APA YANG SALAH DAN TIDAK TERLIHAT? PENTINGNYA PERUSAHAAN MEMILIKI KAMUS KOMPETENSI DAN LANGKAH SINGKAT MEMBUATNYA

Feb 04
By Lily Johan

Ibu Gia seorang pakar HR kerap kali melakukan rutinitasnya di kedai kopi kekinian yang sering dia kunjungi. Ketika beliau sedang menikmati kopinya sambil menyelesaikan materi presentasi, terdengar percakapan seru yang istilah-istilahnya sepertinya cukup familiar untuk dirinya

Ternyata ada dua orang laki-laki, sepertinya mereka adalah manajer di perusahaan yang sama. Mereka berdiskusi cukup seru, percakapan ini tanpa sengaja terdengar dan menarik perhatian Ibu Gia.

Ibu Gia menyimak sambil mengerjakan pekerjaan di laptopnya.

Percakapan yang terjadi kurang lebih seperti ini :

Manajer A     :  Bro, aku tidak jadi mengangkat anak buahku untuk memegang Area Barat.

Manajer B     : Lho kenapa? Setahu aku dia lulusan luar, bersertifikasi lengkap, penampilannya baik. Kamu pun pernah menyampaikan sebelumnya bahwa kamu sangat terkesan dengan dia.

Manajer A     :   Ternyata kita tidak bisa hanya melihat yang di permukaannya saja. Kamu sadar tidak bahwa banyak hal tidak terlihat yang lebih berharga untuk menjadi dasar dalam hal memutuskan terkait manusia di bidang pengelolaan SDM. Akupun baru tahu kalau itu namanya Kompetensi.

Manajer B     :   Oiya?

Manajer A     :   Nah, kamu harus cepat menyadari dan pelajari agar kita sebagai manajer tidak salah dalam memutuskan. Apalagi ini berkaitan dengan nasib dan karirnya orang lain, terlebih tanggung jawabnya kita buat perusahaan. Jika kita salah pilih orang, berapa banyak kita akan merugikan perusahaan?

Manajer B     : Benar juga, bagaimana kita dapat mencari tahu di mana kita belajar?

Manajer A     : Aku mendapat info, bahwa kita dapat belajar melalui portal-portal online, atau bahkan mengikuti kelas-kelas tentang mengelola SDM lho. Kita dapat belajar banyak mengenai dunia HR melalui online. Kita sebagai manajer membutuhkan pembekalan seperti itu juga.

Ibu Gia mendengarnya dengan tersenyum, karena dia juga salah satu konsultan di area Human Capital. Melalui percakapan tersebut, Ibu Gia terinspirasi untuk menuliskan mengenai kompetensi.

Dari perbincangan di atas, kami mencoba untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam mengelola SDM khususnya Kompetensi. Jika berdasarkan apa yang saya pelajari dari buku “Competence at work” dari penulis Lyle M Spencer, Jr., PHD, Signe M. Spencer, kompetensi adalah hal paling dasar dalam dunia SDM. Kompetensi merupakan hal yang mendasari karakteristik untuk menunjukkan kinerja yang terbaik dengan kriteria yang ditetapkan sesuai standar dari organisasinya.

Saya pelajari juga Iceberg Theory, dari Freud (1900, 1905) mengembangkan topographical model of the mind, beliau menggunakan analogi iceberg yang akan membantu menggambarkan kompetensi.

Model Iceberg untuk kompetensi akan membantu menjelaskan konsep kompetensi, di mana 1/9 dari volume di atas air dan selebihnya ada di bawah air. Kompetensi memiliki beberapa komponen yang terlihat dan tidak terlihat.

Kompetensi diyakini akan mendukung pekerjaan dan situasi dalam organisasi. Kompetensi itu bagian dari kedalaman dan daya tahan personality seseorang, yang dapat memprediksi perilaku di setiap pekerjaan dan situasi.

Kompetensi didasari oleh 5 tipe Karakteristik yang mempengaruhi manusia dalam berpikir, berperilaku, kecenderungan berlaku dalam kurun waktu yang cukup panjang.

5 tipe karakteristik kompetensi tsb adalah :

  1. Motif
  2. Sifat-sifat
  3. Sikap, nilai, citra diri
  4. Ilmu Pengetahuan
  5. Ketrampilan.

Ilmu Pengetahuan dan Keterampilan adalah yang terlihat, komponen lainnya seperti motif, sifat, sikap nilai, citra diri yang tidak terlihat, seperti digambarkan seperti gunung es pada gambar di atas. Di mana yang tidak terlihat adalah area es di bawah yang jauh lebih besar yang lebih sulit untuk diukur dan dikembangkan.

Implementasi yang banyak menjadi masalah dalam setiap organisasi atau perusahaan seperti percakapan di atas, tidak semua orang atau manajer dalam perusahaan menyadari pentingnya hal tersebut. Manajer ataupun HR dan HC Practitioner kebanyakan masih banyak yang belum menyadari akan pentingnya kompetensi. Sehingga masih banyak terdengar kata “salah rekrut”, “tidak sesuai dengan pekerjaannya”, “tidak bisa kerja”.

Mereka lebih banyak melihat hal yang tampak dan mudah untuk dilihat, dan memutuskan berdasarkan insting semata, tidak menggali lebih dalam yang berkaitan dengan motif, sikap, nilai-nilai, sifat-sifat dan citra diri yang memiliki kontribusi besar untuk mendukung keberhasilannya selama ini. Berapa banyak perusahaan rugi secara tidak langsung dan berapa lama waktu yang terbuang selama ini?

Pentingnya kompetensi dalam hal ini perlu disadari bersama antara business owner, HC Practitioner atau professional leader. Kesamaan frekuensi dan pemahaman yang sama, akan membantu dalam mengembangkan penerapan kompetensi dalam perusahaan. Secara tidak langsung jika hal ini disinergikan dalam penerapan sistem SDM lainnya akan mendorong produktivitas dan motivasi para karyawan untuk terus mengembangkan diri dan lebih terikat atau memiliki engagement dengan perusahaan.

Dalam penerapannya, di perusahaan/organisasi dapat beragam. Bahkan langkah awal dari perusahaan atau organisasi memerlukan waktu untuk mengukur kompetensi apa yang sesuai dengan Visi, Misi, Goal dan Value perusahaan. Kompetensi-kompetensi yang sudah diselaraskan dapat dijadikan dasar dan menjadi kamus kompetensi standar perusahaan/organisasi. Demikian halnya level preferensi dapat disesuaikan dengan jenjang yang diharapkan  di perusahaan dan organisasinya.

LANGKAH SINGKAT PEMBUATAN KAMUS KOMPETENSI

Kali ini, saya akan membagikan pengalaman yang pernah saya lakukan di suatu organisasi dalam menyusun kamus kompetensi dari awal.

Berikut adalah beberapa langkah dan TIPS singkat yang dapat dilakukan menuju pembuatan kamus kompetensi :

✅ Mengumpulkan informasi dari para direksi berkenaan dengan karakteristik SDM yang dianggap dapat mendukung dan mencapai visi, misi, goals dan selaras dengan budaya perusahaan.

✅ Melakukan wawancara dengan para performer untuk menjadi acuan dan parameter keberhasilan serta level dari kompetensi yang akan dibuat.

✅ Menganalisa informasi dan hasil wawancara tersebut untuk dikelompokan dan di-coding, yang hasilnya berupa pengelompokkan kompetensi berdasarkan cluster atau kategori di bawah ini:

🔲 Core competency / kompetensi inti, biasanya mencerminkan budaya dan nilai-nilai yang ada di perusahaan serta wajib dimiliki oleh setiap karyawan.

🔲 Generic competency / kompetensi umum, merupakan kompetensi umum yang dapat dipilih berdasarkan pekerjaannya.

🔲 Technical competency / kompetensi teknis, merupakan kompetensi berupa skill dan knowledge yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaannya.

✅ Menerjemahkan definisi ke dalam bahasa yang umum, agar dapat dimengerti dan diinterpretasikan dengan baik.

✅ Membuat leveling kecakapan berdasarkan intensitas, dampak dan kompleksitas.

✅ Melakukan kalibrasi dengan beberapa orang performer, untuk menguji leveling

✅ Membuat kompetensi matrix per pekerjaan/job family

✅ Mensosialisasikan dan mengimplementasikan mulai dalam kegiatan interview calon karyawan. (Pelajari selengkapnya Kamus Kompetensi melalui area Human Capital ARTchitect Membership atau KONSULTASI dengan TIM Kami sekarang!)

Kamus kompetensi yang telah dibuat oleh perusahaan, dapat juga diselaraskan dalam menentukan berbagai hal, seperti training need analysis. HC Practitioner bersama manajer dapat menentukan training yang cocok berdasarkan gap/kesenjangan level kompetensi yang seharusnya. Dan bahkan banyak penerapan kamus kompetensi lainnya, yang bisa Anda pelajari di pembelajaran online di HCA Membership.

HR dan manajer dapat lebih objektif dengan dasar kamus kompetensi di dalam penerapan penilaian kinerja, pengembangan karir, menentukan suksesor dan menentukan kompensasi.

Nah, sekarang Anda sudah mampu melihat bagaimana langkah singkat membuat Kamus Kompetensi. Memang nampak sederhana, namun dalam melakukan pembuatannya pun, membutuhkan waktu dan kerjasama berbagai pihak. Kami sangat senang dapat membantu Anda untuk dapat mewujudkan Kamus Kompetensi yang ingin Anda miliki di perusahaan. Hubungi tim kami, untuk informasi lebih lanjut ya!

KLIK DISINI untuk TERHUBUNG dengan SINERGIA CONSULTANT

LET’S CONNECT!

 

Source :
Lyle M Spencer, Jr., PHD, Signe M. Spencer, Competence at Work (https://www.managementstudyguide.com/competency-iceberg-model.htm)

>