9 Hal Laporan WAJIB HR Dept. Saat Pergantian Tahun (Bag. 2)

9 Hal Laporan WAJIB HR Dept. Saat Pergantian Tahun (Bag. 2)

Article

Jan 16

Halo HC Practitioner

Bagaimana dengan 4 hal yang perlu dilaporkan oleh HR Dept pada artikel bagian 1, tentang pelaporan Pencapaian Visi Misi dan Corporate Culture, Pengembangan Struktur Organisasi, Pengembangan Kompetensi Karyawan, dan Kepatuhan terhadap Internal Rules apakah sudah selesai? Untuk anda yang belum sempat membacanya, anda bisa klik disini.

Jika sudah selesai mempelajarinya, mari kita beranjak menuju 5 hal lainnya, agar laporan HR Dept. semakin lengkap dan optimal mendukung proses bisnis perusahaan.

1. Pemberian Pengupahan

Berapa besar Labor cost di perusahaan anda? Bagi yang belum punya datanya, ada baiknya berdiskusi dengan bagian Finance & Accounting atau bagian terkait yang memiliki data ini

Hal yang sering dikomplain oleh beberapa bisnis owner yang kami jumpai adalah HR personil yang ada diperusahaan kadang tidak aware dengan angka-angka yang terhitung biaya SDM ini. Padahal perlu Anda ingat bahwa indikator bisnis yang pertama adalah angka. Seberapa sehat kondisi labor cost dan apa dampaknya yang dihasilkan bagi perusahaan, tentu saja menjadi sebuah kemampuan yang dibutuhkan oleh seorang HC Practitioner

Apa yang menarik dari labor cost Anda?
Tentu saja perbandingannya dengan jumlah Omset atau Revenue yang dihasilkan dalam setahun. Jika mau lebih detail, dapat Anda hitung dibandingkan dengan Gross Profit yang ada di perusahaan. Nantinya anda akan menemui angka persentase tertentu. Dengan mengetahui angka yang ada, tentu saja akhirnya anda akan memiliki ruang untuk menaikkan atau menurunkan angka yang ada di tahun depan, dan hal tersebut bisa menjadi salah satu target kerja di departemen HC.

Salah satu hal menarik dari laporan pengupahan tentu saja laporan terhadap hasil survei pengupahan yang ada disekitar lokasi perusahaan anda ataupun perusahaan sejenis bahkan perusahaan kompetitor Anda. Dengan melakukan pelaporan survei pengupahan, perusahaan akan mampu menentukan angka pengupahan yang cukup bisa diterima oleh semua pihak dalam perusahaan, yaitu top manajemen dan SDM itu sendiri.

2. Pemberian Fasilitas Lain

Mari periksa kembali fasilitas apa saja yang sudah diberikan perusahaan kepada SDM-nya. Benarkah fasilitas yang diberikan sudah tepat sasaran, sesuai dengan maksud di awal pemberian fasilitas tersebut?

Contoh, di beberapa perusahaan memberikan fasilitas berupa makan siang atau makan malam untuk shift sore dan malam. Untuk menyiapkan fasilitas ini, perusahaan tentu saja perlu mengeluarkan biaya, serta tenaga ekstra untuk mengurusnya. Coba perhatikan, apakah 100% SDM yang berhak menerima fasilitas makan ini, menggunakan haknya tersebut? Apakah pada hari tertentu ada makanan yang kehabisan, tetapi di hari lainnya malah cenderung sisa banyak?

Pengukuran semacam ini tentu saja juga akan menghasilkan angka tertentu yang bisa dicermati. Target utama perusahaan memberikan fasilitas selain upah, tentu saja agar produktivitas SDM tetap terjaga dalam kondisi yang prima, sehingga mampu menudukung pencapaian target perusahaan.

Akhir atau awal tahun, tentu saja menjadi moment yang sangat baik untuk mengevaluasi faslitas yang sudah ada selama ini, terutama terkait dengan Budgeting untuk HC Dept. di tahun yang akan datang. Dimana peran HC practitioner semakin nyata dalam menjaga keuangan perusahaan dari pemborosan yang tidak perlu terjadi, dan malah sebaliknya dimana fasilitas lain tersebut mendukung SDM untuk memiliki kinerja yang jauh lebih optimal

Jika Anda memiliki pemikiran untuk mengembangkan sistem Pengupahan dan fasilitas lain ini dengan lebih strategis, anda bisa bergabung dalam kelas Strategic Compensation & Benefit Development yang kami adakan di beberapa kota

3. Hasil Penilaian Kinerja

Sudah melakukan pengukuran Penilaian Kinerja SDM anda? Bagaimana hasilnya, berapa banyak yang masuk kategori High Performance, Standard atau Low Performance?

Laporan terkait dengan kondisi kinerja SDM tentu saja sangat dinantikan oleh top management di setiap perusahaan. Tentu saja untuk melihat siapa SDM yang telah memberikan kontribusi positif dalam pencapaian target perusahaan. Atau malah sebaliknya, siapa SDM yang memiliki kontribusi terbesar dalam gagalnya pencapaian target yang ada tahun lalu.

Memang, tantangan terbesar melakukan penilaian kinerja ini adalah mengurangi bahkan menghilangkan unsur subyektivitas penilai, dan mengembangkan berbagai alat ukur yang obyektif. Mencoba memisahkan SDM menjadi beberapa golongan kinerja, tentu saja akan memiliki dampak yang baik bagi anda selaku HC Practitioner, karena anda jadi tahu perlakuan seperti apa yang perlu anda berikan kepada setiap kelompok SDM tadi.

Melakukan proses evaluasi terhadap alat ukur penilaian kinerja juga menjadi salah satu tolok ukur yang penting, sehingga kondisi alat ukur yang ada saat ini, bisa juga anda laporkan kepada manajemen perusahaan, apakah masih sesuai dengan tantangan bisnis yang ada dikemudian hari, atau malah cenderung tertinggal sehingga bisa menghasilkan data pengukuran yang cenderung kabur dan tidak valid. Tentu saja akibatnya adalah proses pengambilan keputusan oleh top manajemen menjadi tidak valid juga.

Ingin belajar lebih detail tentang PENILAIAN KARYAWAN? KLIK DISINI

4. Kepatuhan terhadap Internal Rules

Terkait dengan point no. 3 diatas, idealnya proses pengembangan SDM berupa proses pembelajaran, baik berupa training, coaching, mentoring, dan lain sebagainya berawal dari kebutuhan setiap SDM sesuai penilaian kinerja yang ada.

Dalam proses coaching terkait program Learning Culture ARTchitect yang kami berikan, pemberian proses belajar kepada setiap individu SDM merupakan hal yang mutlak untuk diberikan agar SDM tetap bertumbuh dan berkembang, yang pada akhirnya juga akan membantu perusahaan untuk bertumbuh dan berkembang mencapai target-target yang ada. Dan yang pasti, proses pembelajaran tersebut haruslah tepat sasaran, agar tidak menjadi pemborosan biaya bagi perusahaan.

Akan menjadi sia-sia ketika seorang SDM yang memiliki hasil penilaian High Performance, diberikan pembelajaran yang sifatnya hanya mengulang-ulang materi yang pernah diberikan. Untuk sisi penguatan materi mungkin bisa tercapai. Tetapi umumnya SDM dalam kategori ini malah cenderung membutuhkan materi pembelajaran yang baru dan lebih menantang dari yang ada sebelumnya.

Sebaliknya, bagi mereka yang memiliki hasil penilaian Low Performance, tentu saja akan menjadi sia-sia ketika diberikan materi pembelajaran yang baru, karena materi yang lama saja dia mengalami kesulitan menyerap dan menerapkannya, yang terlihat dari hasil kerja yang tidak optimal. Pilihan terbaik untuk kelompok ini tentu saja mebguatkan materi pembelajaran yang sudah pernah diberikan, terutama pada materi yang berhubungan langsung dengan rendahnya hasil kerja.

Yang perlu dilaporkan dalam laporan tahunan adalah dampak yang dihasilkan dari proses pembelajaran yang ada, bagi peningkatan performa SDM, yang tentu saja berimbas pada peningkatan pencapaian target bisnis.

5. Dinamika Rekrutmen dan Terminasi

Berapa banyak Turnover SDM dalam setahun yang lalu? Apa yang menyebabkannya?

Ketika terjadi proses terminasi SDM, baik karena mereka mengundurkan diri ataupun karena perusahaan melakukan rasionalisasi dan efisiensi, tentu saja berdampak pada proses kerja di HC Dept yang anda kelola.

Menjadi sibuk melakukan proses rekrutmen, yang terkadang membutuhkan waktu, biaya, tenaga ataupun pemikiran yang tidak sedikit. Tentu saja proses ini sangat terkait dengan angka (lagi-lagi angka, ya 🙂 ).

Laporan tahunan yang berisi data tentang proses rekrutmen, berapa banyak permintaan SDM yang ada dari internal perusahaan, berapa yang melamar dari hasil pemasangan iklan lowongan kerja, berapa banyak yang anda proses interview dan psikotes, merupakan data seberapa besar biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan. Apakah biaya yang telah dikeluarkan ini sebanding dengan pencapaian target perusahaan? Atau, malah karena tidak tercapainya target rekrutmen, maka target perusahaan tidak tercapai?

Analisa terkait dengan berapa banyak yang akan menjalani terminasi atau pemutusan hubungan kerja, tentu saja sangat berpengaruh terhadap kondisi keungan perusahaan. Bayangkan bila ada beberapa SDM yang akan mengalami pensiun, atau sudah dapat diduga dari obrolan santai bahwa akan ada yang mengundurkan diri, dan itu terjadi dalam waktu yang relatif berdekatan. Berapa banyak biaya yang perlu disiapkan oleh perusahaan terkait dengan kepentingan biaya pesangon, penghargaan masa kerja dan atau penggantian hak karyawan, belum lagi terkait dengan biaya lain yang diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Akhir dan awal tahun merupakan waktu yang sangat tepat untuk melakukan analisa kebutuhan yang akan muncul di tahun mendatang, sehingga perusahaan bisa menyiapkan Cash Flow dengan lebih baik, sehingga kondisi keuangan perusahaan tetap menjadi stabil dan terkendali untuk membayar biaya rutin yang ada, misalnya labor cost yang sudah terjadwal setiap bulannya.

Kini Anda sudah mengetahui 9 hal yang perlu dilaporkan dalam laporan tahunan Human Capital Dept, Selamat menyusun evaluasi tahun lalu dan rencana kerja tahun ini ya HC Practitioner!.

​Kalau saja Anda menemui kesulitan terkait dengan laporan yang Anda buat, dan butuh teman diskusi tentang isu pergantian tahun ini, Anda juga bisa berdiskusi bersama teman-teman Komunitas Human Capital Professionals melalui grup FB yang kami siapkan. Sampai ketemu disana!

Let’s Connect with Sinergia Consultant ya!

Stay #ARTmazing semuanya