Rekrutmen Lebih Efektif? Lakukan 7 Cara ini!

Anda Ingin Rekrutmen di Perusahaan Lebih Efektif? Lakukan 7 Cara Berikut!

Article

Mar 11

Hai Human Capital (HC) Practitioner,

Saat Anda membaca artikel ini, saya yakin Anda memiliki keinginan untuk meningkatkan kemampuan atau mengembangkan proses rekrutmen dengan lebih baik dari sebelumnya. Sebagai seorang praktisi, boleh dibanggakan juga karena saya memiliki pengalaman membantu lebih dari 200 perusahaan dalam merekrut karyawannya. Dalam artikel ini saya ingin membagikan beberapa kasus yang menarik.
Sebagai HC Practitioners, Anda pasti juga meyakini bahwa keberhasilan organisasi dipengaruhi pula oleh KUALITAS sumber daya manusia atau SDM-nya?

Kenyataannya, dalam 3 bulan waktu yang ditentukan, departemen HR mereka tidak dapat memenuhi jumlah karyawan yang diharapkan. Saya mulai mencari penyebab permasalahan ini. Maka, keseluruhan proses dalam rekrutmen mulai saya bedah dan analisa satu per satu. Ada beberapa hal yang saya temukan dan menjadi diskusi yang menarik bagi tim HR tersebut. Beberapa temuan tersebut antara lain;

  1. Kesalahan dalam memasang iklan lowongan kerja
  2. Kesalahan dalam memanggil kandidat/pelamar kerja,
  3. Kesalahan dalam menentukan alat ukur
  4. Kurang persiapan dalam melakukan proses rekrutmen
  5. Kurang adanya kerja sama antara user (departemen terkait) dengan departemen HR
  6. Belum memposisikan kandidat/pelamar kerja menjadi konsumen HR di masa yang akan datang

Dari proses tersebut dapat dikatakan bahwa perusahaan itu belum menjadikan kegiatan rekrutmen sebagai prioritas mereka, walaupun mereka membutuhkan SDM yang cukup banyak saat ini.
Berbeda dengan perusahaan yang memang telah sadar dan memprioritaskan proses rekrutmen sebagai salah satu leverage yang dapat mengembangkan perusahaan. Mereka akan membuat sebuah sistem beruntun mulai dari pemasangan iklan di awal, sampai dengan bagaimana mereka menjalin hubungan dengan kandidat.

Mari kita belajar dari perusahaan besar, Nestle. Pada saat ini mereka telah menjadikan kegiatan rekrutmen menjadi prioritas dalam departemen HR. Fionna White, seorang Recruiment Specialist Nestle, berbagi strategi yang mereka gunakan dalam mencari kandidat-kandidat yang berkualitas, yaitu dengan "Candidat Relationship Management". Dalam strategi tersebut mereka melakukan pemeliharaan relasi dengan kandidat/pelamar.
Strategi CRM ini benar-benar membantu Nestle dalam mengikuti pergerakan setiap kandidat SDM yang pernah terkoneksi dengannya. Hal ini tentu membuat kandidat mereka menjalin suatu relasi emosional yang baik, dengan membuat mereka memahami Nestle bukan hanya sebagai perusahaan berbasis bisnis, namun juga memiliki program Human Capital yang menarik bagi para kandidatnya.

Nah jika saat ini Anda belum menerapkan Candidate Relationship Management ini, tentunya bukan kendala untuk mulai memperbaiki strategi rekrutmen Anda. Banyak strategi yang dapat Anda gunakan sebagai langkah awal ini.

Sekarang, saatnya membuat rancangan strategi rekrutmen yang efektif untuk perusahaan Anda!
Setelah banyak mendampingi klien, melakukan riset dan mengambil data, saya mencoba merumuskan beberapa strategi efektif, yang dapat membantu Anda untuk melakukan rekrutmen dengan hasil yang lebih optimal;

1 : Stop lakukan yang BIASA!!!

HC Practitioner, berhenti sejenak dalam lakukan proses rekrutmen yang biasa Anda lakukan selama ini.​ Take time for pause.. Coba lihat dan amati kegiatan rekrutmen yang ada di perusahaan Anda mulai tahap awal hingga terakhir. Berhati-hatilah, agar proses rekrutmen tidak terjebak sebagai rutinitas pekerjaan sehari-hari, yang ternyata apa yang dikerjakan belum tepat guna.

Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah, STOP! Kegiatan yang ternyata tidak efektif dan tidak efisien

Saat Anda ingin mendapat hasil yang lebih optimal dalam rekrutmen, tentukan terlebih dahulu kebutuhan pokok pekerjaan atau lakukanlah job analysis. Anda dapat menggunakan form yang telah Anda miliki dan pelajari kembali, atau saat Anda membutuhkan pengembangan Chart Analisa Pekerjaan (Job Analysis Form). Anda dapat mendownloadnya disini.
Informasi dan data yang spesifik, terkait karakteristik kandidat yang dibutuhkan perusahaan dapat membantu Anda untuk mencari kandidat yang paling “sempurna” untuk perusahaan.

HC Practitioner, akan sangat memudahkan Anda jika memiliki data yang akurat atas kebutuhan setiap departemen di dalam perusahaan. Fungsi Anda sebagai supporting department wajib untuk peka terhadap situasi yang terjadi pada departemen lain. Maka, saat di departemen lain mengalami kekosongan karyawan, Anda telah mengetahui karakteristik kandidat seperti apa yang benar-benar dibutuhkan oleh departemen tersebut dan dapat segera menemukan orang yang tepat dengan cepat.

2 : Iklan Rekrutmen sebagai Media Company Branding

Mengiklankan lowongan pekerjaan memiliki keuntungan sebagai media branding perusahaan. Prinsipnya adalah bagaimana orang bisa mengetahui bahwa perusahaan Anda benar-benar aktif dan bukan fiktif.

Contoh sederhana keterkaitan rekrutmen dengan company branding, klien saya memiliki 3 buah outlet restoran. Salah satu restoran terbarunya membutuhkan karyawan untuk mengisi kekosongan jabatan tersebut. Maka ia menuliskan dalam iklan lowongannya,

"Rumah makan A membutuhkan ..."

Ternyata tidak banyak pelamar yang berminat bergabung, kemudian iklan lowongan ini kami sarankan untuk segera direvisi menjadi;

"Kami rumah Makan yang sedang berkembang , memiliki 3 outlet dan akan mengembangkan menjadi 6 outlet di tahun ini, membutuhkan..."

​Bukankah menjadi suatu kerugian bila perusahaan telah mengeluarkan biaya untuk sebuah iklan lowongan, namun tidak ada pelamar yang datang? Perusahaan yang bergerak di bidang rumah makan ini, belum cukup kuat dan dikenal luas, sehingga tidak menarik minat para pelamar kerja. Namun dengan menuliskan jumlah outlet yang mereka punya, menjadikan kandidat memiliki persepsi bahwa ini bukan hanya sekedar rumah makan, namun perusahaan yang memang serius mengembangkan bisnis kuliner.

Dalam mengiklankan lowongan pekerjaan, perusahaan perlu “menjual diri” sebagai sebuah perusahaan bintang 5, yang harus diminati oleh kandidat-kandidat terbaik dan sesuai dengan visi, misi serta.

Selain memperhatikan kejelasan dan spesifikasi dalam memberikan detail pekerjaan yang ditawarkan, maka perusahaan juga dapat mempromosikan berbagai hal tentang perusahaan, misalnya Produk yang dimiliki, promo yang sedang berlangsung, bahkan bagaimana sejarah mereka dari tahun ke tahun sehingga mereka tetap bertahan sampai saat ini. Detail informasi yang ditulis, diharapkan menimbulkan kesan yang positif pada para kandidat.

Hal ini tentunya sangat membantu Anda menemukan kandidat dengan kualifikasi yang diharapkan perusahaan. Selanjutnya, Anda dapat fokus pada penentuan standar kualifikasi kandidat yang dapat digunakan sesuai kebutuhan

Perusahaan yang tidak menentukan kualifikasi kriteria kebutuhan dengan tepat dan secara spesifik, dapat dipastikan akan mengalami kesulitan menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan. Sebaliknya, ketika kualifikasi yang digunakan cukup spesifik dan sesuai dengan kebutuhan, lamaran yang masuk mungkin hanya sedikit namun dapat sesuai dengan kualitas yang diharapkan perusahaan.

3 : Percepat CV Screening

Beberapa HC Practitioner berpikir kegiatan screening lamaran bukan menjadi prioritas utama dalam rekrutmen. Namun, pernahkah Anda benar-benar menghitung berapa banyak kerugian yang dialami dalam membuang waktu pada satu lamaran yang tidak berkualitas?

Bayangkan, di meja kerja atau ruangan Anda, ada ratusan bahkan ribuan lamaran yang masuk tiap minggu-nya. Anda pasti akan tertimbun diantara berkas-berkas lamaran kandidat Anda. Namun, bagaimana cara yang semestinya untuk tetap memilah berkas yang ada, tanpa membuang waktu pada lamaran-lamaran yang tidak sesuai dengan kualifikasi perusahaan?

Sebelum Anda mulai memilah dengan lebih efektif, yuk cek dulu, apakah pekerjaan memilah berkas lamaran ini, masih Anda lakukan sampai saat ini;

  • Menampung​ setiap lamaran yang masuk di awal
  • Mengecek syarat dan kelengkapan melamar
  • Membaca satu persatu informasi pelamar
  • Me-rekapitulasi semua lamaran yang masuk
  • dll ...

Jika iya, mari saat ini, kita berpikir kebalikannya. Pertama, sebenarnya kita tidak perlu menampung semua lamaran yang masuk di awal.

Apabila saat ini perusahaan Anda telah menggunakan sistem pencarian kandidat dengan sistem IT atau dengan menggunakan strategi CRM, tentunya hal ini mudah dilakukan. Sistem akan secara otomatis menyeleksi informasi kandidat. Jika sesuai dengan kualifikasi Anda, maka profil kandidat tersebut disarankan. Jika tidak sesuai, maka kandidat tersebut akan menjadi yang tidak terekomendasi.

Namun saat kita masih menggunakan sistem dengan menerima berkas lamaran, kita juga dapat membuat berbagai kriteria bagaimana pengiriman yang sesuai. Mulai dari ukuran amplop, kode pada amplop, dll. Jika lamaran yang datang, tidak sesuai dengan permintaan yang telah Anda informasikan, maka Anda berhak menggugurkan lamaran tersebut.

Kedua, seringkali dengan banyak syarat (misalnya KTP, NPWP, Ijazah Pendidikan, SIM, Surat Keterangan Kerja, Surat Keterangan Perilaku Baik, dll) yang dimasukkan dalam kriteria lamaran, maka hal tersebut sebenarnya juga memperumit kerja HR. Apakah Anda punya cukup waktu memeriksa semua data tersebut dan menganalisanya? Jika tidak, maka tentukan syarat yang umum di awal, misalnya cukup dengan foto dan KTP. Selebihnya, Anda dapat meminta mereka mengumpulkannya seiring dengan proses perjalanan rekrutmen mereka ke depannya.

Berikutnya, saat Anda masih membaca satu per satu informasi pada lamaran yang masuk, sebenarnya apa sih yang ingin Anda ketahui? Apakah kita benar-benar harus tahu semuanya di awal? Apakah kita juga perlu tahu apakah kandidat ini menempuh pendidikan TK-nya dimana dan apa hobinya ketika di awal lamaran? Ya, tentu boleh saja!

Poinnya adalah kriteria utama yang menjadi rancangan dalam memilih kandidat harus Anda miliki. Misalnya saja, kriteria utama perusahaan adalah memiliki SDM dengan lulusan S1 sederajat, belum berkeluarga dan memiliki pengalaman organisasi. Maka, Anda dapat bypass untuk membaca dan mendapatkan informasi tersebut. Jika ada seorang kandidat yang tidak sesuai dengan kriteria utama yang ditentukan, Anda sangat berhak menggugurkan kandidat tersebut.

Tentunya setelah semua data diperoleh Anda perlu melakukan sistem penyimpanan, supaya semua data nantinya bisa terhubung dengan data-data personal lainnya. Tapi, input satu-satu tentu makan waktu! Jika memang Anda tinggal di era digital, lakukan juga segala terobosan HR yang terkait dengan digital yang dapat mempermudah pekerjaan Anda. Anda dapat menggunakan program tertentu, Anda juga dapat memilih dahulu sebelum menginput data, atau kebijakan filling  lainnya yang dapat Anda terapkan. Prinsipnya, tidak semua data yang masuk, Anda perlukan. Lakukan efisiensi dalam filling dengan cara merekapitulasi kandidat yang telah masuk tahap tertentu saja, dapat juga Anda gunakan.

4. First Impression Kandidat

Pada tahap ini, memang seringkali saya mampu melihat seorang yang datang melalui kesan pertama yang mereka berikan.

Bahkan mungkin Anda HC Practitioner, menemukan bahwa owner atau Bos Anda sangat mudah memilih orang yang tepat bagi perusahaan. Sekali melihat seseorang yang pas dengan value perusahaan, maka beliau langsung bersikap positif. Namun, ketika menemukan orang yang tidak sesuai, bisa jadi baru saja berjabat tangan, kandidat sudah diminta keluar dari ruangan. 

Tentunya mereka pasti tidak ingin membuang waktu pada seseorang yang pasti tidak akan bergabung dengan perusahaan. Kira-kira bagaimana kepekaan itu bisa terjadi? Untuk saya sederhana. practices makes perfect ...

Tapi, di sini saya bagikan beberapa kuncinya, yang mungkin setelah ini, Anda harus bongkar data yang ada di kantor Anda atau justru melakukan interview dengan user atau direktur Anda.
Yang perlu untuk Anda lakukan adalah;

  • Menghubungkan kesan pertama Anda dengan deskripsi pekerjaan yang dimiliki kandidat kelak. Misalnya seorang kandidat datang dengan kemeja apa adanya dan celana jeans, padahal ia akan melamar sebagai seorang teller di sebuah bank ternama, apakah ia akan tetap diterima?
  • Menyesuaikan prinsip yang harus dimiliki perusahaan dengan kebiasaan kandidat. Misalnya saja Anda sedang mencari kandidat marketing sebuah produk makanan sehat, tapi kandidat adalah perokok aktif, apakah ia akan dengan mudah meng-internalisasi prinsip perusahaan?

Nah, semua itu tentu dapat dipelajari dan terus terasah saat Anda sering melakukannya. Sekarang, tinggal bagaimana kriteria yang ada di perusahaan Anda?

5. ART of Questioning & Answering

Tahapan yang seringkali dianggap cukup menentukan adalah proses Interview. Karena saat inilah, Anda akan mampu menggali berbagai macam hal, secara langsung kepada kandidat yang ada. Dalam proses interview ini, bertanya dan menjawab harus dipahami, bahwa kedua belah pihak sedang melakukan proses penilaian satu sama lain.

Coba periksa kembali, apakah Anda sudah memiliki daftar pertanyaan yang akan diajukan saat interview berlangsung? Apakah hanya berisi pertanyaan yang bersifat formalitas, yang sebetulnya bisa didapatkan jawabannya di CV yang ada? Ataukah sudah mampu menggali sisi terdalam yang dimilki oleh kandidat?

Saat Anda mampu menyusun berbagai pertanyaan yang tepat, maka sisi yang sebenarnya ditutupi mampu akan terlihat dengan lebih jelas. Terlebih jika pertanyaan yang ada, mampu menimbulkan perilaku tertentu dari kandidat.

Misalnya Anda sedang mencari seorang GM sebuah perusahaan, namun kandidat yang Anda interview, berbicara saja tidak memiliki eye contact yang baik dengan Anda terutama terkait beberapa hal. Apa asumsi Anda? Saat perilaku demikian muncul, Anda dapat mengajukan pertanyaan lanjutan yang dapat mengkonfirmasi asumsi Anda.

Dalam beberapa kesempatan, selain menjawab pertanyaan, terkadang kandidat juga diberikan hak untuk bertanya hal-hal yang belum jelas bagi dirinya. Di saat inilah terkadang kandidat juga akan menilai seberapa baik perusahaan yang dilamarnya.

Misalnya terlontar pertanyaan tentang fasilitas yang akan diperoleh ketika sudah diterima, jawaban seperti;

​“hmm, kalo disini sepertinya susah untuk dapat fasilitas yang Anda minta, apalagi kalo Anda tidak perform dengan baik”

tentu saja akan menimbulkan kesan bahwa perusahaan sangat kompetitif dalam memperoleh sesuatu.

6. Optimalkan Alat Bantu Anda

Psikotes merupakan tahap krusial, dimana sebenarnya Anda sebagai HC Practitioner dapat mengkondisikan berbagai macam alat yang ada sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan Anda.

Sayangnya, banyak perusahaan yang masih menggunakan jenis psikotes yang ‘standar’ yang disarankan oleh para ahli psikologi. Namun, yang perlu dilihat lebih dalam adalah alat yang sudah ‘standar’ tersebut, juga hanya mengungkapkan kondisi kandidat Anda pada perkiraan yang juga ‘standar’. Artinya, apabila Anda memiliki core values yang penting untuk dimiliki oleh setiap karyawan kelak atau Anda perlu mengetahui hal spesifik yang tidak dapat diukur dengan alat tes yang ‘standar’, maka sebenarnya Anda sudah kehilangan waktu.

Anda dan perusahaan sangat dapat merancang kebutuhan alat Anda sendiri, dengan menuliskan hal-hal apa saja yang ingin diukur dalam pengambilan data saat rekrutmen. Anda tentu saja dapat mengesampingkan alat tes yang ‘standar’, jika memang yang diukur tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Lalu alat seperti apa yang dapat Anda gunakan, Anda tentu saja dapat berkonsultasi dengan vendor yang ahli dalam bidangnya. Kami pun seringkali membantu klien kami menentukan alat ukur yang tepat dalam sebuah workshop Strategic Assessment & Development Management.

Selain psikotes, sebenarnya banyak alat bantu lain yang dapat Anda kembangkan sendiri dan dikhususkan dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Bahkan itu akan menjadi uji ukur yang sangat baik dalam menjalankan efektivitas rekrutmen.

Pada tahap ini, Anda harus memastikan bahwa ketika proses ini telah dilakukan maka kandidat yang terpilih sudah melewati tahapan-tahapan yang dapat dipertanggungjawabkan. Mengembangkan role-play atau simulasi tertentu yang di desain secara khusus, juga merupakan alternatif yang membantu Anda dalam rekrutmen. Namun dapat Anda perhitungkan lagi waktu yang dibutuhkan untuk melakukannya dan seberapa Anda butuh dalam posisi tertentu.

Sedikit saja untuk memberikan bayangan pada bagian ini, ketika Anda mencari seorang graphic designer, simulasi membuat desain saat interview akan jauh lebih efektif, dibandingkan saat hanya diminta mengirimkan hasil karya mereka saja.

7 : Final Result

Pada tahap ini, Anda memiliki beberapa kandidat saja yang benar-benar sesuai dengan harapan perusahaan Anda. Sekarang, hal penting yang perlu diperhatikan adalah format pelaporan dari hasil proses rekrutmen yang Anda lakukan. Tentu, hasil dari seleksi tersebut perlu dipertanggungjawabkan. Format pelaporan yang digunakan harus bisa menggambarkan secara utuh profil dari kandidat

Anda dapat membuat sendiri format laporan yang bermanfaat dan sesuai dengan budaya perusahaan. Anda dapat melakukannya dengan membuat kriteria utama yang dibutuhkan perusahaan, lalu tinggal merumuskannya dalam sebuah diagram psikogram atau dalam bentuk apapun sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pahami kebutuhan user Anda secara umum. Apakah mereka cukup mudah dan memiliki waktu untuk membaca dan memanfaatkan laporan Anda. Jika iya, gunakan laporan yang deskriptif, yang benar-benar lengkap dibutuhkan oleh user Anda. Namun, jika kebanyakan user Anda tidak memiliki waktu untuk membaca laporan yang Anda berikan, Anda perlu memberikan mereka sebuah laporan dengan format yang lebih sederhana.

Anda dapat melihat contoh dari format laporan yang kami kembangkan. Bahkan, Anda juga dapat menggunakan One Page Concept Psychological Report untuk membuat laporan hasil seleksi dengan lebih mudah dan lebih cepat. Tentunya laporan harus mudah untuk dibaca dan jelas, tidak menimbulkan kebingungan.

Nah, Human Capital Practitioner, saat ini, Anda telah mengetahui 7 Strategi Efektif Rekrutmen. Apakah strategi di atas, dapat Anda aplikasikan di perusahaan Anda?

Selamat! Saat ini Anda telah memiliki bekal yang cukup untuk mengembangkan sistem rekrutmen di perusahaan Anda. Semoga Anda mendapatkan kandidat pilihan yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda sehingga perusahaan pun merasakan manfaat yang besar dengan sistem rekrutmen yang Anda siapkan. Keep it UP, HC Practitioner!

HC Practitioner, terima kasih Anda telah membaca ARTicle tentang Strategi Efektif Rekrutmen untuk Perusahaan Anda.

Saat ini Anda telah mengetahui 7 Strategi Efektif Rekrutmen, aplikasikan strategi-strategi diatas dan dapatkan manfaat terbaiknya dalam mengelola SDM di perusahaan Anda.

Richard Branson

If somebody offers you an ARTmazing opportunity but you are not sure you can do it, say YES - then learn how to do it later!

Rekrutmen merupakan hal penting bagi seluruh perusahaan di era globalisasi ini.
Salah satu keberhasilan organisasi dipengaruhi kualitas SDM-nya, yang berfungsi untuk menggerakkan percepatan roda bisnis. Anda dapat merasakan, hadirnya satu orang yang berkualitas dapat merubah perusahaan itu secara keseluruhan.