February 14

Meeting Anda STUCK? Coba Gunakan Teknik 6 Thinking Hats Di Dalam Rapat

0  comments

Banyak meeting yang seringkali STUCK dan tidak menghasilkan keputusan apapun. Pembahasan dan konten diskusi biasanya hanya berkutat di area yang itu-itu saja. Alhasil, meeting menjadi berputar-putar, keputusan yang diambil tidak dipertimbangkan dari banyak sisi dan sudut pandang, isi minutes of meeting pun terlihat sepi dan kurang berisi. Maka, ayo padatkan isi minutes of meeting Anda dengan teknik 6 thinking hats yang langsung bisa Anda gunakan di meeting selanjutnya untuk memperkaya diskusi dan sudut pandang baru dalam mengambil keputusan.

Bagi Anda yang belum memiliki Free Tools Template Minute Of Meeting, segera akses DISINI.

Minutes of Meeting

Halo para Business Owner dan HC Practitioner semua. Sudah berapa banyak meeting yang Anda lalui selama bulan ini? Atau sudah berapa banyak keputusan-keputusan penting yang sudah dihasilkan dari meeting Anda? Sadar atau tidak Anda sadari, meeting menjadi kegiatan penting dan seolah sudah menjadi makanan sehari-hari.

Saya yakin Anda bisa menghabiskan banyak waktu untuk meeting. Baik itu untuk melakukan Brainstorming bersama tim Anda, melakukan planning untuk proyek-proyek di tahun ini bersama divisi lain, atau bahkan melakukan meeting mingguan untuk evaluasi dan pemberian feedback untuk tim Anda, membahas tentang KPI (PELAJARI SELENGKAPNYA DISINI) dan target bulanan, dan masih banyak lagi meeting yang lama-kelamaan menjadi keseharian Business Owner dan HC Practitioner.

Mengapat Meeting Dalam Perusahaan Itu Penting?

Semakin tinggi jabatan Anda, maka semakin sering pula Anda diundang untuk ikut meeting. Hal ini dikarenakan Anda sudah menduduki posisi strategis, sehingga sedikit demi sedikit, pekerjaan yang tugasnya operasional perlu Anda delegasikan kepada tim Anda.

Meskipun begitu, terkadang MASIH BANYAK para Business Owner dan HC Practitioner yang sudah berada di posisi dan jabatan strategic yang masih turun jauhhh kebawah untuk mengecek dan mengawasi tugas-tugas yang sudah didelegasikan. Cek juga disini tentang cara membuat sistem untuk mengatasinya.

Minutes of Meeting

Seorang Professional Leader sangat dianjurkan untuk bisa menaruh kepercayaan kepada tim nya, selain untuk bisa membantu karyawan merealisasikan potensinya, hal ini juga akan menghemat waktu Anda, sekaligus menjadi sarana menumbuhkan kepercayaan antar leader dan tim.

MINDSET sebagai seorang LEADER sangat penting untuk menjadi pondasi Anda dalam bertindak dan membuat keputusan. Melakukan supervisi hingga ke posisi paling bawah memang tidak salah untuk dilakukan, tapi apabila dilakukan terlalu sering akan berdampak pada waktu dan tenaga Anda (pastikan tim Anda memiliki kompetensi yang dibutuhkan, segera AKSES FREE EBOOK KAMUS KOMPETENSI. Apalagi, dengan banyaknya meeting yang perlu Anda hadiri,  pastinya akan menganggu pikiran dan konsentrasi Anda.

Ingatkah Anda tentang kata pepatah “Bisnis perusahaan dibangun dari meeting ke meeting”  Bahkan saya yakin seorang Business Owner mengawali berdirinya sebuah perusahaan dari meeting.

Potensi Masalah Yang Seringkali Muncul

Sering sekali saya menemukan banyak Business Owner, HC Practitioner, dan Professional Leader yang mudah kehilangan fokus saat meeting karena saking banyaknya hal-hal yang masih perlu mereka handle. Padahal di meeting tersebut, akan ada keputusan penting nan krusial yang perlu disepakati bersama. Sehingga seolah olah mereka tidak benar-benar “ada” dalam meeting tersebut.

Minutes of Meeting

Akan banyak masalah yang berpotensi muncul dari hal-hal ini:

  1. Meeting yang diadakan menemui jalan BUNTU dan tidak tahu mau dibawa ke mana lagi. Sulit untuk memulai diskusi baru yang dapat memicu pembahasan.
  2. Pernahkah Anda merasa bahwa diskusi Anda DIDOMINASI oleh satu orang yang sama. Orang yang dari awal sampai akhir berbicara dan peserta lainnya hanya meng iya kan saja agar meeting cepat selesai dan bisa kembali beraktivitas seperti semula.
  3. SUSAH AMBIL KEPUTUSAN. Ini yang seringkali terjadi. Diskusi yang awalnya disepakati hanya dijadwalkan selama 2 jam bisa membengkak menjadi 3-4 jam karena sulit menemukan kata sepakat. Bisa juga disebabkan karena pembahasan yang terlalu lama di satu agenda saja.
  4. IKUT-IKUTAN. Banyak peserta yang datang untuk menyimak saja dan tidak memberikan input atau sudut pandang baru yang dapat memantik diskusi. Hasilnya, keputusan yang dihasilkan dari diskusi tersebut tidak maksimal

Baca Juga: 6 Langkah Mempersiapkan Meeting yang Efisien

Tanpa disadari, hal-hal tersebut seringkali terjadi dalam meeting Anda. Bisa jadi karena terlalu banyak meeting yang Anda hadiri, Anda jadi mulai terbiasa dengan hal-hal tersebut.

Lalu, Bagaimana Cara Menghindari Masalah-Masalah Tersebut?

Kita kembali kepada fungsi dan MINDSET awal dalam menjalani meeting. Yaitu untuk menyamakan persepsi melalui diskusi yang pada akhirnya akan menghasilkan suatu action plan. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang bagaimana cara mengatasi meeting yang “STUCK” tersebut menggunakan metode “6 thinking hats”

Mengenal Teknik 6 Thinking Hats

6 thinking hats atau 6 topi berpikir adalah sebuah metode yang melihat bahwa otak manusia memiliki berbagai sudut pandang yang berbeda dalam berpikir. Dalam 6 thinking hats, tiap topi mewakili satu jenis kegiatan dalam berpikir.

1. Topi Merah

Merah adalah warna emosi, melambangkan perasaan dan intuisi. Sekarang, biarkan naluri dan intuisi kita mencari jawaban dan mulai memikirkan solusi dari masalahnya. Contoh pertanyaan topi merah:

  • Bagaimana perasaan kalian tentang rencana ini?
  • Hal apa yang masih mengganjal bagi kalian?
  • Apa yang kamu rasakan terhadap hal ini?

2. Topi Hijau

Topi Hijau digunakan untuk mengeksplorasi tiap kemungkinan dan solusi-solusi baru yang terkadang bisa dikatakan mengejutkan. Topi hijau digunakan untuk berinovasi, mengeksplorasi ide-ide baru yang bisa menjadi solusi. Contoh Pertanyaan topi hijau:

  • Solusi apa yang belum saya pikirkan?
  • Konsep apa yang bisa diimplementasikan?
  • Apa saja alternatif yang dapat diambil?

3. Topi Hitam

Melambangkan rasa kehati-hatian, penuh pertimbangan. Topi ini digunkan untuk menimbang sisi positif dan negatif dari suatu kemungkinan/outcome. Topi ini dipakai dalam menganalisa potensi keuntungan dan potensi kerugian yang akan didapatkan dari sebuah keputusan. Contoh pertanyaan topi hitam:

  • Apa dampak negatif yang akan didapat?
  • Potensi kegagalan apa yang dapat muncul?
  • Apa saja hambatan dan resikonya?

4. Topi Kuning

Topi yang melambangkan sifat optimis. Topi kuning melihat segala Sesuatu dari sudut pandang yang positif, bahkan dari segi tantangan dan hambatan sekalipun. Contoh pertanyaan:

  • Meskipun tidak sempurna, adakah segi positif dari keputusan ini?
  • Apa saja aspek-aspek positif yang dapat diambil?
  • Apa saja keuntungannya?

5. Topi Biru

Topi biru berfokus pada hal mengelola proses berpikir, menetapkan Langkah selanjutnya yang perlu diambil, dan mempertanyakan rencana apa yang dapat berjalan dengan baik. Contoh pertanyaan:

  • Bagaimana kita melakukan semua hal ini?
  • Apa yang bisa kita lakukan selanjutnya?
  • Bagaimana kesimpulannya?

6. Topi Putih

Topi putih mengedepankan informasi dan fakta. Topi putih juga bersikap objektif dan analitis dalam melihat suatu hal atau persoalan. Contoh pertanyaan:

  • Informasi apa saja yang kita punya terkait hal ini
  • Apa saja informasi yang dibutuhkan kedepannya?
  • Fakta apa saja yang bisa Anda berikan terkait hal ini?
minutes of meeting
Setelah mengenal teknik 6 thinking hats

So…What’s Next?

6 thinking hats bukan sesuatu yang bisa Anda gunakan satu warna saja. Ide dari teknik 6 thinking hats adalah untuk memperkaya bahan diskusi Anda. Maka, hendaknya dalam satu diskusi mengacu kepada 6 thinking hats tersebut untuk bisa membuka sudut pandang dan mempermudah Anda dalam mempertimbangkan keputusan-keputusan yang perlu diambil. Anda juga bisa mendaftar di KELAS FASILITASI untuk memperdalam teknik ini. Atau jika Anda ingin mem

Apabila Anda masih memiliki pertanyaan dan mau berdiskusi lebih dalam tentang  6 thinking hats, jangan ragu untuk HUBUNGI KAMI.

Lets Grow!


Tags


You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>