Kolaborasi virtual menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Dalam sebuah lingkungan kerja yang semakin terhubung dan global, perusahaan dihadapkan pada kebutuhan untuk berkolaborasi secara efektif dengan tim yang terpisah secara geografis. Perusahaan dengan skala besar berada di berbagai kota yang berbeda dengan intensi pertemuan yang tinggi pula.
Dalam artikel ini, kita akan membahas konsep kolaborasi virtual, tantangan yang mungkin dihadapi, serta manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan kolaborasi virtual.
Kolaborasi virtual mengacu pada kerja sama tim yang dilakukan melalui alat dan teknologi digital, tanpa adanya kehadiran fisik. Tim yang terpisah jarak dapat saling berkomunikasi, berbagi informasi, dan bekerja sama melalui video konferensi, platform kolaboratif, dan alat komunikasi lainnya. Kolaborasi virtual memungkinkan tim untuk tetap produktif, meskipun tidak berada dalam satu lokasi fisik. Kolaborasi virtual bisa menjadi jalan menuju alur koordinasi yang lebih tepat.
Tantangan dalam Kolaborasi Virtual:
Terdapat beberapa tantangan yang mungkin dihadapi dalam kolaborasi virtual. Salah satu tantangan utama adalah masalah komunikasi. Ketidakmampuan untuk berkomunikasi secara langsung dapat menyebabkan ketidakjelasan dan kesalahpahaman. Selain itu, perbedaan zona waktu, budaya, dan bahasa juga dapat menjadi hambatan dalam berkolaborasi virtual. Terakhir, kurangnya interaksi sosial yang informal dapat mengurangi rasa kebersamaan dan semangat tim.
Ada kisah dari salah satu klien kami yang mana ada salah satu timnya berada di benua eropa, saat melakukan koordinasi dengan kami, dihubungi saat malam hari akibat perbedaan zona waktu. Hal tersebut menjadi wajar bagi kami yang sudah menerapkan hybrid working, menyesuaikan bentuk pekerjaan serta pemenuhan kebutuhan klien.
Tantangan lain yang bisa saja hadir dalam menerapkan upaya kolaborasi virtual adalah mengenai kecakapan dalam penguasaan teknologi, tak pelak human capital menjadi pihak yang paling disalahkan apabila menerapkan kebijakan ini.Â
Manfaat Kolaborasi Virtual:
Meskipun beragam tantangan menghadang, kolaborasi virtual juga memiliki banyak manfaat, antara lain:
Pertama, kolaborasi virtual memungkinkan akses terhadap talenta yang mendunia. Perusahaan dapat merekrut karyawan terbaik dari seluruh dunia tanpa batasan geografis. Hal ini meningkatkan keragaman tim dan memperkaya perspektif yang dibawa ke dalam kolaborasi.Â
Kedua, kolaborasi virtual dapat mengurangi biaya operasional. Dengan mengurangi atau menghilangkan kebutuhan untuk ruang kantor fisik, perusahaan dapat menghemat biaya sewa, perawatan, dan utilitas kantor. Selain itu, kolaborasi virtual juga meminimalkan biaya perjalanan dan akomodasi yang diperlukan untuk pertemuan tatap muka. Â
Ketiga, kolaborasi virtual memungkinkan fleksibilitas waktu dan keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik. Tim dapat bekerja dari tempat yang mereka pilih, dengan jadwal yang sesuai dengan kebutuhan pribadi mereka. Hal ini meningkatkan kepuasan karyawan dan membantu mengurangi tingkat kelelahan yang disebabkan oleh perjalanan atau waktu komuter yang panjang.
Keempat, menghindarkan diri dari penyakit menular akibat kontak fisik. Misalnya influenza yang biasanya bisa menular satu sama lain, tak jarang di kantor suara batuk bersautan satu sama lain akibat penularan tersebut.
Kelima, berkurangnya biaya operasional bagi karyawan itu sendiri, ketika menggunakan format kolaboratif virtual karyawan tak perlu mendatangi kantor dengan mengeluarkan biaya transportasi. Ada satu kisah dari rekanan kami recruiter tengah membuka suatu fungsi tertentu, ketika sesi wawancara kandidat langsung menanyakan apakah posisinya nanti dapat dikerjakan secara virtual atau onsite di kantor, ternyata banyak dari mereka merasa bahwa collaborative virtual merupakan suatu benefit yang bisa menjadikan alasan kuat untuk tergabung dalam perusahaan.
Faktor
Faktor yang perlu diperhatikan saat menerapkan pola kolaboratif virtual ini pada perusahaan adalah sebagai berikut:
- Bentuk Bisnis perusahaan.
Sudah barang tentu menjadi pertimbangan yang utama ketika menerapkan suatu sistem kerja baru yaitu menyesuaikan bidang bisnis yang digeluti. Bagaimana tingkat kompleksitas dari suatu bisnis mempengaruhi bagaimana bentuk kerja yang paling tepat.
- Posisi/Jabatan dan Job Role.
Tak sembarang fungsi dalam perusahaan bisa menerapkan kolaboratif virtual, misalnya saja bagi perusahaan manufaktur yang berposisi sebagai produksi, atau para pekerja tambang yang tak mungkin bisa dilakukan secara virtual.
- Company Culture.
Penting kiranya mempertimbangkan bagaimana budaya yang berlaku di perusahaan, apakah memungkinkan jika harus menerapkan kolaboratif virtual.
- Teknologi yang dimiliki perusahaan
Kembali menimbang apakah perusahaan telah memiliki teknologi yang mendukung untuk kolaboratif virtual, sederhananya ketika diharuskan menyiapkan clouds untuk menggantikan fungsi lemari dokumen di perusahaan apakah sudah memiliki? atau bahkan masih bingung arti clouds itu sendiri?. Tim Human capital, pemimpin perusahaan dan business owner perlu mempelajari lebih dalam mengenai kesiapan secara sistem dari perusahaan.
- Budget/finansial perusahaan
Faktor selanjutnya adalah mengenai fondasi keuangan, dalam hal ini meskipun sanggup menghemat budget operasional namun finansial ini mencakup bagaimana memberikan tunjangan internet bagi karyawan atau perangkat lunak dan keras yang harusnya mumpuni.
- Peraturan yang berlaku
Peraturan yang kini ada di Indonesia sudah mendukung bagaimana penerapan Kolaboratif virtual, meski begitu kita perlu melihat peraturan daerah atau lokal apakah ada yang dilanggar dan untuk menghindarkan perusahaan dari masalah-masalah hubungan industrial lainnya.
So, What’s Next?
Kolaborasi virtual telah menjadi faktor penting dalam dunia bisnis yang semakin terhubung saat ini. Dengan memahami konsep kolaborasi virtual dan mengatasi tantangan yang mungkin dihadapi, perusahaan dapat memanfaatkan
Sekian artikel tentang kolaborasi virtual. Dengan adanya artikel ini diharapkan memberikan wawasan yang bermanfaat tentang pentingnya kolaborasi virtual dan penerapannya dalam dunia bisnis saat ini, termasuk juga kami membuka kesempatan untuk bersama-sama membentuk sistem HC di perusahaan anda, secara lengkap hubungi tim Sinergia Consultant.