6 Langkah Persiapan Meeting dan TEMPLATE Minutes of Meeting

Banyak Meeting TIDAK EFEKTIF! Inilah 6 Langkah persiapan meeting di perusahaan agar berjalan efektif dan jelas hasilnya. Dapatkan juga Halo para Business Owner, HC Practitioner, dan Professional Leader semua. Kita kembali lagi di pembahasan seputar Meeting. Sekarang, coba Anda perhatikan kegiatan meeting yang saat ini sudah berjalan di perusahaan Anda. Amati dan coba gali lebih dalam. Apakah selama ini Anda sudah puas dengan kegiatan meeting Anda? Atau Anda seringkali masih merasa bahwa meeting yang diadakan malah seringkali membuat bingung dan menimbulkan persoalan yang lebih sulit. Coba Anda hitung berapa waktu yang Anda luangkan untuk menghadiri meeting. Sangat bagus apabila meeting tersebut selesai tepat waktu dan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih clear dan jelas. Tapi bagaimana jika tidak? Bagaimana jika meeting yang dilakukan di perusahaan Anda sukar dan jauh dari kata sukses?    Sekarang coba perhatikan rekan-rekan kerja Anda sesaat sebelum rapat dimulai. Apakah mereka terlihat antusias dalam mengikuti kegiatan tersebut? Apakah mereka terlihat siap akan materi yang akan didiskusikan? Atau malah mereka hanya datang saja dan tidak tahu apa yang perlu mereka siapkan dan berharap akan menemukan kejelasan-kejelasan saat baru dimulai. Dalam satu atau dua meeting pertama mungkin masih dapat dimaklumi, tapi kalau sudah menjadi habit dan sudah “ter- kulturalisasi” dalam perusahaan, ini yang perlu menjadi perhatian lebih. Kenapa? Karena semakin sering budaya ini terjadi, maka potensi untuk peserta-peserta lain melakukan hal yang sama (tidak siap) juga akan tinggi. “untuk apa saya mempersiapkan diri kalau para peserta yang lain juga TIDAK SIAP?”. 

"Kebanyakan Sesi Meeting Malah Fokus Digunakan Untuk Mempersiapkan Meeting Berikutnya" 

Semua kembali lagi kepada MINDSET. Mulai dari awal pengadaan, saat berjalan, dan saat eksekusi. Jadi minimal, setiap pertemuan harus dimulai dengan membuat para peserta benar-benar “hadir” untuk diskusi sebelum mereka bisa bekerja sama. Kemudian, setelah pekerjaan selesai harus diakhiri dengan penutupan untuk memperjelas apa yang seharusnya terjadi selanjutnya. meeting yang  sukses akan SULIT DICAPAI apabila Anda dan peserta tidak mendekati 3 fase ini: 

• 100% TERLIBAT -  Be present dan libatkan seluruh peserta ! Karena Anda pastinya tidak akan melakukannya sendirian.
• KOLABORASI - Bekerja sama untuk menciptakan sesuatu yang baru! Gabungkan ide dan wawasan unik untuk menciptakan perspektif bersama yang lebih lengkap, lebih ambisius, dan lebih segalanya daripada yang dapat dilakukan sendiri oleh satu orang.

• WALK THE TALK - Berkomitmen untuk bertindak atas kesepakatan yang dibuat . Setiap tindakan memiliki pemilik, dan setiap pemilik berkomitmen untuk melihat tindakan itu selesai.

Pelajari 3 hal ini lebih dalam dengan KELAS FASILITASI yang tentunya akan membantu Anda mempersiapkan, melakukan, dan men-follow up hasil dengan optimal. DAFTAR DISINI. Pertemuan yang diakhiri dengan perspektif bersama yang baru dan komitmen yang kuat untuk menindaklanjuti keputusan dan hasil tersebut adalah meeting yang dapat dikatakan berhasil. Maka muncul pertanyaan baru tentang 3 fase tersebut.

"Apakah meeting yang Anda lakukan sudah dipersiapkan dengan matang?"

Seperti ilustrasi di atas, sebelum mulai, para peserta masih sibuk memikirkan pekerjaannya sendiri-sendiri. Saat dalam proses, mereka saling berdiskusi dan saat selesai, mereka sudah memiliki alur pemikiran yang sejalan dan berkomitmen untuk melakukan keputusan atau hasil dari rumusan yang sudah ditentukan. Setelah selesai pun, mereka memiliki sudut pandang baru yang disepakati bersama. Tentunya, dengan dilengkapi dengan hadirnya seorang CHARISMATIC LEADER, sebuah diskusi akan menjadi lebih hidup dan proses fasilitasi pun akan berjalan dengan lebih lancar. Ketahui tipe kepemimpinan Anda dengan akses FREE TOOLS “LEADER’S SELF DISCOVERY”. Anda tidak perlu membuat persiapan yang rumit, cukup menempatkannya pada prioritas yang sesuai dan dengan mengikuti beberapa langkah sederhana berikut, Anda dapat menjadikan persiapan ini sebagai bagian dari rutinitas Anda dan memastikan bahwa Anda dan seluruh peserta tiba  dengan persiapan.

6 Langkah Persiapan Meeting

Langkah-langkah yang harus Anda ikuti sebelum setiap pertemuan adalah:

1. Pastikan meeting memiliki kebutuhan yang jelas

Meskipun ini mungkin terdengar seperti tanggung jawab penyelenggara, peserta  juga wajib memeriksa apakah hal ini memang benar-benar diperlukan. Selalu cek terlebih dahulu, apakah isu yang dihadapi perlu diagendakan meeting, atau sebenarnya bisa tugas tersebut bisa didelegasikan? Ketika Anda diundang, hal pertama yang harus Anda pertimbangkan adalah apakah ini benar-benar merupakan cara yang paling efektif untuk mencapai hasil dan tujuan yang diinginkan. Apakah ada solusi yang lebih efektif? (seperti pendelegasian tugas) Jika Anda merasa bahwa ada opsi lain yang lebih efektif, jangan sungkan untuk menyampaikan pendapat Anda kepada penyelenggara. Anda perlu memastikan hal ini agar waktu yang Anda siapkan untuk hadir tidak terbuang sia-sia. Mindset memang perlu dibangun lebih kokoh dan ditanamkan pada seluruh elemen karyawan agar mereka paham akan intensi dari tiap meeting yang diadakan, pelajari selengkapnya tentang MINDSET dalam 3 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN SDM. 

2. Tentukan tujuan meeting 

Setiap pertemuan harus memiliki tujuan yang jelas. Agar Anda dapat mempersiapkan diri secara efektif sebagai peserta, tujuan  harus jelas dan harus memberikan informasi mengenai apa saja yang tiap peserta  siapkan sebelum hadir. Karena bagaimana caranya Anda bisa align atau sejalan dengan pemikiran para peserta  lainnya kalau tidak ada tujuan yang ditentukan.

3. Meninjau dan berkontribusi pada tiap agenda 

Setelah tujuan sudah ditentukan, saatnya Anda fokus pada agenda. Pada tahap ini, Anda harus meninjau ulang agenda yang dibuat untuk mencapai tujuan dan memutuskan apakah ada tambahan agenda yang perlu dibicarakan untuk mencapainya. Seluruh Peserta  harus berperan aktif untuk berkontribusi di tiap agenda. Bagaimanapun juga, para peserta  diundang dan hadir karena keahlian mereka memang diperlukan. Tingkatkan kepercayaan tim Anda dengan mempelajari FREE TOOLS 19 GUIDELINES TO BUILD YOUR LEADER’S CHARISMA.

4. Baca semua materi 

Salah satu langkah yang mungkin pada prakteknya sangat wajar untuk dilakukan, tetapi pada realitanya malah berkebalikan. Namun, ini adalah masalah yang umum ditemukan di antara para professional leader yang mana menyebabkan para peserta  datang tanpa persiapan. Ini adalah alasan utama mengapa sebagian besar Professional Leader percaya bahwa meeting mereka tidak dapat menghasilkan keputusan strategis yang penting. Pastikan bahwa semua peserta  sudah menerima dokumen referensi dan materi - materi yang akan dibahas. Dapatkan TEMPLATE DOKUMEN HRD yang kami siapkan untuk memperlancar kegiatan meeting Anda.

5. Tanyakan hal apapun sebelum meeting

Menunggu sampai dimulai untuk mengajukan pertanyaan adalah rahasia KEGAGALAN dalam mempersiapkan meeting. Ini akan membuang-buang waktu meeting yang berharga dengan mengadakan diskusi yang bisa saja ditanyakan sebelum agenda dimulai. Tanyakanlah hal-hal yang bersifat klarifikasi terhadap peserta , sehingga Anda bisa menyiapkan materi yang tepat untuk bahan meeting. Penting untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini di forum koordinasi bersama (seperti grup WhatsApp dan Telegram) sehingga peserta  lainnya dapat melihat percakapan yang berkembang. Hal ini dapat memastikan bahwa pertanyaan hanya diajukan sekali dan tidak membuang-buang waktu Anda untuk menanyakan hal yang sama. Ini akan mempersingkat waktu  Anda dan bisa menghindari Anda dari lingkaran "meeting untuk mempersiapkan meeting".  Ini adalah alasan mengapa kompetensi ACTIVE LEARNING dan INITIATIVE menjadi penting akhir-akhir ini (akses juga FREE EBOOK KAMUS KOMPETENSI). Pelajari juga tren belajar dan kompetensi yang perlu ditingkatkan di tahun ini di TREND REPORT 2022: PEOPLE DEVELOPMENT

6. Perjelas siapa yang memimpin di tiap agenda pembahasan

Jika Anda diundang untuk hadir , maka jelas keahlian Anda sangat dibutuhkan. Bisa jadi Anda diharuskan untuk memimpin salah satu pembahasan dalam agenda tersebut, dan jika hal ini terjadi, maka Anda perlu mengetahuinya terlebih dahulu agar dapat mempersiapkannya dan memberikan fasilitasi (daftar kelasnya DISINI) dengan maksimal. Dengan mengklarifikasi siapa yang akan memimpin setiap item agenda sebelum  dimulai, Anda memastikan bahwa setiap diskusi akan dipimpin dengan baik dan jelas terfokus pada pencapaian tujuan. Ini juga mengacu pada siapa saja yang akan diundang untuk menghadiri sesi . Anda tidak perlu takut apabila tidak mengundang rekan yang memang tidak relevan untuk diikutkan . Karena hanya akan menghabiskan waktunya dan juga tenaganya tanpa bisa berkontribusi banyak dalam meeting tersebut. Tiap pemimpin dalam memiliki cara tersendiri untuk memimpin meetingnya, gunakan FREE LEADER'S SELF DISCORVERY TOOLS untuk membantu Anda mengetahui tipe kepemimpinan. Simak juga pembahasan lebih lanjut tentang LEADERSHIP sebagai salah satu dari 3 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN SDM

7. Perkirakan hasil dan keputusan yang akan diambil

Walaupun hasil dan keputusan dalam meeting biasanya ditentukan di akhir sesi, tidak ada salahnya untuk memperkirakan hasil apa yang akan disepakati setelah meeting. Hal ini akan membantu Anda dan peserta meeting untuk fokus pada keputusan yang akan diambil.

So... What's Next?

Persiapkanlah meeting Anda sebaik mungkin. Meeting yang dipersiapkan dengan baik akan membawa kesuksesan bagi tiap proyek dan kegiatan-kegiatan dalam perusahaan. Maka dari itu, semua peserta meeting harus terlibat dalam persiapan ini dan tidak hanya menitikberatkan pada penyelenggara meeting saja. Untuk meningkatkan kemampuan memfasilitasi meeting, segera bergabung di KELAS FASILITASI, daftar DISINI. Anda juga dapat menggunakan Tools Template Minutes of Meeting yang bisa langsung Anda gunakan di meeting Anda selanjutnya. Apabila Anda memiliki pertanyaan dan diskusi seputar meeting, silakan hubungi kami di https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami Source: 

1. sherpany.com
2. blog.lucidmeetings.com

Lets Grow!