3 TIPS AGAR ASESMEN SDM EFEKTIF

Apr 01

Berbicara mengenai performa karyawan, atau sering disebut sebagai SDM, selalu menjadi hal yang menarik bagi para Human Capital Practitioner. Terbukti, di beberapa sesi Seminar Online (www.sinergiaconsultant.com/membership) yang kami lakukan, banyak muncul pertanyaan yang dilontarkan oleh Business Owner ataupun para praktisi Human Capital,terkait dengan bagaimana cara mengukur performa setiap SDM di perusahaan.

Bagi Human Capital Practitioner, tentu sudah tidak asing mendengar istilah asesmen. Secara umum, Asesmen merupakan prosedur penilaian dan evaluasi SDM yang proses pelaksanaannya secara sengaja dirancang khusus. Tentu setiap perusahaan memiliki prosedur asesmen yang berbeda, walaupun mungkin saja alat yang digunakan sama. “Disini biasanya kami pakai tes a, b, c, dan ada interviewnya juga”, ujar salah seorang Human Capital Practitioner di sebuah perusahaanFood & Beverages. Tetapi ada Business Owner yang menyampaikan bahwa asesmen dalam perusahaannya tidak efektif karena kurang bisa menampilkan profile karyawan dengan tepat.

Lantas bagaimana mengetahui bahwa proses asesmen yang dilakukan sudah tepat atau belum? Yuk, simak 3 Tips berikut untuk melakukan asesmen lebih efektif.

#1

Perjelas Tujuan Asesmen

Setiap kali kami diundang untuk membicarakan tentang asesmen di sebuah perusahaan, kami selalu bertanya tentang tujuan besar diadakannya asesmen. Karena seringkali tujuan ini menjadi tidak jelas bahkan cenderung bias dengan kebutuhan perusahaan akan sebuahtraining.

Pertanyaan ini menjadi penting sebagai pijakan awal untuk menentukan tujuan yang spesifik dan tentu akan membantu Human Capital Practitioner dalam merumuskan alur asesmen itu sendiri, mulai dari prosedur, pengolahan data asesmen ataupun pemilihan vendor asesmen.

Dari data-data asesmen yang telah dikumpulkan, nantinya dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan perusahaan dalam melakukan penilaian kinerja, melakukan mutasi SDM, baik promosi, rotasi ataupun demosi, menentukan skema kompensasi dan benefit yang, menetapkan kebijakan-kebijakan baru terkait pengembangan SDM berupa proses pembelajaran yang disesuaikan dengan kebutuhan SDM yang ada.

Tindakan paling sederhana untuk mendapatkan informasi yang jelas adalah dengan bertanya berdasarkan konsep 5 W + 1 H;

  • Apa yang menjadi tujuan besar melakukan asesmen?
  • Apa Aspek yang akan diukur?
  • Dimana dilaksanakannya?
  • Kapan penyelenggaraannya?
  • Siapa saja yang akan terlibat dalam prosesnya?
  • Mengapa menggunakan alat tes atau metode tertentu?
  • Bagaimana kita akan melakukannya?

Pertanyaan-pertanyaan semacam ini dapat diterapkan atau dikreasikan sesuai situasi dan kondisi yang ada di setiap perusahaan. Bagi para Human Capital yang ingin belajar membuat pertanyaan-pertanyaan efektif yang dapat meng-encourage SDM perusahaan Anda, Silahkan pelajari buku “Sukses Coaching dengan 101 Pertanyaan Kunci yang bisa Anda dapatkan disini.

#2

Persiapkan Tools yang akan digunakan

Alat apa yang biasa anda gunakan dalam proses Assesment selama ini? Seringkali ketika kami berdiskusi dengan Human Capital Practitioner, ternyata mereka juga tidak terlalu paham alasan alat tertentu digunakan. Lebih banyak beralasan bahwa alat-alat tersebut merupakan peninggalan masa lalu yang terus dipakai hingga saat ini.

Nah, kalo demikian yang juga terjadi di tempat anda, mungkin saat ini mulai perlu dipikirkan untuk mengevaluasi kesesuaian alat yang ada dengan situasi dan kondisi terkini. Misalnya saja alat tes yang bisa digunakan untuk SDM yang mengakomodir berbagai generasi dalam perusahaan, dimana saat ini generasi Baby Boomers dan generasi X tinggal sedikit, dan cenderung lebih banyak generasi millenial, bahkan mungkin sudah ada beberapa generasi Z.

Alat apa saja yang bisa digunakan dalam proses asesmen? Mari kita cek satu persatu.

  • Psikotes
    Alat asesmen yang paling umum digunakan dalam adalah psychological test atau psikotes. Dari psikotes Anda akan mendapatkan gambaran mengenai potensi yang ada dalam diri SDM apakah memenuhi kualifikasi atau tidak untuk menempati suatu posisi atau pekerjaan tertentu.

    Ada seorang Bussiness Owner bertanya kepada kami, “apakah cukup dengan menggunakan Psikotes saja?”. Jawabannya sangat tergantung lagi dengan tujuan utamanya dalam asesmen seperti dibahas dalam point no. 1 sebelumnya.

    Beda tujuan tentu alat ukur yang digunakan juga berbeda. Ibarat Anda ingin mengukur seberapa cepat kendaraan Anda berjalan, tentu akan mengukur dengan menggunakan speedometer bukan? Mengapa tidak menggunakan penggaris? Jelas alat tersebut tidak bisa digunakan untuk mengukur satuan kecepatan.
  • Tes Kompetensi
    Misalnya anda mau mengadakan asesmen untuk kebutuhan Promosi jabatan, tes apa saja yang dapat digunakan seorang Human Capital Practitioner untuk dapat menilai bahwa SDM tersebut layak untuk promosi jabatan dari staff menjadi seorang supervisor?

    Anda tentu saja sudah memiliki Job Analysis untuk setiap posisi jabatan yang ada dalam perusahaan. (Jika anda ingin memilikiJob Analysis yang lengkap berisi tentang Specification, Requirement, Description yang terintegrasi dengan KPI, silahkan klik disini). Untuk mengetahui kompetensi apa saja yang perlu di tes untuk posisi tertentu, perlu disesuaikan dengan apa yang tertera pada lembar Job Analysis di masing-masing jabatan / posisi di perusahaan Anda. 

    Secara umum kami membagi kompetensi menjadi 3 bagian :
    - Kompetensi Inti (Core Competencies), kompetensi yang harus dimiliki oleh seluruh SDM dalam perusahaan. Biasanya mengacu pada budaya / values masing-masing perusahaan dan diwujudkan dalam bentuk tindakan konkrit

    - Kompetensi umum (Generic Competencies), kompetensi umum yang harus dimiliki SDM yang menduduki posisi / jabatan tertentu. Contoh, seorang staff dinilai mampu menjadi seorang supervisor apabila ia kompetensi yang lebih dalam melakukan delegasi tugas, koordinasi, dll

    - Kompetensi Spesifik (Specific Competencies), kompetensi yang berkaitan dengan hal-hal teknis suatu pekerjaan. Penilaian dalam kompetensi ini, bisa disebut juga sebagai tes bidang

    Ketika anda sudah mampu merumuskan kompetensi yang ada, tentu saja baru mampu merumuskan tes kompetensi yang sesuai, benar
  • Dokumen Pendukung
    Dalam melakukan proses asesmen tentu akan berkaitan dengan kondisi SDM, dan dapat dikatakan valid bila terdapat portofilo atau kami menyebutnya data / dokumen pendukung yang lengkap. Biasanya bentuk dokumen ini berupa form / checklist yang harus mereka isi dan mereka simpan sendiri selama beberapa waktu dan akan dikumpulkan ke HRD (umumnya) pada akhir periode tersebut.

    Pada beberapa perusahaan yang kami damping, proses dokumentasi ini menjadi hal yang cenderung menyulitkan. Mereka menganggap bahwa adanya dokumen-dokumen yang harus mereka siapkan ini justru membuat pekerjaannya semakin ribet.

    Di satu sisi akan nampak sebagai pekerjaan tambahan bagi mereka yang tidak terbiasa melakukannya, tetapi bagi sudut pandang Human Capital Practitioner, proses ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa setiap SDM bekerja sesuai target / KPI mereka masing-masing(kami akan menjelaskan KPI lebih detail pada artikel yang berbeda, stay update ya Human Capital Practitioners!) . Contoh, staff A memiliki target menyelesaikan 5 pekerjaan. Si A mendapat nilai 100% apabila ia menyelesaikan ke 5 pekerjaan tersebut.
  • ​In Tray
    Pernah mendapatkan tugas bertubi-tubi dalam waktu yang bersamaan? Nah, proses ini juga bisa menjadi sebuah alat tes untuk proses asesmen juga lho.

    Coba bayangkan, seorang peserta diawal proses diminta untuk mengerjakan sebuah laporan, lalu beberapa waktu kemudian mendapatkan tugas baru untuk mengirimkan berita ke anggota timnya, tiba-tiba peserta ini dipanggil seseorang untuk rapat yang penting, di tengahmeeting yang sedang berjalan ia mendapat telepon dari atasannya untuk segera mengirimkan laporan yang awal dikerjakannya, dan penugasan lainnya.

    Apa yang anda rasakan jika menjadi peserta asesmen di atas? Ribet? Repot? Jengkel? Tidak bisa menyelesaikan tugas yang ada? Nah, inilah yang bisa dievaluasi. 
  • Focus Group Discussion
    Salah satu alat lain yang sering digunakan dalam proses asesmen adalah Focus Group Discussion, dimana peserta asesmen akan diberikan soal-soal untuk dipecahkan dan dicari solusinya. Lalu dari jawaban setiap peserta akan didiskusikan dengan peserta lainnya.

    Apa yang menarik dari proses FGD ini? Disini anda bisa melihat bagaimana pola pikir seorang SDM dalam memecahkan sebuah permasalahan yang ada, serta bagaimana ia mempertahankan pendapat dan pemikirannya ketika berdiskusi dengan peserta asesmen yang lain.

#3

Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait

Apa yang turut menentukan keberhasilan proses asesmen? Ternyata tidak hanya bergantung pada kesiapan dari peserta. Namun kesiapan para asesor atau penilai juga berperan penting terutama bagi perusahaan yang melakukan asesmen tanpa menggunakan pihak ke tiga (vendor).

Menentukan Jumlah dan peran asesor / penilai berkaitan dengan efektifitas serta efisiensi waktu dan tenaga. Kami mengharapkan proses asesmen yang Anda lakukan tidak menimbulkan perasaan ‘diadili’ bagi para peserta. Sebaliknya proses asesmen ini memang dilakukan untuk menilai dan menentukan langkah – langkah pengembangan bagi setiap SDM yang membutuhkan. Maka, Human Capital Practitioner dapat mengatur siapa saja divisi atau unit kerja yang terlibat dan jelaskan bagaimana mereka akan berperan dan terlibat dalam proses asesmen. Misal, 1 sebagai tester, 1 sebagai interviewer, 1 pengumpul data pendukung, 1 sebagai observer / pengamat, dll.

Setelah proses asesmen selesai, tentu saja tugas berkoordinasi dan komunikasi ini tidak berhenti sampai disana. Ketika asesmen sudah selesai dan hasilnya sudah didapatkan, mengkomunikasikan hasilnya kepada semua pihak terkait merupakan sebuah hal yang sangat penting agar program benar-benar efektif. Memastikan bahwa peserta, atasan, atau pihak lain dalam perusahaan benar-benar memahami isi dari laporan asesmen yang ada.

Jadi, semakin jelas pentingnya kemampuan HC Practitioner dalam mengkomunikasikan setiap program yang akan dilakukan agar seluruh SDM dalam perusahaan mendapatkan benefit yang optimal.

Human Capital Practitioner, itulah 3 Tips yang dapat Anda lakukan dalam proses Asesmen / Penilaian SDM ditempat kerja Anda sehingga berjalan efektif. Banyak sekali metode-metode yang dapatHuman Capital Practitioner lakukan. Bila Anda ingin berdiskusi lebih jauh tentang proses penilaian SDM di perusahaan, Anda dapat terhubung dengan program consultant kami diwww.sinergiaconsultant.com/kontakkami.

Let's CONNECT

>