Bagaimana Membuat Karyawan Semangat Mengikuti Training?

Halo, Teman-teman semua. Pada artikel sebelumnya kita sudah membahas beberapa alasan kenapa karyawan sering kali tidak antusias mengikuti program pelatihan atau training di perusahaan. Mulai dari mindset yang melihat belajar sebagai beban, pekerjaan yang terasa makin menumpuk saat training, pengalaman belajar yang tidak menyenangkan, sampai tidak adanya follow up setelah pelatihan selesai. Nah, hal-hal seperti ini sering terjadi di banyak perusahaan. Kita semuanya mesti tahu ya, bahwa pelatihan atau pengembangan SDM itu sebenarnya hal yang penting di sebuah company. Bayangin aja kalau nggak ada pengembangan kompetensi. Karena company yang lain itu progresnya bisa jauh lebih cepat dari kita. Nah, tapi sayangnya nggak semua orang, nggak semua karyawan itu melihat pembelajaran sebagai bagian dari perjalanan profesional karir mereka. Jadi ngerasanya justru seperti beban tambahan. Training lagi, kerjaan belum selesai dipanggil ikut training lagi. Belum lagi kalau proses pembelajaran itu juga punya konsekuensi tambahan. Misalnya ada PR, harus belajar lagi setelah sesi selesai, atau trainingnya berlangsung satu sampai tiga hari. Akhirnya kerjaan terasa seperti makin numpuk. Situasi seperti ini juga sering saya alami di klien-klien. Niatannya manajemen sebenarnya baik, ingin mengembangkan SDM. Tapi di lapangan kita justru sering menemukan situasi seperti ini. Sebagai HR person, human capital practitioner, ataupun business owner yang punya intensi baik, pasti rasanya sedih. Bahkan kadang gregetan juga. Ini sudah dikasih ruang belajar, kenapa malah nggak mau? Apalagi kalau Anda dari tim HC. Kebayang dong rumitnya menyiapkan sebuah program training, mulai dari modul, pembelajaran, sampai koordinasi dengan berbagai pihak. Tim finance juga harus mengakomodasi anggaran. Kita sudah bikin proposal, bahkan mungkin harus meyakinkan jajaran BOD supaya program ini disetujui. Jadi pertanyaannya sekarang adalah, gimana sih sebenarnya membangkitkan antusiasme karyawan supaya mau belajar? Bukan hanya karena diminta perusahaan, tapi karena ada kesadaran dari diri mereka sendiri untuk mengembangkan kompetensi. Nah, di bagian ini saya mau bagikan beberapa tips yang juga pernah saya implementasikan di perusahaan saya sendiri maupun di klien-klien Sinergia. Saya enggak bilang ini gampang. Tapi percayalah bahwa setiap kendala pasti ada solusinya. Tinggal kita mau mencoba atau tidak.

1. Libatkan Karyawan Sejak Awal

Yang pertama, libatkan karyawan dari awal. Kita libatkan tim, kita libatkan karyawan sejak tahap perencanaan. Bapak, Ibu bisa ajak diskusi atau bahkan sekadar curhat untuk mengetahui sebenarnya kebutuhan mereka apa. Kendala mereka dalam melakukan pekerjaan apa, atau kesulitan mereka dalam memenuhi KPI itu di mana. Kalau bahasa kerennya sebenarnya ini adalah training need analysis. Tapi kadang kalau terlalu formal dengan kuesioner atau form yang panjang, orang sudah malas duluan untuk mengisi. Karena itu saya lebih suka pendekatan diskusi. Misalnya dengan FGD kecil-kecilan, kumpulkan beberapa orang lalu ajak ngobrol sebenarnya kita butuh belajar apa sih. Kadang kebutuhannya bukan selalu kompetensi teknis. Kadang mereka hanya butuh ruang diskusi, brainstorming, atau bahkan sekadar melepas tension dari pekerjaan. Ketika karyawan dilibatkan sejak awal, mereka akan merasa bahwa training ini memang relevan dengan kebutuhan mereka. Bukan sekadar formalitas dari perusahaan, tapi benar-benar sesuatu yang bisa membantu pekerjaan mereka sehari-hari.

2. Tautkan Training dengan Tujuan yang Jelas

Yang kedua, tautkan tujuan pelatihan dengan tujuan yang jelas. Tujuan ini tidak selalu harus tujuan perusahaan atau KPI saja, tapi juga bisa dikaitkan dengan jenjang karier karyawan. Sekarang kita tahu bahwa proses rekrutmen itu tidak mudah. Kenapa tidak mempersiapkan talent dari dalam perusahaan sendiri. Ketika karyawan melihat bahwa pelatihan ini membantu perkembangan karier mereka, biasanya mereka akan jauh lebih antusias untuk belajar. Misalnya pelatihan leadership. Kadang orang tidak mengerti pelatihan ini sebenarnya untuk apa. Tapi kita bisa menjelaskan bahwa mungkin dua atau tiga tahun lagi ada kesempatan bagi mereka untuk menjadi supervisor. Leadership itu bukan sesuatu yang muncul tiba-tiba. Itu butuh proses dan persiapan. Jadi ketika orang tahu tujuannya jelas, mereka juga lebih paham kenapa mereka perlu mengikuti pelatihan tersebut.

3. Buat Waktu Training Lebih Realistis

Kemudian yang ketiga, buat waktunya jadi lebih realistis. Bapak, Ibu, saya pernah handle satu company. Saya jadi HR di sana selama kurang lebih lima tahun. Tempat ini operasionalnya tujuh hari dalam seminggu, bahkan 365 hari dalam satu tahun alias tidak pernah tutup. Operasionalnya waktu itu sampai 18 jam sehari. Jadi bisa dibayangkan, mana ada waktu untuk training. Outlet tidak pernah benar-benar close. Ini yang akhirnya jadi challenge buat saya sebagai HR. Saya harus mencari cara supaya pelatihan tetap bisa berjalan, tapi pekerjaan operasional juga tidak terganggu. Akhirnya saya benar-benar memperhatikan kapan outlet sedang sepi. Kadang pelatihannya hanya satu jam atau satu setengah jam. Tapi bagi saya itu jauh lebih baik daripada tidak ada sama sekali. Saya pelajari kapan waktu yang memungkinkan untuk menarik dua atau tiga orang mengikuti pelatihan. Memang akhirnya training harus diulang beberapa kali dalam beberapa batch. Tapi bagi saya itu tidak masalah. Lebih baik saya melakukan dua atau tiga batch dengan topik yang sama daripada mengganggu pekerjaan orang lain. Ini juga berarti kita sebagai HR perlu banyak komunikasi dengan tim dan dengan leader. Misalnya komunikasi satu bulan sebelumnya. Kita bisa bilang,

“Teman-teman nanti di tanggal ini boleh tidak extend 30 menit?”

Kalau dikomunikasikan dari jauh hari biasanya tidak terasa membebani. Atau kita juga bisa memberikan buffer waktu untuk deadline pekerjaan. Misalnya karena minggu ini ada pelatihan, deadline sebuah pekerjaan bisa diperpanjang satu hari. Hal-hal seperti ini bisa kita komunikasikan dengan kepala departemen atau division head. Intinya adalah membuat waktu pelatihan terasa lebih realistis dan tidak menjadi beban tambahan bagi tim.

4. Gunakan Kurikulum dan Metode yang Lebih Seru

Yang keempat adalah kurikulum dan metode pembelajaran yang lebih seru. Saya jujur kadang merasa gatal kalau melihat training yang metodenya itu-itu saja. Masuk kelas, duduk seharian di ruang meeting, lalu mendengarkan presentasi PowerPoint. Apalagi kalau peserta training adalah tim sales yang biasanya aktif di lapangan atau tim produksi yang terbiasa bergerak. Bayangkan mereka harus duduk seharian mendengarkan materi. Tentu akan terasa sangat membosankan. Karena itu penting untuk menggunakan metode yang lebih variatif. Misalnya diskusi, learning cycle, case study, atau aktivitas yang melibatkan peserta secara langsung. Di kelas-kelas training Sinergia misalnya, kita sering menggunakan berbagai alat bantu seperti post-it, kartu diskusi, atau bahkan membuat peta di lantai dan menempelkan berbagai ide di dinding. Hal-hal seperti ini membuat proses belajar terasa lebih hidup.

Sedikit tips untuk Anda, kita perlu melibatkan panca indra. Kalau hanya duduk mendengarkan trainer berbicara, kita sebenarnya hanya menggunakan satu indra saja. Tapi kalau ada video, musik, aktivitas bergerak, diskusi, bahkan suasana ruangan yang nyaman, proses belajar jadi lebih menyenangkan. Bahkan hal kecil seperti snack ringan atau aroma terapi juga bisa membantu menjaga fokus peserta. Kalau metodenya seru, biasanya orang juga jadi lebih antusias mengikuti training. Masalahnya bukan orang tidak mau belajar. Tapi seringkali karena proses belajarnya tidak menarik.

Jadi kalau dirangkum lagi, ada beberapa hal yang bisa kita lakukan. Pertama, libatkan karyawan sejak awal. Kedua, tautkan pelatihan dengan tujuan yang jelas. Ketiga, buat waktu pelatihan lebih realistis. Keempat, rancang metode pembelajaran yang lebih seru. Memang di banyak organisasi pelatihan masih terlihat seperti agenda tahunan yang membosankan. Tapi tenang saja, itu bagian dari proses. Tantangannya adalah bagaimana kita membangun antusiasme dan menunjukkan dampak dari pelatihan tersebut. Tidak perlu perubahan yang terlalu besar. Perubahan kecil yang konsisten justru sering membawa dampak yang lebih nyata, baik bagi perusahaan maupun bagi perkembangan pribadi karyawan.

Jika Bapak dan Ibu sedang menghadapi tantangan serupa dalam mengembangkan program training di perusahaan, tim kami di Sinergia Consultant siap menjadi partner diskusi Anda. Kami membantu organisasi membangun program pengembangan SDM yang lebih relevan, berdampak, dan selaras dengan kebutuhan bisnis.

Silakan hubungi tim kami melalui halaman kontak atau link yang tersedia untuk berdiskusi lebih lanjut.