June 27

Mengenal 5 Aturan Yang Mengikat dan Jamak Terjadi Perusahaan

0  comments

Setiap perusahaan mempunyai aturan yang berlaku dan diberlakukan untuk menjamin ketertiban. Aturan perusahaan seringkali hanya diidentikkan dengan peraturan perusahaan. Padahal lebih dari itu. Sayangnya banyak orang tidak mengenal berbagai aturan perusahaan. 

Aturan perusahaan bukan hanya Peraturan Perusahaan (PP), yang biasanya diterjemahkan dalam bentuk buku PP. Lebih dari itu, di dalam perusahaan ada berbagai aturan yang ditulis, disahkan dan didokumentasikan dalam ragam bentuk. 

Berbagai aturan ini tetap mengikat perilaku dan menuntun tugas keseharian karyawan. Semua aturan ini biasanya tetap berada di bawah naungan HC department atas kewenangan yang diberikan oleh manajemen perusahaan atau business owner. 

Berikut beberapa aturan yang mengikat dan jamak terjadi di perusahaan:

1. Peraturan Perusahaan.

Business owner, HR practitioner dan professional leader, kita semua mengenal ini sebagai “kitab”-nya perusahaan. Peraturan Perusahaan ini disusun jika dalam perusahaan belum terbentuk Serikat Pekerja yang legal. 

Buku peraturan perusahaan (PP) adalah sekumpulan pasal-pasal yang mengatur hak dan kewajiban perusahaan maupun karyawan. Tidak dapat dipungkiri ini adalah buku acuan utama. 

Buku PP ini disusun bersama oleh perwakilan perusahaan (dalam hal ini HC departemen dengan Legal departemen) dan beberapa perwakilan karyawan.

Acuan utama penyusunannya adalah Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah sebagai turunannya. 

Saat ini yang menjadi acuan penyusunannya adalah 

  1. Undang Undang No. 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja, Bab IV mengenai Ketenagakerjaan. Yang merupakan revisi dan penyempurnaan dari Undang Undang No. 13 tahun 2003. 
  2. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
  3. Peraturan Pemerintah No. 35 tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.
  4. Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 2021 tentang Pengupahan.
  5. Peraturan Pemerintah No. 37 tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Kehilangan Pekerjaan.
  6. Peraturan Pemerintah Daerah (SK Gubernur, SK Walikota dan SK Bupati).

Sesuai kaidah yang berlaku maka penyusunan buku PP tidak boleh bertentangan dengan acuan di atas.

 

Buku Peraturan Perusahaan disusun, ditandatangani bersama oleh pimpinan tertinggi perusahaan, perwakilan karyawan dan disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja setempat. Berlaku 2 tahun. 

2. Surat Keputusan (SK).

Surat Keputusan dikeluarkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, direktur misalnya. Ditandatangani oleh direktur atau pejabat yang ditunjuk sebagai perwakilan dari direktur. 

Surat keputusan merupakan bentuk tertulis dan konkret turunan dari buku PP. Oleh karenanya mengatur hal-hal yang bersifat teknis pelaksanaan. Karena berupa turunan, maka tidak boleh bertentangan dengan buku PP.

Contoh: SK Direksi terkait Pengambilan Cuti.

Dalam SK ini diatur tata cara dan pelaksanaan teknis karyawan saat mengajukan cuti. Diterbitkannya SK ini dimaksudkan sebagai aturan agar pelaksanaan pengambilan cuti karyawan tidak mengganggu operasional perusahaan. Meskipun hak, namun pelaksanaannya harus diatur oleh perusahaan. 

SK ini biasanya bersifat mengikat, berlaku sampai dinyatakan tidak berlaku atau diganti dengan terbitnya SK yang lain. 

3. Standard Operating Procedure (SOP).

Setiap departemen mempunyai SOP yang disusun untuk mengatur proses pelaksanaan pekerjaan. Aturan main ini dituangkan dalam bentuk tertulis, digambarkan dalam bentuk diagram alur, ditandatangani oleh kepala departemen dan disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan.

SOP lebih spesifik lagi karena berkaitan dengan teknis pelaksanaan pekerjaan. Ini pun merupakan aturan. Pelanggaran pada SOP bisa menimbulkan dampak yang relevan.

Contoh: SOP Pembelian Barang.

Dalam SOP ini terlihat jelas alur proses pembelian barang. Misal prosedur dimulai dari form order yang sudah ditandatangani dari kepala departemen, masuk ke purchasing, diterbitkan purchase order, diajukan ke finance, approval direksi baru kemudian pembelian bisa dilaksanakan. 

Ini mengatur agar ada kontrol dari berbagai bagian. Pelanggaran akan prosedur ini bisa mengakibatkan diterbitkannya sanksi. 

SOP secara rutin dievaluasi, bisa per tahun atau per 2 tahun. Ditandatangani dan kemudian disimpan oleh departemen terkait dan HC department. Dapatkan TEMPLATE SOP PERUSAHAAN DISINI

4. Surat Edaran (SE) dan Internal Memo (IOM)

Surat edaran dan internal memo, merupakan surat pemberitahuan / instruksi tertulis yang ruang lingkupnya lebih spesifik lagi, berlaku di internal perusahaan. Bisa diterbitkan oleh departemen terkait dan tembusan ke direksi. 

Pada zaman sekarang ini surat edaran dan internal memo, sering tidak dalam wujud fisik, namun diganti oleh email. 

Contoh: SE / IOM terkait penggunaan masker dan cuci tangan.

Beberapa waktu ini akibat pandemic, semua perusahaan membuat instruksi mendadak untuk mengenakan masker dan mencuci tangan. 

SE / IOM ini isinya aturan terbatas dan sangat situasional. Oleh karenanya biasanya hanya berlaku pada saat itu, atau saat kondisi masih berlangsung. Tidak ada batasan waktu yang jelas, namun biasanya hanya sekitar 3-6 bulan.  Dapatkan TEMPLATE SURAT EDARAN DAN INTERNAL MEMO DISINI

5. Kode Etik.

Kode etik adalah norma dan asas yang diterima oleh kelompok tertentu sebagai landasan tingkah laku. Kata kuncinya adalah adab. Karena sifatnya etis, maka konsekuensinya pun biasanya adalah sanksi sosial. 

Wilayah ini terkadang juga menjadi area yang abu-abu, jika tidak dituliskan. 

Contoh: kode etik penulisan email.

Tidak ada ketentuan yang berlaku dan diatur dalam perusahaan terkait dengan penulisan email. Namun sudah menjadi pengertian bersama, dalam menulis email tidak pantas menggunakan huruf capital semua. 

Meski tidak ada sanksi yang lugas, pelanggaran terhadap kode etik ini membuat pelakunya bisa dicap kurang beradab atau kurang mengindahkan norma perilaku. 

What’s Next?

HC Practitioner, Business Owner dan Professional Leader pada prinsipnya segala aturan yang diberlakukan di perusahaan mempunyai intensi yang baik, bertujuan mencapai ketertiban, menjaga lingkungan kerja yang dinamis dan ujungnya adalah menjamin keberlangsungan usaha. Hampir semua aturan itu muaranya di HC department.  Sering hal ini membuat kebingungan. Masuk kategori mana aturan ini dan diletakkan dimana ketentuan ini?

Namun anda tidak perlu kuatir, kami siap untuk membantu anda menyusun aturan-aturan ini. Diskusikan bersama kami di sinergiaconsultant.com/kontakkami

Naufal Fathanah



Tags


You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>