Performa Perusahaan Anda Atau Key Performance Indicator nya Yang Buruk? Yuk Kenali 5 Cara Pembuatan KPI

Key performance indicator menjadi penting sebagai acuan dalam menentukan performa perusahaan. Kerap ditemui penyusunan kpi yang kurang akurat membuat penilaian kerja tidak tepat sasaran, akibatnya pekerjaan tidak terarah serta memiliki kecenderungan tidak adanya sinkronisasi antar divisi/department. Dengan adanya kpi yang sesuai nantinya pemilik bisnis akan mudah memonitor capaian perusahaannya. Management (dalam hal ini HR) bisa mempertimbangkan dan memilih berbagai metode dalam penilaian performa tergantung model bisnis yang dijalani perusahaan. Beberapa perusahaan juga menerapkan penilaian yang manual dengan struktur yang sederhana sehingga di beberapa kasus dapat menimbulkan perdebatan baik antar divisi atau kesesuaian dengan visi management. Sistem penilaian yang umumnya digunakan dan pengoperasiannya cukup mudah, serta banyak resource yang tersedia adalah KPI (Key performance indicator) Untuk itu dalam tulisan ini kami akan mengulas tentang key performance indicator, yaitu suatu metode pengukuran yang bersifat kuantitatif serta didalamnya mencerminkan faktor-faktor yang merupakan perilaku kunci untuk menyongsong pencapaian visi perusahaan. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya KPI haruslah berisi pernyataan-pernyataan yang bisa dihitung secara nyata dan dapat diamati. 

Karakteristik KPI

Selain bisa terkuantifikasi dengan tepat berikut merupakan karakteristik/ciri yang harus dimiliki saat membuat kpi:

• Aligned- Keselarasan

Indikator yang dibuat harus memiliki kesesuaian dengan strategi serta visi perusahaan secara keseluruhan. Penting untuk memperhatikan bagaimana cara perusahaan untuk setahun kedepan, antar department saling terkoneksi.

• Actionable- Bisa dilakukan

Ciri selanjutnya dalam membuat indikator adalah sebuah pernyataan yang bisa dilakukan. Hal ini merujuk pada bagaimana indikator yang dibuat merupakan perilaku yang bisa dikerjaan, bukan sebuah angan yang tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan.

• Realistic- Realistis

Karakter selanjutnya dari kpi adalah terdiri dari indikator yang realistis untuk digapai, dengan mempertimbangkan kondisi internal perusahaan dan lain sebagainya.

• Measurable- Terukur

Karakteristik ini merupakan kunci dari setiap indikator yang dibuat, bagaimana keterhubungan antara pernyataan yang dibuat dengan bagaimana mendeteksi ketercapaian suatu pekerjaan. 

Langkah-Langkah Dalam Membuat Key Performance Indicator

Setelah memahami dengan baik karakteristik dari kpi selanjutnya adalah membuat kpi, berikut langkah dalam membuat KPI:

• Langkah 1- Identify your organization’s strategic objectives

Langkah pertama perlu melibatkan strategic position di perusahaan mengingat pengumpulan visi strategic perusahaan kedepan, apa yang dituju, atau mempertimbangkan pasar dari perusahaan.  Pada langkah ini perlu mengetahui bagaimana perusahaan selama satu tahun kedepan termasuk didalamnya keyakinan akan pertumbuhan dan pengembangan bisnis. Penentuan tujuan ini seringkali dikaitkan dengan perspektif Balance Scorecard atau Malcolm Baldrige, 2 perspektif tersebut kadang kala menjadi basic dalam menjalankan bisnis oleh sebagian besar perusahaan.  Perlu juga menyesuaikan bentuk bisnis atau kemudahan dalam pengoperasian.

• Langkah 2- Define the criteria for success

Setelah menentukan tujuan besar perusahaan yang diperlukan selanjutnya adalah menjabarkan tujuan tersebut kedalam bentuk kriteria khusus yang sifatnya praktikal. Hal ini dikarenakan untuk mencapai tujuan besar perusahaan diperlukan banyak penerjemahan baik kedalam divisi perusahaan ataupun hal yang lebih kecil lagi. 

• Langkah 3- Develop key performance questions

Langkah selanjutnya adalah dengan membuat pertanyaan KPI, pertanyaan ini merupakan upaya untuk mengembangkan ide mengenai cara untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Pertanyaan ini sebisa mungkin untuk menghindari pertanyaan tertutup, pertanyaan terbuka akan menginspirasi kpi yang baik. Contoh pertanyaan kpi meliputi:

• Apa yang paling penting bagi organisasi?
• Hasil atau hasil apa yang ingin kita capai?
• Mengapa hasil atau keluaran itu penting?
• Bagaimana kita bisa mendefinisikan kemajuan?
• Bagaimana kita ingin mengukurnya?

 

• Langkah 4- Collect supporting data

Sebelum membuat pengukuran dan frekuensi pengukurannya yang perlu diperhatikan adalah mengumpulkan data atau informasi terkait trend perusahaan anda. Trend perusahaan ini termasuk demografi, tren industri, analisis pesaing, tingkat konversi dan lain sebagainya. Nantinya dengan ada data tersebut diharapkan bisa menjadi dasar dalam menentukan langkah usaha untuk mencapai tujuan besar perusahaan.

• Langkah 5- Determine what to measure and how frequently you should measure

Selanjutnya adalah menentukan bagian mana dari pekerjaan yang perlu dimasukkan dalam kpi, mana yang merupakan perilaku kerja praktis yang bisa diukur serta jauh dari bias antar divisi. Perlu diketahui bahwa dalam membuat KPI agar tidak terlalu banyak, jika hal itu terjadi dapat memperlambat proses evaluasi kerja, memakan banyak waktu. Kontraproduktif dan hambatan lain. Dalam pembuatan kpi juga perlu memperhatikan SMART (Specific, Measureable, Achievable, Realistic, Timeliness) yang mana tipikal dari indikator kunci juga memenuhi prinsip tersebut. Langkah yang disebutkan diatas bukan merupakan langkah fix yang harus dilakukan dalam membuat KPI, menyesuaikan akan kebutuhan perusahaan masing-masing serta situasi nyata yang ada di lapangan. Sebagai Human Capital dengan adanya KPI yang jelas bisa menjadi landasan dalam membuat rencana pengembangan karyawan, serta mempersuasi agar bisa mencapai tujuan besarnya.  Namun sebelum membuat training perlu melakukan analisis kebutuhan training, simak artikel berikut KLIK DISINI 

What's Next?

Dalam membuat KPI juga diharapkan memperbanyak referensi, referensi ini bisa berupa contoh indikator yang telah dibuat baik di devisi atau industri yang sama. Kami menyediakan media yang bisa dijadikan referensi dalam membuat KPI untuk perusahaan anda berupa e-book yang mudah dipahami untuk anda semua, dapatkan dengan mudah KLIK DISINI Selain menyediakan referensi buat anda kami juga menyediakan program pendampingan untuk membawa transformasi Human Capital perusahaan anda menjadi lebih baik lagi, KLIK DISINI Reading Club: Klipfolio. (n.d.). "What is a KPI? Definition, Best Practices, and Examples". Retrieved 11 01, 2022, from Klipfolio: https://www.klipfolio.com/resources/articles/what-is-a-key-performance-indicator PARMENTER, D. (2010). KEY PERFORMANCE INDICATOR. NEW JERSEY: John Wiley & Sons, Inc. Remmé, M. (2021, Juni 24). How To Write KPIs. Retrieved from https://deepthink.nl/how-to-write-kpis/