Simak Cara Praktis Monitoring Key Performance Indicator (KPI)!

Monitoring KPI merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa bisnis berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Sebelum masuk di penjelasan mendalam, saya ingin bercerita sedikit, di salah satu perusahaan klien kami, mereka menyadari terkait pentingnya  KPI namun mereka belum memilikinya. 

Dalam proses pembuatan KPI, terdapat satu karyawan yang sangat antusias. Ia bahkan menghabiskan berbulan-bulan untuk merancang KPI di Microsoft Excel dengan rumus yang bisa dibilang sangat kompleks, dan ia tidak hanya membuat untuk departemen nya sendiri tapi untuk semua departemen. 

Meski KPI belum diimplementasikan, semangatnya sudah terlihat jelas dan mempengaruhi proses dalam penyusunan KPI. Antusiasme seperti ini adalah langkah awal yang penting dalam pembuatan KPI dan monitoring KPI agar prosesnya berjalan efektif.

Jadi, bagi para business owner, Anda bisa mencari karyawan yang memiliki semangat dan antusiasme tinggi. Bukan hanya dalam pembuatan, tetapi juga dalam monitoring KPI untuk memastikan setiap target yang ditetapkan tercapai.

Tidak melakukan monitoring terhadap KPI merupakan salah satu kesalahan umum dalam penerapan KPI yang harus dihindari, anda bisa membaca selengkapnya di artikel kami yang lain, disini!

KPI seperti ketika kita menanam pohon. Setelah kita menanam biji, tidak cukup hanya menunggu pohon itu tumbuh. Kita harus menjaga tanah, menyiram dan memberikan sinar matahari yang cukup. 

Tanpa perawatan yang rutin, pohon itu tidak akan tumbuh maksimal. Begitu pula dengan KPI, setelah ditetapkan, kita perlu melakukan kontrol untuk memastikan bahwa semuanya berkembang sesuai dengan harapan. Sebelum masuk di penjelasan lebih dalam, apabila Anda belum memahami terkait KPI, Anda bisa mempelajari pada artikel kami disini!

Bagaimana cara memonitoring KPI?

1. Menggunakan metode PDCA untuk Monitoring KPI

Metode PDCA yaitu singkatan dari Plan, Do, Check dan Act. Metode ini akan bisa membantu untuk memonitoring KPI dengan efektif. 

• Plan merupakan tahapan dimana kita akan menentukan KPI yang akan dicapai dan bagaimana cara untuk mencapainya.
• Do. Setelah ada planning, saatnya untuk melaksanakan. Mengimplementasikan semua rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
• Check. Setelah melakukan rencana, harus tetap ada proses untuk mengevaluasi hasilnya. Bisa dengan membandingkan hasil KPI dengan apa yang sudah ditetapkan.
• Act. Berdasarkan hasil evaluasi, para business owner bisa memperbaiki apa yang harus diperbaiki dalam target pencapaian KPI. Evaluasi ini bisa dimasukkan ke dalam planning pembuatan KPI untuk tahun selanjutnya.

2. Kontrol Berkala dalam Monitoring KPI

Periodik kontrol merupakan proses yang dapat dilakukan secara rutin untuk mengevaluasi dan juga memantau kemajuan suatu project atau aktivitas. Ada beberapa periode yang bisa digunakan untuk opsi dalam mengontrol KPI:

• Daily (Harian)

Setiap hari, tim perlu memahami hasil dari monitoring KPI yang menunjukkan progres. Kegiatan daily ini dapat membantu mengidentifikasi hambatan dengan proses pelaksanaan KPI dengan cepat. Anda bisa menentukan tempat dan waktu yang nyaman sekitar 15 menit setiap pagi.

• Weekly (Mingguan)

Analisis mingguan dalam monitoring KPI berguna untuk mengetahui apakah tim tetap berada pada jalur yang benar. Disini Anda bisa melihat pola dari laporan harian.

• Monthly (Bulanan)

Laporan bulanan ini bisa lebih kompleks daripada daily dan weekly report karena penjelasannya bisa lebih rinci dan dapat memberikan kesimpulan efektivitas dalam proses pelaksanaan KPI. Anda bisa menggabungkan laporan weekly untuk melihat gambaran yang lebih besar.

• Quarterly (Triwulanan)

Analisis setiap 3 bulan ini bisa dengan membandingkan hasil bulanan dan melihat apakah target tahunan masih relevan.

• Semester (Setengah Tahunan)

Evaluasi menyeluruh pada enam bulan pertama. perbandingan hasil triwulan dalam konteks tujuan tahunan. Evaluasi semester ini dapat mengidentifikasi dalam jangka panjang dan dapat merumuskan strategi untuk membenahi atau meningkatkan kinerja.

• Yearly (Tahunan)

Laporan tahunan menyeluruh yang mencakup semua hasil dari monitoring KPI semester dan triwulan. Ini adalah waktu untuk melakukan refleksi besar terkait pencapaian keseluruhan. Langkah selanjutnya adalah dengan membangun rencana strategis untuk tahun berikutnya dengan memanfaatkan pengalaman dan pelajaran yang didapat.

3. Pendekatan Sistem/Teknologi

• Bertanya dan Mengisi Excel Manual.

Menggunakan pertanyaan langsung untuk mengumpulkan informasi dan kemudian mencatatnya secara manual di Excel memberikan kemudahan namun rentan kesalahan.

• Membuat Form Monitoring

Membuat formulir untuk pengumpulan data secara terstruktur memungkinkan informasi dikumpulkan dengan lebih efisien dan konsisten.

• Menggunakan Sistem (CRM)

Sistem unggulan yang dapat digunakan untuk monitoring KPI karyawan, yaitu customer relationship management (CRM) adalah sistem yang membantu bisnis mengelola interaksi dengan pelanggan dan mengoptimalkan hubungan pelanggan. 

Anda bisa melihat riwayat aktivitas karyawan, data pelanggan serta data karyawan untuk analisis yang lebih efektif. Ini juga dapat membantu perusahaan menentukan tren dan pola dalam kinerja karyawan, dan membuat keputusan berdasarkan data yang lebih akurat. 

So, What’s Next?

Sebagai business owner, tentu Anda ingin memastikan KPI tim Anda berjalan sesuai rencana. Tidak hanya menetapkan KPI, tetapi juga melakukan kontrol yang efektif sangatlah penting untuk mencapai tujuan bisnis. 

Dengan menggunakan metode PDCA dan melakukan monitoring secara berkala, Anda dapat mengidentifikasi hambatan dan membuat perbaikan yang diperlukan.

So, sudahkah Anda memulai monitoring KPI di tim Anda? Jika belum, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai monitoring KPI secara efektif di perusahaan Anda. Jangan sampai lewatkan webinar Simple KPI, daftarkan diri Anda sekarang juga!