPJS) Human Capital Practitioner perlu melakukan pengecekan data agar data yang dipersiapkan lengkap. Apabila data yang dihasilkan kurang perlu waktu lebih untuk menyelesaikannya. Seharusnya waktu lebih itu dapat dialokasikan ke dalam pekerjaan lain yang lebih produktif sehingga mampu meningkatkan profit perusahaan.
Sebagai Human Capital Practitioner biasakan data yang kita siapkan atau yang kita terima adalah data yang valid, sehingga Human Capital Practitioner dapat mempersingkat waktu dalam melakukan pekerjaan.
#6 Perlengkapan Kerja
Hal ini terkesan sederhana karena selain menjadi hak SDM juga menjadi kewajiban perusahaan untuk melengkapi SDM dengan berbagai peralatan dan perlengkapan yang mendukung pekerjaan. Sebagai seorang Human Capital Practitioner pernahkah Anda berhitung sebenarnya berapa biaya yang dikeluarkan untuk satu orang SDM terkait peralatan dan perlengkapan kerja? Sudah tahu masa penyusutan barang-barang tersebut?
Perlengkapan kerja yang diberikan oleh perusahaan biasanya diklasifikasikan sesuai dengan jabatan SDM. Perbedaan sesuai jabatan itu seperti manajer yang mendapatkan fasilitas laptop, HP, Mobil, dll sebagai fasilitas kerja yang dapat mereka gunakan. Tetapi ada beberapa jabatan yang tidak mendapatkan hal yang sama karena perbedaan posisi. Perlengkapan kerja yang didapatkan seperti ATK itu adalah perlengkapan kerja yang semua karyawan mendapatkannya. Dalam hal ini seorang Human Capital Practitioner yang mengelola fasilitas – fasilitas tambahan apa yang didapatkan karyawan.
Human Capital Practitioner dapat membuat sebuah Standard Operation Procedur pengelolaan peralatan dan perlengkapan barang-barang yang digunakan SDM, termasuk masa pakai/ penyusutannya, besaran uang pengganti atau bahkan denda ketika barang yang ada ternyata rusak atau hilang.
#7 Penggunaan Teknologi
Disadari atau tidak, banyak sekali paper work di dept HC yang harus dilakukan oleh Human Capital Practitioner. Misalnya saja, paper work di dept HC ini dilakukan pada saat melakukan print PKWT, psikotes atau asesmen, cetak gaji, dll. Ketika perkembangan zaman sudah semakin maju, banyak pekerjaan tersebut cukup dilakukan melalui penggunaan teknologi informasi. Hal ini dirasa dapat menghemat kertas yang harganya juga semakin meningkat terus, serta membutuhkan tempat penyimpanan dokumentasi yang menghabiskan tempat di kantor. Memang diakui, perpindahan dari kertas ke teknologi informasi membutuhkan biaya yang relatif besar, tetapi sebenarnya hal ini dengan mudah dihitung sebagai penghematan biaya dalam kurun waktu tertentu.
Ketika masih banyak menggunakan kertas, umumnya kita membutuhkan beberapa SDM yang mengerjakan berbagai hal. Tetapi ketika menggunakan teknologi informasi, maka kebutuhan SDM dapat dikurangi dan dialihkan ke bagian lain yang membutuhkan, karena pekerjaannya sudah dilakukan oleh bantuan teknologi, dengan akurasi data yang lebih baik tentunya. Program yang dapat membantu Human Capital Practitioner biasa dikenal dengan HRIS atau Human Resource Information System.
Nah itu merupakan beberapa cara yang dapat dilakukan oleh Human Capital Practitioner untuk membantu meningkatkan profit di perusahaan Anda masing – masing.
Sudah terbayang bukan hal apa yang akan dilakukan pertama di perusahaan Anda? Apabila Anda memerlukan informasi yang lebih terhadap langkah – langkah menjalankan program – program tersebut maka Anda dapat membacanya di buku Human Capital ARTchitect untuk lebih lengkapnya.
Namun saat Anda lebih suka mempelajarinya melalui video-video pembelajaran, anda dapat mengikuti pembelajaran Online dengan memperoleh aksesnya di Human Capital ARTchitect Membership.
LET’S CONNECT!