Ingin Durasi Meeting Efektif? Simak Dulu 3 Konsep Dasar Meeting Berikut

Seringkali meeting yang sudah dijadwalkan berjalan melebihi waktu yang ditentukan dan berakhir tidak efektif. Mari kita pelajari dulu 3 konsep dasar dalam meeting untuk meeting yang lebih efisien dari segi waktu dan efektif dari segi konten. Hai… Business Owner, HC Practitioner, dan Professional Leader bagaimana kabarnya? tidak terasa ya, kita sudah melewati 2 bulan pada tahun 2022 ini. Pembahasan kali masih akan melanjutkan pembahasan terkait “meeting”. Pada sebagian besar klien yang kami temui masih memiliki kendala dalam mengelola meeting. Apakah ditempat Anda juga memiliki kendala yang sama? Apabila Anda juga memiliki kendala dalam melakukan proses meeting, yuk kita petakan kendala yang sering dialami dalam proses melakukan meeting :

1.     Meeting rutin belum terlaksana
2.     Meeting yang dijalankan kurang efektif, sehingga menghabiskan banyak waktu.
3.     Meeting lebih banyak digunakan untuk menyampaikan masalah bukan untuk mencari solusi
4.     Meeting yang satu arah dan tidak ada kontribusi dari peserta meeting

Berikut merupakan sebagian besar kendala – kendala meeting yang sering kali terjadi di dalam perusahaan atau sebuah organisasi. Hal itu juga aligned dengan“Survei yang telah dilakukan oleh McKinsey baru-baru ini, 61 persen eksekutif mengatakan bahwa setidaknya separuh waktu yang mereka habiskan untuk membuat keputusan, sebagian besar pasti dihabiskan dalam meeting, tidak efektif. Hanya 37 persen responden yang mengatakan bahwa keputusan organisasi mereka berkualitas tinggi dan tepat waktu.” Ternyata menjalankan sebuah meeting efektif merupakan tantangan yang besar, dalam hal ini coba buka kalender Anda untuk melihat selama 1 hari, 1 minggu, atau bahkan 1 bulan Anda sudah melakukan berapa banyak meeting? Dan kemudian amati berapa banyak meeting yang menurut Anda efektif?

Konsep Dasar Meeting

Sebelum membahas lebih dalam terkait meeting, alangkah lebih baiknya kita mengetahui dahulu apa sih meeting itu menurut para ahli. Menurut Kesrul (2004:8), Meeting adalah suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerjasama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan. Setelah kita mengetahui kendala – kendala yang dalam menjalankan meeting dan arti dari meeting itu sendiri, Apakah Anda kebayang Gab yang membuat meeting di perusahaan Anda kurang efektif?. Jika Anda amati dari kendala – kendala tersebut, salah satu faktor utama  yang perlu di improve adalah kualitas kepemimpinan dalam menjalankan sebuah meeting. Untuk menambahkan kemampuan dalam membantu perusahaan menjalankan meeting, maka pemimpin perlu menambah skill untuk memimpin sebuah meeting dan salah satu skill yang dapat digunakan untuk membantu proses meeting menjadi lebih efektif yaitu melakukan pembelajaran proses fasilitasi meeting. Setelah melakukan pembelajaran dan mengetahui proses fasilitasi dalam menjalankan meeting, tentunya Anda sebagai pemimpin meeting akan mengetahui apa yang akan dilakukan saat menjalankan meeting. Karena hal itu merupakan salah hal yang dapat mempengaruhi jalannya meeting di perusahaan Anda. Selain tingkat kompetensi pemimpin dalam menjalankan meeting, dalam hal ini kita akan ulas beberapa hal yang dapat mempengaruhi jalannya meeting di perusahaan :

1. Pemimpin Meeting

Seperti yang pernah kita singgung pemimpin meeting merupakan orang kunci dalam menjalan sebuah meeting. Karena terkadang dalam menjalankan sebuah meeting kita tidak menentukan siapa yang akan menjalankan meeting atau bahkan secara otomatis yang memimpin meeting adalah Business Owner atau Manager HR. Apakah hal itu juga terjadi di perusahaan Anda? Jika itu terjadi hal yang perlu dipastikan adalah apakah pemimpin tersebut mengetahui dia pemimpin seperti apa dan apakah pemimpin tersebut sudah memiliki kemampuan untuk melakukan fasilitasi meeting (link pendaftaran kelas fasilitasi). Apabila pemimpin sudah mengetahui bagaimana cara melakukan fasilitasi dalam sebuah meeting, hal itu dapat membantu Anda untuk mewujudkan meeting yang efektif di perusahaan Anda.

Baca juga: Meeting Anda STUCK? Coba Gunakan Teknik 6 Thinking Hats Berikut

2. Agenda dan peserta meeting

Sepertinya ini merupakan hal yang seringkali dianggap sederhana di beberapa perusahaan. Contohnya : Yaaa, kalau menjalankan meeting. Yaa meeting aja kenapa ribet – ribet memikirkan agendanya dan pesertanya siapa? Coba bayangan hal itu terjadi di perusahaan Anda, tentunya meeting yang anda jalankan akan tidak efektif karena tidak ada kerangka atau agenda meeting yang jelas. Pembahasan jadi melebar, tidak menghasilkan solusi, waktu yang digunakan akan lebih lama, peserta yang datang tidak memberikan kontribusi dengan maksimal. Maka dari itu Business Owner, HC Practitioner, dan Professional Leader ajaknya adalah ayo susun agenda meeting dengan menentukan siapa saja yang akan terlibat dalam meeting tersebut (akses Tools Template Minutes of Meeting). Apabila Anda memerlukan bantuan dari tim lain lain untuk join, Anda dapat memanggilnya dan meminta dia kembali apabila hal yang diskusikan sudah tidak memerlukan kehadirannya. 

3. Macam – macam jenis meeting

Seperti ini merupakan pembahasan yang konseptual ya, berbicara tentang macam – macam jenis meeting. Tetapi hal ini juga penting untuk diketahui. Dalam menjalan meeting sering kali menjalankan briefing yang memakan waktu hampir 1 jam. Menurut Anda apakah hal itu efektif? Ia tentu saja tidak, briefing bisa dilakukan kurang lebih 20 menit itu cukup. Selain briefing ada berbagai macam meeting lainnya seperti : 1.     Weekly atau Be-Weekly meeting 2.     Monthly Meeting 3.     Quarterly meeting atau Mid Year Meeting 4.     Yearly Meeting atau Reker (Rapat Kerja) 4 jenis meeting tersebut juga telah diulas pada buku 3 Kunci Sukses Pengelolaan SDM, Pelajari selengkapnya dan dapatkan bukunya DISINI. Selain 4 jenis meeting diatas masih ada jenis meeting lainnya seperti Meeting Project/event, Meeting untuk Brainstorming. Beberapa jenis meeting lainnya juga dapat Anda simak di Podcast Curhat HRD. Dengan Anda mengetahui Jenis – Jenis meeting tersebut Anda dapat menentukan berapa lama waktu yang digunakan untuk melakukan meeting dan siapa saja yang akan hadir dalam meeting tersebut. 

So... What Next?

3 hal menarik yang telah Anda simak diatas semoga dapat membantu dalam menjalan meeting di perusahaan Anda. Langkah selanjutnya, Anda dapat melakukan evaluasi proses meeting Anda, menambah pengetahuan tentang meeting, dan menambahkan pengetahuan tentang bagaimana melakukan fasilitasi meeting. Sebagai tambahan, Akses juga Free Ebook Kamus Kompetensi yang kami susun untuk membantu Anda dalam mempelajari kompetensi yang relevan. Apabila Anda masih perlu konsultasi dengan kami terkait tentang bagaimana melakukan meeting di perusahaan, Maka Anda dapat menghubungi dan berdiskusi dengan kami di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami Referensi: https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/want-a-better-decision-plan-a-better-meeting http://rovers.id/mice-meeting,-incentive,-convention,-and-exhibition-p45.html  Let's Grow!