4 Pilar Performa Sumber Daya Manusia: Job Description, Job Analysis, Job Specification dan Job Requirement

Setiap Business Owner pasti ingin perusahaannya “dihuni” oleh karyawan-karyawan terbaik. Dimana mereka mampu perform 100%, paham akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diberikan. HC Practitioner pun sepakat bahwa performa karyawan yang baik dapat membawa perusahaan menjadi SUKSES. Namun terkadang para Business Owner sering melewatkan beberapa hal yang paling krusial untuk mendapatkan karyawan yang “sempurna” ini. Berikut adalah Job Analysis, Job Description, Job Specification, dan Job Requirement yang menjadi Pilar Performa Sumber Daya Manusia. Maka sebenarnya, untuk memulai mencari karyawan yang cocok dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, Anda perlu lebih dulu melakukan analisa mengenai posisi yang dibutuhkan, membuat perincian mengenai bagaimana posisi ini bisa  berkontribusi, dan keahlian khusus apa yang dimiliki sebelum nantinya Anda bisa membuka lowongan pekerjaan dan merekrut kandidat terbaik. Anda pasti sudah familiar dengan istilah job analysis, job description, job specification, dan job requirement bukan? Tetapi apakah perusahaan Anda sudah menerapkan keempat hal ini dengan benar? Apakah Anda sudah mengetahui fungsi dari keempat hal tersebut? dan apakah Anda sebagai Business Owner atau HC Practitioner masih bingung tentang mana yang harus dibuat terlebih dahulu? Mari kita bahas satu per satu!

Apa pentingnya Job Analysis, Job Description, Job Specification, dan Job Requirement?

Sebagai Business Owner, kita semua ingin seluruh proses kegiatan karyawan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan, mulai dari standar operasional (SOP), Key performance indicator (KPI) dan beberapa hal lain yang menjadi kunci keberhasilan dari suatu posisi atau jabatan tertentu (Pelajari lebih dalam melalui BUKU 3 KUNCI SUKES PENGELOLAAN SDM). Dengan mengetahui serta menerapkan Job Analysis, Job Description, Job Specification dan Job requirements, pastinya Anda dan karyawan akan mudah dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab. Apabila penerapan ketiga hal tersebut masih belum tepat, maka kemungkinan karyawan akan bingung mengenai apa saja yang menjadi tanggung jawab serta kewajiban mereka. Penting bagi Business Owner untuk menerapkan fungsi dari keempat hal tersebut. Pertanyaanya adalah "Apakah saya sebagai HC Practitioner sudah menerapkan keempat hal tersebut dengan tepat?" Sebagian Business Owner dan HC Practitioner, masih kebingungan mengenai keempat hal tersebut. Mereka beranggapan bahwa job analysis dan job description merupakan hal yang sama. Tidak sedikit juga Business Owner yang membuat job description tanpa memperhatikan job analysis terlebih dahulu di perusahaanya.  Seperti sebuah rantai, keempat hal tersebut saling berkaitan dan berkorelasi satu sama lain, namun mereka memiliki fungsi dan kegunaan masing-masing. Hal ini akan sangat berdampak kedepannya saat perusahaan Anda mulai membangun sistem (Bangun SISTEM yang sesuai dengan pondasi yang tepat, pelajari selengkapnya di BUKU 3 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN SDM. Mari kita bahas masing-masing mengenai keempat hal ini sehingga para business owner dan HC Practitioner dapat mengetahui dan mengulas kembali struktur system job analysis, job description, job specification, dan job requirement yang sudah ada.

Job Analysis sebagai pedoman awal

Banyak Business Owner yang melewati tahap pembuatan job analysis dan langsung membuat job description, padahal sejatinya sebuah job description adalah hasil dari suatu analisa sistematis yang dilakukan terhadap suatu posisi dan jabatan tertentu yang disebut dengan job analysis. Bagaimana mungkin bisa membuat job description tanpa menganalisa terlebih dahulu mengenai suatu jabatan? Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan job analysis? (Anda juga bisa download form Job Analysis di www.sinergiaconsultant.com/allinone Job Analysis adalah sebuah catatan yang disusun secara sistematis mengenai tanggung jawab, tugas, keterampilan, akuntabilitas, lingkungan kerja, dan keterampilan khusus dari sebuah posisi pekerjaan. Job analysis juga mencakup kemampuan fisik dan emosional yang dibutuhkan saat bekerja. Semua faktor tersebut dibutuhkan untuk mengidentifikasi tuntutan pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang karyawan agar bisa melakukan pekerjaan dengan optimal. Sebagai contoh, seorang Manager Human Capital harus memiliki kemampuan LEADERSHIP yang baik dan bisa mengimplementasikan SYSTEM ke dalam organisasi. Kedua hal tersebut akan dibahas tuntas DISINI.

Mengapa job analysis penting untuk dilakukan sehingga menjadi pedoman awal?

Job Analysis penting dilakukan untuk menemukan kecocokan antara pekerjaan dan karyawan, membuat penilaian karyawan dan juga untuk merancang program pelatihan dan pengembangan karyawan terkait dengan pekerjaan tersebut, bahkan job analysis juga berfungsi sebagai pertimbangan apakah posisi atau jabatan tertentu perlu dihilangkan. Apabila dijabarkan, maka fungsi dari dilakukannya job analysis adalah:

1. Rekrutmen dan seleksi: Job analysis membantu menentukan dan memetakan sumber daya manusia yang dibutuhkan seperti usia, pengalaman kerja, kemampuan khusus dan keterampilan. Tujuan utamanya adalah meletakkan sumber daya manusia di tempat dimana ia bisa bekerja secara maksimal.
2. Analisa Performa: Job analysis digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan sudah terlaksana atau belum, untuk proses evaluasi dan performa kerja.
3. Training and development: Job analysis digunakan untuk mencari tahu model pelatihan apa yang dibutuhkan oleh karyawan dan tools yang akan digunakan.
4. Gaji dan Tunjangan: salah satu peran penting dari job analysis adalah untuk menentukan kompensasi yang akan diberikan pada karyawan, tentunya semakin tinggi posisi dan jabatan karyawan maka semakin tinggi juga kompleksitas kerja mereka, sehingga dibutuhkan gaji dan tunjangan yang sesuai.
5. Job desain: Untuk memaksimalkan output yang dihasilkan oleh SDM, maka perlu dilakukan job analysis untuk mengetahui apakah perlu dilakukan penambahan tugas dan tanggung jawab apabila memungkinkan.

Pada intinya, job analysis digunakan untuk menemukan orang yang tepat. Right man in the right place. MINDSET inilah yang harus Business Owner dan HC Practitioner pahami. Itu adalah beberapa keuntungan dari perlunya melakukan job analysis sebelum membuat job description, job specification dan job requirement. Agar lebih memudahkan, Sinergia Consultant menyediakan cara dan contoh job analysis beserta template-nya juga melalui HCA ONLINE MENTORING PROGRAM.

Sudahkah Job Description di perusahaan Anda dibuat dengan benar?

Setelah membahas job analysis, mari kita lanjutkan membahas job descriptions! Menurut Stone (2005) job descriptions adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Job descriptions umumnya  berisi nama jabatan, fungsi, tanggung jawab, dan kewenangan dari suatu jabatan. Job Description juga dapat berisi Alat dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugasnya. Dengan job description, SDM akan lebih mudah memahami ruang lingkup kerja dan batasan-batasan kewenangan yang dimilikinya sehingga SDM akan lebih mudah melakukan koordinasi dengan rekan kerja nya. Namun tidak hanya itu saja fungsi dari job description, berikut adalah fungsi lain dari job description:

1. Job description dapat digunakan sebagai pertimbangan recruiter dalam merekrut. Dengan melihat job description, maka recruiter dapat menyesuaikan pengalaman dan kemampuan pelamar dengan job description yang ada sehingga proses penyesuaian akan berjalan dengan cepat.
2. Agar pelatihan dapat tepat sasaran, maka perlu dilakukan perencanaan pelatihan dengan memperhatikan job description sebagai materi pelatihan.
3. Sebagai bahan analisis dan penilaian yang dilakukan terhadap pemegang jabatan.

Karena pastinya kita sebagai Business Owner tidak ingin karyawan kita bingung tentang apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, maka job description menjadi hal yang wajib dimiliki perusahaan. Masalah yang seringkali dialami oleh Business Owner adalah membuat job description tanpa membuat dan memperhatikan job analysis terlebih dahulu. Mindset ini seringkali terlewat. Padahal apabila alurnya tepat, maka eksekusinya pun juga sesuai. Pelajara selengkapnya tentang membangun MINDSET yang tepat di BUKU 3 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN SDM.  Hal ini dapat mengakibatkan job description yang tidak cocok dan sesuai dengan jabatan, penugasan yang membingungkan karyawan, dan pada akhirnya karyawan tidak mampu bekerja secara maksimal. Karena bagaimana mungkin kita dapat membuat rincian pekerjaan tanpa mengetahui semua faktor yang dibutuhkan dari adanya posisi tersebut? Jadi pastikan Anda sudah membuat job analysis sebelum membuat job description. Setelah Anda memahami pentingnya Job Analysis dan Job description, sekarang saatnya masuk ke dalam Job specification!

Siapa yang pantas mengisi posisi ini? Job specification rujukanya! 

Pernahkah Anda berandai-andai perusahaan andai dipenuhi oleh karyawan bergelar S2 dan memiliki segudang sertifikasi? Tentunya hal tersebut akan sangat mungkin terjadi apabila memang itu yang sedang perusahaan Anda butuhkan. Tetapi apakah mungkin Anda merekrut seseorang bergelar S2 untuk melakukan pekerjaan yang seharusnya gelar SMA pun mampu untuk mengerjakannya dengan maksimal. Anda juga harus memperhatikan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap posisi (cek juga FREE EBOOK KAMUS KOMPETENSI). Pastinya Anda ingin merekrut SDM berpostur tinggi, kuat, dan tegap untuk posisi keamanan. Sedangkan untuk posisi karyawan gudang, Anda membutuhkan karyawan dengan kemampuan ketelitian yang baik, mata dengan minus <2, dan mampu mengoperasikan alat berat (contoh: forklift).  Untuk membuat job specification yang baik, Anda perlu mempertimbangkan pekerjaan dan tanggung jawab apa saja yang mereka lakukan. Secara umum, job specification berisi mengenai seluruh kualifikasi yang dibutuhkan untuk suatu posisi tertentu. Gelar, pendidikan, pengalaman kerja, kemampuan fisik, kemampuan emosional, kesehatan, bahkan sampai riwayat kesehatan pun umum ditemukan dalam job specifications. Penting memperhatikan relevansi ketika membuat job specifications. Anda tentunya ingin merekrut SDM yang mampu untuk melakukan tugas yang tertulis di job description tanpa harus mengeluarkan banyak biaya untuk merekrut SDM yang overqualified tentunya dengan mempertimbangkan cost and benefit juga. Pada intinya, job specification digunakan untuk memberikan informasi detail mengenai kualifikasi yang harus dimiliki oleh SDM di posisi tersebut, Job description dan job specifications merupakan dua bagian penting dari job analysis, namun ada satu hal lagi yang turut serta berkontribusi yaitu job requirement.

Job requirement dan job specification, apa bedanya?

Apabila melihat dari pengertian secara umum, keduanya memiliki kesamaan yaitu berisi tentang kualifikasi yang harus dimiliki dari sebuah posisi seperti pengalaman kerja, gelar, usia, dan keterampilan khusus. Job requirements lebih sering ditemukan di iklan lowongan kerja atau job posting. Anda mungkin pernah bertanya-tanya “Mengapa yang melamar posisi ini banyak sekali!? LEBIH DARI 1000 PELAMAR!” atau “Mengapa kita sangat kesulitan untuk mendapatkan pelamar?”. Jangan kaget juga apabila banyak pelamar yang tidak lolos kualifikasi dan tidak sesuai dengan harapan Anda. Kejadian ini sangat mungkin terjadi saat Anda tidak memperhatikan job requirements yang Anda buat saat membuka lowongan pekerjaan. Berikut adalah beberapa hal yang mungkin menyebabkan hal tersebut:

1. Penulisan kualifikasi yang kurang spesifik.
2. KOMPETENSI dan pengalaman yang dituliskan kurang sesuai.
3. Penulisan yang ambigu, seperti kemampuan masak yang baik. Lebih baik ditulis 2 tahun sebagai chef.

Salah satu tujuan dari job requirements di ranah rekrutmen adalah untuk mengurangi jumlah pelamar yang tidak sesuai dengan kualifikasi, sehingga memudahkan recruiter dalam melakukan seleksi dan proses rekrutmen pun berjalan secara efisien. Keempat hal tersebut merupakan satu dari beberapa bagian penting yang perlu HC Practitioner miliki untuk membangun SISTEM SDM di perusahaan Anda. Pelajari lebih banyak tentang cara megelola sdm di BUKU 3 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN SDM Bagaimana? Apakah Anda masih memiliki kesulitan dalam pembuatan job analysis, job description, job specification, ataupun job requirements? Mari berdiskusi dengan kami melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami Let’s Grow!