Salam virtual, para HC Practitioner dan Business Owner. Semoga Anda sekalian tetap sehat dan produktif dalam menghadapi berbagai tantangan-tantangan kerja di masa sulit yang entah kapan berakhirnya ini. Isu kesehatan tentunya menjadi prioritas utama dikala bekerja. Berbagai cara dan langkah-langkah preventif pun perlu dilakukan agar kesehatan para karyawan tetap terjaga. Mulai dari melakukan kegiatan olahraga tiap minggu, menyiapkan suplemen-suplemen atau vitamin, sampai meletakkan hand sanitizer di tiap sudut ruangan. Bahkan, mungkin ada diantara HC Practitioner dan Business Owner yang selalu melakukan sterilisasi ruang kerja di sore hari setelah jam pulang kantor. Tetapi apa boleh buat, nyatanya rangkaian langkah preventif tersebut masih belum mampu mengurangi laju pandemi ini.
Beberapa karyawan kita mungkin masih abai akan penerapan protokol kesehatan. Mungkin juga, sebagian karyawan sudah disiplin menerapkan protokol kesehatan di kantor namun saat di perjalanan pulang ia terpaksa harus berdesak-desakan di transportasi umum dan pada beberapa hari kemudian dinyatakan positif covid19. Apabila hal ini terjadi, HC Practitioner harus cekatan dalam menangani kasus tersebut. Tidak hanya dalam menangani karyawan yang sedang dalam masa penyembuhan, HC Practitioner juga perlu memikirkan karyawan-karyawan lain yang pada beberapa hari sebelumnya sempat berinteraksi langsung dengan karyawan tersebut. Dalam hal ini, beberapa perusahaan memutuskan untuk melakukan WFH, dengan harapan karyawan tersebut benar-benar bekerja dari rumah dan tidak “keluyuran” kesana kemari hingga akhirnya membawa kabar buruk. Bentuk WFH yang dilakukan pun bermacam-macam, ada yang menerapkan WFH untuk 50% karyawan dengan sistem selang-seling di tiap departemen dan ada juga yang menerapkannya secara 100%, dimana seluruh karyawan melakukan pekerjaannya dari rumah.
Kembalinya penerapan kebijakan Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) oleh pemerintah seolah “memaksa” perusahaan untuk kembali (lagi) merancang strategi untuk bisa tetap produktif di masa-masa pandemi seperti ini. Beberapa projek-projek tatap muka pun mulai diganti dengan metode daring, kegiatan dinas keluar kota perlu dilakukan penjadwalan ulang dan beberapa kegiatan operasional pun perlu dirubah cara penyelesaiannya. Rapat-rapat yang rutin dilakukan tiap bulan pun terpaksa harus dilakukan secara daring Setelah beberapa bulan sebelumnya kita sempat menikmati bekerja dari kantor, sekarang beberapa dari kita harus bekerja dari rumah (WFH), dimana dengan keberadaan WFH ini membawa kelebihan dan kekurangan tersendiri dari sisi produktivitas kerja para karyawan (cek juga 33 kompetensi penting di era new normal).
Di satu sisi, WFH bisa sangat meringankan beban karyawan yang memiliki tempat tinggal dengan jarak yang jauh dari kantor. Dengan adanya WFH, karyawan tidak perlu bangun lebih pagi dan mengeluarkan energi ekstra demi bisa berjibaku melawan macetnya perjalanan menuju kantor. Dengan begitu, karyawan pun memiliki energi lebih yang dapat digunakan untuk bekerja dengan produktif. Fleksibilitas kerja pun bisa dirasakan oleh karyawan dengan tetap bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Pekerja WFH dinilai dapat meningkatkan produktivitas kerjanya. Bersumber dari emailanalytics.com, dijelaskan bahwa 77% pekerja WFH produktivitasnya kerjanya mengalami peningkatan. Hal ini dikarenakan semakin berkurangnya tingkat stres kerja yang dapat ditimbulkan dari bekerja di kantor (WFO), seperti macet yang dialami di jalan, masalah dengan teman kerja, serta masalah-masalah lain yang dapat mengurangi semangat kerja karyawan. Hal ini tentunya dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan karena mampu menyelesaikan tugas dengan cepat dan efektif.
Dibalik semua kelebihan itu, terdapat satu kekurangan yang kerap kali menjadi pertimbangan HC Practitioner dalam menentukan kebijakan WFH dan WFO. Para HC Practitioner sekalian pasti setuju bahwa WFH akan sedikit menyulitkan dalam hal berkomunikasi dengan karyawan. Saat WFO, koordinasi bisa dilakukan secara spontan dan bisa dilakukan secara langsung, sedangkan saat WFH Anda tidak bisa melakukanya secara langsung, dimana seringkali hal ini menimbulkan miskomunikasi (konsultasikan kesulitan koordinasi Anda dan tim selama WFH di HCA Online Mentoring Program). Untuk memantau karyawan pun, baik HC Practitioner dan karyawan harus selalu online agar mudah dihubungi dan tidak tertinggal info-info penting. Mau tidak mau, kita akan selalu menggunakan aplikasi seperti zoom meeting atau google meet untuk berkoordinasi dengan rekan tim kita secara daring.
Di era yang serba daring saat ini, siapa yang tidak kenal dengan kedua aplikasi tersebut? Tanpa terasa Anda sudah menghabiskan waktu berjam-jam untuk berkoordinasi atau meeting dengan rekan tim Anda. Maka, mari kita merefleksikan diri terlebih dahulu.
“Berapa durasi Anda meeting via zoom dalam sehari?”
1 jam? 2 jam? Atau bahkan mungkin lebih dari 5 jam dalam sehari? Sekarang coba Anda hitung dalam seminggu. Ada berapa kali pertemuan zoom yang perlu Anda lakukan untuk memantau karyawan dan berkoordinasi? Tanpa disadari kita semua pasti pernah merasa bosan dan kehilangan konsentrasi saat meeting secara virtual. Melihat layar seharian dengan posisis duduk juga kurang baik untuk kesehatan. Sekarang bayangkan apabila Anda atau rekan kerja Anda kehilangan konsentrasi saat sedang meeting virtual. Miskomunikasi pun akan terjadi dan meeting pun akan terasa sia-sia karena tidak membuahkan hasil apapun (Anda juga bisa daftar Online Workshop Be Dare To Lead untuk mempelajari cara komunikasi yang efektif kepada rekan kerja).
“Lalu, bagaimana caranya agar meeting virtual tidak garing”
Untuk membangkitkan suasana meeting, Anda bisa menggunakan beberapa ide berikut untuk ice breaking. ice breaking secara virtual adalah salah satu cara untuk memecah rasa bosan dan kembali menghadirkan konsentrasi dari kebekuan yang kerap terjadi selama meeting virtual. Menciptakan suasana meeting yang baik dengan rekan satu tim akan membantu HC Practitioner membangun komunikasi dan kepercayaan yang lebih baik (simak juga rekaman live online training Mengungkap Rahasia Karyawan Tetap Engage Meski WFH). Ini juga akan membantu Anda dalam menciptakan kenyamanan antar rekan satu tim. Karena pastinya Anda ingin tetap bisa meeting secara efektif walau dilakukan secara virtual.
1. Stretching and concentration games
Ice breaking ini bisa Anda lakukan di awal atau di pertengahan sesi meeting. Cara melakukannya cukup mudah dan simple. Anda hanya perlu melakukan stretching seperti melakukan peregangan, menggerakan kepala, atau sedikit menggoyang-goyangkan badan. Ice breaking ini bisa dilakukan mengingat Anda atau tim Anda akan duduk dan menatap layar selama kurang lebih 2 jam. Setelah itu, Anda juga bisa melakukan games seperti memberikan instruksi untuk menaikan tangan kiri atau tangan kanan. Dengan begitu, konsentrasi peserta meeting akan meningkat dan siap untuk mengikuti meeting. Anda juga bisa memodifikasi lagi ice breaking ini sesuai kebutuhan Anda.
2. Collaborative Storytelling
Peserta menyusun sebuah cerita bersama-sama, dengan setiap peserta secara bergiliran menambahkan satu kalimat pada satu waktu, memulai setiap kalimat berikutnya dengan kalimat tertentu yang membantu membangun cerita. Hasil cerita yang dihasilkan selalu tak terduga dan bisa menghadirkan unsur humor. Ice breaking ini bisa digunakan di Awal sesi untuk membangkitkan semangat peserta.
3. Sharing session
Anda bisa memulai sesi meeting virtual Anda dengan berbagi mengenai suatu hal. Peserta bisa diminta untuk menyebutkan lagu favorit, film favorit, atau hal-hal lain yang ia sukai. Lalu, peserta juga bisa menjelaskan kenapa mereka memilih hal tersebut secara singkat. Berbagi tentang hal-hal yang disukai dapat membangkitkan suasana dan kekerabatan antar peserta meeting.
4. Tebak gambar background
Anda bisa menggunakan fitur background pada zoom untuk melakukan ice breaking. Para peserta diminta untuk menggunakan background tertentu dan peserta lain harus menebak gambar apa yang ditampilkan di background. Gambar yang ditampilkan bisa disesuaikan dengan tema yang diberikan atau bebas. Ice breaking ini akan mencairkan suasana dan kenyamanan peserta meeting.
5. What i feel like expressing
Anggota tim diberi kesempatan untuk mengungkapkan apa yang ada di pikiran mereka. Peserta meeting bisa membagikan perasaan mengenai pekerjaan yang sedang dilakukan atau kegiatan secara pribadi. Tujuan dari ice breaking ini adalah untuk mendorong peserta meeting agar terbuka tentang apa yang sedang terjadi saat ini, baik perhatian, ide, atau pendapat pribadi.
Dengan ice breaking, suasana meeting virtual akan terasa cair dan komunikasi pun akan semakin lancar. Di era daring seperti ini, penting bagi kita untuk tetap fokus dan produktif. Apabila Anda ingin berdiskusi lebih lanjut mengenai bagaimana cara agar meeting virtual berjalan dengan efektif, silakan berdiskusi bersama kami melalui https://www.sinergiaconsultant.com/kontakkami
Let’s Connect!
