Seringkali Meeting yang kita lakukan tidak berjalan dengan lancar. Jangan sampai meeting Anda selanjutnya menjadi tidak efisien karena ketiadaan 5 peran dalam meeting ini.
Halo Business Owner, Human Capital Practitioners, dan Professional Leader semua. Siapa diantara Anda yang tidak familiar dengan meeting? Saya yakin Anda semua pasti sudah sering mengikuti meeting. Baik itu meeting koordinasi, meeting membahas proses jalannya proyek-proyek tahunan, dan juga meeting bulanan. Dalam bekerja, kita semua memang tidak akan pernah lepas dari kegiatan meeting. Apapun posisi dan kewajiban Anda di perusahaan, yang namanya meeting memang tidak dapat dihindari lagi. Seolah meeting sudah menjadi makanan sehari-hari dan menjadi rutinitas semata dalam menjalankan tugas dan pekerjaan sehari-hari.
Banyak sekali saya mendengar sebuah perkataan yang dari rekan-rekan HC Practitioner menyebutkan bahwa terlalu banyak meeting dan tidak ada waktu untuk mengerjakan tugasnya. Hampir sebagian besar waktu untuk bekerja sehari-hari dihabiskan oleh meeting-meeting dan pertemuan yang tidak jarang menghabiskan waktu berjam-jam. Bahkan ada beberapa meeting yang berlangsung selama 3 jam. Apabila hanya terjadi sesekali saja, mungkin masih dapat ditolerir, tapi bagaimana kalau hal ini sering terjadi dan berangsur-angsur? Pastinya banyak pekerjaan yang tertunda, alokasi waktu yang kurang baik, dan akhirnya menyebabkan kondisi dan kebiasaan meeting yang tidak efisien dan tidak hemat waktu.
Meeting yang tidak efisien akan menghambat produktivitas Anda dan menyebabkan beberapa alur kerja menjadi tertunda. kira-kira apa penyebabnya?
- Pembahasan yang tak terarah: Seringkali meeting yang terjadi di perusahaan hanya menjadi rutinitas saja. Saat penyelenggara meeting ditanya mengenai agenda dan hal-hal apa saja yang dibahas dalam meeting, seringkali mereka merasa kesulitan untuk menguraikan apa saja hal yang menjadi pembahasan dalam meeting tersebut. Akibatnya, meeting menjadi tidak terarah dan pembahasan yang didiskusikan sulit untuk menjadi fokus.
- Penggunaan waktu yang tidak efisien: Seringkali, meeting yang diselenggarakan memakan waktu yang sangat lama. Dikarenakan pembahasannya yang melebar ke hal-hal lain yang bukan menjadi pembahasan utama disaat meeting. Akibatnya, waktu hanya habis untuk meeting yang pembahasannya pun tidak membuahkan hasil apa-apa dan waktu Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas lain pun menjadi terhambat.
- Sulit menentukan keputusan di akhir meeting: Hal ini dapat membuat meeting yang berkepanjangan dan berputar-putar dalam diskusi yang sulit untuk disimpulkan, dimana selalu akan ada meeting-meeting selanjutnya yang membahas hal yang sama tanpa mengambil satu keputusan tertentu. Akibatnya, meeting hanya sekedar menjadi meeting saja dan tidak ada langkah lanjutan yang diambil.
Apabila 3 hal tersebut masih sering terjadi di perusahaan Anda saat meeting, sekarang saatnya bagi Anda untuk memperhatikan dan memberikan tiap peserta meeting peran-peran yang sesuai untuk dapat membuat meeting Anda lebih efektif, efisien, dan tentunya hemat waktu.
5 Peran Di Dalam Rapat yang Perlu Dimiliki
1.The Leaders
Apa jadinya sebuah meeting tanpa adanya pemimpin yang menentukan dan mengawal alur meeting Anda. Bayangkan apabila meeting Anda tidak dikomandoi oleh seorang leader, potensi meeting tersebut untuk kehilangan arah dan tujuan awal akan semakin meningkat. Apabila diibaratkan, peran seorang Leader dalam memimpin rapat seperti mobil yang dikendarai tanpa supir. Tidak akan kemana-kemana, tidak ada arah dan tujuan, dan penumpang pun bingung kenapa mereka ada di dalam mobil tersebut. Dengan kehadiran seorang leader yang berkharisma, kegiatan meeting pun menjadi lebih teratur, terarah, dan terkondisi. Cek juga FREE TOOLS: 19 GUIDELINES TO BUILD YOUR LEADER’S CHARISMA.
Dalam sebuah meeting, peran seorang pemimpin sangat di perlukan. Selain untuk menentukan tujuan dan bahan utama dalam pembahasan, peran pemimpin juga untuk menentukan agenda dan langkah-langkah apa yang perlu diambil. Sangat disarankan apabila pemimpin dalam meeting merupakan mereka yang juga menginiasi terjadinya meeting. Dalam memimpin meeting, ada 3 fase yang perlu diperhatikan dan disiapkan, yaitu:
Sebelum rapat:
- Menentukan tujuan yang ingin dicapai dari meeting yang diadakan,
- Memilih peserta meeting yang sesuai dengan hal yang ingin dibahas
- Menentukan jadwal dan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam meeting
- Membuat agenda meeting dan menyusun alur pembahasan,
- Menentukan metode rapat yang tepat (offline/online)
- Menganalisa resiko yang mungkin terjadi,
Saat berjalannya rapat
- Menyampaikan intensi dari diadakannya rapat tersebut
- Memandu para peserta meeting untuk tetap dalam pembahasan yang sesuai
- Memastikan peran masing-masing peserta berjalan sesuai rencana
- Menciptakan suasana diskusi yang kondusif
Sesudah rapat
- Memastikan apakah tujuan awal dari diadakannya rapat sudah tercapai atau belum
- Menyampaikan kesimpulan dari hasil rapat
- Memastikan bahwa notulensi sudah tercatat dengan rapi
- Mengambil keputusan selanjutnya terkait langkah yang perlu diambil
2. The Facilitator
Seorang fasilitator dibutuhkan agar Pemimpin rapat dapat berperan penuh dalam diskusi, fasilitator bertanggung jawab untuk memastikan serta memudahkan proses diskusi dapat berjalan lancar sesuai rencana yang telah diagendakan. misalnya, jika dalam sebuah rapat memiliki agenda voting maka fasilitator bertanggung jawab membantu menyiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan dan memastikan peserta tidak mengalami kesulitan. Seorang facilitator perlu memiliki kemampuan Inisiatif yang baik, jadi pastikan facilitator Anda dalam meeting memiliki kompetensi ini. Cek juga FREE HANDBOOK: KAMUS KOMPETENSI
3. The Note-taker
Peran ini berfungsi sebagai pencatat hal-hal penting selama terjadinya proses diskusi dalam meeting. Peran ini bertugas untuk memastikan bahwa poin-poin penting dalam meetin sudah tercatat dan terarsip dengan rapi. Hal yang perlu dimiliki oleh note taker adalah kemampuan mendengar dan jeli terhadap poin yang perlu dicatat. Kemampuannya dalam menghasilkan catatan yang jelas, ringkas, dan tepat juga perlu dimiliki oleh seorang Note Taker. Sebelum rapat dimulai, The Note-taker harus mengerti tujuan dan poin apa saja sekiranya menjadi catatan agar mampu menghasilkan catatan rapat yang jelas, ringkas, dan akurat untuk memudahkan para peserta meeting memahami hasil diskusi yang telah terjadi selama rapat.
4. The Timekeeper
Salah satu peran yang penting untuk menjaga keteraturan waktu selama rapat berlangsung. Timekeeper memiliki tugas untuk menjaga durasi meeting agar sesuai dengan durasi awal yang disepakati, hal ini juga termasuk memantau durasi dari tiap agenda yang dibahas dalam rapat. Dalam hal ini, tugas timekeeper adalah untuk memastikan bahwa diskusi yang dilakukan tidak terfokus terlalu lama pada satu agenda saja, terlebih apabila meeting yang dilakukan memiliki daftar agenda yang cukup banyak dalam waktu yang singkat. Prinsipnya, meeting dan agenda yang dibahas tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lama didiskusikan. The Timekeeper berkewajiban untuk mengelola dan memanajemen waktu meeting semaksimal mungkin.
5. The Participant
Pastinya, dalam sebuah meeting pasti ada partisipan atau peserta meeting. Bukan hanya menjadi pendengar dan menyimak jalannya diskusi saja, Peserta meeting memiliki peran penting dalam menentukan berhasil atau tidaknya sebuah meeting. Yang perlu menjadi perhatian adalah bahwa para peserta diajak untuk mengikuti meeting bukan hanya untuk menyimak dan mendengarkan prosesnya saja, tugas utamanya adalah untuk berkontribusi sebaik mungkin dengan memberikan saran dan pertimbangan-pertimbangan yang tentunya akan memiliki dampak besar terhadap hasil akhir dan keputusan dari meeting yang sudah dijalankan.
5 peran dalam meeting ini wajib Anda miliki untuk mewujudkan meeting yang efektif, tentunya peran-peran tersebut dapat membantu Anda untuk meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan saat meeting seperti pembahasanya yang melebar dan durasi meeting yang melebihi batas yang disepakati.
Itulah 5 peran yang perlu ada dalam meeting, apabila Anda ingin mempelajari lebih jauh tentang bagaimana menciptakan budaya meeting yang efisien di perusahaan, Anda bisa mengikuti sesi LIVE ONLINE TRAINING: MEWUJUDKAN BUDAYA MEETING YANG EFISIEN DI PERUSAHAAN, segera daftar DISINI.
Bagi Anda yang ingin berdiskusi lebih lanjut tentang membangun meeting, silakan hubungi kami di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkamiÂ
Lets Grow!
