7 PERAN YANG SEMESTINYA BISA DILAKUKAN HUMAN CAPITAL (DALAM) MEMBANTU PEMILIK BISNIS MENINGKATKAN PROFIT PERUSAHAAN

Dec 06

“Berurusan dengan dept HC (Human Capital), pasti ujung-ujungnya duit, hanya jadi biaya saja, tidak nambahi malah mengurangi profit”, celetukan seorang business owner di sebuah perusahaan.

Celetukan semacam itu mungkin terkesan agak menyinggung bagi personil HC di perusahaan Anda. Padahal sebetulnya banyak cara yang bisa mereka lakukan untuk menunjukkan bahwa dana yang telah dikeluarkan oleh perusahaan sebenarnya dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan itu sendiri. Sayangnya, karyawan Anda yang duduk di departemen HC belum menggunakan “topi” sebagai business owner, sehingga mereka sendiri belum sadar dengan betul tanggung jawab dalam meningkatkan profit perusahaan.

Dalam meningkatkan profit, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, salah satunya adalah mengurangi cost atau beban biaya yang ada, meskipun dalam pelaksanaannya tetap harus berpegangan pada berbagai peraturan yang ada.

Sebenarnya ada beberapa hal yang dapat Anda minta untuk dilakukan oleh departemen HC Anda untuk mengurangi Cost di dept. HC, mari coba kita telusuri.

1. Rekrutmen

Business Owner, pernahkah tiba-tiba dimintai untuk memenuhi kebutuhan karyawan di sebuah Dept dalam perusahaan Anda pada waktu yang singkat?

Umumnya yang dilakukan adalah segera memasang iklan di media massa, portal-portal lowongan pekerjaan dan lain sebagainya. Apakah ini salah? Tentu tidak. Tapi biasanya membutuhkan biaya (besar) untuk melakukannya. Belum lagi efektivitasnya masih perlu dipertanyakan, berapa banyak kandidat qualified yang akan mengirim lamaran?

Setelah mendapatkan kandidat karyawan pun, masih ada proses seleksi yang dilakukan dalam waktu yang terbatas dengan berbagai tes yang ada, yang dapat menyita waktu dan tenaga HC departemen dan terkadang malah menghasilkan kandidat yang tidak sesuai permintaan. Akhirnya segala biaya yang telah keluar menjadi sia-sia.

2. Mengukur Beban Kerja Karyawan

Ketika organisasi semakin berkembang, umumnya ada permintaan tambahan orang untuk melakukan pekerjaan yang juga semakin berkembang.  Dalam titik ini, sebenarnya peran HC departemen sangatlah krusial untuk menganalisa kebutuhan riil yang ada. Apakah memang sudah waktunya menambah personil baru, ataukah hanya cukup melakukan kebijakan overtime bagi SDM tertentu.

Meskipun overtime mengandung biaya juga, tapi mungkin saja biaya yang harus dikeluarkan akan lebih kecil dibandingkan dengan menambah personil baru.

Lalu pertanyaannya siapa yang harus menjalankan overtime tersebut?

3. Job Desc dalam Struktur Organisasi

Sudah punya analisa Jabatan untuk semua posisi karyawan dalam struktur organisasi?

Analisa Jabatan, salah satunya akan menghasilkan Job Desc bagi setiap karyawan yang ada, dimana sebenarnya perusahaan dapat mengatur siapa yang mengerjakan apa, uraiannya seprti apa, target kerja dan hasil yang diharapkan seperti apa.

Pertanyaanya berlanjut, yakin bahwa tidak ada tumpang tindih pekerjaan diantara para SDM yang ada? Bila suatu saat kita menjumpai 2 orang mengerjakan hal yang sama, atau bahkan tidak ada yang mengerjakan hal tersebut sama sekali, maka patut diduga bahwa Job Desc yang ada merupakan sumber berkurangnya profit perusahaan. Lho kok bisa? Karena artinya kita memberi upah kepada 2 orang yang berbeda posisinya, tapi tumpang tindih mengerjakan 1 hal yang sama.

4. Upah

Pos pengeluaran ini pasti ada di hampir semua perusahaan. Karena memang pada akhirnya, karyawan yang bekerja di perusahaan digerakkan oleh kebutuhan mendapatkan uang untuk memenuhi segala kebutuhan hidupnya.

Umumnya karyawan akan mendapatkan upah yang utuh pada waktu pembayarannya, meskipun ada beberapa hal yang bisa memotong pendapatannya tersebut, seperti denda keterlambatan, lupa absen, kondisi sakit tanpa surat dokter, dan masih banyak lainnya.

Umumya hal seperti ini sudah diatur dalam Compensation & Benefit Management dalam perusahaan.

5. Validasi Data

Seharusnya orang di departeman HC Anda, pasti sudah mengetahui, bahwa pekerjaan di dept HC sangatlah membutuhkan ketelitian yang akurat atas data yang ada. Misalnya, departemen HC umumnya berperan besar dalam pengurusan proses pendaftaran ataupun saat terjadi klaim jaminan sosial, dimana terkadang terjadi miss-data, data yang diberikan tidak tepat atau hanya salah tulis/ ketik sehingga tidak sesuai dengan dokumen resmi yang ada, meskipun tak jarang kesalahan juga terjadi dari pihak provider.

Masalahnya, mengurus hal ini membutuhkan waktu ke kantor provider menggunakan kendaraan kantor bahkan pribadi, terkadang juga pasti butuh mengantri. Perlu disadari perusahaan sudah berinvestasi ke HC personil, berupa waktu dalam perjalanan, waktu antri serta uang untuk BBM kendaraan.

6. Perlengkapan Kerja

Hal ini terkesan sederhana karena selain menjadi hak karyawan juga menjadi kewajiban perusahaan untuk melengkapi kebutuhan karyawan dengan berbagai peralatan dan perlengkapan yang mendukung pekerjaan.

Pernahkah berhitung sebenarnya berapa biaya yang dikeluarkan untuk satu orang karyawan terkait peralatan dan perlengkapan kerja? Sudah tahu masa penyusutan barang-barang tersebut?

Ketika seorang karyawan diberikan peralatan kerja yang seharusnya berumur minimal 1 tahun, tapi baru berumur 6 bulan, karyawan tersebut sudah meminta penggantian, maka dipastikan bahwa perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk pos anggaran tersebut.

Bayangkan, jika separuh dari karyawan yang kita miliki melakukan hal seperti ini? Alhasil, profit perusahaan sudah pasti tergerus. Anda bisa pelajari juga mengenai perlengkapan kerja ini HCA Membership Program.

7. Penggunaan Teknologi

Disadari atau tidak, banyak sekali paper work di dept HC yang harus dilakukan oleh tim HC Anda. Nah business owner juga dapat kembali melakukan pengecekan, apa saja paper-work yang dibutuhkan? Adakah yang dapat bergeser pada teknologi? Ketika zaman sudah semakin maju, banyak pekerjaan tersebut cukup dilakukan melalui penggunaan teknologi informasi, karena dapat menghemat kertas yang harganya juga semakin meningkat terus, serta  membutuhkan tempat penyimpanan dokumentasi yang menghabiskan tempat di kantor.

Memang diakui, perpindahan dari kertas ke teknologi informasi membutuhkan biaya yang relative besar dan perubahan yang cukup drastic. Tetapi sebenarnya hal ini dengan mudah dihitung sebagai penghematan biaya dalam kurun waktu tertentu.

Ketika masih banyak menggunakan kertas, umumnya kita membutuhkan beberapa SDM yang mengerjakan berbagai hal. Tetapi ketika menggunakan teknologi informasi, maka kebutuhan SDM dapat dikurangi dan dialihkan ke bagian lain yang membutuhkan, karena pekerjaannya sudah dilakukan oleh bantuan teknologi, dengan akurasi data yang lebih baik tentunya.

Sekarang Business Owner sudah memiliki beberapa kunci untuk dapat mengurangi pengeluaran yang dapat tergantikan oleh departemen HC. Maka, profit perusahaan bisa bertambah juga kan? Mana yang ingin Anda terapkan terlebih dahulu?

Sharing ya ke kami atau melalui FB Grup Human Capital Professionals

Let’s Connect!

>