KPI Sudah Ada, Tapi Mengapa Tidak Berjalan?

Pernahkah Anda berada dalam situasi seperti ini? Perusahaan sudah memiliki KPI. Formatnya sudah dibuat, indikatornya sudah ditentukan, bahkan setiap departemen sudah memiliki target masing-masing. Di awal, semuanya terlihat berjalan dengan baik. Namun, seiring berjalannya waktu, mulai muncul berbagai pertanyaan.

"Bagaimana cara mengukur indikator ini? Data apa yang harus digunakan? Target ini sebenarnya maksudnya apa?"

Pertanyaan-pertanyaan tersebut mungkin terdengar sederhana. Namun ketika tidak menemukan jawaban yang jelas, perlahan KPI yang sebelumnya dibuat mulai jarang digunakan. Bukan karena tim tidak mau menjalankannya, tetapi karena mereka tidak lagi memahami bagaimana harus melanjutkannya. Situasi seperti ini pernah saya temui dalam proses pendampingan. Perusahaan tersebut sebenarnya sudah memiliki KPI untuk setiap departemen. Formatnya tersedia dan tim sudah diminta untuk menjalankannya. Namun, beberapa indikator sulit dipahami, ukuran yang digunakan tidak jelas, dan setiap orang memiliki pemahaman yang berbeda terhadap KPI yang sama. Dari situ, saya semakin menyadari bahwa memiliki KPI belum tentu berarti perusahaan sudah benar-benar siap menjalankan KPI. Lalu, sebenarnya di mana masalahnya?

Ketika KPI Dibuat Hanya Karena “Harus Ada”

Saat bisnis mulai berkembang, tantangan yang dihadapi juga semakin kompleks. Jumlah tim bertambah, pekerjaan semakin banyak, dan business owner tidak lagi bisa mengandalkan intuisi untuk melihat apakah semua pekerjaan sudah berjalan dengan baik. Tanpa ukuran yang jelas, keberhasilan menjadi sesuatu yang subjektif. Hari ini mungkin terasa produktif, tetapi belum tentu ada acuan yang benar-benar menunjukkan apakah pekerjaan tersebut sudah membawa perusahaan menuju tujuan yang sama. Semua bergerak, tetapi belum tentu bergerak ke arah yang sama. Di titik inilah KPI mulai dibutuhkan. Namun, dalam prakteknya, saya melihat ada perusahaan yang terlalu cepat masuk ke proses pembuatan KPI. Fokusnya langsung tertuju pada indikator, tabel, target, dan angka. Yang penting KPI segera selesai dan perusahaan bisa segera menggunakannya. Padahal, dorongan untuk segera memiliki KPI justru dapat membuat proses penyusunannya lebih berfokus pada mengisi format dibandingkan memahami makna dari KPI itu sendiri. Akibatnya, KPI memang berhasil dibuat, tetapi belum tentu benar-benar dipahami. Bahkan, tidak sedikit perusahaan yang menggunakan referensi atau template dari perusahaan lain. Padahal setiap perusahaan memiliki kondisi, tantangan, budaya kerja, dan tujuan yang berbeda. Apa yang relevan bagi satu perusahaan belum tentu relevan bagi perusahaan lainnya. Karena itu, menurut saya, KPI tidak bisa dibuat hanya dengan pendekatan copy paste.

Masalahnya Sering Kali Bukan pada Format-nya

Ketika melihat KPI yang tidak berjalan, kita mungkin langsung berpikir bahwa masalahnya ada pada tim yang tidak disiplin atau tidak konsisten. Namun, dari pengalaman saya, masalahnya seringkali justru sudah muncul sejak awal. Ada indikator yang terdengar bagus ketika dibaca, tetapi terlalu luas dan sulit diterjemahkan menjadi ukuran yang jelas. Ada juga KPI yang membuat setiap orang memiliki interpretasi berbeda. Ketika hal tersebut terjadi, KPI justru berpotensi menimbulkan kebingungan. Di sinilah saya melihat bahwa masalah terbesar dalam KPI sering kali bukan terletak pada formatnya, tetapi pada pemahaman behind KPI-nya. Banyak perusahaan langsung fokus pada apa yang harus dilakukan: membuat indikator, menentukan target, menyusun tabel, dan mengejar angka. Padahal sebelum masuk ke sana, ada hal yang perlu dipahami terlebih dahulu.

"Apa sebenarnya makna KPI bagi perusahaan? Dan apa tujuan perusahaan menjalankan KPI?"

Pertanyaan tersebut mungkin terlihat sederhana. Namun, ketika makna dan arahnya belum jelas, KPI berisiko hanya menjadi daftar pekerjaan tanpa makna.

Berhenti Sejenak Sebelum Mulai Menentukan Angka

Bagi saya, KPI bukan sekadar alat untuk memberikan target kepada tim. KPI adalah ukuran yang membantu perusahaan melihat apakah pekerjaan, tim, dan perusahaan telah berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. KPI membantu menerjemahkan tujuan bisnis menjadi indikator yang dapat dimonitor dan dievaluasi dengan lebih jelas. Karena itu, sebelum mulai menentukan apa yang ingin diukur, mungkin perusahaan perlu berhenti sejenak dan memahami terlebih dahulu mengapa hal tersebut penting untuk diukur. Ketika pondasi dan pemahaman tersebut dimiliki bersama oleh business owner, Human Capital, leader, hingga tim, KPI tidak lagi hanya dipandang sebagai target atau tekanan kerja. KPI dapat menjadi panduan yang membantu seluruh tim bergerak menuju arah yang sama. Memahami KPI memang tidak harus dimulai dengan tekanan. Justru, mungkin prosesnya bisa dimulai dengan mengenalnya terlebih dahulu. Sebelum sibuk membuat tabel, menentukan angka, atau mencari template KPI yang dianggap paling tepat, coba mulai dengan satu pertanyaan sederhana:

“Sebenarnya, apa sih KPI itu bagi perusahaan saya?”

Karena bisa jadi, dari pemahaman sederhana tersebut, perjalanan Anda dalam membangun KPI justru akan menjadi lebih jelas dan terarah. Masih banyak cerita, pengalaman, dan sudut pandang tentang bagaimana memahami KPI yang saya bahas lebih dalam dalam buku “Senyum di Balik KPI”. Buku ini bukan hanya membahas tentang angka dan target, tetapi mengajak Anda untuk melihat KPI dengan cara yang mungkin “berbeda”. Klik disini untuk info selengkapnya terkait Buku "Senyum di Balik KPI" yaa Karena mungkin, sebelum KPI bisa berjalan dengan baik, kita memang perlu mengenalnya terlebih dahulu. Sampai jumpa di pembelajaran selanjutnya!