Simak 3 Cara untuk Memperbaiki Proses Rekrutmen Anda!

Halo Bapak Ibu business owner, human capital practitioner, dan para professional leader. Kembali lagi bersama saya, Aditya Wahyu, Human Capital Coach dari Sinergia Consultant. Dalam proses rekrutmen, kita sering merasa bahwa tantangan hari ini adalah mencari kandidat. Padahal di artikel sebelumnya kita sudah bahas bahwa tantangan rekrutmen hari ini bukan lagi kekurangan kandidat, tapi justru terlalu banyak kandidat tanpa kejelasan mana yang benar-benar tepat. Kita juga sudah bahas beberapa pola kenapa hal ini bisa terjadi.

Di bagian ini, kita mulai masuk ke pertanyaan berikutnya:

Kalau begitu, apa yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki prosesnya?

1. Mulai dengan Mapping Kompetensi

Dengan sekarang ketersediaan jumlah kandidat kerja, mestinya secara kuantitas itu sudah bukan menjadi masalah. Tantangan kita hari ini ada di kualitas, yaitu bagaimana memperjelas skema rekrutmen atau cara kita dalam menilai kandidat. Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah mulai dari mapping kompetensi. Karena kalau kita sendiri tidak tahu kompetensi apa yang mau digali, kita akan kesulitan menentukan siapa yang sebenarnya kita cari. Ini bukan sekadar mencari siapa yang bisa mengerjakan tugas. Tapi lebih dalam lagi, kompetensi apa yang dia miliki sehingga bisa berkontribusi optimal ketika masuk ke dalam perusahaan. Secara umum, kompetensi bisa dibagi menjadi tiga bagian:

• Core competency → berkaitan dengan value perusahaan
• Generic competency → soft skill (komunikasi, problem solving, dll)
• Specific competency → hard skill sesuai pekerjaan

Core competency biasanya yang paling membedakan. Ini yang mencerminkan nilai yang Anda hidupi di perusahaan. Dan ini yang seringkali justru tidak didefinisikan dengan jelas. Kalau ini sudah jelas, Anda tidak akan bingung lagi ketika menentukan kandidat seperti apa yang dicari. Misalnya untuk staff, Anda sudah tahu secara umum harus punya kemampuan A, B, C, D. Lalu secara spesifik, sesuai perannya, harus bisa melakukan hal tertentu. Dengan begitu, Anda jadi lebih mudah menentukan:

• tools apa yang perlu digunakan
• metode apa yang paling relevan
• dan bagaimana proses seleksinya dijalankan

2. Ubah Cara Anda Melakukan Interview

Yang kedua, pastinya mengubah cara interview ya. Nggak apa-apa juga kalau saat ini Anda masih hanya punya interview sebagai tools. Artinya dengan segala keterbatasan yang Anda miliki, Anda perlu mulai meng-upgrade cara bertanya dan mengasah kemampuan dalam menggali informasi. Selama ini seringkali kita bertanya secara umum, misalnya: “Bisa nggak melakukan pekerjaan ini?” Itu kan pertanyaan yang sangat mudah dijawab. Bisa atau nggak bisa, karena orang butuh kerja, hampir pasti akan bilang bisa. Kebayang ya. Jadi buat Anda, coba mulai ubah pendekatannya. Jangan hanya bertanya “bisa atau tidak”, tapi gali pengalaman konkretnya. Misalnya:

• apa tantangan terbesar yang pernah Anda hadapi?
• apa yang Anda lakukan saat itu?
• bagaimana Anda mengatasi permasalahan tersebut?

Atau bisa dibuat lebih spesifik lagi, seperti:

• apa langkah-langkah yang Anda ambil dalam situasi tersebut?
• apa keputusan yang Anda buat, dan kenapa?

Dari sini Anda mulai bisa melihat pola berpikir dan cara kerja kandidat, bukan hanya dari jawaban umum. Pertanyaan seperti ini perlu dilatih. Bahkan akan lebih baik kalau Anda mulai menuliskannya sebagai panduan interview. Jadi setiap kali Anda interview kandidat, Anda sudah punya arah pertanyaan yang jelas. Dengan begitu, proses seleksi menjadi lebih terarah dan lebih objektif. Anda tidak lagi hanya menilai dari kesan pertama, tapi dari pengalaman nyata yang pernah dijalani kandidat.

3. Gunakan Pendekatan yang Lebih Komprehensif 

Kemudian ketiga, gunakan pendekatan yang lebih komprehensif. Saya rasa pendekatan yang Anda lakukan perlu relate atau connect dengan jabatan atau posisi yang Anda cari. Semakin kompleks kebutuhan rolnya, maka tidak cukup jika hanya mengandalkan satu metode saja, interview saja tidak cukup. Coba Anda bandingkan ketika Anda meng-hire atau merekrut posisi staff dengan ketika Anda menginterview seorang manager. Kira-kira pertanyaannya sama atau tidak? Pasti tidak, karena tanggung jawab, peran, dan fungsi yang dimiliki juga berbeda. Artinya, semakin kompleks kebutuhan, Anda perlu melengkapi cara penilaian dengan tools dan metode yang lebih relevan, seperti:

• interview yang lebih terstruktur
• studi kasus atau simulasi pekerjaan
• observasi langsung terhadap cara kerja kandidat

Hal ini juga sejalan dengan berbagai riset terbaru, termasuk yang bisa Anda lihat di ACT2Manage. Organisasi perlu mengembangkan pendekatan yang lebih adaptif dalam mengelola talent di tengah perubahan dunia kerja. Seperti yang saya sampaikan tadi, beda era, beda juga pendekatan atau strategi dalam melakukan rekrutmen. Saya pernah diskusi dengan salah satu HR di industri F&B yang sedang merekrut untuk posisi waiter atau server, yang pekerjaannya mayoritas berdiri dan berjalan untuk mengantarkan pesanan atau taking order. Proses rekrutmennya bukan hanya di balik meja atau paper and pencil, tapi mereka mengukur ketahanan kerjanya. Apakah kandidat sanggup berdiri dan berjalan dalam waktu tertentu, dengan cara mengajak mereka berjalan. Jadi interview dilakukan sambil jalan, bukan sambil duduk. Kemudian perlahan-lahan ritme jalan atau kecepatannya ditingkatkan. Dari situ mereka mengukur, dari jarak tertentu sampai jarak berikutnya masih kuat atau tidak. Itu menjadi bagian dari proses interview mereka. Ini salah satu contoh pendekatan yang kreatif. Hal seperti ini yang mulai perlu kita pikirkan, supaya proses rekrutmen tidak menjadi monoton dan membosankan.

Fokus ke Kualitas, Bukan Sekadar Jumlah 

Sekarang, ketika kebutuhan dalam konteks jumlah itu sudah terpenuhi, maka saatnya kita fokus meningkatkan kualitas. Kualitas dalam proses rekrutmen atau cara kita menilai kandidat. Di tengah banyaknya kandidat hari ini, tantangan terbesar bukan lagi kekurangan pilihan. Justru sebaliknya, terlalu banyak pilihan tanpa kejelasan arah. Seringkali solusi dari kondisi ini bukan dengan mencari lebih banyak kandidat. Tapi dengan memperjelas standar dan cara kita dalam menilai. Karena satu kandidat yang tepat akan jauh lebih berdampak dibandingkan banyak kandidat yang hampir cocok. Ini yang seringkali terlewat. Kalau saat ini Anda merasa proses rekrutmen masih belum optimal, mungkin ini saatnya bukan untuk mempercepat proses, tapi memperdalam pendekatannya. Salah satu hal penting yang sering terlewat adalah memahami bahwa satu metode tidak pernah cukup untuk benar-benar mengenal kandidat. Kita perlu mulai melengkapi cara kita menilai. Ibarat berburu, Anda tidak cukup hanya punya satu peluru. Kalau Anda tembak sekali dan meleset, Anda tidak akan mendapatkan hasil. Ke depan, kita akan bahas lebih dalam tentang multiple method. Bagaimana Anda bisa mengkombinasikan berbagai metode untuk mendapatkan gambaran kandidat yang lebih utuh. Sehingga proses rekrutmen menjadi lebih objektif dan juga lebih menyenangkan. Saya Aditya Wahyu, semoga perspektif ini membantu Anda melihat rekrutmen dengan cara yang berbeda. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!