Halo.. Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, semoga selalu sehat dan tetap penuh semangat. Perjalanan Ramadhan sudah sampai pada pertengahan, semoga semakin diberikan kelancaran dalam menjalankan ibadah puasanya. Aamiin.
Lazimnya menjelang hari raya Idul Fitri, Human Capital dan Business Owner disibukkan dengan rutinitas pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR). Kegiatan pembayaran upah yang praktis dilakukan sekali di akhir bulan, menjadi dua kali proses dalam satu bulan. Sibuknya sama persis seperti transfer gaji. Melelahkan namun membahagiakan.
Tak pernah terbayangkan dalam pemikiran saya, ada kegiatan lain yang lebih menyita perhatian selain pembayaran THR saat ini. Namun chat yang masuk di handphone ini cukup mengejutkan
“Pak, menyusun job desc yang benar itu adalah sesuai dengan kondisi di lapangan atau mencari idealnya posisi itu?” kemudian disusul dengan chat lanjutan.
“Maksudnya gini, kalau sesuai dengan posisi itu kan saya tinggal googling dan copy paste, mencari di portal-portal yang kredibel”
Pertanyaan dari seorang sahabat yang biasa saya sebut sebagai HR Manager KW. Orang logistic yang terjebak menjadi PIC sementara HR Department karena kekosongan HR Manager. Cukup lama saya termenung dengan pertanyaan ini. Berusaha memahami kebingungannya, mencoba berempati pada situasi yang dihadapinya.
Beberapa kali pindah kerja, saya masuk dalam sebuah institusi yang secara umum sudah mapan, tertata. Job desc sudah ada, struktur sudah jelas dan bekerja tinggal mengikuti SOP (Standar Operasional Prosedur). Layaknya seorang dokter yang sedang menghadapi pasien, meluncur pertanyaan untuk memutuskan diagnosa yang tepat.
“Halo ibu, tujuannya untuk apakah?”
“Menyikapi situasi saat ini dan antisipasi keadaan mendatang, Management perusahaan ingin melakukan work redesign. Bisa dibantu kah pak?”
“Oh begitu, prefer kita menyusun Job Analysis terlebih dahulu”
Pengertian Job Analysis.
Job analysis atau Anajab (analisis jabatan), begitu biasanya para mahasiswa Psikologi menyingkatnya, adalah suatu kegiatan untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan jabatan secara sistematis dan teratur, antara lain: mengenai dimensi /fungsi-fungsi dan indikator pekerjaan, pendidikan dan kompetensi tenaga yang diperlukan, teknologi/peralatan yang diperlukan, prosedur operasi melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan, kompensasi tenaga pelaksana dan teknik menilai kinerja (Wirawan. 2015; Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia: Teori, Aplikasi dan Penelitian).
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam Permen No. 1 tahun 2020 menuliskan, Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan.
Berdasarkan dua pengertian di atas, secara sederhana disimpulkan bahwa analisis jabatan adalah sebuah upaya pengumpulan data mengenai sebuah jabatan. Ibarat sebuah objek, jabatan ini sedang dipotret oleh seorang fotografer profesional dari berbagai angle. Hasil “pemotretan” ini menjadi sebuah dokumentasi yang dituangkan dalam form 2-3 halaman, yang menggambarkan secara keseluruhan gambaran suatu jabatan.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, idealnya menganalisa sebuah jabatan atau menyusun anajab dilakukan oleh pihak ketiga atau sumber daya eksternal. Banyak yang memilih konsultan profesional, tidak sedikit pula yang memilih membuat team khusus lintas department. Objektivitas Lah yang menjadi pertimbangan utamanya. Logis. Ilustrasinya, sebuah pemotretan lebih masuk akal jika fotografernya adalah orang lain. Hasilnya tentu akan lebih jelas dan menggambarkan kondisi yang sebenarnya.
Beberapa literatur menawarkan beragam metode untuk menyusun anajab. Secara garis besar, berikut beberapa metode yang lazim dipakai:
1) Metode Observasi
Kata kuncinya adalah pengamatan. Observer mengamati karyawan yang sedang bekerja. Mencatat dan menuliskan urutan langkah-langkah karyawan dalam menyelesaikan tugasnya. Pada prakteknya seorang observer, akan duduk mengamati atau mengikuti karyawan bekerja beberapa hari. Bahkan untuk observasi beban kerjanya, observer menuliskan secara rinci apa yang dilakukan karyawan menit per menit. Metode observasi ini cocok untuk pekerjaan-pekerjaan teknis yang membutuhkan keterampilan manual.
Contoh: observasi pelayanan waitress di restoran.
2) Metode Interview
Metode ini menggunakan pertanyaan-pertanyaan untuk menggali informasi dari karyawan. Interviewer menyiapkan daftar pertanyaan mengenai tugas dan rangkaian kegiatan yang dilakukan karyawan, kemudian mencatatnya menjadi sebuah informasi berarti. Hal yang tidak boleh lupa dalam metode ini adalah cross check. Klarifikasi pada atasan atau kepala departemen terkait, menjadi hal yang wajib untuk validasi.
Contoh: interview prosedur pembayaran invoice.
3) Metode Kuesioner
Metode ini sering disebut sebagai yang paling praktis dan efisien. Penyusun anajab menyiapkan kuesioner yang berisi berbagai pertanyaan terstruktur. Karyawan mengisi jawaban dengan apa yang biasa dilakukan dalam bekerja. Penyusun menarik data dari jawaban beberapa karyawan dengan jabatan yang sama, merumuskan dan menyimpulkannya.
Contoh: kuesioner mengenai kompetensi yang dibutuhkan untuk seorang security.
Metode ini tidak kaku dan berdiri sebagai dikotomi. Kombinasi dari beberapa metode sangat mungkin terjadi. Modifikasi-modifikasi normal dilakukan sebagai upaya menggali informasi dan merumuskan berdasar data yang valid.
Melelahkan Namun Sepadan
Menyusun anajab adalah sebuah kegiatan yang menguras energi dan waktu. Tidak mudah, namun tabu jika membuat kita menyerah. Banyak sekali manfaat dari hasil penyusunan anajab ini. Pada podcast #CurhatHRD yang tayang 14 April lalu, obrolan ringan nan hangat mengupas manfaat anajab ini. Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh dari menyusun anajab ini. Memang melelahkan, namun sepadan.
Link podcast #CurhatHRD bisa diakses melalui link berikut:
Menarik benang merah dari podcast #CurhatHRD dan dihubungkan dengan chat seorang sahabat yang sedang dalam upaya work redesign atau job redesign, kita bisa menggunakan anajab sebagai upaya untuk:
1) Redefinisi Job Description.
Seringkali kita menjumpai job description jauh sekali dari realitas. Ujung-ujungnya hanya menjadi sebuah dokumentasi yang berisi kata-kata indah namun tidak mampu menjangkau keadaan yang sebenarnya. Ideal namun tidak faktual. Berdasarkan hasil anajab yang kita susun, maka kita merumuskan kembali tugas dan tanggung jawab sebuah pekerjaan.
2) Restrukturisasi Organisasi.
Melakukan restrukturisasi bukan sekedar mengubah bagan organisasi, namun lebih dalam lagi yaitu meningkatkan efektivitas organisasi dan memperbaiki sistem sebagai upaya perbaikan fungsi.
Contoh: data anajab menunjukkan fungsi Finance and Accounting berada pada satu bagian. Bagaimana mungkin, yang mengeluarkan uang pun melakukan pencatatan pembukuan? Lalu, dimana fungsi kontrolnya?. Rawan sekali.
3) Rekalkulasi Budget.
Satu tahun terakhir ini, adalah masa yang struggle bagi banyak perusahaan. Tahun depan seperti apa, sulit diprediksi. Adalah bijak perusahaan bisa melakukan perhitungan ulang budget sebagai langkah antisipasi. Salah satu output di form Anajab adalah frekuensi aktivitas. Semakin sering aktivitas dilakukan, tidak salah jika budget semakin naik.
Contoh: data anajab menunjukkan aktivitas IT Support yaitu service printer frekuensi 1 bulan sekali. Sangat mungkin aktivitas ini dibuat menjadi 3 bulan sekali, sehingga bisa mempengaruhi budget perusahaan.
4) Re-evaluasi Compensation and Benefit.
Jangan salah, re-evaluasi gaji tidak melulu mengenai pengurangan upah. Namun dimaknai sebagai tindakan mengkaji ulang upah yang diberikan berdasarkan tanggung jawab pekerjaan. Banyak karyawan yang dibayar jauh lebih rendah dari beban kerjanya, tidak sedikit pula karyawan yang dibayar jauh lebih tinggi dari tanggung jawabnya. Berdasarkan hal itu, perusahaan bisa menggunakan anajab untuk menaikkan upah bagi yang kerendahan, bisa pula memberikan tambahan pekerjaan bagi yang upahnya ketinggian.
5) Redesain Program Pelatihan dan Pengembangan.
Salah satu turunan dari anajab adalah kamus kompetensi. Pelatihan dan pengembang karyawan adalah upaya perusahaan untuk mencapai kompetensi yang dipersyaratkan, sehingga meningkatkan produktivitas. Program-program pelatihan yang sudah ada dievaluasi berdasarkan temuan pada anajab. Pelatihan disusun kembali agar sesuai dengan kebutuhan dan tepat sasaran.
Business Owner, HC Practitioner dan Professional Leader, pelajaran berharga satu tahun belakangan ini memaksa pemikiran kita menjadi lebih adaptif, tangkas dan kreatif. Selama ini kita menikmati suasana tanpa pernah menyangka akan digoyang petaka. Saat itu terjadi, tergopoh-gopoh kita menyuarakan efisiensi dan restrukturisasi agar perusahaan ini tidak roboh. Wacana mendesain ulang dikemukakan bagai tabuhan genderang perang. Sayangnya terkadang banyak perusahaan tidak tahu langkah pertama apa yang harus dilakukan. Berharap melakukan restrukturisasi sebagai upaya penyelamatan, malah salah mengambil keputusan akibat bukan data yang dijadikan acuan. Analisis jabatan adalah salah satu data untuk bekal manajemen perusahaan menatap masa depan. Menyusunnya melelahkan, namun sepadan.
Kami di Sinergia Consultant dapat membantu anda dalam membuat Job Analysis dan work redesign, mari berdiskusi bersama melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami
Let’s Connect!
