Business Owner Wajib Memantau KPI Tim!

Banyak perusahaan gagal dalam memaintain keberhasilan KPI nya, bahkan tidak sedikit juga ditemui KPI perusahaan yang hanya “berlaku” dalam 1-3 bulan saja. Kalau penerapannya di lapangan ternyata seperti itu, untuk apa perusahaan merancang KPI di awal tahun? Hasil serta output yang didapat pasti tidak maksimal dan KPI seolah hanya menjadi ajang formalitas saja untuk mengisi agenda perusahaan di awal tahun.  Dalam artikel ini, kita akan menelaah lebih dalam tentang apa yang menjadi sebab terjadinya penurunan performa dan bagaimana cara untuk mempertahankan kinerja tim tiap divisi. Tidak hanya itu, kita juga akan mengetahui sarana apa saja yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan terkait KPI yang sudah dibuat.

KPI yang seharusnya

Business Owner pasti pusing saat melihat KPI yang sudah tertata dengan rapi di awal tahun tidak terlaksana dengan baik. Bayangkan saja proses pembuatannya yang sudah memakan waktu lama. Betapa sengit diskusi dan alotnya pengambilan keputusan pada saat itu. Sudah banyak pengorbanan yang diberikan untuk bisa merealisasikan pembentukan KPI ini.  Tentunya, Business Owner menginginkan seluruh elemen dalam perusahaan untuk bisa menjalankan KPI ini dengan maksimal dari awal hingga akhir tahun. Memang diperlukan komitmen yang cukup tinggi untuk dapat mengawalnya.  Di sinilah area bermain tim HR untuk dapat melakukan monitoring KPI yang sedang berjalan. 

Monitoring KPI

Business Owner dan HR harus memastikan semua departemen mereka di perusahaan memberikan performa yang optimal dalam tiap perspektif BSC. Anda perlu mengukur beberapa elemen kunci yang menunjukkan efektivitas suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Bagi Anda yang ingin mempelajari lebih banyak tentang BSC bisa membaca kembali artikel kami  Baca juga: Key Performance Indicators; Menebak Arah & Tujuan Perusahaan Sebenarnya, tidak ada patokan khusus tentang bagaimana cara Anda melakukan monitoring KPI. Kuantitas, durasi, sarana, dan pelaksanaannya pun tidak dibatasi oleh hal tertentu. Semua tergantung dari bagaimana Business Owner mengelola dan memaintain performa tim-timnya, yang mana hal ini juga sebagian besar adalah tugas HR. Sebelum melanjutkan pembahasan, ada beberapa hal yang sebenarnya menjadi alasan mengapa proses monitoring KPI sangat penting untuk melacak performa tim Anda.

Mengapa Perlu Dimonitor?

1. Mengukur Perkembangan KPI Tiap Divisi

Salah satu kemudahan yang dihadirkan dengan adanya KPI adalah tiap pencapaian yang dihasilkan dapat terlihat secara kuantitatif. Sehingga, berapapun angka yang terlihat adalah cerminan dari pencapaian tim Anda dalam satu waktu tertentu. Dengan melakukan monitoring KPI secara rutin, Anda tahu persis berapa banyak omzet yang Anda dapatkan tiap bulan, berapa kali repeat order yang sudah terjadi, berapa kali sesi pelatihan yang sudah dilakukan oleh tim HR, dan banyak lagi hal penting lainnya untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan sesuai dengan perspektif balance scorecard.  Anda dapat melihat divisi mana yang saat ini sedang struggling dan perspektif mana yang perlu ditingkatkan.

2. Meningkatkan Efisiensi Kinerja

Monitoring KPI memungkinkan Business Owner dan HR menganalisis pola yang berbeda dari waktu ke waktu yang dapat membantu menarik insight dan analisa yang mendalam, sehingga keseluruhan performa dari divisi tersebut dapat meningkat. Sebagai contoh, Anda bisa melihat bagaimana performa dan kinerja dari tim sales dan marketing untuk menganalisa bagian mana yang perlu ditingkatkan. Apabila penjualan semakin menurun, namun dari sisi marketing menunjukan angka yang tinggi, maka Anda bisa mengambil keputusan dengan mudah terkait langkah konkrit yang dapat diambil. Dengan cara ini, Anda dapat mengoptimalkan tim HR untuk mulai membuat pelatihan khusus yang ditujukan untuk tim sales dan memodifikasi strategi yang sesuai untuk mendongkrak penjualan.  

3. Membuat Keputusan yang Diinformasikan

Sudah sempat beberapa kali dibahas dalam poin-poin sebelumnya bahwa dengan pembuatan KPI yang tepat, Business Owner dan HR bisa mendapatkan data yang sesuai secara kuantitatif.  Hal ini akan sangat membantu dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan berdasarkan informasi saat Business Owner ingin membuat sebuah keputusan yang melibatkan peran aktif dari seluruh divisi. 

4. Pengembangan diri

Proses dan perjalanan KPI tidak semudah itu, pasti banyak sekali hal yang tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan di awal. Terdapat beberapa pengembangan yang perlu dilakukan secara berkala.  Dengan adanya proses monitoring ini, Business owner akan selalu terdorong untuk mempelajari mengapa hal-hal tertentu tidak berjalan seperti yang Anda inginkan. Ini menciptakan lingkungan belajar bagi tiap tim dan membangun mindset untuk dapat terus menemukan cara-cara untuk mencapai target.  

Bagaimana cara memonitornya?

Berikut adalah cara untuk memonitor progress KPI di perusahaan - Membuat dashboard KPI HR dapat memfasilitasi pembuatan KPI ini dengan membuat dashboard. Simpelnya, HR bisa menggunakan Spreadsheet atau Excel yang dapat diakses oleh tim leader. Dengan sarana ini, harapannya tim leader bisa menginput pencapaiannya dalam excel tersebut, sehingga dapat terpantau secara rutin. - Melakukan monthly meeting  Adakan monthly meeting secara rutin untuk dapat terhubung dengan performa tiap departemen. Dari sini, Anda dapat melihat bagaimana tiap divisi menjabarkan pencapaiannya. Tugas HR adalah untuk membantu Business Owner dalam mengambil kebijakan strategis yang dapat meningkatkan performa tim kedepannya.

So, What’s Next? 

Mengawal KPI memiliki tantangan tersendiri. Komitmen dan konsistensi menjadi salah satu kunci keberhasilan. Untuk itu, Anda perlu mindset yang tepat untuk dapat membawa tim Anda mencapai target yang sudah ditentukan.  Apabila Anda ingin berdiskusi bersama kami lebih lanjut mengenai proses mengawal KPI, silakan hubungi kami di http://www.sinergiaconsultant.com/hubungikami  Let’s Smash!