PERHATIKAN! 4 STRATEGI MENGAWAL TIM MENGEKSEKUSI KPI

Jan 21

Happy New Year 2020 🎉🎉🎉

Tahun yang baru, semangat dan strategi kerja juga baru. Bagi sebagian dari Anda mungkin kalimat ini terdengar klise. Tapi mungkin bagi sebagian dari Anda yang lain, melihat hal ini sebagai sebuah TRANSFORMASI dari sebuah perusahaan yang terus berkembang. Tentunya Anda juga tahu, sebuah Goal atau tujuan besar membutuhkan Effort yang besar pula. Maka sebelum membahas target kerja 2020 lebih jauh, yuk sama-sama kita evaluasi pencapaian perusahaan di tahun 2019 kemarin.

Anda pasti tidak asing dengan istilah KPI atau Key Performance Indicator, bukan? Sebuah instrument yang mampu mengukur atau menggambarkan efektivitas suatu target kerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Dan seperti yang biasa kami lakukan di setiap momen awal tahun, kami bersama para business owner dan Human Capital Practitioner  melakukan review dari pencapain KPI masing-masing pada akhir tahun 2019 lalu. Yang menarik dari proses review itu adalah komentar atau pertanyaan yang muncul, seperti :

“KPInya sih sudah ada, tapi bingung cara ekseskusinya”

“Sebenarnya KPI itu buat apa sih?”

“sudah hampir 2 tahun ini KPInya nggak jalan”

 “Lho lho lho, gimana ceritanya kok KPI sampai tidak berjalan hingga 2 tahun? Bukankah mereka juga terlibat saat penyusunan KPI di tahun 2019? Lalu, Bagian mana yang belum berjalan dengan semestinya?.

Kami mengamati bahwa tidak semua peserta diskusi memahami konsep dan teknis pelaksanaan KPI sehingga peran mereka sebagai Leader belum berjalan dengan optimal. Maka pantas saja apabila target atau goal perusahaan seringkali tidak tercapai 100%. Lha Leader-nya sendiri juga bingung saat ekseksusi di lapangan. Apabila hal ini tidak diatasi segera, diprediksi KPI di tahun 2020 juga pasti tidak akan tercapai. Masuk akal?

Nah Human Capital Practitioners,  pernah mengalami kejadian serupa? Kalau begitu, Anda perlu simak pembahasan dibawah ini sampai selesai !

 4 DISIPLIN DALAM MELAKUKAN EKSEKUSI

Ketika berbicara mengenai goals atau berbagai tujuan penting yang ingin dicapai oleh perusahaan,  peran seorang Leader dalam melakukan ekseskusi sangatlah penting. Anda pasti tahu bahwa Leader tidak terbatas pada sebuah gelar atau jabatan yang sifatnya struktural saja. Mungkin, Anda bisa ditunjuk sebagai Leader karena masa kerja yang lebih lama. Tapi apakah Anda juga mampu dan memiliki kapasitas sebagai seorang pemimpin yang lebih baik dari rekan kerja yang lain? Belum tentu.

Apa yang kemudian membedakan mana Leader yang kompeten dan mana Leader yang tidak kompeten?”-  DISIPLIN. Disiplin dalam mengeksekusi setiap program kerja satu demi satu. Sebagai Leader, Anda memiliki tanggung jawab untuk membantu tim Anda melaksanakan setiap strategi sesuai dengan tujuan atau target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Terkait dengan tanggung jawab Leader mengawal pergerakan tim, terdapat 4 Disiplin yang perlu diperhatikan  Leader dalam melakukan Ekseskusi KPI yaitu :

#1 FOKUS PADA GOAL

“There will always be more good ideas than there is capacity to execute.” – Chris McChesney

Seringkali sebagai pemilik perusahaan, Anda melihat bahwa direksi atau manager Anda punya banyak ide baru ataupun keinginan atas suatu program kerja yang harus terwujud sesegera mungkin di waktu yang sama.  Bisa dibayangkan bagaimana suasana ruang kerja atau ruang meeting mereka?

Atau katakanlah dari sudut pandang Human Capital ARTchitect (dapatkan bukunya disini) ; Profit oke, Sales jalan terus, Business Process lancar, karyawan dan tim terus berkembang, hingga tingkat turn-over yang rendah. Saya yakin sebagai owner Anda pasti juga menginginkan hal tersebut. Tapi mari amati bersama, kira-kira apa yang benar-benar menjadi fokus Anda di tahun 2020 ini ?

Sebuah survey yang dilakukan oleh FranklinCovey.com menunjukkan bahwa hanya sekitar 15% dari karyawan yang benar-benar memahami apa tujuan terpenting yang ingin dicapai oleh perusahaan. 85% sisanya menunjukkan ketidak jelasan, entah karena tidak tahu ataupun karena terlalu banyak goal yang harus dicapai.

 Sekilas nampak sepele, namun perlu menjadi catatan bagi Anda selaku business owner ataupun Human Capital Practitioner untuk memastikan apakah setiap anggota tim di perusahaan benar-benar paham dengan apa yang akan mereka lakukan nantinya. Karena kita tidak akan bisa memaksa tim kita menjalankan KPI ketika mereka sendiri tidak paham dengan apa yang mau dicapai dari KPI tersebut. Tetapi Apakah KPI tetap bisa di eksekusi? Jawabannya sebagian bisa, namun sebagian lainnya akan sangat tergantung dari waktu dan energi yang Anda miliki.

Perlu diingat kembali bahwa Fokus pada Goal merupakan dasar dari peran Anda sebagai Leader di perusahaan. Karena dari goal yang Anda rancang itulah yang akan menggerakkan tim Anda mencapai tujuan. Ajaibnya, ketika masing-masing dari anggota tim paham dengan Goal penting yang dituju, secara tidak disadari mereka akan saling terkoneksi satu dengan lainnya serta saling mengingatkan untuk selalu fokus pada apa yang telah disepakati bersama.

#2 SISTEM PENGUKURAN YANG JELAS

There is a giant difference between knowing a thing and knowing the data behind that thing. ” – Chris McChesney

Setelah menentukan Fokus pada Goal yang ingin dituju, selanjutnya adalah menjelaskan bagaimana goal tersebut akan diukur / dinilai. Data dan dokumen apa saja yang harus disiapkan oleh setiap anggota tim.  Anda tidak bisa begitu saja bilang “ini KPI-mu, silahkan kerjakan”, tanpa menjelaskan sistem dan alasan-alasan yang masuk akal kepada tim Anda. Terlebih lagi jika disertai dengan skor atau pembobotan dengan nilai tertentu pada setiap KPI yang Anda berikan.

Ketika tim Anda memiliki pemahaman yang jelas mengenai sistem pengukuran KPInya, maka persepsinya terhadap Goal yang dituju akan berubah. Eksekusi yang mereka lakukan tidak lagi hanya terpaku oleh prosedur saja, tetapi juga menghidupinya sebagaimana Goal tersebut terkoneksi dengan diri mereka masing masing. Sekali lagi, ini adalah peran Leader  yang perlu Anda perhatikan untuk membantu tim Anda ketika mengeksekusi KPI

#3 SIAPKAN SCOREBOARD

“Great teams know at every moment whether or not they are winning. They must know, otherwise, they don’t know what they have to do to win the game.” – Chris McChesney

Dalam proses Eksekusi KPI setiap anggota tim akan memiliki perannya masing-masing untuk sebuah tujuan yang  sama. Artinya setiap orang akan mendapatkan standar tertentu  yang harus mereka capai. SCOREBOARD berfungsi untuk menyederhanakan tampilan atau visualisasi dari sekian banyak KPI yang harus dieksekusi. Yang menarik dari SCOREBOARD adalah setiap terjadinya perubahan skor, entah bertambah atau berkurang, berpotensi untuk memacu hasrat berkompetisi masing-masing anggota tim. Sehingga mereka dapat mengetahui dimana posisi mereka saat ini dan mampu memikirkan strategi – strategi baru untuk meningkatkan skor sekaligus menjadikan proses kerja lebih efektif.

Perlu Anda ingat bahwa KPI adalah soal pemain. SCOREBOARD yang baik haruslah didesain untuk kepentingan seluruh tim, sehingga mereka bisa memantau perkembangan satu sama lain. Harapannya muncul kesadaran dan tanggung jawab untuk saling mengingatkan bahwa pada akhirnya yang mereka tuju adalah GOALs besar perusahaan. Sebagai Leader, SCOREBOARD ini dapat Anda manfaatkan untuk memantau performa dan kinerja dari setiap anggota tim karena umumnya data yang muncul berupa berupa grafik. Sehingga, Anda mengetahui kondisi tim Anda, siapa yang benar-benar bekerja atau melakukan eksekusi dan siapa yang bekerja asal-asalan.

kami sangat menyarankan untuk menyajikan Scoreboard ini menjadi sebuah tampilan sederhana atau kami menyebutnya dengan istilah One Page Visual Look KPI.  Selain Karena sifat dasar manusia yang senang pada sesuatu yang simple dan mudah dipelajari,  tampilan SCOREBOARD yang jelas dan informatif tentunya akan menggunggah semangat tim Anda bukan?

#4 PROSES PENGAWALAN RITMIS

“Accountability breeds response-ability.” – Stephen Covey

Ritmis artinya terpola. Mengekseskusi KPI, artinya kita sedang melakukan suatu pola tertentu untuk mencapai target atau Goal yang telah ditetapkan. Sayangnya, proses ini yang seringkali terlewati. Anda selaku owner ataupun Top Management mungkin berpikir bahwa para team leader seolah-olah  sudah memami dan mampu mengeksekusi hal tersebut. Padahal, kita tahu bahwa KPI adalah suatu pola yang harus dikawal secara ritmis atau konsisten. Apa yang terjadi ketika Anda sebagai pemimpin tertinggi melewatkan kesempatan untuk mengawal KPI tim Anda tersebut? Pastinya pencapaian akan menurun dan berpotensi menjadi tidak terarah.

Proses pengawalan ini, kami biasa menyebutnya dengan istilah MEETING. Pertanyaanya, seberapa sering Anda melakukan meeting dengan tim Anda? Meeting bukanlah sekedar ngobrol. Namun merupakan proses koordinasi setiap bagian yang memang diagendakan secara khusus ketika mengalami hambatan atau keputusan yang harus diambil sesegera mungkin dari proses kerja yang dilakukan. Anda dapat mengadakan MEETING ini dengan ritme sesuai intensitas departemen Anda , missal setiap minggu atau yang kita kenal dengan istilah WEEKLY MEETING (1x / minggu), BI-WEEKLY MEETING (2x / minggu), ataupun MONTHLY MEETING (1x / bulan).

Selain meeting, bentuk pengawalan lainnya adalah ENGAGING REWARD. Artinya, sebagai Leader Anda juga perlu memperhatikan setiap pencapaian yang dilakukan oleh tim Anda baik pencapaian terkecil sekalipun. Karena bentuk perhatian ini akan membuat tim Anda merasa dihargai sebagai rekan kerja, team-player dan juga dihargai sebagai manusia. Fokusnya adalah menjadikan reward ini sebagai suntikan energi untuk tim anda melakukan pencapaian yang lebih besar.

Nah Human Capital Pracitioner, perlu anda pahami bukan soal “KPI seperti apa yang tepat untuk perusahaan saya” ataupun “bagaimana cara yang tepat menyusun KPI?”. Yang lebih penting  adalah seberapa besar Energi dan komitmen yang ingin anda berikan untuk mewujudkan apa yang Anda atau perusahaan Anda inginkan. Apabila Anda membutuhkan waktu untuk berdiskusi lebih lanjut,  kami siap untuk menyambut dan mendampingi Anda menemukan Insight baru dalam mengembangkan perusahaan Anda dengan klik link https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami

Keep Postive, Inpirative, Creative, Transformative

STAY CONNECTED WITH US

>