Setiap perusahaan berlomba menyusun Key Performance Indicators yang terarah. Proses penyusunannya biasanya dilakukan pada menjelang membuka tahun yang baru. KPI (demikian Key Performance Indicators biasa disingkat) disusun sesuai dengan arah dan tujuan yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Proses ini tidak mudah, menyelaraskan berbagai kepentingan menjadi tantangan tersendiri bagi para pemangku jabatan.
Beberapa waktu belakangan ini saya diminta mendampingi beberapa perusahaan untuk mengadakan Raker (Rapat Kerja) tahunan. Banyak yang sudah siap, tidak sedikit pula yang masih belum terarah.
Beberapa business owner mampu dengan gamblang menjelaskan arah perusahaan di tahun depan. Mereka mempunyai ukuran yang jelas. KPI yang disusun komprehensif dan jelas sekali pengukuran datanya.
“Nett profit tahun depan naik 50% dari tahun sebelumnya, kesalahan pengiriman barang berkurang 20% dan market yang disasar adalah generasi muda, anak sekolah, mahasiswa dan professional muda”. Demikian dengan jelas business owner menjelaskan kepada jajaran management perusahaan tersebut.
Business owner yang lain menandaskan: “Omset kita selama ini 80% dari online. Ke depan omset harus berimbang menjadi 50% online dan 50% offline. Jika kita mau bersaing di pasar, maka arahnya harus ke offline. Oleh karenanya, tahun depan serentak kita buka 6 outlet baru di 3 kota besar di Indonesia”.
“Penjualan tahun ini cukup naik di 20% saja. Saya ingin fokus di perbaikan internal dan mencetak leader-leader yang potensial. Bisnis semakin berkembang, kita tidak mau yang menjalankan roda ini kewalahan. Lebih baik tahun ini fokus pada perbaikan SDM terlebih dahulu’. Seorang business owner muda yang visioner memaparkan goal-nya di masa mendatang.
KPI Sebagai Alat Ukur.
Pada prinsipnya KPI mencakup pengertian mengenai indikator keberhasilan sebuah organisasi atau perusahaan. Secara sederhana dapat dinyatakan sebagai: “Sebuah organisasi dinyatakan berhasil jika”.
Beberapa ahli memberikan pengertian yang beragam. Ada yang menyoroti pada tujuan perusahan, ada pula yang menitikberatkan pada perspektif yang dipakai. Namun pada prinsipnya semua sepakat pada kata indikator dan terukur.
Salah satu ahli menjelaskan dengan lebih mudah pengertiannya. Menurut Banerjee dan Buoti (2012), key performance indicator adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi.
Berdasar pengertian di atas, KPI disusun sedemikian rupa sebagai alat ukur kinerja untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian tujuan perusahaan harus ditentukan terlebih dahulu dengan gamblang dan jelas.
Lalu bagaimana jadinya jika tujuan perusahaan belum jelas? Terbayang betapa sulitnya proses penyusunan KPI. Beberapa business owner bisa dengan lugas menyampaikan arah dan tujuan perusahaan. Namun tidak jarang pula yang disampaikan secara implisit.
Untuk hal ini, berdasarkan pembobotan pada indikatornyalah kita mampu menebak arah dan tujuan perusahaan di tahun tersebut. Artinya dimana titik berat alat ukur ini difokuskan.
KPI berdasarkan Balance Scorecard.
Dua dekade belakangan ini penyusunan KPI banyak mengunakan pendekatan balance scorecard (BSC). Teori ini dikembangkan oleh Robert Kaplan dan David Norton pada awal tahun 1992. Tidak lebih sederhana, boleh dikata sedikit lebih rumit namun komprehensif.
Pendekatan metode ini adalah menggunakan 4 perspektif yaitu:
- Financial
Perspektif Financial meliputi kondisi kesehatan keuangan perusahaan. Hal ini terkait dengan pengelolaan jumlah pemasukan dan pengeluaran.
- Customer Relationship
Perspektif Customer Relationship ini erat kaitannya dengan pelanggan. Kepuasan pelanggan, jumlah customer dan sebaran market yang menjadi target perusahaan.
- Internal Business Process
Perspektif Internal Business Process ini memandang konektivitas unit-unit yang ada dalam perusahaan. Termasuk juga di dalamnya tentang standard operational procedure maupun inovasi-inovasi yang dicapai.
- Learning and Growth.
Perspektif Learning and Growth ini lebih menekankan pada pertumbuhan karyawan. Tumbuh bukan hanya jumlah namun kompetensi dan kapasitasnya.
HC Practitioner, Business Owner dan Professional Leader pendekatan inilah yang kami di Sinergia gunakan untuk membantu perusahaan dalam menyusun KPI-nya. Performa perusahaan dan kinerja karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan diukur berdasarkan hal ini.
Pembobotannya bisa dibuat sama, tidak jarang pula yang menekankan satu perspektif dominan lebih besar dibandingkan yang lainnya.
Dari beberapa ilustrasi di atas, nampak business owner yang pertama menekankan pada perspektif financial. Kata kuncinya pada peningkatan nett profit yang cukup signifikan.
Business owner yang kedua nampak memandang perspektif customer and market lebih dominan. Penekanannya pada peningkatan jumlah customer dan wilayah pasar offline yang akan dikejar.
Lain halnya dengan business owner yang ketiga, yang memandang pentingnya learning and growth pada karyawannya sebagai upaya untuk menatap bisnis di tahun berikutnya.
Tidak ada yang salah dari ketiganya. Perspektif BSC bisa digunakan berimbang, namun boleh juga dipakai satu lebih besar dan timpang dibandingkan yang lain. Namun kerangka komprehensif tetap terjaga.
What’s Next?
Proses penyusunan KPI memang bukan perkara mudah. Terkadang anda sebagai business owner kewalahan untuk menjelaskan arah dan tujuan perusahaan di tahun depan. Jika kesulitan mengenai hal ini, kami siap membantu mendampingi dalam menyusun KPI, karena dengan pembobotan di KPI ini, business owner akan dimudahkan dalam menentukan titik berat arah dan tujuannya.
HC Practitioner dan Professional Leader, pun dengan anda seringkali tidak mendapatkan penjelasan yang jelas tentang rencana perusahaan. Terkadang sulit memahami jika goals perusahaan tidak dinyatakan dengan rinci, sehingga kita terkadang meraba-raba.
Dengan menyusun KPI ini, maka HC practitioner dan professional leader akan lebih dimudahkan untuk menerjemahkan arah perusahaan, sehingga bisa membuat rencana kerja yang lebih terarah demi tercapainya tujuan perusahaan.
Jika anda masih mengalami kesulitan menyusun KPI kami siap mendampingi prosesnya.
