GAK PENTING BANGET DATA KARYAWAN BUAT HUMAN CAPITAL!

Aug 10

By Lily Johan

Kenapa Hampir Semua Business Owner dan HC SALAH Mengenai Pengelolaan Data Karyawan Ini

Di suatu event training, pada saat jam break makan siang, Bu Gia yang mencari tempat duduk melihat ada satu meja dan satu kursi kosong dengan beberapa peserta berkumpul. Ada 1 orang yang sedang membuka laptop, dan yg lain mengerubungi dengan piring di tangannya. Karena hanya ada kursi kosong di meja tersebut, Bu Gia mendekati meja tsb dan sambil menyampaikan kata permisi untuk ikut duduk di meja tsb.

Sambil menikmati makan siang, Bu Gia dapat mendengarkan kehebohan percakapan teman makan di satu meja tersebut. Ada seorang yang berperawakan besar dan dari percakapan diketahui namanya Egi. Dia yg paling keras suaranya, jadi apa yg dibahas secara tidak langsung Bu Gia dapat dengar juga.

Demikian kurang lebih percakapannya :

Egi      :
Busyet loe bro, loe HRD atau accounting. Apaan tuh angka semua di laptop loe?

Sinsin :
(si pemegang laptop) hehe .. gua HRD lah, ini lagi nyiapin dashboard buat pak bos.
Buat meeting akhir bulan.

Neri     :
(kawan lainnya) emang untuk HRD fungsinya apa angka-angka gitu?
Gua milih psikologi khan menghindar angka? Makanya gua jadi HRD, karena khan
angka jarang lah.

Egi      :
lah gua juga gt, ngambil hukum biar gak ktm ama angka, lah ngapain HRD
itung-itungan begituan.

Sinsin :
(sambil tersenyum)
gini guys, jaman sudah berubah, kalian gak mengikuti  perkembangan kayaknya nih.
Semua itu gak hanya bisa berdasarkan feeling, intuisi.

Dengan data kita bisa macem-macem, lbh mudah untuk mencari root cause,
lebih mudah buat buy in bos. Nah gua dengan punya dashboard ini, gua bisa tahu lebih cepat untuk antisipasi ke depannya bagaimana.
Gak rugi deh kita HRD belajar ginian, powerful banget. Percaya deh ama gua.

Neri     :
lah loe punya sistem, gua khan kagak. Mau buat kayak loe gt darimana juga
datanya. Belum lagi gua memang gak suka abis sama data.

Egi      :
bener bro, gua juga sama. Loe bilang bahwa jadi lebih mudah kerjaan kita.
Seberapa mudah sih?

Sinsin :
Kapan loe punya waktu, ngopi bareng gue deh. Ntar gua ceritain.
Loe gak usah kalau gak punya aplikasi bisa mulai dulu  dengan excel.
Gua juga berangkat dari Microsoift Access dan Excel, yang penting loe disiplin
siapin data standard nya.

Percaya deh sama gue, asal ada kemauan dan belajar, hidup loe lebih mudah deh.
Loe lebih dipercaya ama boss, karena dasar rekomendasi loe semua by data bro.

Bu Gia yang dari tadi menyimak, sambil menikmati makannya sambil tersenyum dan melempar pandang kepada mereka. Karena mereka juga pas melihat, salah satu dari mereka menyapa Bu Gia.

Egi         :
Eh bu, maaf yah kita berisik. Semoga makan siang Ibu tetap dapat dinikmati dan
tetap berselera. (sambil senyum senyum malu …)

Bu Gia    :
No problemo anak-anak muda, saya suka dengan pembicaraan kalian.
Perkenalkan saya Gia dari Sinergia Consultant.

Menarik sekali pembicaraan kalian, dan valid sekali yang disampaikan
oleh ade yang mempergunakan laptop.

Sin-sin  langsung memperkenalkan diri

Sin-sin   :
Sin-sin bu, salam kenal.

Bu Gia   :
salam kenal juga, dan memang tren HR sekarang berubah nak.
Data driven itu sangat impactful untuk kita atau business owner dalam membuat keputusan.
Kalau kalian mau baca artikel mengenai hal tersebut, kalian dapat masuk ke website kami.
Kami juga membantu mengembangkan sistem yang berhubungan dengan HR termasuk dashboard seperti yang kamu pakai…

Menyimak percakapan di atas, pertemuan sejenak dan dapat memberikan insight bahwa HR atau HC saat ini sudah berubah tuntutannya dan terus berkembang. Data driven HR / HC menjadi penting, untuk pembahasan lebih detailnya kita masuk langsung ke konten bahasan di bawah ini. Enjoy the article.

INTRODUCTION

Dalam keseharian HC Practitioner masih jarang yang memiliki kepentingan dengan data, report ataupun dashboard. Kebanyakan HC menghabiskan waktunya untuk pekerjaan administrasi atau legal issues. Performance Appraisal, kegiatan rutin interview di rekrutmen, mendengarkan keluhan dan curhatan karyawan, dan ada beberapa HC yang pernah ditanyakan apakah mereka mengolah data tertentu untuk laporan, mereka menjawabnya “Saya gak suka angka”; “Datanya buat apa yah?”; “Emang penting yah data buat HR?”; “Data apa sih yang diperlukan?; “Datanya ambil dari mana?”. Bahkan Business Owner juga sering merasa data yang diberikan dari HC hanya data yang tidak ada korelasinya dengan bisnis, bentuk laporan, tidak rutin dan hanya untuk informasi yang kurang penting. Jadi sementara kita dapat menanggapi bahwa kesesuaian judul dari artikel ini bahwa “Gak penting data untuk HC” itu terbukti.

Kami ingin mengajak para HC Practitioner untuk mendalami bersama sebenarnya seberapa penting data untuk HC. Jika kami baca dari beberapa referensi yang teman-teman HC Practitioner atau Business Owner juga dapat temukan di website atau buku-buku yang membahas data driven, mungkin dapat mengubah cara pandangan kita terhadap pentingnya data untuk dunia bisnis maupun HC. Referensi dari salah satu profesor MIT Sloan School of Management menyampaikan studi yang mereka lakukan. Mereka menemukan fakta bahwa dari sekian banyak perusahaan yang mereka survei, perusahaan-perusahaan yang mempergunakan data driven untuk bisnis mereka memiliki peningkatan produktivitas kerja 4% lebih tinggi dari sebelumnya dan juga peningkatan profit sebesar kurang lebih 6%.

Demikian hal nya dalam dunia HC, di salah satu literatur yang pernah disampaikan melalui media Linkedin bahwa salah satu Major Trends dalam HR adalah Data & Analytic. Perubahan Trend HC dari HC Centric menjadi Employee Centric, ini juga merubah semua proses yang dilakukan oleh HC bukan hanya dari kenyamanan HC tetapi kenyamanan karyawan itu sendiri. Data transaksi HC yang ada akan menjadi knowledge based untuk memperbaiki dan meningkatkan pelayanan serta kualitas SDM / karyawan dalam organisasi.

Untuk meminimalisasi gap, sepertinya HC memerlukan facelift menjadi HC yang :

  • Employee focus
  • Responsive
  • Cost effective
  • Konsisten dalam pelayanan kepada Employee dan Manager

Apa yang dapat dilakukan terkait dengan isu tersebut? Ingat, bahwa semua berangkat dari data, paling tidak sebagai dasar acuan bagaimana dan apa yang dapat HC berikan untuk perusahaan. Tantangan HC menjadi salah satu bagian kritikal yang dapat mendukung kesuksesan organisasi/perusahaan, melalui kontribusi data driven dalam memecahkan masalah.

WHY HC NEEDS DATA DRIVEN

Dalam dunia SDM seringkali HC Practitioner ketika diminta pendapat atau apa yang terjadi oleh business owner, mereka lebih sering mengungkap pernyataan seperti; “Saya rasa..”; “Saya pikir..”; “Menurut feeling saya …”. Hal yang kualitatif dan tidak ada landasan yang cukup kuat, apalagi ketika mengusulkan proposal untuk meningkatkan benefit karyawan atau apapun bentuknya untuk kebutuhan di HC. Seorang HR Advisor bernama Sullivan mengatakan, jika Anda seorang HR hanya berkata seperti itu, Anda harus hati-hati karena Anda akan digantikan dengan algoritma. Wow…!

Jadi bagaimana HC Practitioner dapat meningkatkan kemampuannya dengan data driven ini?

Sebagai HC Practitioner sudah saatnya kita melihat betapa pentingnya data driven untuk HC. Selama ini HC Practitioner belum terlalu sadar kalau kita ini sedang menduduki harta karun berupa data yang jika diolah secara berkelanjutan dapat meningkatkan berbagai aspek dari rekrutmen, retensi, benefit, pengembangan karyawan dan mungkin sekali untuk produktivitas. Tuntutan dan mungkin akan menjadi kebutuhan utama menggunakan pendekatan yang dinamakan supporting data, berdasarkan data atau data evident untuk mendukung pengambilan keputusan di seluruh lingkup HC yang ujungnya akan berdampak kepada bisnis. Dengan pendekatan ini diharapkan HC dapat menyelaraskan dengan tujuan perusahaan.

Dengan berbasis data driven, HC diharapkan dapat berkesinambungan meningkatkan nilai rupiah melalui inovasi dan produktivitas dari tenaga kerja untuk mengiringi perusahaan dapat berkompetisi di industrinya. HC Practitioner sudah mulai harus menggunakan bahasa bisnis yang diterjemahkan dalam angka dan rupiah, yang diselaraskan dalam praktek-praktek HC untuk meningkatkan pendapatan atau omzet perusahaan.

HOW TO START

Memulai sesuatu hal adalah tantangan yang paling sulit untuk semua orang, demikian pula dengan mengubah mindset HC Practitioner yang tidak suka angka dan harus bergelut dengan angka. Tuntutan HC untuk mengerti data driven menjadi mutlak jika HC ingin memberikan dampak lebih baik. Perkembangan saat ini sebenarnya sudah dengan menggunakan data untuk kebutuhan ke depan atau proyeksi. Dengan data proyeksi tren akan memberikan info atau peringatan kepada perusahaan terhadap kebutuhan talenta di masa yang akan datang. Selain itu dapat memproyeksikan masalah dan kesempatan yang dapat dipergunakan oleh perusahaan.

HC Practitioner dapat berlatih dengan menggunakan data histori, dan itu adalah suatu awal yang baik untuk memulainya, dan bertahap dapat mengembangkan kemampuan menjadi data prediktif.

HC Practitioner dapat berlatih dengan  melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1) Memastikan ketersediaan atau pencatatan data kekaryawanan secara umum wajib tersedia. Data yang biasanya dicatat adalah data profil karyawan, data histori kekaryawanan, data pemberian benefit dan kompensasi karyawan, data training, data absensi, data penilaian kinerja. Pencatatan ini biasanya melalui aplikasi/sistem HRMS (Human Resources Management System), jika masih belum memiliki HR Practitioner dapat menggunakan Microsoft Access. Kami sangat merekomendasikan HR Practitioner menggunakan aplikasi/sistem HRMS yang saat ini cukup banyak dikembangan oleh startup sampai dengan provider terkemuka. (Checklist dokumen apa saja yang sudah Anda miliki dengan KLIK DISINI DAFTARNYA)

2) Mulai mencoba membuat laporan standar kekaryawanan secara umum, dari sini nanti kita bisa lihat profil data karyawan kita secara jumlah, demografi, angkatan kerja, lokasi tempat tinggal, level.
Contoh :

  • Jumlah karyawan : dapat dipetakan data histori per tahun, per bulan, dari data tersebut dapat dipelajari apakah dengan pertumbuhan/pengurangan jumlah karyawan sebanding dengan pertumbuhan bisnisnya.
    Dari data tersebut dapat dipelajari dan dianalisis lebih lanjut apakah karyawan yang ada sudah produktif berkontribusi terhadap bisnis. Data analisis akan lebih kaya jika dikombinasikan dengan data-data lainnya.
  • Data leveling : dapat dipetakan bentuk piramida jumlah karyawan berdasarkan level, apakah span of control dari manager atau supervisor sudah dianggap memadai atau mungkin apakah jumlah manager atau supervisor yang terlalu banyak.

Pembuatan laporan ini biasanya tersedia di dalam aplikasi/sistem yang dipergunakan, dan jika laporan yang tersedia dalam aplikasi/sistem sangat terbatas, HR Practitioner dapat menarik database dan di ekstrak ke dalam Microsoft Excel, yang kemudian dapat diolah sesuai dengan kebutuhan.

3) Melatih menganalisa dari kondisi di lapangan, adakah yang perlu dilakukan analisis melalui data yang ke karyawan.
Contoh :
Jumlah produksi menurun, dari sisi kekaryawanan apa yang dapat dilakukan. Dapat dipetakan dari jumlah karyawan produksi apakah ada penurunan karena banyak yang resign.
Dari data karyawan resign apakah ada hal yang tidak umum, seperti alasan resign karyawan. Jika ditemukan bahwa alasan atasan, dapat dilakukan analisis lebih dalam lagi, supervisor/manager mana yang karyawannya banyak yang resign. Dan dari situ HC Practitioner dapat menggali kondisi lapangan lebih dalam dan tepat sasaran.
Contoh di atas adalah salah satu dari berbagai data yang dapat dipergunakan HC Practitioner untuk memecahkan masalah dan membantu perusahaan meningkatkan produktivitas.

4) HC Practitioner dapat berdiskusi dengan Business Owner untuk mengembangkan laporan yang lebih komprehensif. Diskusi tersebut untuk mendapatkan masukan dan diselaraskan dengan kebutuhan bisnis serta memiliki korelasi dengan produktivitas atau apapun yang terkait dengan bisnis. Dari hasil diskusi dapat ditentukan Key Risk Indicator atau indikator risiko SDM dan data utama yang perlu dipantau dan dibuat menjadi laporan secara berkala kepada Business Owner,

5) Untuk memudahkan pemantauan HC Practitioner dan memudahkan dalam menjelaskan kepada Business Owner, laporan tersebut dapat dikembangkan menjadi dashboard HC. (Lihat contoh di akhir artikel atau hubungi TIM KAMI)

6) Jika HC Practitioner sudah terbiasa dengan laporan data histori, dapat dilanjutkan dengan beranjak memprediksikan berbagai data kekaryawanan.
Contoh :
Data tersebut dapat  berupa proyeksi  jumlah karyawan, berdasarkan data histori dan produktivitas yang ada, proyeksi biaya kepegawaian yang dapat memberikan kontribusi data kepada budgeting perusahaan setiap tahunnya. Memprediksi kebutuhan manager yang selaras dengan kebutuhan pengembangan bisnis perusahaan.
Masih banyak hal yang dibutuhkan kreatifitas dari HC Practitioner dalam menggunakan data untuk mendukung bisnis perusahaan.

7) HC Practitioner dapat juga menggunakan data ke karyawan untuk mengajukan perbaikan benefit dan dikorelasikan dengan kebutuhan finansial yang akan dibutuhkan dan mempengaruhi profit & loss serta budget finansial perusahaan. Jika HC Practitioner dapat memperoleh data benchmark dari data industri sejenis, akan sangat membantu untuk membuat keputusan tersebut.

HC Practitioner untuk melancarkan proses mempelajari data driven ini, ada ketrampilan wajib yang dimiliki adalah keterampilan menggunakan Microsoft Excel, jika memiliki kemampuan sampai dengan advance dimana ketrampilan membuat program macro akan sangat mendukung dan memudahkan. Hal ini dapat dipelajari dengan membeli buku di toko-toko buku atau mengikuti training yang disediakan oleh training provider.

Atau dalam hal ini, akan lebih mudah karena Tim Sinergia Consultant selalu bersedia untuk dapat membantu/mendampingi HC/HR Practitioner dan Business Owner untuk membangun HR data driven sesuai dengan kebutuhan perusahan Anda.

Appendix

>