4 Hal Wajib Dalam Mengelola Database Karyawan di Human Capital

By Naufal Fathanah Apa yang ada di pikiran Anda saat mendengar kata database? Lalu apa pentingnya sebuah database untuk karyawan? Bagaimana bisa sebuah database karyawan dapat membuat kinerja HC menjadi lebih efektif dan efisien? Pertanyaan ini sering dilontarkan oleh tim kami untuk memicu para HC Practitioner dan Business Owner untuk mulai mempertimbangkan dalam memiliki dan mengembangkan sebuah sistem database untuk karyawan di perusahaan mereka. Beberapa HC belum sadar akan pentingnya suatu ruang khusus yang berisikan data karyawan. Padahal, penggunaan database karyawan dalam pengelolaan data sangat diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas kinerja tiap divisi. Apabila digunakan dengan cermat, sistem database karyawan juga dapat menjadi penopang dan elemen pendukung dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan Anda. Untuk perusahaan dengan skala kecil yang karyawannya belum terlalu banyak, mungkin Anda masih belum mempertimbangkan untuk memiliki sistem database karyawan, karena bisa jadi Anda beranggapan bahwa seluruh karyawan masih dapat dipantau dan dokumen serta data-data penting karyawan masih dapat disimpan dan dikumpulkan secara manual. Tapi, apabila Anda sebagai Business Owner atau HC practitioner ingin perusahaan Anda melejit dan berkembang pesat, Anda harus mulai mempersiapkan diri untuk mempelajari dan mengoptimalkan penggunaan database karyawan untuk perusahaan Anda. Karena seiring berjalanya waktu, Anda pasti ingin perusahaan Anda dihuni oleh banyak karyawan dengan talenta dan kompetensi yang mumpuni, sehingga dibutuhkan pula sebuah sistem database yang mampu mempermudah Anda dalam mengelola data karyawan-karyawan hebat Anda (segera akses Premium Assessment Bundles untuk memudahkan Anda mendapatkan karyawan hebat). Beberapa Business Owner terkadang cukup kesulitan untuk mengelola data-data yang dimiliki karyawan. Dengan jumlah karyawan yang sangat banyak, tentunya diperlukan suatu ruangan khusus untuk mengelola data-data mereka. Perlu diketahui bahwa dengan adanya database karyawan, Anda dapat dengan mudah dan cepat mengakses data-data karyawan yang Anda perlukan, seperti usia, keluarga, dan job description. Hal ini dapat memudahkan Anda dalam membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan HC, seperti pemberian compensation and benefit, tunjangan keluarga, tunjangan pribadi, serta kegiatan evaluasi mengenai performa dan kinerja dari karyawan yang bersangkutan. Tidak hanya itu, penggunaan database karyawan juga memudahkan Anda dalam proses administrasi. Karena semua data karyawan sudah terpusat pada satu sumber, maka akan mengurangi terjadinya kesalahan seperti data ganda dan inkonsistensi data. proses pembaharuan data pun akan berjalan dengan mudah. Maka dari itu, penting bagi HC Practitioner untuk bisa mengelola database karyawan dengan baik. Pada artikel ini, kita akan membahas mengenai tips-tips pengelolaan data karyawan yang bisa Anda terapkan di perusahaan Anda. Terlepas dari berapa banyaknya jumlah karyawan yang ada di perusahaan Anda, tips ini bisa menjadi pertimbangan untuk Anda dalam mengelola database karyawan. Karena seperti yang kita tahu, database adalah suatu kumpulan data yang terhubung dan dapat diakses dengan mudah, maka dalam penerapanya harus memerlukan seorang administrator handal yang mampu mewujudkan arti sesungguhnya dari database, yaitu keterhubungan dan kemudahan akses. Untuk mampu mewujudkan hal tersebut, mari kita simak 4 hal wajib berikut:

1. Manfaatkan sumber daya yang dimiliki

Business Owner dan HC Practitioner tentu sudah familiar dengan berbagai macam perangkat lunak yang dapat digunakan untuk mengelola database karyawan, seperti human resources information system (HRIS). Dengan perangkat lunak tersebut, Anda dapat dengan mudah melakukan perubahan dan modifikasi data sesuai kebutuhan. Penggunaan HRIS pun banyak dipertimbangkan oleh para HC Practitioner dikarenakan fasilitas dan fitur yang ditawarkan sangat membantu mereka dalam mengelola database karyawan. Dengan beragam menu dan pilihan yang ditawarkan oleh suatu perangkat lunak, maka HC dapat beradaptasi dengan cepat apabila ingin meningkatkan atau merubah metode pengumpulan data karyawan. Intinya, Anda mendapatkan kepraktisan dan efisiensi lebih dengan menggunakan perangkat lunak. Namun, apakah Anda para HC practitioner wajib menggunakan perangkat lunak untuk mengelola database karyawan? Beberapa perusahaan yang baru dalam memulai bisnis terkadang lebih memprioritaskan untuk mengalokasikan dana perusahaan untuk sektor-sektor lain. Hal ini dikarenakan mereka belum memiliki banyak karyawan, sehingga mereka belum memprioritaskan penggunaan perangkat lunak untuk mengelola database karyawan mereka. Anda dapat menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet untuk mengelola database karyawan Anda. Walaupun butuh penyesuaian dan beberapa formula tertentu, perangkat lunak ini masih sangat bisa membantu Anda untuk mengelola database karyawan. Hanya saja, Anda perlu memiliki administrator yang handal di bidang spreadsheet untuk bisa menyatukan beberapa formula dan mengintegrasikannya ke dalam sistem database yang akan Anda buat. Perangkat lunak ini masih aman digunakan apabila jumlah karyawan Anda masih tergolong sedikit. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 sangat disarankan untuk menggunakan perangkat lunak khusus, karena proses pengelolaan data akan lebih rumit dan dipenuhi keterbatasan apabila Anda menggunakan spreadsheet (walaupun bukan hal yang mustahil untuk Anda lakukan). Maka dari itu, Anda perlu bisa memaksimalkan sumber daya yang Anda miliki saat ini. Banyak perangkat lunak dan tools yang bisa Anda gunakan, tetapi Anda juga perlu tahu cara menggunakan hal tersebut dengan maksimal. Sehingga Anda dapat mengoptimalkan penggunaannya, terlepas dari perangkat lunak apa yang Anda pilih untuk gunakan.

2. Kumpulkan data yang relevan untuk manajemen database

Anda perlu memperhatikan data apa yang Anda butuhkan dari suatu karyawan. Hal ini akan memudahkan Anda terkait dengan pemberian tunjangan, bonus, dan evaluasi kinerja karyawan. Mungkin saja Anda membutuhkan data keluarga seperti data anak dan istri untuk keperluan pemberian tunjangan sekolah. Atau, Anda mungkin akan membutuhkan data alamat karyawan untuk menentukan tunjangan transportasi (konsultasikan kendala remunerasi perusahaan Anda melalui HCA Online Mentoring Program). Dengan banyaknya data yang bisa Anda miliki dari karyawan, Anda perlu memetakan dan memilih data mana yang perlu Anda gunakan. Karena pastinya Anda tidak perlu menggunakan data yang tidak relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Umumnya, HC akan memerlukan data tambahan seperti berikut:

1. Usia, tanggal karyawan mulai bekerja, dan pendidikan untuk kemudahan pengelolaan SSU dan gaji karyawan.
2. Riwayat sakit untuk memudahkan pengambilan keputusan terkait tunjangan kesehatan, asuransi, dan kompensasi.
3. Job description untuk memudahkan HC dan supervisor dalam memberikan evaluasi kinerja dan penerapan manpower planning, dan juga bisa Anda gunakan untuk analisa beban kerja. Selain itu, job description juga dapat digunakan untuk menetapkan tunjangan dan fasilitas karyawan.
4. Data keluarga untuk kebutuhan tunjangan sekolah anak dan fasilitas tambahan lain.
5. Data rekening bank untuk kemudahan penggajian
6. Jatah Cuti yang masih berlaku, untuk memudahkan pemberian izin cuti pada karyawan.

Perlu diperhatikan bahwa tiap perusahaan memiliki kebutuhan data yang berbeda – beda. Kita tidak bisa meratakan kebutuhan data antar satu perusahaan dengan perusahaan lain. Beberapa data karyawan mungkin tidak diperlukan di satu perusahaan tertentu, tetapi di perusahaan lain akan sangat diperlukan. Pada intinya, data yang ada pada database karyawan harus mampu membantu HC dalam membuat keputusan. Dengan adanya data tersebut, HC akan lebih mudah untuk memberikan keputusan dan membuat pertimbangan yang berhubungan dengan HC seperti: perencanaan rekrutmen, program pelatihan, kurikulum pembelajaran, dan penggajian (bisa Anda konsultasikan kepada kami disini). Anda juga perlu mengintegrasikan data-data yang Anda miliki, sehingga proses pembaharuan data dapat berjalan secara otomatis.

3. Utamakan Keamanan Data

Di era modern saat ini dimana teknologi sudah sangat mudah untuk diakses, kita perlu ekstra hati-hati saat menggunakan perangkat lunak yang terhubung secara digital. Pencurian dan penyalahgunaan data merupakan hal yang sudah umum terjadi saat ini. Anda pastinya sudah sering mendengar berita tersebut bukan? Tentunya Anda menginginkan data-data karyawan Anda tetap aman dan tidak disalahgunakan oleh orang lain. Maka dari itu, Anda perlu memberikan perhatian ekstra dalam hal keamanan saat mengelola database karyawan. Pastikan bahwa Anda memberikan kepercayaan Administrator untuk melakukan tugasnya dengan integritas tinggi, karena keamanan data tidak hanya penting untuk karyawan, tetapi juga penting untuk nama baik perusahaan. Untuk itu, Anda perlu membatasi akses database karyawan. Hanya pihak tertentu yang memiliki kewenangan dan kepentingan akan database karyawan itu saja yang diberikan izin untuk akses. HC Practitioner juga perlu melatih karyawan dan memberikan pengetahuan kepada mereka mengenai pentingnya keamanan database karyawan ini, sehingga muncul kepekaan dan kewaspadaan bersama mengenai keamanan data. Intinya, penting bagi HC untuk mampu memiliki tim yang ahli dalam mengelola database karyawan (konsultasikan kebutuhan karyawan Anda disini).

4. Selalu perhatikan peraturan dan undang-undang terbaru

Anda sebagai HC perlu memastikan bahwa data dan kebijakan yang Anda buat selaras dengan aturan terbaru yang dibuat oleh pemerintah. Anda perlu memperhatikan pajak penghasilan, iuran asuransi resmi BPJS, jam kerja, dan jam lembur yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Selalu amati peraturan perundang-undangan terbaru dan selalu perbarui sistem database karyawan Anda secara berkala. Pada akhirnya, secanggih apapun sistem database karyawan yang Anda miliki, Anda harus mampu mengoperasikannya dengan optimal, sehingga memudahkan proses pertimbangan dalam pengambilan keputusan HC. Tidak lupa juga, Anda perlu terus melakukan update terhadap data yang Anda miliki agar data yang disimpan pun valid serta bermanfaat! Apabila Anda masih memiliki pertanyaan terkait dengan pengelolaan database karyawan, silahkan  berdiskusi dengan kami melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami Let’s Connect!