Training Need Analysis, Berikut Tahapan dan Cara Merancangnya!

Merancang Training Need Analysis (TNA) bukanlah hal mudah yang dapat dilakukan dengan sekejap mata, tapi membutuhkan pengamatan dan analisa tersendiri untuk bisa mendapatkan hasil yang relevan dengan tujuan jangka panjang perusahaan. Kebanyakan Human Capital Practitioner melakukannya secara kurang tepat, yang mana tidak akan mampu memberikan hasil yang diinginkan oleh Business Owner. Akhirnya, dana investasi yang sudah diberikan oleh business owner tidak digunakan dengan maksimal.  Return of Investment pun menjadi hal yang akan selalu digaungkan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi dari program pembelajaran dan pelatihan yang sudah dirancang oleh Human Capital Practitioner.  Maka dari itu, merancang Training Need Analysis menjadi hal penting yang wajib dikuasai oleh para Human Capital practitioner di perusahaan agar program-program yang dibuat memiliki dampak signifikan bagi perkembangan perusahaan kedepannya. Baca juga artikel: Pentingnya program People Development di Perusahaan

Jadi, Apa sebenarnya makna Training Need Analysis?

Sebelum memulai sebuah program pelatihan, ada serangkaian proses yang melatarbelakangi terjadinya program pelatihan tersebut. Training Need Analysis adalah pondasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan perihal program pelatihan dan pengembangan perusahaan. Training Need Analysis WAJIB dibuat sebelum program training dimulai, untuk menghindari kurang tepatnya materi yang diberikan dan juga untuk mengoptimalkan dana serta investasi yang digunakan untuk kelancaran program training, sehingga program yang diberikan sesuai dengan visi dan target perusahaan.  Sebagian besar para manajer dan petinggi perusahaan hanya melihat performa karyawan dan timnya sebagai tolok ukur diadakannya sebuah pelatihan. Padahal, apakah memang training menjadi penyebab karyawan tidak bisa memberikan performa terbaiknya? Apakah memang training menjadi jalan satu-satunya? Padahal, banyak faktor yang dapat menyebabkan terjadinya hal tersebut. Bisa jadi hal tersebut disebabkan karena 

• infrastruktur yang kurang memadai
• Alat kerja yang tidak mendukung
• Lingkungan kerja yang kurang kondusif
• Beban kerja yang tidak seimbang
• Hiring yang kurang sesuai

Training Need Analysis membantu para Human Capital Practitioner untuk mendapatkan data yang sesuai untuk menjadi pertimbangan sebelum mengambil program/langkah tertentu. Dengan Training Need Analysis yang efektif, Anda dapat terhindar dari: 

• Melakukan pelatihan yang kurang tepat dan sesuai 
• Melakukan pelatihan untuk orang yang kurang tepat 
• Melakukan pelatihan dengan metode yang kurang efisien

Dan sebaliknya, Training Need Analysis yang dilakukan dengan tidak efektif justru akan mendatangkan ketiga hal tersebut.  Maka dari itu, dalam artikel ini kita akan membahas tentang bagaimana cara merancang Training Need Analysis dengan efektif. Secara singkat, sebuah TNA akan memberikan informasi tentang hal-hal berikut: 

• Mengapa pelatihan ini dibutuhkan?
• Dimana pelatihan ini dibutuhkan?
• Siapa yang membutuhkan pelatihan ini?
• Bagaimana cara melaksanakan pelatihan ini?
• Berapa banyak dana dan investasi yang dibutuhkan?
• Apa dampaknya terhadap visi perusahaan kedepannya?

Untuk mendapatkan data tentang hal tersebut, mari kita simak langkah-langkah berikut:

Step 1: Tentukan tujuan bisnis yang hendak dicapai

Bahkan sebelum proses analisa dimulai, Anda perlu mendefinisikan tujuan bisnis yang hendak dicapai dari diadakannya training ini.  Tujuan yang dibuat harus didefinisikan dengan konkrit dan jelas. Bisa mengacu kepada:

• Unit bisnis tertentu
• Unit kerja tertentu
• Departemen Kerja Tertentu
• Jabatan-jabatan tertentu
• Karyawan di lokasi tertentu
• Seluruh Staf, supervisor, atau manager
• Seluruh elemen perusahaan

Setelah itu, Anda juga harus mendefinisikan apa yang menandakan bahwa training ini berfungsi dan memberikan dampak pada perusahaan. Bisa dengan peningkatan sales & penjualan, dan juga kecepatan komunikasi yang diberikan oleh para karyawan

Step 2: Kaitkan tujuan bisnis perusahaan dengan kompetensi karyawan

Ada beberapa perilaku yang terasosiasi dengan tujuan bisnis perusahaan, contohnya:

• Tahu apa yang dilakukannya;
• Punya kemampuan untuk melakukannya
• Punya motivasi untuk melakukannya

Diproses ini, Anda harus bisa menilai kompetensi mana yang penting dibutuhkan oleh para trainee, contohnya seperti Tech Savvy, Communication, atau Analytical Skill (pelajari selengkapnya secara FREE disini). Hal ini bisa didapatkan melalui berbagai cara. Interview dan FGD merupakan cara yang paling praktis dilakukan untuk mendapatkan data-data tersebut. Bagaimanapun caranya, data tersebut akan membantu Anda untuk bisa melihat kompetensi apa yang paling dibutuhkan. Dapatkan panduan FGD untuk 12 Area bisnis yang bisa Anda gunakan untuk mendapatkan data terkait kompetensi tersebut

Step 3: Identifikasi kompetensi yang dapat dilatih

Tidak semua hal dapat dilatih dengan mudah. Dan hal-hal yang tidak dapat dilatih tersebut hendaknya menjadi salah satu persyaratan atau pertimbangan bagi  Para Business Owner dan HC Practitioner perlu memilih mana kompetensi-kompetensi penting yang sebaiknya dituliskan pada saat membuka lowongan pekerjaan untuk meringankan beban training yang nantinya akan diberikan. Untuk membantu Anda mengidentifikasi kompetensi-kompetensi penting yang akan berguna kedepannya, segera akses FREE EBOOK Kamus Kompetensi. Atau Anda juga bisa mendapatkan usulan terkait kompetensi apa yang sedang ingin ditingkatkan oleh karyawan Anda, segera akses TEMPLATE FORM Kebutuhan Belajar Karyawan dan gunakan di perusahaan Anda untuk memudahkan Anda mendapatkan data yang menyeluruh

Step 4: Evaluasi kompetensi tersebut

Setelah menuliskan kompetensi tersebut, sekarang saatnya Anda mengukur dan mengevaluasi kompetensi tersebut pada karyawan Anda. Bisa melalui review kompetensi seperti psikotes dan asesmen. Selalu ingat prinsip asesmen: 

• Multiple Asesors
• Multiple Tools

Anda juga bisa meminta bantuan dari rekan kerja, atasan, dan orang-orang yang berkaitan dengan lingkup kerjanya. Hal ini biasa disebut dengan 360 Feedback. Beberapa tools ini dapat Anda gunakan untuk mempermudah asesmen Anda

• Cognitive Capacity Inventory

• Leadership Style Inventory

• Accurate Profile Test

• Money Profile Inventory

• Decision Making Inventory (dapatkan akses FREE nya)

• Analytical Thinking Inventory

• Proactive Ability Test

• Strategic Thinking Style

Memilih tes yang tepat akan sangat mempersingkat waktu Anda dalam mengevaluasi kompetensi, ditambahkan dengan FOCUS GROUP DISCUSSION seperti CASE STUDY yang sesuai dengan area kerjanya, CEK DISINI.

Step 5: Tentukan dimana "gap" performa karyawan berada

Setelah itu, saatnya Anda menganalisa gap dari tiap karyawan yang sudah mengikuti asesmen. Hal ini dilakukan untuk mengetahui seberapa banyak karyawan yang membutuhkan program pelatihan tertentu. Tentukan dulu standar yang berlaku untuk tiap jenjang karyawan, untuk bisa melihat mana yang ada di bawah standar dan yang sudah melampaui standar. 

Step 6: Prioritaskan Kebutuhan Pelatihan

Setelah Anda mendapatkan data yang cukup, prioritaskan cakpuan training yang sekiranya sangat diperlukan oleh tim Anda saat ini.

Step 7: Tentukan Metode Pelatihan

Saatnya Anda menentukan metode yang tepat untuk tim And, bisa dengan

• Seminar & Webinar
• Mentoring and coaching;
• Internal/External training;
• On demand Video;
• Review Buku;
• Program MT

Step 8: Lakukan Analisa Cost Benefit

Perhatikan dan pertimbangkan cost benefit dari program pelatihan yang akan Anda lakukan seperti alokasi waktu, dana, tenaga, konten materi, dan pengisi materi

Step 9: Rancang Evaluasi dari pelatihan 

Ada 4 pertanyaan yang wajib dipertanggungjawabkan setelah program pelatihan selesai

• Bagaimana Training dapat meningkatkan kompetensi karyawan?
• Dampak program pelatihan kepada performa karyawan sehari-hari?
• Seberapa besar peran pelatihan tersebut pada target bisnis perusahaan?
• Bagaimana dengan return of investment dari program pelatihan tersebut?

So… What’s Next

Sekarang, Anda sudah mempelajari langkah-langkah penyusunan Training Need Analysis. Saatnya untuk mengimplementasikannya di perusahaan Anda.  Untuk mempermudah lagi, gunakan beragam template tentang PEOPLE DEVELOPMENT seperti format Terms Of Reference, Modul Training, dan sebagainya DISINI. Diskusikan dengan kami tentang rencana people development Anda di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami Let's Grow!