MENYAMPAIKAN KEPUTUSAN PAHIT DENGAN CARA YANG MANIS

May 14
By Edy Nugroho

Kiat Sosialisasi Kebijakan Sensitif di Perusahaan

Salam sehat Business Owner, Human Capital Practitioner (HCP) dan Professional Leader

Beberapa waktu belakangan ini banyak sekali muncul video pendek, meme, broadcast dengan tema:

“Doakan perusahaan tempatmu bekerja”,

“Jangan bebani perusahaan dengan keluhanmu, saatnya lihat apa yang dapat kamu lakukan untuk membantu menyelamatkannya”,

“Kapal yang kita tumpangi tidak boleh karam” dan masih banyak lagi dengan bahasa emosional yang menyentuh.

Beragam reaksi muncul saat melihat postingan viral tersebut. Banyak yang mulai tergugah semangatnya, sense of belonging seolah-olah meluap dan koneksi emosional positif mulai meningkat. Aura positif, bersinar dan semangat bergandeng tangan mulai banyak diinisiasi banyak karyawan di perusahaan. Kisah-kisah heroik dari karyawan juga nampak bermunculan. Bukankah Anda juga senang melihat momen ini terjadi begitu saja?

Beruntung sekali, Anda sebagai HC Practitioner atau leader jika ada di perusahaan tersebut. Tentunya, dengan aset karyawan seperti di atas menjadi impian banyak perusahaan. Perusahaan bukan sekedar survive, bahkan akan bangkit melejit, pasca berlalunya Mr. Covid. HC Practitioner dan leader harus segera ambil momentum ini, di saat setiap karyawan sedang tergugah, kini saatnya difasilitasi dengan berbagai program dan aksi.

Namun di lain kondisi pula, tidak sedikit sikap negatif dan nada-nada sumbang yang malah menambah beban. “Kemana saja perusahaan selama ini? Di saat kondisi tidak membaik karyawan diminta memahami perusahaan, sedangkan kemarin-kemarin saat perusahaan dalam kondisi baik tidak ada sesuatu yang istimewa diberikan kepada karyawan”. Manusiawi juga sebenarnya. Dan cukup risih mendengar nada sumbang ini, bukan? Keluhan-keluhan seperti ini normal disampaikan karyawan kepada HC Practitioner atau leader mereka.

Tapi, tenang! Anda tidak sendiri…

Keputusan Pahit sebagai Upaya Bertahan Hidup

Secara umum, situasi ekonomi global kurang membaik akibat pandemi Covid-19. Banyak perusahaan mengalami goncangan. Belum ada kepastian yang jelas, sampai kapan situasi ini akan pulih. Saat ini, hampir semua perusahaan dalam kondisi waspada dan mengkalkulasi berbagai kemungkinan. Segala upaya dilakukan demi bertahan hidup dan mencegah jatuh dalam kondisi bangkrut. Ada kalanya keputusan yang diambil pimpinan atau direksi perusahaan berasa pahit bagi karyawan.

Suka tidak suka, keputusan ini harus disampaikan. Keputusan ini bisa bersifat personal atau bersifat umum kepada seluruh karyawan. Bisa dipahami jika para HC Practitioner atau leader saat ini sedang sibuk. Di saat banyak karyawan yang bergilir Work From Home, HC Practitioner dan leader berkutat dengan berbagai kemungkinan sosialisasi keputusan direksi yang bahkan pada saat sedang diketik pun masih mungkin tiba-tiba berubah. Dalam kondisi seperti ini, berita pahit dari keputusan direksi peluangnya lebih besar dibandingkan berita indah seperti kenaikan gaji atau pencairan bonus.

Berita pahit adalah berita yang tidak menyenangkan. Bikin kesal meski rasional. Menyampaikannya tidak mudah, bahkan terkadang bikin gerah. Berita atau keputusan pahit tidak sama dengan keputusan “nakal”. Keputusan “nakal” dilakukan dengan sengaja memanfaatkan momentum. Orientasinya, pada kepentingan sepihak dan tidak didasari oleh alasan yang jelas, bahkan terkesan mengada-ada. Keputusan pahit dilakukan sebagai bentuk upaya bertahan hidup, fokus perhatiannya adalah kemaslahatan bersama. Seperti sebuah obat, keputusan pahit memang terasa tidak enak tapi menyembuhkan.

Demi bertahan hidup, perusahaan mencoba berbagai alternatif dan upaya. Beberapa contoh keputusan pahit yang berpeluang disampaikan dalam kondisi ini, seperti:
1. Merubah jadwal kerja.
2. Menghapus tunjangan atau fasilitas transportasi.
3. Meniadakan fasilitas makan siang di kantor.
4. Menunda kenaikan gaji tahunan.
5. Pemutusan hubungan kerja (PHK), personal atau massal.

Menyampaikan keputusan-keputusan ini memang idealnya dilakukan oleh Direksi, tapi tidak menutup kemungkinan HC Practitioner atau leader yang diminta untuk menjadi juru bicaranya. Idealnya keputusan pahit yang terakhir benar-benar menjadi pilihan terakhir disaat berbagai upaya sudah dilakukan.

Hal ini sesuai dengan pasal 151 ayat 1 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 (Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja). Melalui surat edarannya pun Menteri Tenaga Kerja beberapa kali mengeluarkan surat edaran yang dapat dijadikan acuan: Surat Edaran Nomor: SE-907/MEN/PHI-PPHI/X/2004 tanggal 28 Oktober 2004 dan baru-baru ini Surat Edaran Nomor M/3/HK.04/III/2020 yang secara tersirat tidak merestui adanya PHK massal.

Dengan kata lain, idealnya beberapa upaya pahit bisa dilakukan sebelum sampai pada keputusan PHK ini. HC Practitioner dan leader mempunyai kontribusi besar dalam sosialisasi maupun keberhasilan keputusan pahit ini sebagai upaya untuk menyelamatkan, agar perusahaan tidak tenggelam bersama.

Cara Manis yang Etis

Kalau boleh memilih, tidak diminta menyampaikan atau mensosialisasikan keputusan pahit adalah hal yang melegakan dan menyenangkan. Akan tetapi faktanya sebagai HC Practitioner atau leader harus menerima ini sebagai bagian dari tugas yang menempa kompetensi agar semakin berkualitas. Keputusan pahit tetap akan terasa pahit, tidak ada karyawan yang akan menerimanya dengan suka cita. Maka, tugas HC Practitioner adalah memastikan berita pahit itu diterima dan meminimalkan terjadinya gejolak. Oleh karenanya proses penyampaiannya tetap harus dengan cara yang manis dan etis.

Namun yang sering menjadi pertanyaannya adalah, bagaimana hal ini dapat dilakukan? Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dicoba:

1. Beri Jeda Waktu
Beberapa keputusan terkadang mengejutkan. Tidak semua siap dengan perubahan yang mendadak. Oleh karena itu, butuh waktu untuk persiapan dan penyesuaian. Misal, untuk sebuah keputusan menghilangkan fasilitas transportasi, idealnya tidak dilaksanakan mulai besok, tetapi akan lebih mudah diterima jika akan dimulai seminggu lagi atau diberi jarak waktu untuk karyawan persiapan mencari alternatif transportasi yang akan digunakan.

2. Pilih Orang yang Menyampaikannya
Materi yang sama disampaikan dengan gaya bahasa yang berbeda, akan menunjukkan hasil yang juga berbeda. Idealnya HC Practitioner adalah seorang yang dapat menyampaikan informasi dengan baik. Akan tetapi harus diakui, tidak semua HC Practitioner mempunyai kemampuan yang mumpuni mengenai hal ini.

Kemampuan ini baik dalam diksi (pemilihan kata) dan persuasi (mempengaruhi), sangat dibutuhkan dalam situasi ini. Apabila orang yang menyampaikan pesan ini kurang tepat, maka dapat beresiko menimbulkan pemahaman yang berbeda terhadap sebuah informasi. Oleh karena itu membekali HC Practitioner dengan public speaking menjadi penting. Atau pilihlah tim HC yang mempunyai public speaking yang baik dalam menyampaikan keputusan ini. Tidak masalah jika ternyata yang menjadi penyampai bukan kepala departemen atau managernya.

3. Pahami Reaksi dan Tidak Perlu Counter Attack (serang balik)
Pahami, keputusan pahit selalu menimbulkan resistensi atau penolakan. Wajar dan sangat manusiawi. Reaksi dalam bentuk ungkapan ataupun gesture muncul sebagai ekspresi emosi perlawanan. Jangan panik, tetap tenang dan tidak perlu reaktif! Apalagi sampai melakukan serangan balik yang bertujuan mematahkan argumen. Tidak ada gunanya, malah akan menambah situasi memanas. Di sini dibutuhkan kematangan emosi dan ekspresi wajah yang tetap dapat menenangkan situasi. Hal sederhana yang terkadang kurang cermat, dan malah menjadi bumerang adalah senyum. Maksud hati tersenyum untuk menenangkan, yang nampak malah senyum melecehkan. Maka sadari dan berhati-hatilah pada hal kecil ya!

4. Libatkan Kepala Departemen atau Atasan Terkait
Harus dipastikan, karyawan paham bahwa keputusan direksi sudah atas diskusi dengan kepala departemen. Artinya kepala departemen tidak dalam kapasitas lepas tangan terhadap keputusan ini. Misalkan dalam sebuah keputusan perubahan jam kerja, tim HC dalam penyampaiannya bisa meminta leader atau kepala departemen untuk mendampingi. Secara moral hal ini menunjukkan bahwa kepala departemen sejalan dengan keputusan ini.

5. Tidak Perlu Berlaku Menjadi Pahlawan
Beberapa HC Practitioner sering terpeleset, berusaha menunjukkan empati tapi malah terlihat mau menjadi seorang pahlawan.
“Sebenarnya saya tidak setuju dengan hal ini….”
“Yang saya sampaikan kemarin di meeting, bukan seperti ini..”
“Sejujurnya kami masih membutuhkan anda, tapi ternyata begini situasinya..”

Berhati-hatilah dengan kalimat seperti ini, dalam situasi pemutusan hubungan kerja tidak akan mampu mengobati perih, hanya terasa sebagai sebuah dalih. Terlihat bahwa fokusnya di “saya”. Hal-hal seperti ini, jelas harus dihindari. Akan lebih terhormat jika kita menyampaikan empati dengan membangun semangat, menunjukkan bahwa kondisi ini tidak akan membuatnya tamat.

6. Perbanyak Ragam Media
Sebuah keputusan, layaknya sebuah peraturan baru. Oleh karenanya perlu sosialisasi dengan beragam media. Jangan terpaku pada satu media, banyak media yang bisa dipakai untuk sosialisasi ini; Surat Keputusan, e-mail, buletin, aplikasi/sistem (contoh: HRIS), poster, meme bahkan film pendek. Jika dirasa perlu, boleh juga dibuatkan surat resmi bertanda tangan pimpinan perusahaan, yang ditujukan untuk masing-masing karyawan dan keluarga. Dengan demikian meminimalkan perbedaan persepsi dan kesalahan interpretasi. Anda juga dapat memperoleh contoh atau template surat keputusan ini dengan AKSES FULL PROGRAM HCA Online Mentoring Program.

7. Membangun Kebiasaan Baru yang Manis
Meskipun harus menyampaikan beberapa hal yang pahit, HC Practitioner bisa memulai membangun sebuah budaya yang manis dan mengejutkan. Anda dapat memberikan surprise, sebagai tanda Anda peduli pada mereka;

– Sebuah perusahaan, dalam situasi pandemic Covid-19 ini, pimpinan perusahaan menginstruksikan kepada seluruh manajer untuk memberi laporan harian suhu tubuh karyawan dan keluarganya, data harus diterima setiap jam 10 pagi.
– Slip gaji karyawan diberi tulisan sebagai bentuk apresiasi: “salam hormat kami untuk dedikasi tak henti”, “from customer for you and your family”

Sederhana, namun cukup menyentuh. Kebiasaan baru yang manis ini, terasa humanis, sehingga suatu saat ketika karyawan harus menerima keputusan pahit, sedikit mengurangi rasa sakit.

Akhirnya, dalam situasi seperti ini adalah saatnya juga sebagai Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader berkembang secara pribadi. Momen ini, bukan saatnya untuk melarikan diri! Kompetensi berkembang dari berbagai kondisi, dan diuji dalam situasi yang tidak pasti. Anda juga dapat diskusi dan mempelajari lebih banyak tentang Sosialisasi Kebijakan yang Sensitif melalui media pembelajaran kami yang lebih lengkap.

Saat Anda butuh diskusi dengan tim kami, Anda juga langsung dapat menghubungi kami melalui www.sinergiaconsultant.com/kontakkami. Jangan khawatir dan pusing lagi, bagaimana keputusan pahit Anda dapat disampaikan ya…

Let’s Connect!

>