“Pak Wisnu gimana nih timkuuu…..”
Halo business owner, HC practitioner, dan professional leader, ketemu lagi dengan saya Wisnu Ardi, salah satu human capital coach di Sinergia Consultant. Seperti biasa, saya akan mulai dari cerita yang saya alami saat mendampingi klien. Ada satu perusahaan yang berharap timnya bisa lebih produktif, tapi realita di lapangan justru menunjukkan hal yang berbeda.
Seorang leader datang ke saya dan menyampaikan keresahannya terkait kondisi timnya.
“Pak Wisnu gimana nih timkuuu…..”
Ia melihat timnya bekerja sangat keras, bahkan sampai lembur dalam proses kerjanya. Namun dari semua effort tersebut, tidak ada dampak signifikan yang benar-benar dirasakan oleh perusahaan. Situasi ini sebenarnya bukan hal yang jarang terjadi. Dalam banyak sesi coaching, saya sering menemukan pola yang sama dari berbagai perusahaan.
Tim terlihat sibuk, tetapi hasil yang diharapkan tidak benar-benar tercapai secara optimal. Mereka bergerak, mereka mengerjakan banyak hal, tetapi output yang dihasilkan tidak terasa besar. Di titik ini, biasanya leader mulai bertanya, sebenarnya yang salah itu di mana.
Ada Gap antara Aktivitas dan Arah
Dari situ, saya mulai melihat lebih dalam terhadap isu yang disampaikan. Saya menemukan bahwa ada ketidaksesuaian antara apa yang dikerjakan oleh tim dan apa yang sebenarnya diharapkan oleh perusahaan. Seolah-olah tim bergerak, tetapi arah geraknya tidak selaras dengan tujuan organisasi.
Akibatnya, energi yang dikeluarkan menjadi tidak tepat sasaran. Bukan berarti pekerjaan mereka sia-sia, tetapi effort yang besar tidak menghasilkan dampak yang maksimal. Ini yang sering terjadi di lapangan, di mana kesibukan tidak selalu berbanding lurus dengan hasil.
Di sinilah muncul gap antara “terlihat bekerja” dengan “benar-benar menghasilkan”. Banyak tim yang fokus pada aktivitas, tetapi tidak semua aktivitas tersebut berkontribusi pada tujuan besar perusahaan. Akhirnya, pekerjaan terasa penuh, tetapi tidak memberikan perubahan yang berarti.
KPI Sudah Ada, Tapi Belum Tepat
Untuk mengukur apakah pekerjaan tim memberikan dampak, tentu dibutuhkan alat ukur. Salah satu sistem yang umum digunakan adalah KPI atau Key Performance Indicator. Namun, yang sering terjadi adalah KPI sudah dibuat, tetapi belum tentu KPI tersebut tepat.
Saya juga pernah menemui klien yang sudah memiliki KPI. Ketika saya minta untuk melihatnya, ternyata indikator yang ada di dalam KPI tersebut tidak benar-benar mendukung goals organisasi. Akibatnya, tim mengerjakan sesuatu yang tidak berkorelasi langsung dengan arah perusahaan.
Hal ini membuat tim seperti berjalan sendiri, sementara organisasi memiliki tujuan yang berbeda. Inilah yang menyebabkan KPI tidak menjadi alat penggerak performa, melainkan hanya menjadi daftar pekerjaan. Pada akhirnya, tim tetap sibuk, tetapi dampaknya tetap minim.
3 Hal yang Perlu Diperhatikan di KPI
1. KPI tidak boleh hanya berfokus pada aktivitas
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah KPI tidak boleh hanya berfokus pada aktivitas. Banyak perusahaan masih mengukur hal-hal yang sebenarnya adalah rutinitas harian. Padahal, yang seharusnya diukur adalah hasil dari aktivitas tersebut.
Sebagai contoh, menarik absensi setiap pagi bukanlah KPI. Itu adalah tugas yang memang harus dilakukan setiap hari. Yang lebih tepat untuk diukur adalah hasilnya, misalnya tingkat kehadiran karyawan tidak boleh lebih dari 5% dalam satu bulan.
Dengan mengukur hasil, kita bisa melihat dampak nyata dari pekerjaan yang dilakukan. Kita juga bisa menetapkan target perbaikan ke depan dengan lebih jelas. Inilah yang membuat KPI menjadi lebih bermakna dan tidak sekadar administratif.
2. KPI harus terhubung dengan arah organisasi
Hal kedua yang sangat penting adalah memastikan KPI terhubung dengan arah organisasi. Penyusunan KPI harus dimulai dari goals perusahaan terlebih dahulu. Setelah itu, baru diturunkan ke level departemen dan individu.
Misalnya, jika perusahaan memiliki target membuka outlet baru di bulan April, maka setiap departemen harus menyesuaikan perannya. HR tidak mungkin baru bergerak di bulan April, tetapi harus mulai rekrutmen jauh sebelumnya. Dengan begitu, setiap aktivitas memiliki kontribusi yang jelas terhadap tujuan besar.
Ketika KPI terhubung secara berantai seperti ini, maka semua orang bergerak ke arah yang sama. Tidak ada lagi pekerjaan yang berjalan sendiri-sendiri tanpa arah. Semua effort menjadi lebih terarah dan terukur dampaknya.
3. Terlalu banyak indikator dalam KPI
Hal ketiga yang sering menjadi kesalahan adalah terlalu banyak indikator dalam KPI. Banyak business owner merasa semua hal itu penting, sehingga semua dimasukkan ke dalam KPI. Akibatnya, KPI menjadi panjang, kompleks, dan kehilangan fokus.
Bayangkan jika dalam satu framework seperti balanced scorecard terdapat lebih dari 10 indikator di setiap area. Artinya, bisa ada puluhan indikator yang harus dicapai oleh satu tim. Ini justru membuat tim bingung dan tidak tahu prioritas utama mereka.
KPI yang terlalu banyak justru membuat tim kembali terlihat sibuk, tetapi tidak efektif. Fokus utama menjadi kabur, karena perhatian terbagi ke terlalu banyak hal. Padahal, yang dibutuhkan adalah beberapa indikator kunci yang benar-benar mendorong pencapaian goals.
KPI Bukan Sekadar Angka, Tapi Arah
Bapak Ibu, pada akhirnya KPI bukan hanya tentang angka. KPI juga bukan tentang seberapa banyak indikator yang bisa kita buat. Yang terpenting adalah apakah indikator tersebut benar-benar mendorong performa tim menuju tujuan organisasi. Jangan sampai kita terjebak pada kesibukan yang terlihat produktif. Karena kesibukan belum tentu berarti kita bergerak ke arah yang benar. Yang dibutuhkan adalah kejelasan arah, prioritas, dan fokus dalam setiap effort yang dilakukan.
Yuk kita review kembali KPI yang ada di perusahaan Anda. Pastikan setiap indikator benar-benar memberikan dampak dan mendukung goals organisasi. Sehingga, setiap kerja keras tim tidak hanya terlihat sibuk, tetapi juga menghasilkan sesuatu yang nyata.
