Perusahaan dibangun dari meeting ke meeting, setujuah Anda dengan ucapan itu?Â
Business Owner tidak pernah lepas dari kegiatan meeting. Bahkan, hampir 70% business owner bisa menghabiskan waktunya untuk meeting dalam satu minggu.Â
Semakin besar perusahaan, semakin menantang juga pola koordinasi dan evaluasi yang perlu dilakukan oleh tiap-tiap divisi. Apakah business owner masih sanggup secara efektif meninggalkan timnya untuk bisa berproses dan meeting secara mandiri?Â
Business Owner wajib mengetahui 5P dalam meeting yang efektif sehingga tim bisa menduplikat dan menjadikan standar dalam meeting-meeting berikutnya. Karena tidak semua meeting harus dihadiri oleh business owner, waktu Anda sangat berharga!
Mari kita bahas 5P satu persatu yang WAJIB ada dalam meeting Anda
Purpose
Tujuan adalah titik awal untuk rapat yang efisien. Sebelum menjadwalkan rapat, tentukan dengan jelas apa yang ingin dicapai. Tanyakan pada diri sendiri tentang tujuan khusus rapat dan apa yang diharapkan untuk dibahas atau diputuskan. Pastikan proposalnya relevan dan bahwa rapat adalah cara terbaik untuk menangani topik yang sedang dibahas. Dengan tujuan yang jelas, peserta akan lebih sejalan dan fokus, meningkatkan peluang keberhasilan.
Preparation
Persiapan adalah salah satu kunci untuk rapat yang efisien. Komunikasikan tujuan dan agenda rapat kepada semua peserta sebelumnya. Ini akan memungkinkan mereka untuk mempersiapkan diri dengan baik, mengumpulkan informasi yang relevan, dan tiba di rapat siap untuk berkontribusi. Selain itu, berikan tugas-tugas khusus jika diperlukan, sehingga tanggung jawab setiap orang didefinisikan sebelum rapat. Persiapan yang tepat juga melibatkan menyiapkan lokasi yang sesuai, menyediakan sumber daya audiovisual, dan menjamin bahwa dokumen atau presentasi yang diperlukan tersedia. Bawa laporan-laporan dan data yang relevan agar meeting Anda lebih efektif.Â
Pastikan juga Ada:
- Membuat dan mengirim pengumuman untuk para peserta
- Mendiskusikan kemungkinan-kemungkinan tentang keputusan yang akan diambil
- Membahas atau mendiskusikan gagasan mengenai masalah perusahaan.
Process
Penting bahwa rapat dilakukan dengan cara yang memastikan kemajuan menuju tujuan yang ditetapkan. Tetap fokus pada agenda dan hindari penyimpangan yang tidak perlu. Tetapkan jadwal waktu untuk setiap topik dan pastikan bahwa semua masalah penting dibahas dalam waktu yang ditentukan. Jika muncul masalah yang bersifat tangensial atau memerlukan waktu lebih lama, catat untuk dibahas di lain waktu, jika diperlukan. Pantau kemajuan rapat dan pastikan bahwa semua orang menyadari langkah-langkah selanjutnya yang harus diambil.
Participation
Rapat yang efisien bergantung pada keterlibatan dan partisipasi aktif dari semua pihak yang terlibat. Dorong peserta untuk berbagi pendapat, ide, dan kekhawatiran mereka. Ciptakan lingkungan yang aman agar semua orang merasa nyaman berkontribusi. Sebagai pemimpin atau fasilitator, bersikap inklusif dan menjamin kesempatan yang sama bagi semua orang untuk menyatakan pendapat mereka. Jika perlu, dorong orang-orang yang lebih pemalu untuk berbicara, sambil tetap menghindari agar satu atau beberapa peserta tidak mendominasi percakapan. Memiliki perspektif yang beragam adalah alat yang sangat baik untuk menemukan solusi yang lebih baik.
Pastikan:
- Ukuran Rapat: Jumlah orang dalam rapat penting. Terlalu sedikit bisa melewatkan pendapat penting, sementara terlalu banyak bisa membuat rapat tidak fokus.
- Kelompok Homogen: Memiliki kelompok yang beragam mendorong kreativitas, tetapi kelompok yang mirip bisa membuat keputusan dengan cepat.
- Profil Peserta: Peserta kooperatif bekerja bersama mencapai tujuan, sedangkan yang kompetitif fokus pada kesuksesan individu.
- Pembuat Keputusan, Stratejis, Kreatif, dan Ahli Teknis: Berbagai jenis profesional mungkin diperlukan dalam rapat tergantung pada tujuannya.
Progress
Progress mengacu pada struktur dan organisasi rapat. Mulai dan akhiri rapat pada waktu yang ditetapkan untuk menunjukkan rasa hormat terhadap waktu semua orang. Ikuti agenda dengan disiplin dan kendalikan waktu yang dihabiskan untuk setiap topik. Catat keputusan dan poin-poin utama yang dibahas selama rapat dan bagikan informasi ini kepada semua peserta kemudian. Periksa bahwa tindakan dan tanggung jawab telah jelas diatribusikan dan didokumentasikan untuk menghindari kesalahpahaman.
So, What’s Next?
Sebagai kesimpulan, 5 P adalah elemen-elemen penting untuk membuat rapat lebih produktif dan efisien. –
- Mendefinisikan tujuan yang jelas untuk setiap rapat memungkinkan Anda untuk menjaga semua peserta sejalan dan fokus pada tujuan yang ditetapkan.
- Persiapan yang tepat memastikan bahwa semua orang terinformasi dengan baik dan siap untuk memberikan kontribusi yang signifikan.
- Memantau Proses selama rapat membantu menjaga agar pekerjaan berjalan lancar dan memenuhi batas waktu yang ditetapkan.
- Partisipasi aktif dan inklusif dari semua pihak yang terlibat menyediakan beragam perspektif dan wawasan berharga untuk membuat keputusan.
- Terakhir, mengikuti proses yang terstruktur dan disiplin meningkatkan efisiensi dan membuatnya lebih mudah untuk menerapkan tindakan yang ditentukan.
Dengan menerapkan 5 P pada rapat Anda, Anda akan menciptakan lingkungan yang sesuai untuk kolaborasi, membuat rapat Anda benar-benar menjadi momen yang produktif, dan mencapai hasil yang lebih positif bagi tim atau organisasi Anda. Mari berdiskusi lebih banyak tentang meeting Anda di KONTAK KAMI.
