Miliki Sistem Penggajian yang Efektif, CEK 7 Langkah ini! - Sinergia Consultant

Miliki Sistem Penggajian yang Efektif, CEK 7 Langkah ini!

Article

May 06

Hai, Human Capital (HC) Practitioner,

Dalam sebuah sesi pendampingan coaching dengan klien, tiba-tiba muncul pertanyaan, gimana sih membuat karyawan bisa betah di perusahaan? Apa ya yang harus dilakukan agar mereka tidak mudah tergiur dengan iming-iming perusahaan tetangga?

Anda yakin benar-benar tahu jawabannya? Atau Anda juga merasakan hal yang serupa?

Gaji memang hal yang dilematis, karyawan seringkali berharap dapat gaji tinggi, disisi lain pengusaha ingin keuntungan besar, atau justru ia kesulitan mengatur arus keuangannya.

Memang banyak hal dapat mempengaruhi karyawan bertahan di sebuah perusahaan. Sebut saja, cara perusahaan membuat suasana kerja yang nyaman, cara perusahaan memberikan kompensasi yang layak, cara perusahaan memiliki visi jauh ke depan dan memberikan rasa aman bagi karyawan tersebut untuk bekerja, dan masih banyak faktor lainnya.

Namun satu hal yang sangat mendasar adalah sistem Kompensasi dan Benefit (keuntungan) yang ada di perusahaan Anda. Saat Anda memiliki sistem dengan pengukuran dan perhitungan yang proporsional antara beban kerja dengan keuntungan perusahaan, maka tingkat kepuasaan karyawan seharusnya lebih tinggi, sehingga mereka bisa jauh lebih optimal dalam bekerja.

Pertanyaan dari klien tersebut menjadi berkembang, “bagaimana caranya menyusun sistem Kompensasi & Benefit (keuntungan) yang efektif, dan bisa memberi kepuasan bagi karyawan?”

Mari coba kita telaah lebih dalam, beberapa langkah untuk menyusunnya;

1. Cek Apakah Sistem Anda telah Sesuai dengan Aturan yang ada

Dalam menyusun sistem kompensasi dan benefit, kita memerlukan sebuah panduan yang dijadikan pedoman bersama. Dalam hal ini, pemerintah sudah mengambil peran, misalnya dengan menetapkan Upah Minimum Regional (UMR) tingkat kota/kabupaten maupun Propinsi, bahkan sampai Sektoral setiap tahunnya.

Banyak juga peraturan terkini yang dikeluarkan untuk menjembatani keinginan para pekerja serta para pengusaha. Tidak kalah penting juga, adanya kepentingan pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja yang baru. Seringkali masalah yang muncul ternyata karena dalam beberapa hal, perusahaan cenderung belum mengikuti berbagai peraturan yang telah ditetapkan tersebut.

Bayangkan...

Perusahaan sekeliling Anda telah mengikuti peraturan yang ada, namun di perusahaan Anda belum mengikuti peraturan tersebut. Dalam beberapa kesempatan istirahat siang, karyawan perusahaan Anda mendengar bagaimana perusahaan tetangga memberi gaji UMR, lembur yang sesuai aturan, dan lain sebagainya. Karyawan Anda mulai berpikir, bahwa sistem yang ada di perusahaannya, ternyata masih belum sesuai dengan peraturan yang ada. Pilihannya adalah, mencoba bertahan dengan berusaha meminta penyesuaian, atau mencari perusahaan di luar yang sesuai dengan keinginannya.

Ketika pilihannya jatuh untuk bertahan, maka bisa jadi perusahaan Anda mampu memenuhinya lalu karyawan akan puas dan bekerja lebih optimal. Tetapi jika sebaliknya, dia bertahan, perusahaan tidak mampu memenuhi keinginannya, kemungkinan karyawan bekerja sesuka hatinya sendiri. Ujungnya, pastilah perusahaan yang harus menerima konsekuensi dan muncul konflik yang tidak diinginkan.

Setiap perusahaan memang memiliki tantangannya masing-masing dalam menerapkan berbagai peraturan yang ada. Jika perusahaan Anda sudah mengikuti semua peraturan dengan baik, beruntunglah Anda sebagai seorang HC Practitioner. Namun, seandainya masih berjuang untuk mengikuti peraturan yang ada, maka diperlukan diskusi dengan manajemen untuk membuat road map yang jelas, mengenai batas waktu untuk menyesuaikan diri dengan peraturan yang ada. Setelah itu manajamen menyampaikannya kepada karyawan, hal tersebut akan sangat membantu menyusun sistem Kompensasi & Benefit yang ada.

2. Cek Apakah Sistem yang Telah Berjalan Cukup Adil

Selain terkait dengan peraturan yang ada seperti diuraikan pada poin pertama, maka keadilan dalam sistem kompensasi dan benefit akan sangat menentukan tingkat kepuasan karyawan.

Pernahkah Anda mendengar “bisik-bisik” diantara karyawan Anda, bagaimana karyawan A iri terhadap karyawan B yang mendapat gaji lebih tinggi daripadanya? Padahal secara level jabatan lebih rendah, atau dengan berbagai macam variasi yang ada?

Menyusun sistem kompensasi dan benefit yang baik, perlu juga memperhatikan job description masing-masing personil. Sudah sering terjadi, departemen yang bersifat “proses inti” perusahaan, departemen yang mendatangkan penjualan dan-atau keuntungan, bisa mendapatkan kompensasi yang lebih tinggi. Sebaliknya, jika departemen hanya bersifat pendukung, maka mendapatkan kompensasi lebih rendah. Perbedaan yang ada pada dasarnya wajar, selama tidak terlalu mencolok dan didasarkan pada keputusan yang jelas.

Anda tentu tidak ingin memberikan kompensasi kepada karyawan yang ternyata tidak berkontribusi positif dalam mencapai target perusahaan ‘kan?

Berangkat dari pemikiran itulah, memperhitungkan secara detail dan teliti atas kompensasi setiap pekerjaan, menjadi suatu hal yang penting. Berapa sebenarnya harga sebuah pekerjaan? Jangan sampai Anda memberikan kompensasi yang terlalu rendah, padahal pekerjaan yang dijalankan karyawan Anda ternyata bernilai tinggi. Juga sebaliknya, memberikan kompensasi yang terlalu tinggi kepada sebuah jabatan/pekerjaan padahal bernilai kecil. Hal ini tentunya akan menjadi sebuah pemborosan, bukan?

3. Cek Apakah Struktur dan Skala Upah Sudah Menjawab Tantangan

Untuk mengatasai kesenjangan yang ada, umumnya dilakukan pembuatan Struktur dan Skala Upah. Level Jabatan yang berbeda, akan mendapatkan kompensasi yang berbeda pula. Tetapi seandainya antar level jabatan terjadi kesenjangan yang terlalu tinggi, tentu akan timbul permasalahan yang tidak sehat diantara karyawan Anda.

Tinjau kembali Struktur Organisasi Anda. Apakah level jabatan yang ada saat ini, sudah mampu memenuhi pencapaian target perusahaan? Jika terlalu banyak level, memangkas level-level tertentu merupakan sebuah pilihan langkah yang baik, meskipun akan ketidaknyamanan di awalnya. Atau malah sebaliknya, level jabatan yang ada perlu ditambah lagi, sehingga fungsi manajemen dapat berfungsi lebih optimal.

Jika Anda sudah meninjau Struktur Organisasi Anda, maka saatnya mengukur beban kerja setiap orang. Anda dapat memberikan penilaian kepada masing-masing level jabatan dan posisi pekerjaan. Gunakan berbagai metode penilaian atau Job Evaluation yang ada, untuk menentukan bobot masing-masing pekerjaan. Dari sanalah akan muncul “struktur” beban kerja yang ada.

Dari Beban kerja ini, Anda perlu menentukan nilai terendah sampai tertinggi ke dalam sistem kompensasi dan benefit yang Anda miliki. Maka dari situlah, Anda akan memiliki Struktur dan Skala Upah yang sesuai dengan kepentingan perusahaan.

Melakukan review secara berkala, misalnya setiap 2 atau 3 tahun sekali perlu dilakukan, terutama dalam menghadapi tantangan perubahan bisnis. Jangan sampai Anda menerapkan sistem kompensasi dan benefit yang ketinggalan jaman, yang bisa membuat karyawan Anda berpindah ke kompetitor, hanya karena masalah kompensasi.

Saat Anda membutuhkan informasi yang lebih detail tentang bagaimana menyusun struktur dan skala upah dalam perusahaan Anda, silahan klik disini untuk mengikuti Workshop Strategic Compensation & Benefit yang biasa kami adakan.

4. Cek Apakah Tunjangan yang Ada Sesuai Karakteristik Perusahaan

Kita mengenal banyak model bisnis, dari yang sifatnya perorangan sampai yang terbuka. Dari yang mendapatkan pendapatan secara periodik (setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, atau waktu tertentu lainnya), sampai dengan yang sifatnya tidak tentu karena sistem tender, ataupun musiman.

Dalam perusahaan yang mendapatkan penghasilan tidak tentu, akan sangat berat bila semua sistem kompensasi dan benefit yang ada bersifat fixed atau tetap. Kompensasi yang besifat mendasar, kita memang harus mengikuti ketentuan yang ada seperti UMR. Tetapi berbagai tunjangan lainnya, perlu disesuaikan dengan karakteristik perusahaan yang ada. Tunjangan mungkin bersifat tidak tetap bisa menjadi pilihan yang menarik.

Sebaliknya, jika perusahaan memperoleh pendapatan secara regular, maka tunjangan yang bersifat tetap, akan sangat menarik bagi karyawan yang ada. Meskipun seperti kita ketahui bersama, komponen tunjangan tetap akan memberikan beban jangka panjang bagi perusahaan terkait dengan pengakhiran hubungan kerja nantinya.

Jadi, HC Practitioner, memilah mana yang perlu dijadikan tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap merupakan sebuah sistem yang perlu dimiliki oleh perusahaan Anda.

5. Cek Tepatkah Penerapan Sistem Insentif/ Bonus yang Berjalan

Siapa yang tidak senang mendapatkan insentif atau bonus? Tentu saja semua orang akan senang mendapatkannya, bukan?

Bagi Anda HC Practitoner yang terlibat dalam penyusunan dan perhitungan skema insentif atau bonus, yuk kita lihat ulang, apa saja yang telah menjadi parameter untuk seseorang mendapatkannya?

Jika seorang karyawan mencapai target kerjanya sesuai dengan KPI yang ada, perlukah ia mendapat insentif atau bonus? Coba diingat, mereka sudah mendapatkan upah untuk bekerja sesuai dengan jobdesc mereka. Jika mereka mencapai target 100% dalam KPI mereka, apakah mereka layak mendapatkan insentif atau bonus?

Banyak perusahaan yang saya dampingi untuk membangun sistem HC (Human Capital)/ SDM melalui program Human Capital ARTchitect, masih memilih untuk membuat tingkatan pencapaian target dalam KPI, misalnya dimulai dari 80%, 90% 100%, 110%, dst. Apakah salah? Tentu tidak juga, yang perlu diingat adalah harus disesuaikan dengan karakteristik perusahaan yang ada.

Prinsip utamanya, ketika sistem memungkinkan “hanya” mencapai 80% bisa mendapatkan insentif atau bonus, maka untuk beberapa karyawan, mungkin “hanya” akan berusaha mencapai target itu saja. Toh, sudah terhitung masuk target kan? Tetapi bagi karyawan yang memiliki etos dan motivasi kerja yang tinggi, tentu tidak akan puas mencapai angka 80%.

Nah, maka menetapkan “Angka” yang cukup bisa membedakan, karyawan yang mencapai 80% dan yang mencapai 120% akan turut menentukan bagaimana karyawan merespon penerapan sistem insentif atau bonus yang ada.

6. Cek Benefit Apa yang Sudah Berjalan

Benefit disini didefinisikan sebagai berbagai macam hal yang bisa menambah nilai manfaat yang didapatkan dari sebuah pekerjaan. Sehingga banyak hal yang sebenarnya bisa Anda olah lebih lanjut.

Benar bahwa setiap karyawan bekerja mencari upah. Tetapi hal-hal lain yang tidak diterima dalam bentuk uang pun, sebetulnya mampu menggerakan karyawan untuk lebih mampu menampilkan performa yang lebih optimal.

Anda bisa memeriksa ulang, benefit apa saja yang sudah disiapkan oleh perusahaan bagi karyawan yang ada. Menghubungkan benefit dengan Visi, Misi, dan Value perusahaan, bisa juga menjadi strategi yang cukup efektif. Misalnya perusahaan klien saya, memiliki value tentang religiusitas yang tinggi, memberikan kesempatan kepada SDM mereka untuk meningkatkan tingkat religiusitasnya, dengan memberikan paket Umroh/wisata Rohani setiap tahunnya.

Anda juga bisa melihat karakteristik perusahaan Anda. Jika perusahaan memang ternyata membutuhkan tingkat mobilitas yang cukup tinggi, bisa saja level jabatan tertentu mendapatkan benefit berupa Program kepemilikan kendaraan bermotor (bisa motor ataupun mobil), dengan skema pembiayaan sharing antara perusahaan dan karyawan yang ada.

Apakah benefit yang diberikan harus selalu mengeluarkan uang yang besar? Tentu saja tidak! Contoh sederhana yang terjadi di klien saya yang lainnya; Memberikan tambahan hari libur pada waktu tertentu (misalnya setiap tanggal ulang tahunnya), tentu juga akan bisa menambah kepuasan karyawan terhadap perusahaan. Karyawan dapat merasa bahwa kepentingan pribadinya untuk menghabiskan waktu dengan keluarga atau orang terdekatnya, juga mendapat perhatian perusahaan.

Tentu saja dalam menerapkan berbagai benefit yang ada, tetap perlu berlaku syarat dan ketentuan di dalamnya. Misalnya karyawan harus mencapai nilai Excellent dalam Performance Appraisal yang dilakukan perusahaan. Jika karyawan tergerak untuk mencapai benefit yang ada, tentu saja mereka akan berlomba-lomba menampilkan performa kerja yang terbaik, tanpa perlu dikejar-kejar oleh atasannya.

7. Cek Sistem yang Diterapkan Kompetitor

Dalam teknologi yang semakin maju saat ini, tidak bisa dipungkiri bahwa informasi apapun dapat diperoleh dengan mudah. Termasuk juga karyawan di perusahaan Anda, tentu dapat mengamati bagaimana kompetitor perusahaan memberikan kompensasi dan benefit bagi karyawannya.

Memang, tidak akan ada habisnya jika Anda selalu mengikuti langkah kompetitor. Tetapi, yang menjadi fokus perhatian adalah, bahwa Anda tidak dapat mengabaikan kondisi yang terjadi di luar perusahaan. Pengetahuan tersebut dapat membantu Anda untuk dapat menerapkan sistem kompensasi dan benefit yang paling sesuai di perusahaan Anda.

Mengambil yang baik tentu saja tidak ada salahnya, apalagi jika Anda mampu mengembangkannya menjadi keunikan tersendiri yang hanya bisa dimilik oleh perusahaan Anda. Membangun sistem kompensasi dan benefit yang unik, tentu saja akan menjadi selling point yang baik dalam proses rekrutmen, sehingga kandidat potensial yang ada, tentu akan tertarik bergabung untuk mengembangkan perusahaan Anda.

Nah, kami juga biasa berbagi informasi terkini dan pengetahuan mengenai proses penyusunan keunikan ini dalam training Strategic Compensation & Benefit Management. Dengan mengetahui hal-hal yang perlu Anda perhatikan, tentunya Anda dapat menentukan sistem kompensasi dan benefit yang paling sesuai dengan kebutuhan dan value perusahaan Anda.

Sekarang, HC Practitioner, apa langkah awal yang Anda lakukan?

Yuk sharing dan diskusi lebih lanjut mengenai sistem penggajian di perusahaan Anda, silahkan kunjungi www.sinergiaconsultant.com atau kunjungi FB Groups kami di Human Capital Professionals.

Let’s Connect.

Dalam sebuah sesi pendampingan coaching dengan klien, tiba-tiba muncul pertanyaan, gimana sih membuat karyawan bisa betah di perusahaan? Apa ya yang harus dilakukan agar mereka tidak mudah tergiur dengan iming-iming perusahaan tetangga?