Halo Business Owner, HC Practitioner, dan Professional Leader, Pernah merasa pekerjaan di tim Anda terasa kurang terarah karena belum ada panduan yang jelas? Misalnya, satu tugas dikerjakan dengan cara berbeda oleh setiap orang, atau tim Anda bingung menentukan langkah yang tepat.
Dalam menjalankan sebuah pekerjaan yang dilakukan oleh tim sehari-hari, organisasi membutuhkan pedoman seperti Standard Operational Procedure (SOP) yang jelas agar setiap proses berjalan sesuai standar. Tanpa panduan yang terstruktur, risiko miskomunikasi, ketidakefektifan kerja, dan ketidakkonsistenan dalam pelayanan bisa semakin tinggi.
Contoh Isu yang biasanya terjadi seperti ini;
Tim gudang melakukan bongkar bahan baku atau raw material yang baru saja datang untuk persiapan produksi besok. Andik membongkar barang itu sesuai cara yang dia inginkan, hal itu dilakukan karena belum memiliki SOP untuk bongkar muat barang.
Ternyata dari bongkar muat itu Andik tidak mencocokkan jumlah surat jalan dengan jumlah barang. Kemudian hari berdampak saat tim produksi cek barang itu jumlah kurang dan produksi terhambat untuk melakukan prosesnya.Â
Itulah mengapa perusahaan perlu memiliki sistem yang memastikan setiap tugas dilakukan secara seragam dan efisien. Anda dapat melihat detail kenapa hal itu PENTING!
Standar Operasional Prosedur Itu Penting!
SOP merupakan panduan tertulis yang membantu tim Anda menjalankan pekerjaan dengan cara yang benar. Dengan standar yang jelas, kesalahan bisa diminimalkan, produktivitas meningkat, dan semua tim punya pedoman yang sama dalam bekerja.
Tapi, di lapangan, masih banyak perusahaan yang kesulitan menerapkan SOP dengan efektif. Bayangkan Anda memesan cappucino di coffee shop. Suatu hari, cappuccino yang Anda terima punya busa susu yang creamy dan proporsional. Tapi, di lain waktu, cappuccino yang sama malah lebih encer dengan busa yang hampir tidak ada. Kok bisa?
Tanpa standar yang jelas, setiap barista bisa memiliki interpretasi sendiri tentang bagaimana cappuccino yang “ideal” seharusnya dibuat. Ada yang menuangkan susu dengan takaran pas, sementara yang lain asal mencampur tanpa mempertimbangkan tekstur dan rasio espresso.
Akibatnya, pengalaman pelanggan jadi tidak konsisten, dan loyalitas mereka bisa menurun. Situasi seperti ini mencerminkan kegagalan manajemen dalam menerapkan SOP secara efektif.
Tapi, Kenapa Kegagalan SOP Bisa Terjadi?
1. Minimnya Kesadaran akan Kepatuhan
Banyak tim dan manajemen yang belum sepenuhnya menyadari pentingnya SOP dalam operasional sehari-hari. Mereka masih menganggap SOP hanya dokumen administratif yang ribet dan buang-buang waktu.
Padahal, pola pikir yang tepat bisa mendorong kepatuhan terhadap standar dan bikin operasional lebih efisien. Ketika mindset ini tidak terbentuk, tim cenderung mengabaikan alur kerja yang sudah ditetapkan. Ujung-ujungnya, proses jadi tidak konsisten dan risiko kesalahan meningkat.
2. Tidak Relevan dengan Kondisi di Lapangan
Kadang, SOP yang dibuat tidak sesuai dengan cara kerja tim di lapangan. Ini bisa terjadi karena penyusunannya tanpa melibatkan tim yang menjalankannya secara langsung. Akibatnya, prosedur yang ada lebih banyak teori daripada praktek yang sebenarnya.
Beberapa standar juga terlalu berpatokan pada konsep ideal dan kurang mempertimbangkan real case. Padahal, tantangan di lapangan seringkali berbeda dan relatif tidak bisa diprediksi. Kalau begini, proses kerja menjadi kurang efektif.
3. Dokumen Terlalu Ambigu dan Berantakan
Ambigu disini berarti punya interpretasi lebih dari satu. Biasanya, bahasa yang digunakan terlalu rumit atau teknis sehingga membuat kebingungan pada tim. Misalnya, penggunaan kata ‘perlu’ dan ‘harus’. Keduanya sering digunakan secara tumpang tindih, padahal punya arti berbeda.Â
Selain itu, format yang berantakan juga bikin SOP susah dipahami. Paragraf panjang tanpa struktur yang jelas, tanpa poin-poin utama, atau minim dukungan visual seperti diagram dan tabel justru bikin informasi penting terlewat.
4. Kurangnya Peran Leader
Seringkali, mendistribusikan dokumen SOP saja sudah dianggap cukup. Banyak perusahaan menginformasikan standar kerja hanya di awal onboarding, tanpa ada pendampingan dari leader lebih lanjut.
Tanpa pengawasan yang aktif, tim bisa saja menganggap standar kerja hanyalah formalitas. Sehingga leader perlu terlibat aktif agar tim menjalankan secara maksimal. Lalu, gimana ya biar perusahaan punya efisiensi dan konsistensi di sistem operasionalnya?
Lakukan 5 Strategi Implementasi SOP ini!
1. Pastikan Relevan dan Solutif
Agar SOP tidak hanya jadi dokumen formalitas, isinya harus sesuai dengan alur kerja tim sehari-hari. Itulah kenapa penyusunan SOP perlu melibatkan divisi yang langsung menjalankan pekerjaan.
Selain itu, standarisasi harus menyelesaikan masalah nyata di lapangan. Kalau isinya hanya teori tanpa solusi konkret, tim justru kesulitan menerapkan. Dengan adanya panduan yang praktis akan membantu tim anda bekerja lebih efektif, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi risiko kesalahan.
2. Menyusun dengan Jelas dan Mudah Dipahami
SOPÂ yang baik harus ringkas, lugas, dan bebas dari kata-kata multitafsir. Misalnya, dibandingkan menulis “Barista sebaiknya membersihkan steam wand setelah membuat susu frothing,” akan lebih baik langsung tegaskan “Barista wajib membersihkan steam wand setiap selesai membuat susu frothing untuk menjaga kebersihan dan kualitas minuman.”
Selain bahasa, format juga harus memudahkan pembaca agar lebih efektif saat disajikan dalam bentuk daftar poin atau tabel, bukan paragraf panjang yang sulit dicerna. Misal, dalam SOP pembuatan espresso, Anda bisa buat tabel yang merinci langkah-langkahnya, mulai dari menimbang biji kopi, menggiling dengan ukuran pas, hingga memastikan ekstraksi berjalan dalam waktu ideal.
Untuk prosedur yang lebih kompleks, seperti menangani pesanan saat jam sibuk, diagram alur kerja juga bisa membantu tim Anda bekerja lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas layanan.
3. Sosialisasikan Kepada Tim
Sosialisasi bukan hanya menyampaikan aturan saja, tapi memastikan tim Anda benar-benar memahami prosedur yang harus diikuti dan alasan di baliknya. Ketika mereka mengerti manfaatnya, kepatuhan lebih mudah diterapkan.
Sosialisasi yang baik juga membuka ruang diskusi. tim yang bekerja langsung di lapangan bisa memberikan masukan untuk penyempurnaan di masa depan. Saat tim Anda merasa dilibatkan, biasanya mereka cenderung lebih patuh dan menjalankan dengan kesadaran penuh.
3. Libatkan Leader sebagai Pengawas Implementasi
Supaya SOP benar-benar diterapkan, Anda perlu melakukan monitoring secara rutin. Seorang leader punya peran untuk memastikan prosedur dijalankan sesuai standar, sekaligus membantu tim yang mengalami kesulitan. Kalau ada kendala, leader harus memberikan arahan yang jelas biar kesalahan yang sama tidak terus berulang.
Komunikasi dua arah juga tidak kalah penting. Pastikan tim Anda merasa bebas menyampaikan kendala atau memberikan masukan ketika ada bagian SOP yang kurang sesuai dengan kondisi di lapangan. Dengan pengawasan yang aktif dan komunikasi yang terbuka, SOP benar-benar dijalankan untuk meningkatkan efisiensi kerja.
4. Berikan Pelatihan Bagi tim yang Membutuhkan
Beberapa tim mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami dan menerapkannya. Maka dari itu, pelatihan tambahan bisa membantu mereka lebih familiar dengan prosedur yang ada. Pelatihannya bisa berupa sesi tatap muka, simulasi praktik, atau modul interaktif yang lebih mudah dipahami.
Bimbingan dari senior atau leader juga bisa jadi cara efektif untuk membantu tim Anda. Dengan mentoring, tim bisa belajar lebih cepat karena langsung dipandu dalam pekerjaan sehari-hari. Pendekatan ini membuat setiap anggota tim Anda lebih paham alur SOP dan bisa menjalankannya dengan lancar.
Saatnya Perusahaan Anda Naik Level!
Mengimplementasikan bukan cuma soal menulis aturan, tapi membangun budaya kerja yang lebih rapi, efisien, dan konsisten. Tapi, apakah tim Anda sudah memahami dan menjalankannya dengan benar?
Jika Anda masih bingung cara untuk mengoptimalkannya atau belum yakin area mana yang perlu diperbaiki, Sinergia siap membantu melalui free consultation, Disini Anda bisa berdiskusi langsung dengan Human Capital Practitioner Expert untuk memastikan Standar Operasional Prosedur di tim Anda berjalan efektif. Yuk daftarkan segera jangan pertahankan pola kerja yang kurang tepat dan membuat Anda sakit kepala.
