4 Hal Sederhana yang Bisa Kita Lihat dari Manfaat Onboarding

Halo, business owner, HR practitioner, dan professional leader. Ketemu lagi dengan saya, Wisnu Ardi, salah satu human capital coach di Sinergia Consultant. Sebelumnya saya pernah ngajak nih membahas tentang onboarding dari sudut pandang yang lebih mendasar. Yaitu bagaimana kita membangun onboarding bukan hanya dengan pengenalan tapi juga membangun rasa belonging. Kalau kita tarik lebih jauh, sering kali pertanyaannya bukan lagi “kenapa onboarding itu penting?”, tapi mulai bergeser ke pertanyaan yang lebih praktis. 

“Mulai dari mana?”

Di sini saya ingin mengajak Bapak Ibu melihat onboarding dari sisi yang lebih aplikatif. Karena saya pernah mendapat satu pertanyaan mendasar dari klien. 

“Membangun budaya perusahaan itu dari mana sih? Perusahaan saya ini sudah berdiri cukup lama. Karyawan sudah mulai banyak. Bahkan sekarang sudah menyentuh hampir di atas 200. Saya bingung banget nih mulainya dari mana. Karena karyawan yang lama juga ada, tiba-tiba nanti ada karyawan baru masuk.”

Dari pengalaman mendampingi klien, kondisi seperti ini memang cukup sering terjadi. Dan pendekatannya tidak bisa dilakukan sebagian-sebagian, tapi perlu dilakukan secara menyeluruh di dalam internal perusahaan untuk membentuk dan menyampaikan budaya perusahaan. Yang sering terlewat adalah, kita lupa menyampaikan itu kepada karyawan baru yang masuk. Padahal proses itu seharusnya terjadi di dalam onboarding. Di situlah titik pentingnya. Kita bisa mulai dari internal, membentuk pondasinya terlebih dahulu. Lalu saat karyawan baru masuk, kita bekali mereka dengan pemahaman yang jelas. Di situlah tahap awal kita menanamkan budaya perusahaan Anda.

Onboarding Sering Disalahpahami Sebagai "Administrasi"

Onboarding sebenarnya bukan hanya sekadar administrasi. Karyawan datang, kita kontrak, kita siapkan kebutuhan administratif, lalu kita masukkan ke dalam sistem agar terhubung dengan perusahaan.  Padahal lebih dari itu, onboarding adalah pintu awal karyawan masuk ke dalam perusahaan Anda. Ini menjadi proses penting yang perlu diperhatikan, karena di sinilah awal terbentuknya sesuatu yang sebenarnya Bapak Ibu inginkan.  Yaitu sense of belonging, atau perasaan memiliki. Di tahap inilah kita mulai membangun keterikatan karyawan dengan perusahaan. Karena itu, ada beberapa hal yang perlu Bapak Ibu perhatikan. Ada 4 hal sederhana yang bisa kita lihat dari manfaat onboarding itu sendiri.

4 Hal Sederhana yang Bisa Kita Lihat dari Manfaat Onboarding

1. Onboarding sebagai Ruang Adaptasi 

Onboarding adalah ruang adaptasi karyawan baru kepada perusahaan, atau bahkan perusahaan kepada karyawan. Jadi bukan hanya karyawan yang menyesuaikan diri, tapi perusahaan juga ikut mengenal siapa yang bergabung. Secara sederhana, saat menerima karyawan baru, mereka perlu mengenal lingkungan kerja. Mulai dari hal dasar seperti visi, misi, value, sampai tanggung jawab pekerjaan. Termasuk mengenal siapa saja yang ada di dalamnya, bahkan sampai pemilik perusahaan. Di proses ini, kita juga memberikan sambutan yang hangat. Bisa saja ada sambutan dari direksi atau pemilik perusahaan, sebagai bentuk bahwa perusahaan benar-benar menerima kehadiran mereka. Ini yang membangun kesan pertama atau first impression. Karena di hari pertama, sebenarnya karyawan sedang “mengamati”. Mereka melihat bagaimana diperlakukan, bagaimana komunikasi terjadi, dan bagaimana informasi diberikan. Dari situ mereka mulai menilai apakah mereka benar-benar diterima atau tidak. Kalau proses ini berjalan dengan baik:

• Karyawan memahami apa yang harus dilakukan
• Tahu harus komunikasi ke siapa
• Mengerti arah dan harapan perusahaan

Sehingga mereka tidak kebingungan saat mulai bekerja. Sebaliknya, kalau proses ini tidak terjadi, sering muncul kondisi seperti:

• Karyawan bingung harus mulai dari mana
• Tidak tahu do & don’t di perusahaan
• Akhirnya diam dan tidak proaktif

Di sisi lain, tim atau leader bisa melihat mereka sebagai “kurang inisiatif”, padahal sebenarnya mereka belum paham. Itulah kenapa onboarding berperan penting sebagai ruang adaptasi.

2. Onboarding sebagai Penanaman Budaya Perusahaan 

Onboarding karyawan adalah pintu pertama dalam menanamkan budaya sejak dini. Di momen awal inilah kita tidak hanya menyampaikan tugas dan tanggung jawab, tapi juga memperkenalkan value serta visi-misi perusahaan. Dengan pendekatan ini, karyawan baru tidak hanya tahu apa yang harus mereka lakukan. Mereka juga memahami bagaimana cara bekerja dan beradaptasi dengan lingkungan kerja yang ada. Contohnya, di salah satu klien ada yang menerapkan budaya sehat. Implementasinya sederhana, yaitu menyediakan titik-titik khusus untuk merokok, sehingga karyawan tidak boleh merokok sembarangan. Jika karyawan baru tidak mengetahui hal ini, mereka akan menggunakan kebiasaan lama. Mereka bisa saja merokok di sembarang tempat, karena menganggap itu hal yang biasa. Padahal di perusahaan tersebut ada aturan yang mencerminkan value sehat. Di sinilah peran onboarding menjadi penting. Sejak awal, kita menyampaikan kebiasaan dan nilai yang berlaku, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Misalnya Anda memiliki value kolaborasi atau kerja sama tim. Kita bisa menyampaikan sejak awal bahwa perusahaan sangat menjunjung tinggi hal tersebut. Sehingga karyawan baru memahami bahwa mereka tidak bisa bekerja sendiri. Mereka perlu berkolaborasi, bekerja sama, dan terhubung dengan anggota tim lainnya. Di situlah proses awal yang membantu Anda menanamkan budaya perusahaan, sejak pintu pertama karyawan bergabung.

3. Onboarding sebagai Company Branding

Proses onboarding juga dapat membantu Anda membangun company branding. Kenapa onboarding bisa berdampak ke branding? Sederhananya seperti ini. Saat seseorang masuk ke dalam perusahaan dan mendapatkan pengalaman yang positif, mulai dari penyambutan sampai proses onboarding yang dijalani, mereka akan merasakan bagaimana perusahaan memperlakukan karyawan barunya. Pengalaman ini kemudian berpotensi untuk diceritakan. Baik ke teman, keluarga, maupun ke lingkungan terdekat. Bahkan dengan adanya media sosial, pengalaman tersebut bisa dengan mudah dibagikan dan dilihat oleh lebih banyak orang. Dari sinilah mulai terbentuk persepsi. Ketika yang disampaikan adalah hal-hal positif, citra perusahaan akan ikut meningkat. Dampaknya, perusahaan akan lebih mudah menarik kandidat yang kompeten. Karena di luar sana mulai terbentuk pandangan bahwa perusahaan ini memiliki lingkungan kerja yang baik dan cara penyambutan yang positif. Akhirnya orang-orang tertarik untuk mencoba bergabung, karena ingin merasakan pengalaman yang sama. Di titik ini, perusahaan tidak lagi kesulitan mendapatkan kandidat yang sesuai. Selain dari onboarding, branding juga bisa dibangun dari aktivitas sehari-hari di perusahaan. Misalnya melalui pembelajaran internal, kegiatan tim, podcast, jalan bersama, donor darah, atau kegiatan 17-an. Hal-hal ini bisa mulai Anda bagikan di media sosial. Tujuannya sederhana, untuk menunjukkan bagaimana kehidupan di dalam perusahaan Anda. Ketika citra perusahaan sudah terbentuk dengan baik, dampaknya sering kali bahkan di luar ekspektasi. Perusahaan jadi lebih dikenal, dan lebih mudah menarik kandidat yang tepat.

4. Onboarding sebagai Peran Leader

Saat Anda melakukan onboarding, ini juga menjadi ruang pembelajaran bagi leader. Karena di sinilah peran mereka terlihat dalam membimbing karyawan baru. Mereka membantu karyawan memahami aturan internal, mengenal budaya perusahaan, dan mulai menjalankan perannya. Di sisi lain, karyawan baru juga membutuhkan seseorang untuk mendampingi proses tersebut. Di sinilah peran leader bisa menjadi buddy. Bahkan di beberapa perusahaan, ada buddy system yang melibatkan tim, bukan hanya atasan, dan itu juga baik. Namun yang paling penting, leader tetap perlu terlibat langsung. Mengamati bagaimana karyawan beradaptasi, memahami budaya, serta melihat bagaimana mereka menjalankan tanggung jawabnya. Proses ini tidak bisa hanya dilakukan satu atau dua hari lalu dilepas begitu saja. Interaksi yang berkelanjutan akan membantu proses adaptasi berjalan lebih sehat. Di dalam proses itu, komunikasi dan interaksi terjadi. Dan dari situlah karyawan menjadi lebih mudah terhubung, baik dengan tim maupun dengan leadernya. Karena pada akhirnya, onboarding adalah proses komunikasi. Dan budaya perusahaan dibangun dari komunikasi, bukan sesuatu yang terbentuk dengan sendirinya. Itulah empat hal yang sebenarnya tidak terlalu sulit untuk dilakukan, tapi juga tidak sesederhana yang dibayangkan. Yang paling penting adalah praktik onboarding perlu segera dilakukan di perusahaan Anda. Jika Anda ingin mendapatkan dampak positif dalam membentuk karyawan, bahkan membuat karyawan baru lebih betah.  Perlu diingat, onboarding tidak menjamin 100% karyawan akan bertahan. Tapi setidaknya bisa memperkuat ikatan antara karyawan dan perusahaan. Dalam banyak kasus, tingkat retensi akan lebih tinggi dibandingkan perusahaan yang tidak memiliki onboarding sama sekali.  Tenang, kalau Bapak Ibu masih bingung, Anda bisa belajar lebih lanjut melalui pembelajaran yang ada di Sinergia. Sampai jumpa di pembelajaran berikutnya. Terima kasih.