By Edy Nugroho
“Bagaimana jenjang karir di perusahaan ini pak?” sebuah pertanyaan yang meluncur lancar, seakan sudah dipersiapkan sebagai bekal sebelum berangkat. Raut muka ramah, sorot mata tajam dan sikap yang diatur sedemikian rupa berusaha untuk tenang tidak mampu menutupi fakta kegugupan dalam hatinya.
Saya tersenyum. Dejavu 🙂
Kurang lebih 15 tahun lalu pertanyaan yang sama mengalir deras dari mulut saya, saat diberi kesempatan bertanya oleh seorang manager HRD, pada sebuah sesi interview yang cukup melekat dalam ingatan. Pertanyaan yang entah sudah berapa puluh kali keluar dari mulut saya. bagai menu wajib dalam setiap interview. Penjelasan yang diberikan terkadang cukup bisa dipahami, lebih banyaknya jauh dari memuaskan bahkan seringnya bukan merupakan sebuah jawaban. Setelah melewati puluhan interview dan tidak ada tanda-tanda untuk diterima kerja atau sekedar undangan melanjutkan ke tahapan tes berikutnya, mulailah muncul gugatan dalam hati: “Tidak wajarkah pertanyaanku itu? Apakah pertanyaan ini membuat tidak nyaman yang menginterview?” dan beberapa permenungan yang kemudian membuat diri lebih galau, gugup dan mengikis rasa percaya diri.
Sosok di depan ini mengingatkan pada diri saya sendiri belasan tahun silam. Saya seperti sedang menginterview diri saya sendiri versi muda. Muda, penuh idealisme, bersemangat tinggi, berlimpah ide namun masih awam terhadap dunia kerja.
Saya tersenyum mencairkan suasana, berusaha membuatnya nyaman dan meredakan kegugupannya. Dalam hati berjanji memberikan jawaban yang jelas dan memuaskan.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, saya yakin Anda sudah sering atau beberapa kali menjumpai pertanyaan itu dari kandidat pada saat interview. Tidak sulit menjawab pertanyaan itu jika di perusahaan sudah tersusun rapi jenjang karirnya. Namun faktanya banyak perusahaan belum punya jenjang karir ini, sehingga menjadi pekerjaan yang sulit bagi human capital untuk memberikan jawaban yang memuaskan kepada kandidat. Lalu apakah Anda akan menjadi pewawancara yang baik, yang mampu memuaskan dahaga kandidat akan gambaran jenjang karir di perusahaan atau memilih memberi jawaban yang normatif sekedarnya, guna menghindari pertanyaan-pertanyaan lanjutan?
Mengapa Jenjang Karir Penting?
Jenjang karir atau career path pada prakteknya dimaknai sebagai rangkaian tingkatan pekerjaan yang disusun berdasarkan kriteria dan mengandung konsekuensi tertentu. Kondisi ini bisa dicapai oleh karyawan asalkan telah memenuhi berbagai hal yang dipersyaratkan. Jenjang karir ini disusun oleh perusahaan berdasarkan kebutuhan organisasi, diformalkan sebagai acuan upaya pengembangan.
Jenjang karir pada organisasi berskala besar relatif lebih rapi. Wajar. Dengan ribuan karyawan, struktur organisasinya pun juga lebih kompleks. Sistem yang dipakai pun beragam. Berikut beberapa contoh yang cukup familiar:
- Sistem Grade. Bertingkat dari grade terendah sampai tertinggi yaitu pucuk pimpinan, misal: grade 1-16.
- Sistem Golongan. Berlaku di Aparatur Sipil Negara (ASN), misal: golongan 2 A – 4C. sistem ini di swasta banyak diadopsi oleh institusi pendidikan.
- Sistem Pangkat. Mengadopsi pada yang berlaku di TNI POLRI, perusahaan menyusun kepangkatan dari staff, officer, supervisor, sampai manager. Pangkat ini tidak selalu identik dengan jabatan. Misal: pangkat Manager, Jabatan Head of Recruitment.
Dari beberapa sistem yang familiar tersebut, Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader bisa mulai mengadaptasi disesuaikan dengan tipe, kapasitas dan kebutuhan perusahaan. Sayangnya banyak perusahaan skala menengah ke bawah memandang sebelah mata akan pentingnya jenjang karir, dengan alasan organisasinya kecil tidak terlalu kompleks, bahkan tidak jarang yang mengatakan bahwa yang dibutuhkan karyawan adalah gaji. Selama gaji terpenuhi, cukup. Atau Anda juga bisa menyimak diskusi mengenai hal ini melalui Podcast Curhat HRD pada episode 10 ⤵️
Berikut beberapa hal yang semoga bisa menjawab mengapa perusahaan penting untuk memiliki jenjang karir:
1) Marketing tools untuk menarik kandidat potensial
Jenjang karir adalah salah satu marketing tools atau sarana “jualan” interviewer untuk menggaet kandidat potensial. Dalam sesi interview, semua bisa terjadi. Posisi interviewer (pewawancara) dan interviewee (kandidat) adalah setara. Interviewer bisa memutuskan kandidat untuk tidak melanjutkan ke tahapan selanjutnya, pun demikian kandidat bisa memilih tidak tertarik bergabung dengan perusahaan. Sayang sekali bukan jika karena “jualan” kita yang kurang menarik, kandidat potensial hilang.
2) Menarik minat karyawan untuk bertahan
Jenjang karir yang jelas membuat turnover turun. Karyawan senang untuk stay atau bertahan di perusahaan. Mereka bisa melihat sasaran yang lebih jelas akan proyeksi masa depannya. Bertahan dan termotivasi untuk mengembangkan.
3) Pengembangan karyawan
Gaji saja tidak cukup. Karyawan butuh dihargai dengan cara dikembangkan. Pelatihan-pelatihan yang merupakan prasyarat setiap level, membangun kemampuan teknis lebih profesional dan soft skill yang makin terasah.
4) Cost rendah
Kandidat pemangku jabatan adalah kandidat dari internal. Jenjang karir meminimalkan perusahaan melakukan professional hire. Artinya perusahaan tidak banyak melakukan recruitment untuk posisi-posisi di level manajerial atau level yang strategis, yang mana terkadang salary-nya sudah keluar dari koridor yang ditentukan. Bahkan terkadang karena kita sangat membutuhkan, membuat harganya jauh di atas rata-rata.
5) Uji Sistem – Replacement Table Chart
Beberapa perusahaan memberikan cuti besar, yang wajib diambil karyawan sekaligus. Salah satu fungsinya adalah menguji sistem di kantor, sehingga operasional tidak mengalami ketergantungan pada seseorang. Jenjang karir memungkinkan adanya lapis kedua yang kompetensinya tidak jauh berbeda, yang disiapkan jika terjadi pemangku jabatan tidak ada, resign atau pensiun.
6) Menyelaraskan strategi perusahaan dan penempatan SDM
Target perusahaan selalu berhubungan dengan strategi dan man power planning. Jenjang karir membangun sinerginya. Penempatan SDM berdasarkan strategi yang disusun perusahaan dalam mencapai targetnya.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, uraian di atas adalah sebagian dari pentingnya jenjang karir di perusahaan. Yang tidak kalah penting, jenjang karir bisa digunakan sebagai senjata memenangkan pertandingan di lapangan. Aneh rasanya pernyataan itu. Namun faktanya jenjang karir bisa digunakan perusahaan untuk memenangkan pasar dengan strategi melemahkan lawan.
Ilustrasinya demikian; Beberapa perusahaan yang belum mempunyai jenjang karir yang jelas, cenderung mendapatkan karyawan dari perusahaan yang sudah rapi dengan tujuan membangun perusahaannya. Level supervisor di-hire untuk menjadi manager, level staff di-hire untuk menjadi supervisor atau bisa pula setara, level supervisor di-hire menjadi supervisor juga. Konsekuensi yang nampak adalah salary kandidat yang di-hire naik.
Kondisi demikian membuat SDM cost perusahaan tinggi, efeknya tidak akan cukup gesit dalam bersaing di pasar.
Menyusun Jenjang Karir
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, jika saat ini Anda sedang kesulitan menyusun jenjang karir atau sedang ditugaskan mengevaluasi jenjang karir di perusahaan, tidak usah bingung. Berikut 5 hal penting yang wajib disiapkan dalam menyusun jenjang karir.
#1 Career Mapping (Memetakan karir)
Pemetaan karir adalah proses di mana perusahaan menciptakan metode secara bertingkat untuk kemajuan karyawan. Di dalamnya berisi penjelasan persyaratan untuk sampai pada tingkatan selanjutnya.
Misal: Chef. Pemetaan karir dimulai dari cook helper, cook, senior cook. Dalam setiap level tersebut dipersyaratkan kriteria-kriteria tertentu. Cook helper (preparation, mengupas dll), Cook (mampu mengolah bahan makan menjadi masakan), Senior Cook (mampu menjadi quality control sebelum hidangan disajikan), Chef (mampu membuat resep dan menghitung cost).
#2 Job Description
Job description disusun sesuai kebutuhan perusahaan, di dalamnya meliputi tanggung jawab utama, uraian tugas dan kewenangan. Berdasarkan hal ini bisa ditentukan job value dan sampai sejauh mana tingkat jabatan pekerjaan ini disusun.
Misal: Finance. Uraian pekerjaan dari Kasir, Accounting Staff dan Accounting Supervisor menunjukkan tingkat tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Pun demikian dengan kewenangannya.
#3 Kamus Kompetensi
Kamus kompetensi adalah deskripsi kecakapan yang diwajibkan untuk seluruh karyawan. Meliputi Core Competency, General Competency dan Specific Competency. Di sini selain teknis, diuraikan pula kemampuan-kemampuan yang sifatnya soft skill. Karakter yang wajib dimiliki semua karyawan dan karakter yang wajib dimiliki pada posisi tertentu.
Misal: Cekatan adalah karakter wajib semua karyawan. Sedangkan karakter risk management hanya pada level head atau manager. (Anda bisa download contoh Kamus Kompetensi dengan KLIK DISINI)
#4 Compensation and Benefit
Jenjang karir selalu terkait dengan compensation and benefit, gaji dan fasilitas. Di sini penting adanya struktur skala upah, sehingga ada acuan yang jelas mengenai minimal dan maksimal gaji yang diberikan untuk sebuah pekerjaan. Selain gaji, fasilitas pun berbeda tingkat.
Misal: Staff; gaji UMP fasilitas asuransi rawat inap kelas 3. Supervisor; gaji range 2-3 kali UMP fasilitas asuransi rawat inap kelas 2.
#5 Key Performance Indicator (KPI)
KPI adalah sistem manajemen kinerja yang digunakan untuk fungsi kontrol dan evaluasi guna mencapai tujuan organisasi. Secara periodic KPI untuk masing-masing karyawan dipresentasikan. Hasil dari pencapaian KPI ini digunakan perusahaan untuk menyusun jenjang karir.
Misal: Pencapaian KPI minimal 90% 3 tahun berturut-turut adalah syarat untuk naik ke level berikutnya.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, menilik dari uraian di atas kita jadi mengerti begitu pentingnya jenjang karir. Segeralah susun jenjang karir di perusahaan Anda. Bukan melulu untuk karyawan, namun lebih dari pada itu sebagai sarana perusahaan dalam mencapai targetnya. Pun bukan hal mustahil untuk menyusunnya, hanya perlu pemikiran yang mendalam. Lebih daripada itu, career path atau jenjang karir bukan dominasi perusahaan-perusahaan skala besar saja. Perusahaan skala menengah sampai kecil bisa pula membangunnya, bahkan wajib jika Anda menargetkan perusahaan Anda menjadi besar.
Anda juga dapat simak video rekaman sesi Live Online Training yang membahas mengenai Jenjang Karir Bagi Perusahaan Kecil dan Menengah dengan menjadi member dari HCA ONLINE MENTORING PROGRAM. Tidak hanya itu, dengan menjadi member dari Online Mentoring Program ini, Anda juga diskusi langsung bersama Human Capital Coach untuk dapat menyiapkan jenjang karir bagi bisnis atau perusahaan Anda. KLIK DISINI untuk informasi lebih lanjut.
Let’s Connect!
