9 Hal Laporan WAJIB HR Dept. Saat Pergantian Tahun (Bag. 1)

9 Hal Laporan WAJIB HR Dept. Saat Pergantian Tahun (Bag. 1)

Article

Jan 05

Halo HC Practitioner,

Sudah memulai rutinitas kesibukan awal tahun? Tenang, hampir semua klien kami juga mengalami hal yang sama.

Dalam proses coaching yang kami lakukan, pertanyaan mengenai apa saja yang perlu dilaporkan oleh HR Dept, hampir selalu muncul di akhir dan awal tahun seperti ini. Melalui artikel ini, kami mencoba merumuskan evaluasi apa saja yang sebenarnya perlu dilaporkan pada akhir tahun oleh HR Dept.

1. Pencapaian Visi Misi dan Corporate Value,

Begitu hal ini yang kami minta kepada para klien, kebanyakan langsung mengernyitkan dahi, agak bingung bagaimana mengukurnya. Cara yang termudah adalah membuatnya menjadi berbagai macam action plan, baik yang jangka pendek maupun jangka panjang. Biasanya kami menggunakan cerita berikut untuk membantu mereka memahaminya.

"Ketika Anda mau berlibur ke salah satu tempat wisata, misalnya saja ke Bali, maka anda menyiapkan berbagai macam rencana misalnya terkait dengan urusan kuliner, kesenian, adat istiadat dan lain-lain. Visinya adalah berlibur di Bali (boleh membayangkan Anda sedang tiduran di pantai ya… hehehe), misinya adalah terkait dengan akan menjalani liburan dengan menikmati berbagai makanan, menonton tari-tarian bali, seni ukir dan lainnya. Sementara Corporate Culture misalnya tentang memandang hal selalu Positif, menjadi Inspirasi bagi banyak orang, Kreatif menghasilkan karya yang dapat dinikmati banyak orang, dan lain-lain.

Action Plan yang perlu disusun adalah, Pesan Pesawat dan Hotel untuk di Bali, Packing barang bawaan menjadi 1 tas saja, membawa baju sesuai peruntukannya, pesan mobil di Bali, menyusun daftar apa saja yang perlu difoto dan masih banyak lainnya. Coba bayangkan, saat semua action plan ini dilakukan, apakah Anda akan semakin dekat dengan visi berlibur di Bali? Apa yang terjadi jika berbagai action plan yang sudah disusun, tidak terlaksana dengan baik?”

Dari cerita tersebut, satu hal yang perlu disusun pertama kali adalah terkait dengan Action Plan untuk mencapai Visi Misi dan Corporate Culture yang dimiliki oleh perusahaan. Sehingga Anda akan mampu mengevaluasi, seberapa dekat sebenarnya perusahaan bergerak untuk tetap setia menjalani visi misi dan budaya perusahaan tersebut.

Di akhir dan awal tahun ini, menjadi waktu yang tepat untuk mengevaluasi pencapaian action plan, mencoba menata kembali arah perusahaan agar tidak semakin jauh dengan yang sudah ditetapkan dahulu.

2. Pengembangan Struktur Organisasi,

Berapa banyak bagian fungsional seperti departemen, divisi, section, unit dan lain sebagainya yang sudah bertambah atau berkurang di tahun ini? Perkembangan zaman yang serba cepat, membuat perusahaan yang tidak mengimbanginya akan tergilas dan akhirnya tidak bisa eksis lagi.

Sudah banyak contoh, penggunaan aplikasi IT bisa membuat beberapa perusahaan mengalami pertumbuhan omzet yang sangat luar biasa. Bagaimana mereka bisa mengalami hal tersebut? Salah satu jawaban yang paling masuk akal adalah mereka memperkuat bagian IT di internal mereka. Meskipun mungkin pada waktu lalu, bagian ini hanya difungsikan untuk sekedar melakukan perawatan program, check-up hardware komputer, cek jaringan kabel LAN, dan sebagainya.

Di sisi lain, perusahaan yang sudah berdiri lama, tiba-tiba harus menutup beberapa unit bisnisnya, karena adanya perubahan pola pembelian dari masyarakat. Hal yang seringkali disadari terlambat, tetapi sudah tidak ada jalan untuk memutar kembali, HC Practitioner, tuntutan dunia seperti demikian, akhirnya memaksa HR Dept.untuk terlibat lebih aktif dalam mengikuti perkembangan bisnis yang ada. Ketika hanya berkutat dengan segala permasalahan “administrasi” sehari-hari, maka ketika masalah ini sudah selesai, akan muncul masalah baru yang jauh lebih besar..

Hal yang paling sederhana adalah pelaporan tentang berapa banyak mutasi SDM yang sudah berjalan selama ini. Siapa dan berapa yang mengalami kenaikan jabatan (promosi), mengalami perpindahan fungsi kerja di level yang sama (rotasi), atau bahkan mengalami penurunan jabatan ke level yang lebih rendah (demosi).

Laporan yang lebih tinggi lagi tingkatnya, adalah apa yang terjadi dengan adanya proses mutasi tadi. Misalnya,di bagian Penjualan mengalami peningkatan omset hingga mencapai 10%, complain pelanggan mengalami penurunan secara efektif mendekati 1% dari awalnya 5%. Atau di bagian lain, terjadi perbaikan SOP kerja, sehingga waktu kerja dapat dipangkas 5 menit, yang akhirnya output kinerja dalam sehari bertambah 1-2 hasil kerja.

Tentu saja dengan adanya evaluasi, Anda selaku HC Practitioner akan menjadi Bussiness Partner bagi pimpinan perusahaan, yang membuat mereka akan merasa terbantu dalam mengambil keputusan bersifat strategis lainnya. Pergantian tahun menjadi momen yang tepat untuk melihat struktur organisasi dan bagian mana yang perlu dipangkas atau ditambahkan.

3. Pengembangan Kompetensi Karyawan

Terkait dengan pengembangan struktur organisasi, tentu saja perusahaan perlu memperhatikan kompetensi masing-masing SDM dalam perusahaan. Melihat kontribusi mereka dalam pencapaian omzet dan profit tahun ini, atau bahkan seberapa besar mereka terlibat dalam tidak tercapainya berbagai target yang ditetapkan awal tahun ini.

Kecenderungan manusiawi adalah setiap orang akan mencari zona nyamannya masing-masing, termasuk dalam hal bekerja. Artinya ini juga akan berlaku sama untuk SDM dalam perusahaan Anda. Belasan tahun lalu, dimana kemampuan menggunakan mesin ketik menjadi sebuah kompetensi yang sangat diperhitungkan untuk melamar sebuah pekerjaan, ternyata kompetensi ini tergilas dengan kemampuan mengoperasikan aplikasi komputer. SDM yang cenderung tidak mau belajar komputer karena nyaman dengan mesin ketik, sudah dipastikan dirinya tidak akan bertahan lama di dunia kerja “jaman now”.

Beberapa tahun yang lalu, kami sempat mengadakan rekrutmen eksternal untuk posisi sopir di perusahaan. Bukan karena ada penambahan armada mobil, tetapi penggantian mobil transmisi manual dengan transmisi automatic. Para sopir lama, tidak ada yang bisa menggunakan mobil matic, meskipun sudah sempat diajarkan dan diberikan kursus mengemudi ulang. Pada dasarnya mereka sebetulnya bisa, hanya saja TIDAK MAU karena sudah merasa nyaman dengan mobil transmisi manual. Sehingga dengan sangat terpaksa, diadakan rekrutmen dari luar perusahaan yang jelas saja menambah biaya perusahaan.

Melihat kembali Kamus Kompetensi yang dimiliki oleh perusahaan mau tidak mau harus dilakukan secara berkala, memastikan bahwa kompetensi serta key behavior setiap kompetensi tetap update dengan kondisi terkini di luar perusahaan serta dengan kemampuan setiap SDM yang ada. Misalnya saja, akan menjadi sia-sia ketika Anda memiliki kamus kompetensi terkait kemampuan mengetik dengan mesin ketik atau sopir terkait kemampuan mengemudi mobil transmisi manual, tetapi ternyata peralatan kerja mereka yang digunakan perusahaan sudah mengikuti perkembangan teknologi.

Kemampuan melihat dan mencermati perkembangan dunia luar, yang akhirnya bisa berdampak kepada perusahaan, tentu saja harus mulai disiapkan kepada semua SDM yang ada dalam perusahaan. Sehingga ketika saatnya hal-hal baru mulai dipakai oleh perusahaan, bisa dipastikan Anda selaku HC practitioner tidak akan mengalami kebingungan.

4. Kepatuhan terhadap Internal Rules

Sudah punya peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama? Tentu saja mayoritas sudah memilikinya, karena disanalah mayoritas pengaturan standar perilaku SDM diatur. Tetapi pernahkah anda mengevaluasi, berapa banyak SDM yang masih melanggar sebuah atau beberapa peraturan tertentu? Terlebih lagi bila sebenarnya sudah ada sanksi yang diberikan atas pelanggaran tersebut.

Bayangkan, bila 50% SDM sering terlambat masuk kerja, apa yang akan terjadi di dalam perusahaan? Tentu saja ketika di akhir tahun data menunjukkan bahwa omzet tidak tercapai, Anda sudah tahu hal apa yang menyebabkannya. Evaluasi yang penting dalam hal kepatuhan terkait dengan pelanggaran yang dilakukan serta sanksi yang diberikan. Surat Peringatan yang sudah keluar selama ini untuk masalah keterlambatan, bisa jadi tidak lagi menjadi hal yang menakutkan bagi SDM, sehingga cenderung abai terhadap peraturan keterlambatan itu sendiri. Jika hal ini yang terjadi, maka mengevalusi peraturan yang ada, menjadi sebuah keharusan yang perlu dilakukan.

Nah, sudah kita bahas mengenai 4 hal yang perlu dievaluasi dan dilaporkan pada pergantian tahun ini. Dalam artikel selanjutnya kita akan membahas 5 hal lainnya yaitu tentang pemberian pengupahan, fasilitas Benefit lain, hasil penilaian kinerja, dinamika pengembangan Learning Culture, dinamika rekrutmen dan terminasi.

Satu hal yang menjadi kesamaan dari berbagai evaluasi yang sudah Anda siapkan tersebut adalah semuanya pasti membutuhkan budget dalam pelaksanaannya. Sehingga momen pergantian tahun menjadi waktu yang tepat untuk mengevaluasi seberapa besar dana yang telah dikeluarkan oleh perusahaan melalui HR Dept. di tahun ini. Bahkan mulai menghitung pula budget yang harus disiapkan di tahun yang akan datang.

Anda dapat mengatur budget HR dept. ini dengan lebih strategis. Biasanya kami berbagi tentang pengaturan ini melalui kelas Strategic Compensation & Benefit Development yang kami adakan di beberapa kota.

Selamat menyusun evaluasi tahun ini dan rencana kerja tahun depan, HC Practitioner.

Let’s Connect with Sinergia Consultant ya!

Stay #ARTmazing semuanya