Menjelang siang, di sebuah ruang dengan pencahayaan terang, seorang wanita paruh baya berdiri sambil melipat tangan di dada. Sesekali dia melihat ke layar laptopnya, menulis beberapa kata di papan tulis berlapis kaca dan beberapa kali mengetukkan alat tulis sebagai pertanda. Beberapa pasang mata tak berani mengalihkan pandang, duduk diam entah tenang entah tegang. Wanita itu adalah seorang CEO dan founder dari sebuah restoran yang juga melayani catering di beberapa perusahaan.
Hari itu sesuai dengan agenda, adalah meeting budget untuk persiapan tahun depan. Sebuah pertanyaan meluncur pelan: “Jadi, bagaimana budgeting kita untuk tahun depan?”
Finance Manager menjawab “Sampai saat ini belum dapat dikalkulasi karena itu tergantung dari cost ketenagakerjaan, gaji, dan kebutuhan lainnya di tahun depan. Saya belum mendapat datanya dari human capital”.
Human Capital Manager menyahut “Bagaimana mungkin saya mampu menghitung jumlah gaji dan cost lainnya, sedangkan manpower yang dibutuhkan departemen operasi belum dituliskan. Jumlahnya saja belum, apalagi pemetaan posisinya”.
Operations Manager menangkis “Bagi kami, mudah saja membuat manpower planning asal projek kita tahun depan jelas. Kami kan bukan dukun. Apakah departemen commercial sudah bisa memberi gambaran ada tidaknya klien baru atau kira-kira kita akan dapat berapa projek dan untuk berapa lama?”
Commercial Manager memberi analisa “Di sinilah letak sulitnya. Beberapa kali kami mendapatkan calon klien potensial, projek-projek skala pendek yang cukup prospektif, Namun mentok di finance. No deal. Angkanya jomplang. Katanya budget klien untuk nutup cost ketenagakerjaan kita saja nggak cukup. Kami sih bisa saja nyari projek, tender-tender banyak kok. Tapi, tolong finance kalau kasih harga yang wajar, over budget mulu nih. Kami jadi berasa buang-buang waktu. Apakah finance bisa memberi penjelasan pada kami gambaran budget kita untuk tahun depan?”
“Cukup!” sahut sang CEO, menyudahi pembicaraan ketika terlihat Finance Manager mengangkat tangan untuk menyampaikan jawaban.
Deadlock.
Sunyi, semua mulut terkunci. Senyap, tak ada kata yang terucap. Yang terdengar hanya bunyi detak jarum jam dan langkah-langkah perlahan beberapa karyawan yang mulai keluar mencari makan.
“Jadi ini kata kuncinya adalah manpower?” kalimat sang CEO memecah kesunyian. “OK. Target tahun depan, omset naik 20%, klien nambah 5 perusahan besar long term contract, resto tambah 2 cabang. Tentukan manpower planning nya! Jangan jadi dukun, silahkan dianalisa bersama. Bukan sendiri-sendiri. Presentasikan minggu depan!”.
Manpower Planning; Tugas Strategis Human Capital.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, semoga meeting-meeting Anda saat ini tidak seperti ilustrasi di atas. 3 bulan terakhir tahun kalender, biasanya kita disibukkan dengan berbagai aktivitas. Selain menyiapkan laporan tutup tahun, juga menyusun data untuk persiapan menyambut tantangan tahun depan. Biasanya kegiatan ini diwujudkan dalam raker akhir tahun.
Berpijak dari ilustrasi di atas, menyusun manpower planning adalah tugas strategis seorang human capital. Sejujurnya saya kecewa beberapa kali mendengar seorang human capital atau professional leader menolak penugasan menyusun manpower planning. Berbagai alasan mengemuka, yang paling sering adalah merasa ini bukan tugasnya, karena menyangkut lintas departemen maka harusnya tugas general manager. Sungguh disayangkan. Padahal ini adalah momentum, Anda harus mengambil kesempatan ini sebagai stepping stone ke karier yang lebih cemerlang. Anda bisa mengekspresikan diri lebih dan menunjukkan kualitas Anda yang sesungguhnya. Lintas departemen dan dimonitor oleh management. Golden moment.
Benar bahwa setiap kepala departemen adalah orang yang paling mengetahui jumlah kebutuhan manpower. Namun bukan berarti boleh untuk menyodorkan jumlah berapa pun. Human capital bertanggung jawab sebagai koordinator dalam penyusunan manpower planning masing-masing departemen, baik mengenai metode, cost (gaji dan benefit) maupun proses pemenuhannya. Di situlah letak strategisnya tugas itu.
Dalam buku Personnel and Industrial Relation: A Managerial Approach yang ditulis oleh John Miner dan Mary Miner, dipaparkan bahwa manpower planning adalah suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat tersedia pada tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk waktu yang akan datang sehingga mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya. Penekanannya di sini ujungnya adalah pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian, maka human capital pada perannya sebagai koordinator sangat menentukan dalam berhasil atau tidaknya pencapaian organisasi. Salah langkah dalam penyusunannya akan menjadi beban bagi perusahaan. Maka, human capital sangat berperan vital.
5 Hal Pentingnya Manpower Planning.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, sudah follow instagram kami kan? Jika belum, segera follow di @sinergia_consultant, banyak ilmu menarik yang bisa kita ambil. Anda juga bisa mengakses akun instagram kami dengan klik DISINI.
Pada postingan 10 September lalu, dituliskan ada 5 hal pentingnya manpower planning, kita akan uraikan satu persatu:
1. Sebagai Fungsi Manajerial (POAC).
Semua fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian didasarkan pada tenaga kerja. Dalam hal ini, manpower planning adalah dasar untuk manajemen melakukan fungsinya. Kembali pada ilustrasi sebelumnya: “Jadi ini kata kuncinya adalah manpower?’ begitulah kesimpulan CEO. Bukan sekedar jumlah, namun meliputi perencanaan pengembangan karyawan, penempatan, evaluasi bahkan cash flow perusahaan. Simak juga podcast #curhatHRD kami yang berjudul ”Apakah Manpower Planning Hanya Perencanaan Saja?” di Spotify
Salah satu contoh yang terjadi beberapa waktu lalu, tepatnya 8 Agustus 2021 adalah perpisahan Lionel Messi dengan FC Barcelona. Tak pernah terbayangkan, bahkan dalam imajinasi paling liar pun, oleh pendukung FC Barcelona bahwa seorang Messi akan pindah klub. Kesalahan manajerial pada fungsi kontrol yang dilakukan oleh management FC Barcelona mengakibatkan Messi tidak dapat didaftarkan sebagai salah satu pemainnya, pun ketika dia bermain tanpa digaji. Fatal. Agar Anda tidak kehilangan talenta terbaik Anda seperti FC Barcelona, silakan bergabung di live online training “Strategi Mempertahankan Talenta Terbaik di Perusahaan” pada 12 Oktober 2021 mendatang, silakan mendaftar DISINI. Apabila Anda terlewat jadwal, Anda tetap bisa akses rekamannya.
2. Pemanfaatan Tenaga Kerja Secara Efisien.
Manpower planning yang tepat adalah langkah awal perusahaan melakukan efisiensi dan efektifitas melalui staffing function. Sering kali perusahaan pusing membangun kesadaran akan efisiensi, biasanya langkah yang diambil adalah mengurangi cost transportasi, mengurangi lampu nyala dan lainnya. Jarang yang berpikir untuk melakukan manpower planning sebagai alternatif solusi efisiensi.
Contoh: pernahkah Anda mendapati karyawan yang lemburnya lebih dari 50 jam sebulan? Di lain sisi ada bagian yang karyawan yang jam 3 sore sudah berkemas dengan tas kerjanya. Lihatlah betapa tidak efisiennya. Manpower planning yang tepat akan menjamin distribusi tugas secara proporsional. Efeknya adalah tidak ada lagi ketimpangan beban kerja, biaya overtime turun. Konsultasikan kendala distribusi tugas di perusahaan Anda melalui HCA Online Mentoring Program.
3. Sebagai Fungsi Motivasi.
Manpower planning juga selalu terkait dengan kebutuhan organisasi di masa mendatang. Target perusahaan biasanya didiskusikan menjelang akhir tahun. Ekspansi yang dilakukan oleh perusahaan mengandung konsekuensi struktur organisasi lebih kompleks yang kemudian membutuhkan posisi-posisi baru. Siapa yang pertama kali dilihat oleh manajemen jika membutuhkan kandidat mengisi jabatan baru? Pastinya karyawan yang ada. Peluangnya jauh lebih besar dibanding kandidat dari luar. Oleh karenanya akan memotivasi karyawan menunjukkan performa yang tinggi sehingga membuat peluang naik jabatan terbuka lebar.
Contoh: rencana pembukaan 2 cabang restoran, akan memunculkan minimal 8 posisi baru: 2 Restaurant Manager, 2 Chef, 2 Waiter Captain dan 2 Cook. Karyawan yang saat ini ada mempunyai peluang promosi lebih besar dibanding kandidat dari luar. Untuk membantu Anda mengetahui karyawan mana yang cocok untuk mendapatkan promosi, kami sudah menyiapkan 54 total pembelajaran, metode, dan tools asesmen yang bisa Anda dapatkan di Premium Assessment Bundle
4. Hubungan Manusia Lebih Baik.
Dengan melakukan manpower planning, perusahaan mampu membuat hubungan antar SDM menjadi lebih baik dengan kontrol yang efektif serta menjaga pelatihan dan pengembangan SDM. Sekali lagi, manpower planning bukan sekedar merencanakan jumlah karyawan namun juga fungsi pengembangan. Perusahaan yang memberi ruang dan memfasilitasi program pengembangan karyawan akan relatif disukai. Karyawan happy, suasana kerja segar, kerja sama antar lini mudah.
Contoh: beberapa perusahaan mengagendakan happy learning, collaborative learning dan banyak training-training soft skill. Selain fungsi pengembangan, salah satu misi terselubung adalah memastikan konektivitas antar karyawan. Anda juga bisa cek 33 Kompetensi Penting di Era New Normal dan modul training serta kurikulum pembelajaran tahunan yang bisa Anda dapatkan DISINI
5. Produktivitas Meningkat.
Produktivitas akan meningkat seiring berjalannya dengan SDM yang didapatkan adalah terbaik dan berkualitas, serta didorong melakukan yang terbaik. Di awal disampaikan bahwa ujung dari manpower planning adalah tercapainya tujuan organisasi. Tenaga kerja adalah hal yang vital. Mendapatkan tenaga kerja terbaik dan berkualitas adalah dambaan setiap kepala departemen. Namun percayakah Anda jika banyak kepala departemen sulit mendeskripsikan kriteria tenaga kerja yang diminta? Banyak diantara mereka menjawab: yang bagus, yang bisa kerja. Definisi bagus dan bisa kerja setiap orang berbeda, interpretasinya beragam. Oleh karenanya human capital perlu duduk bareng dengan kepala departemen untuk mencari kandidat terbaik yang mampu mendukung tercapainya tujuan organisasi. Apabila Anda merasakan kesulitan yang sama, kami siap membantu Anda di HCA Online Mentoring Program.
Contoh: memilih chef yang baik, bukan sekedar jago memasak namun juga mampu memberdayakan para cook maupun cook helper sehingga produktivitas karyawan meningkat yang ujungnya adalah pencapaian tujuan organisasi. Human capital dan kepala departemen wajib sepakat untuk hal ini.
Manpower Planning Sebagai Prediksi Penuh Kalkulasi.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, pada akhirnya menyusun manpower planning bukanlah hal yang mustahil dilakukan. Benar ada prediksi, namun dilakukan dengan penuh pertimbangan. Ini bukan tugas keroyokan. Perlu duduk bersama dalam menyusunnya, karena banyak parameter yang saling berkaitan. Adalah salah jika menganggap ini tugas human capital sepenuhnya. Pun lebih salah lagi jika human capital menolak mengkoordinir proses penyusunannya.
Jangan mempersempit arti penyusunan manpower planning sebatas prediksi jumlah karyawan. Ini sering menjebak, dan menjadi kekeliruan mendasar. Karena ini adalah perencanaan (planning), maka prosesnya adalah ilmiah dan manageable. Anda tidak perlu mempunyai sixth sense untuk menyusunnya. Silakan berdiskusi lebih lanjut bersama kami di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami.
Let’s Connect!
