Sudah lengkapkah komponen penilaian kinerja atau performance appraisal di perusahaan Anda? Berikut adalah 3 komponen yang harus menjadi prioritas utama Anda saat melakukan penilaian kinerja di perusahaan.
Halo Business Owner dan HC Practitioner. Membuat sebuah sistem penilaian kinerja (atau yang biasa disebut dengan penilaian kinerja) bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah.
Banyak pertimbangan, pandangan, dan beberapa hal penting lainnya yang seringkali membuat HC Practitioner kebingungan harus mulai dari mana. Termasuk banyaknya divisi kerja, spesialisasi kerja, dan bidang – bidang kerja lain yang juga perlu Anda perhatikan dalam menyusun sebuah sistem penilaian kinerja.
Rancangan penilaian kinerja yang Anda buat untuk perusahaan tentunya akan berdampak kepada arah dan tujuan jangka panjang perusahaan.Seringkali masih terdapat beberapa HC Practitioner yang kebingungan tentang apa saja yang harus disertakan dalam dokumen penilaian kinerja.
Tidak jarang juga ditemukan bahwa penilaian kinerja hanya digunakan menjadi kegiatan administratif tahunan saja. Padahal, apabila disusun dengan baik, penilaian kinerja bisa menjadi salah satu bahan pertimbangan yang dapat membawa perusahaan Anda berkembang lebih pesat.
Dengan menganalisa performa dan kinerja karyawan, kita bisa mengetahui di mana letak kelemahan yang perlu dipoles lebih intensif dan dimana letak kekuatan yang harus kita kembangkan serta maksimalkan lebih lanjut.
Apa jadinya kalau penilaian/evaluasi yang kita buat tidak efisien dan optimal? Beberapa kejadian yang berpotensi terjadi adalah proses pelatihan dan pengembangan karyawan yang kurang tepat sasaran, terlambat mengetahui alur kerja yang tidak sesuai, dan pemberian compensation & benefit yang tidak berdasarkan performa.
Maka dari itu, Anda sebagai HC Practitioner perlu menyusun sistem penilaian kinerja yang sesuai dan tepat bagi tujuan perusahaan Anda.
Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang apa saja komponen yang dibutuhkan untuk bisa membuat sebuah sistem penilaian kerja yang efisien dan optimal.
Sebelum kita bahas tentang cara menyusun lebih dalam, mari kita ulas terlebih dahulu mengapa dan apa tujuan dilakukannya Performance Appraisal/penilaian kinerja!
- Tujuan Administratif: Dalam hal administrasi, penilaian kinerja dapat menjadi pertimbangan dan dasar bagi HC Practitioner untuk penetapan promosi karyawan. Dalam hal ini, penilaian kinerja dapat memberikan gambaran tentang bagaimana seorang karyawan berkontribusi di posisinya saat ini. Tidak hanya itu, penilaian kinerja idealnya juga menilai apakah karyawan yang mendapatkan promosi tersebut memiliki kompetensi yang sesuai dengan jabatan yang akan ia isi posisinya. Tidak hanya itu, penilaian kinerja juga dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam hal penentuan kenaikan gaji dan tunjangan karyawan. Tentunya, mereka dengan kinerja yang bagus lah yang layak mendapatkan kompensasi dan kenaikan gaji (AKSES FORMAT SLIP GAJI DAN VIDEO PEMBELAJARAN COMPENSATION & BENEFIT DISINI).
- Tujuan informatif: Penilaian kinerja memberikan data dan keterangan kepada pihak manajemen tentang bagaimana kontribusi, kinerja, dan performa karyawannya selama bekerja dalam beberapa periode tertentu. Informasi ini nantinya juga akan diteruskan kepada karyawan tersebut, dimana momen ini seringkali digunakan oleh pihak manajemen dan tim nya untuk mulai membenahi sistem atau alur kerja yang selama ini mungkin kurang bisa mengoptimalkan kinerja tim. Dengan kata lain, penilaian kinerja memberikan informasi tentang hal-hal apa yang dapat menjadi area peningkatan untuknya (MILIKI FORM TEMPLATE DATA KARYAWAN DISINI.
- Tujuan motivasi: Penilaian kinerja harapannya mampu menciptakan pengalaman belajar yang dapat memotivasi karyawan untuk bisa terus mengembangkan diri dan meningkatkan prestasi kerja mereka. Dengan memberikan reward kepada karyawan yang berkontribusi lebih kepada perusahaan, maka harapannya itu dapat memotivasi karyawan lain untuk bisa menunjukan kinerja yang maksimal dan mampu menghadirkan kompetisi yang sehat dalam perusahaan.
- Tujuan strategis dan pengembangan: Penilaian kinerja dapat menjadi bahan rujukan untuk membuat strategi organisasi. Dengan begitu, perusahaan bisa mempertahankan dan mengembangkan tingkat produktivitas karyawan. Kekuatan dan kelemahan dari strategi yang sudah diterapkan pun akan terlihat, yang mana hal ini akan menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan. Apakah strategi yang sama masih bisa digunakan? Apakah perlu mengembangkan armada lebih besar untuk mencapai target yang lebih besar? (TONTON VIDEO PEMBELAJARAN TENTANG STRATEGI PENGEMBANGAN PERUSAHAAN DISINI)
Itu adalah beberapa tujuan dari diadakannya penilaian kinerja. Dengan komponen yang tepat, keempat hal tersebut akan sangat mungkin tercapai.
Lalu, apa saja Komponen Penilaian Kinerja?
Sistem Penilaian Kinerja yang optimal setidaknya memerlukan 2 komponen utama yang akan menjadi dasar dalam mengevaluasi kinerja karyawan:
- Komponen Kompetensi untuk mengukur aspek kecakapan dan keterampilan karyawan.
- Key Performance Indicator untuk mengukur kontribusi dan kinerja nyata yang dihasilkan karyawan.
1. Komponen Kompetensi
Komponen pertama yang perlu ada dalam evaluasi kinerja, yakni komponen kompetensi. Komponen ini dirancang untuk mengetahui sejauh mana seorang karyawan cakap akan sebuah keterampilan tertentu.
Apabila diterjemahkan lebih detail secara ilmiah, kompetensi menurut Stephen Robbin (2007) adalah kemampuan (ability) atau kapasitas seseorang untuk mengerjakan berbagai tugas dalam suatu pekerjaan, dimana kemampuan ini ditentukan oleh dua faktor yang kemampuan intelektual dan kemampuan fisik.
Contoh daftar kompetensi yang lazim digunakan adalah leadership, communication skills, initiative, teamwork, problem solving, dan planning skills. Untuk penggunaannya bisa dibedakan antara level manajer dengan staf.
Dalam penggunaanya, tidak semua daftar kompetensi tersebut memiliki detail dan deskripsi penilaian yang sama. Tentunya kita tidak bisa menyamakan kompetensi dan keterampilan yang dimiliki seorang manajer dengan seorang karyawan.
Anda bisa mempelajari lebih banyak tentang kompetensi dengan mengakses FREE EBOOK 33 KOMPETENSI PENTING DI ERA NEW NORMAL.
Misalnya, untuk level manajer, kompetensi yang disebutkan di atas mungkin dapat Anda gunakan untuk evaluasi kinerja perusahaan. Namun, untuk posisi di bawahnya, seperti staff dan operator, deskripsi dan penilaian untuk tiap kompetensi mungkin perlu disesuaikan lagi.
Contohnya, kompetensi leadership yang dimiliki manajer lebih menekankan kepada cara ia memimpin tim, sedangkan untuk level karyawan, mungkin penerapannya agak sedikit berbeda (AKSES KAMUS KOMPETENSI untuk membantu Anda menyusun KPI).
Selanjutnya, Anda perlu memberikan skala untuk menilai kompetensi-kompetensi tersebut. Anda bisa memberikan daftar kompetensi ini dari skala 1 – 5 (dimana anda juga perlu memberikan keterangan dari tiap nilai). Disarankan bagi Anda HC Practitioner untuk mengisi skor ini secara periodik, bisa tiap 3 bulan, 6 bulan, atau 1 kuartal sekali.
2. Komponen Hasil Kinerja
Selain komponen kompetensi, sebaiknya sistem evaluasi karyawan juga dilengkapi dengan komponen hasil kinerja atau yang lebih familiar disebut dengan Key Performance Indicators (KPI). Komponen ini intinya bertujuan untuk memetakan hasil kerja karyawan dalam serangkaian key performance indicators (KPI) yang jelas dan bisa diukur secara kuantitatif.Â
Contoh-contoh KPI untuk berbagai fungsi/departemen dapat dilihat pada uraian berikut.
Setelah Anda menetapkan serangkaian KPI untuk tiap departemen, maka selanjutnya Anda perlu menetapkan target yang perlu dicapai dari tiap departemen tersebut secara kuantitatif.
Dengan model ini, maka hasil skor evaluasi karyawan dapat dibandingkan dengan nilai aktual yang didapatkan oleh karyawan tersebut dari performanya.
Jangan lupa juga untuk memberikan bobot di tiap target yang perlu dicapai, bisa dari 0-100% atau 1-10, yang mana jumlah dari semua bobot di untuk seluruh target yang ditetapkan dalam KPI harus mencapai nilai 100%. Anda bisa mendapatkan CONTOH KPI DI ATAS SECARA LENGKAP DISINI.
3. Aspek Pengembangan
Setelah Anda menyiapkan dua komponen tersebut, ada satu komponen lagi yang akan sangat bermanfaat bagi pengembangan karyawan di perusahaan kedepannya. Saran pengembangan ini bisa berupa kesempatan untuk ikut pelatihan (gunakan FORMAT DESAIN PEMBELAJARAN DAN MODUL PELATIHAN yang tepat) yang relevan, proses rotasi ke bagian lain, promosi, ataupun bisa juga berupa proses demosi.
Sehingga, performance appraisal atau Penilaian kinerja ini bisa memberikan 4 tujuan yang sudah ditetapkan di atas. Baik secara tujuan administratif, tujuan informatif, tujuan motivasi, tujuan strategi dan pengembangan.
Akses Format KPI dan Penilaian Kinerja di HCA ONLINE MENTORING PROGRAM
Untuk memudahkan sekaligus menghemat waktu Anda, kami sudah menyiapkan video pembelajaran, template, dan tools yang dapat Anda akses melalui HCA Online Mentoring Program. Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut mengenai evaluasi kinerja di modul PEOPLE DEVELOPMENT dengan video dan juga template dokumen yang akan mempersingkat waktu Anda dalam menyusun evaluasi kinerja.
Selamat menyusun evaluasi kinerja Anda! Silakan hubungi kami apabila Anda ingin berdiskusi dan ingin tahu lebih lanjut tentang topik ini di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami
Let’s Connect!
